Länsstyrelsen Värmland (nedan Länsstyrelsen) erbjuder intresserade leverantörer att lämna anbud på biluthyrning i enlighet med förutsättningar angivna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor.
1.2 Mål och syfte
Det övergripande målet med hyrbilsupphandlingen är att på ett så
kostnadseffektivt, trafiksäkert och miljömässigt sätt som möjligt kunna genomföra vår verksamhet.
1.3 Omfattning
Omfattningen av Länsstyrelsens användning av hyrbilar under 2009 uppgick till ca 1500 hyrtillfällen. Statistik från 2010 pekar mot liknande omfattning. Den genomsnittliga körsträckan var 2009 ca 17 mil/dygn och den genomsnittliga hyresperiodens längd var ca 1,8 dygn. Uppdraget avgränsas till att gälla tjänsteresor som utgår från Länsstyrelsen. Länsstyrelsen lämnar inga volymgarantier.
Uppdraget avser gälla från avtalstecknandet och två (2) år framåt med möjlighet för Länsstyrelsen att därefter förlänga avtalet med upp till ett (1) plus ett (1) år.
Avtalsperioden beräknas påbörjas 2011-03-01.
1.4 Upphandlande enhet Länsstyrelsen Värmland Kansli
Organisationsnummer 202100-2395 Våxnäsgatan 5
651 86 KARLSTAD
1.5 Upphandlande enhetens kontaktpersoner Eva Johnson
Tel. 054 – 19 73 23
E-post: Eva.Johnson@lansstyrelsen.se
Birgitta Nygaard Hedeås Tel. 054 – 19 72 36
E-post: Birgitta.Nygaard.Hedeas@lansstyrelsen.se
1.6 Om förfrågningsunderlag och anbudsinlämning 1.6.1 Förteckning
Detta förfrågningsunderlag består av:
Förfrågningsunderlag (denna skrift)
Bilaga 1, Avtalsutkast
Bilaga 2, Prisbilaga
Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att komplett underlag enligt ovan erhållits.
1.6.2 Frågor och svar
Finner anbudsgivaren att förfrågningsunderlaget i något avseende är oklart ska frågor ställas skriftligen till kontaktpersonerna under punkten 1.5.
Frågor med vidhängande svar kommer skriftligen distribueras senast sex (6) dagar före anbudstidens utgång och till samtliga som erhållit förfrågningsunderlag från Länsstyrelsen.
Sista dag för att ställa frågor (anbudsgivaren): 2011-01-23 Sista dag för att svara på frågor (Länsstyrelsen): 2011-01-26.
1.6.3 Ändringar/kompletteringar
Om förfrågningsunderlaget behöver ändras eller kompletteras, sker detta skriftligen till samtliga som erhållit förfrågningsunderlag från Länsstyrelsen på samma sätt som angivits under punkten 1.6.2.
1.6.4 Upphandlingsform
Detta är en upphandling som sker enligt ett öppet förfarande enligt 4 kap. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling.
1.6.5 Formella krav på anbudet
Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren.
Anbudet skall vara skrivet på svenska
Anbudet skall vara bindande till och med 2011-06-30 vilket bekräftas nedan.
Fyll i uppgifter om företag och kontaktperson:
Företagsnamn
Organisationsnummer
Adress
Kontaktperson 1
Telefonnummer
e-postadress
Kontaktperson 2
Telefonnummer
e-postadress
Anbudets giltighetstid bekräftas. Ja Nej
1.6.6 Anbudets inlämnande Formella krav på anbudet är att:
Anbudet skall vara inkommet senast 2011-02-01. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej.
Anbudet innehåller företagsnamn, adress och organisationsnummer samt kontaktperson för anbudet med telefonnummer och e-postadress.
Anbudet är paketerat i slutet kuvert/paket. Anbudsgivaren skall nyttja dubbla kuvert.
Anbudet är tydligt märkt med ”Anbud i upphandling av hyrbilar” och Dnr. ”110-3394-2010”. Observera att anbud som lämnas via bud kan behöva märkas på budförsändelsen.
Anbudet inlämnas i ett (1) original och en (1) komplett kopia
Förfrågningsunderlagets disposition följs.
Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Observera att anbud via fax eller e-post ej accepteras.
Länsstyrelsen Värmland Våxnäsgatan 5
651 86 Karlstad
Öppettider är måndag - fredag 8.30 – 14.30 lunchstängt mellan kl. 12.00 – 13.00.
Övriga tider hänvisas till postlåda vid ingången. Observera att brevinkastet endast är 32 x 3 cm och är för litet för exempelvis en pärm.
1.7 Instruktioner för ifyllande av svarsformulär
I svarsrutorna i detta dokument är endast ett svarsalternativ per krav tillåtet. Om bägge kryssrutor eller ingen kryssruta har markerats äger Länsstyrelsen i
Värmland rätt att tolka detta som att kravet ej är uppfyllt, detta utom i de fall då det uttryckligen anges att svar inte skall lämnas på grund av att kravet inte är tillämpligt. Kryss i ruta görs med ”mellanslagstangenten” eller musklick. Om valt kryssalternativ inte överensstämmer med eventuell text som anbudsgivaren angivit i direkt anslutning till kryssruta (där sådan text efterfrågas), så kommer texten att bedömas i första hand. Förflyttning i formuläret sker med ”Page Down”
(framåt) och ”Page Up” (bakåt) alternativt med piltangenterna eller med hjälp av musen. ”TAB” kan också nyttjas för att stega framåt.
I vissa punkter förekommer flera olika skall-krav i ett och samma stycke/avsnitt.
Markering av kryssruta ”Ja” eller ”Nej” som svar på frågan ”Är kraven uppfyllda?” avser i dessa fall samtliga i punkten förekommande krav.
1.8 Kontroll av formalia och prövning av anbud
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skallkrav. Skall-kraven avser formella krav på anbudet (1.6.5 och 1.6.6), krav på leverantören (kapitel 2) och krav på tjänsten (kapitel 3). Skallkrav är ovillkorliga krav som skall vara uppfyllda för att anbud skall kunna prövas vidare.
1.9 Utvärdering
De anbud som kvarstår efter den inledande prövningen (se ovan 1.8) kommer att utvärderas enligt nedan.
Utvärderingen sker efter värderingsprincipen ”lägst pris”, vilket innebär att anbud som uppfyller samtliga ställda krav till lägst offererat pris kommer att antas som leverantör i denna upphandling. Lägst pris är lika med summan av (pris för miljöbil x 0,85) och (pris för personbil x 0,15) enligt tabellen nedan.
Utvärderingskriterier Viktning Miljöbil 4-dörrars, (av typen
kombi/halvkombi, tjänstevikt lägst 1200 kg). Hyra per dygn med fri körsträcka
85 %
Personbil 4-dörrars, (tjänstevikt över 1500 kg). Hyra per dygn med fri körsträcka
15 %
1.10 Upphandlingssekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra
uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är i normalfallet samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar.
1.11 Kommersiell sekretess
Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs.
Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren
skriftligen inkomma med begäran om sådan genom att fylla i nedanstående tabell.
Begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas.
Begäran om kommersiell sekretess
Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hänvisning till 31 kap. 16 § Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punkter i anbud etc.):
Motivering (Beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs):
Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut.
Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast
undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.
1.12 Tilldelningsbeslut
Beslut i upphandlingen fattas av Länsstyrelsen och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan upphandlingskontrakt tecknas.
Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett civilrättsligt bindande avtal uppkommer, utan detta förutsätter att avtalsparterna undertecknar avtalet och att eventuella villkor för ikraftträdande i avtalet är uppfyllda.