Hennes & Mauritz (H&M) verksamhet består först och främst av försäljning av kläder och kosmetik till konsument. Bolagets affärsidé är att ”erbjuda mode och kvalitet till bästa pris.”210 Försäljning sker genom butiker, postorder samt internetförsäljning211.
Internkontroll
H&M tillämpar svensk kod för bolagsstyrning och även rekommendationer från Kollegiet för svensk bolagsstyrning som kom i september år 2006 och den vägledning som FAR och Svensk Näringsliv tagit fram. COSO:s ramverket för internkontroll gällande den finansiella rapporteringen utgår H&M ifrån.212 Bolagsstyrningsrapporten år 2007 är inte granskad av bolagets revisorer213. H&M avviker från koden gällande tre punkter:
”Styrelseordförande är ordförande i valberedningen. H&M har inget ersättningsutskott.
H&M uppfyller inte samtliga av kodens oberoendekriterier för styrelsen samt för revisionsutskottet.”214
Motiveringarna till dessa avvikelser är följande enligt H&M:
”Koden anger dock att en majoritet av de stämmovalda styrelseledamöterna ska vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. H&M avviker från denna regel genom att fyra av åtta stämmovalda styrelseledamöter har suttit i styrelsen i över tolv år samt att en stämmovald styrelseledamot är anställd i bolaget. Förklaringarna till den första avvikelsen är enligt valberedningen att H&M bör ha en styrelse vars ledamöter under en lång tid har lärt känna bolaget och dess verksamhet mycket väl. Den andra avvikelsen som handlar om att en anställd även är styrelseledamot, anses i detta fall vara naturligt med hänsyn tagen till ägarstrukturen i H&M.”215
”En avvikelse från Koden är att H&M inte har ett ersättningsutskott då styrelsen kan anses ha ett ersättningsutskotts uppgifter216.”
”En avvikelse från koden är att majoriteten av medlemmarna i utskottet är beroende i förhållande till bolaget och bolagsledningen då Stig Nordfelt och Bo Lundquist har suttit i styrelsen i över tolv år. Förklaringen till avvikelsen är att dessa ledamöter har djup kunskap om företaget och företagsekonomi och anses därför bidra konstruktivt i utskottsarbetet med sin erfarenhet och kompetens.”217
Kontrollmiljö: Basen för den interna kontrollen utgörs av kontrollmiljön. Detta för att den består av den kultur som förmedlas av styrelsen och ledningen och som skall arbetas utifrån. Etiska värderingar och integritet, kompetens, ledningsfilosofi, organisationsstruktur, ansvar, befogenheter, policys, riktlinjer och rutiner är det som framför allt utgör kontrollmiljön. De
210 H&M:s Årsredovisning 2007, s. 51 211 Ibid, s. 51 212 Ibid, s. 79 213 Ibid, s. 74 214 Ibid, s. 74 215 Ibid, s. 78 216 Ibid, s. 79 217 Ibid, s. 78
styrande dokumenten som interna policys, riktlinjer och manualer är speciellt viktiga då dessa finns inom betydande områden och ger bra vägledningen till personalen.218
”H&M:s interna kontrollstruktur bygger på;
Arbetsfördelningen mellan styrelsen, revisionsutskottet och verkställande direktören, som tydligt beskrivs i styrelsens arbetsordning. Bolagsledningen samt revisions- utskottet rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner.
Företagets organisation och sätt att bedriva verksamhet där rollerna och ansvars- fördelningen är tydligt definierade.
Policies, riktlinjer och manualer, där Code of Ethics, kommunikationspolicyn och butiksinstruktionerna är exempel på viktiga och övergripande policies.
Medvetenhet bland medarbetarna om upprättande av en god kontroll över den finansiella rapporteringen.
Rapporteringen.”219
Riskbedömning: En riskanalys där riskerna för fel i den finansiella rapporteringen av betydande resultat och balansposter kontrolleras löpande av H&M. Bolaget kartlägger även de operationella riskerna såsom svinn i varulager, kassamanipulation och förskingring av varor. Varulagervärderingen med avseende på inkurans är ett annat riskområde som bolaget har identifierat. Begränsningen av riskerna försöker bolaget att göra genom ändamålsenliga policys och riktlinjer och processer samt kontroller inom verksamheten.220
Kontrollaktiviteter samt information och kommunikation: För att en korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning skall kunna göras är policys och direktiv speciellt viktiga. Dessa policys och anvisningar anger även de kontrollaktiviteter som ska genomföras. Policys och anvisningar aktualiseras löpande vad gäller den finansiella processen. Detta sker i första hand inom respektive centralfunktion, kommunikationen sker via e- mail, intranätet eller via möten. Ändamålet med kontrollaktiviteterna är att upptäcka, förhindra och korrigera fel och avvikelser. Det finns en kommunikationspolicy som gäller den externa kommunikation och den uppger anvisningar om hur den externa kommunikationen bör gå till.221
Uppföljning: Enligt COSO modellen har varje central sektion utvärderat den interna kontrollen vad gäller funktionerna i försäljningsländerna. Varje år inom butikerna genomförs kontroller av interna shop controllers, detta för att se vilka styrkor och svagheter den aktuella butiken har och hur eventuella fel kan rättas till. De risker som har upptäckts genom utvärderingen av den interna kontrollen i de centrala sektionernas respektive funktion i försäljningsländerna under året har gåtts igenom och dokumenterats. ”Uppföljning och återkoppling kring eventuella avvikelser som uppkommer i den årliga utvärderingen av den interna kontrollen är en central del i internkontrollarbetet då detta är ett effektivt sätt för bolaget att säkerställa att fel korrigeras och att kontrollen stärks ytterligare.”222 Den information som bolagsledningen lämnar bland annat då om den interna kontrollen utvärderar
218 H&M:s Årsredovisning 2007, s. 79 219 Ibid, s. 79 220 Ibid, s. 80 221 Ibid, s. 80 222 Ibid, s. 80
styrelsen och revisionsutskottet fortlöpande. För styrelsen är revisionsarbetet gällande upp- följningen av effektiviteten hos bolagsledningens arbete avseende den interna kontrollen speciellt viktigt.223
Internrevision
H&M använder sig inte av någon internrevisionsfunktionen. Förklaringen till detta är att det arbete som har gjorts med den interna kontrollen under året har fört med sig en större medvetenhet av den interna kontrollen i koncernen.224
Riskhantering
Påverkan av H&M:s resultat och verksamhet kan ske av ett flertal faktorer. Genom interna rutiner kan de flesta hanteras men vissa andra styrs i hög omfattning av yttre faktorer. De risker och osäkerhetsfaktorer som finns är relaterat till modet, vädret, kvotsystem och valutor. Andra risker kan även uppkomma vid exempelvis etablering på nya marknader, nya koncept som lanseras, konsumtionsförändringsbeteende eller varumärkets hantering.225