Förlorad kontroll och ökad risk
En av de största riskerna med outsourcing av ekonomifunktionen är enligt Gilley et al. kontrollförlust, detta faktum instämmer respondenterna i. En av respondenterna menar dock att kunden tvärtemot detta lägger över all risk på outsourcingföretaget i och med outsourcingbeslutet.
Flertalet av respondenterna menar dock att trots att det finns stor risk för att kunden förlorar kontroll så måste kunden inte uppleva kontrollförlust. Outsourcingföretaget kan förebygga detta genom att tillhandahålla kunden med tillräcklig information. Vidare minskas denna kontrollförlust enligt Greaver och studiens respondenter om outsourcingföretaget är flexibelt till kundens fördel. En av respondenterna menar, i enlighet med McLoughlin, att det är på kundens ansvar att kunna beställa rätt tjänster.
En viktig aspekt som två av respondenterna belyser är vikten av att inte outsourca ekonomifunktionen i volatila verksamheter, då detta kan leda till ansenlig kontrollförlust och därmed innebära en stor risk för kundföretaget.
Kontrollförlust är således den kanske största risken men outsourcing men den kan förebyggas och ledorden för att göra detta är information och flexibilitet.
Motiv till att outsourca
De viktigaste motiven till att outsourca ekonomifunktionen är enligt Gilley et al. och Quinn att företagets konkurrenskraft kan ökas genom att ökad fokus kan läggas på kärnverksamheten i och med outsourcingen, detta faktum håller merparten av respondenterna med om. Vidare är respondenterna och ovanstående teoretiker eniga om att outsourcing av ekonomifunktionen kan leda till kostnadsbesparingar samt högre kvalitet på ekonomifunktionen. Respondenterna lyfter fram åtkomsten till spetskompetens, vilket stämmer överens med den uppfattning Gilley et al. har, då spetskompetens inom samtliga delar av ekonomifunktionen leder till högre kvalitet på den.
Andra aspekter som är viktiga för studiens respondenter är tidsbesparing samt ökad lönsamhet, vilket även Gilley et al. och Quinn tar upp.
En av respondenterna hade dock ett annat motiv till att outsourca företaget ekonomiavdelning. Outsourcingen var ett sätt att bli av med personal. Genom att outsourca ekonomiavdelningen kunde företaget komma runt de vanliga anställningslagarna.
Relationen
En viktig grund för ett bra outsourcingsamarbete är att parterna skriver tydliga avtal. Respondenterna och Greaver tar upp att det är viktigt att få det som avtalats men Jansson pekar även på att det är viktigt att kunden är en bra beställare. Om kunderna vet vad de vill ha ut av outsourcingsamarbetet och kan ge leverantören en bra beskrivning av detta kan leverantören lättare uppfylla kundens önskemål. Även McLoughlin stämmer in i ovanstående resonemang.
Men huvudpunkterna i relationen är dock att outsourcingföretaget är flexibel till kundens fördel och att de hela tiden jobbar med kommunikationen för att säkerställa kundens trygghet och tillit. Vidare poängteras vikten av att leverera högkvalitativa tjänster, och det är genom att leverera tjänster av hög kvalitet som outsourcingföretaget får kunden att känna tillit till leverantören.
Relationen och den kommunikation och dialog som förs med kunden är också i många fall avgörande för ett fortsatt samarbete. En god relation med leverantören är en stor anledning till att ett av kundföretagen fortfarande är kund hos outsourcingföretaget trots en rad problem. En dålig relation till leverantören är dock anledningen till att ett annat av kundföretagen avslutat stora delar av samarbetet.
Ekonomifunktionens betydelse
Det råder inget tvivel om att ekonomifunktionen är en kritisk funktion som bör ses som en central del i företaget. Vikten av att ekonomifunktionen ska hålla hög kvalitet är både respondenterna och Porter eniga om. Detta leder till att ekonomifunktionen med fördel kan, eller till och med bör, outsourcas. Det är en följd av att ekonomifunktionen inte är ett företags kärnkompetens och således inte måste skötas inom företaget i kombination med att det är en så pass kritisk funktion att det är av stor vikt att kvaliteten på funktionen är hög. Denna höga kvalitet får företag enkelt tillgång till genom samarbete med outsourcingföretag som besitter spetskompetens inom alla delar av ekonomifunktionen.
Lennart Larsson instämmer i att ekonomifunktionen är en kritisk och central del av företaget samt att det är av största vikt att skötseln av den håller hög kvalitet men menar i motsats till övriga att den på grund av detta inte bör outsourcas.
Fördelar med outsourcing
De fördelar som tydliggörs genom denna studie är att outsourcing av ekonomifunktionen är tidsbesparande för kundföretaget. Detta är genomgående för studien och även Larsson framhåller denna fördel trots att han i övrigt inte ser några fördelar med outsourcing. Denna tidsbesparing ger dessutom kundföretagen möjlighet till ökat fokus på kärnverksamheten och
därigenom kan konkurrenskraften ökas. Dessa två aspekter framgår också tydligt både i Gilleys et al. och respondenternas resonemang.
Andra viktiga fördelar som är genomgående i denna studie är att utnyttjandet av spetskompetens inom ekonomifunktionen, som outsourcingen av den leder till, ökar kvaliteten på ekonomifunktionen. Ekonomifunktionen är en viktig del av företags värdekedjor och således är det viktigt att denna funktion håller hög kvalitet. Dessutom anförs det faktum att företagets kostnader kan minska
Nackdelar med outsourcing
Vad gäller nackdelarna med outsourcing verkar teoretikerna och respondenterna vara oense. Gilley et al. pekar på att bland annat företagets kunskaper överförs från det egna företaget till den externa leverantören. Dessutom kan företaget förlora greppet om de nya teknologiska genombrotten som erbjuder möjligheter för produkt- och processutveckling. Vidare hävdar Greaver att kontrollen över den outsourcade funktionen även lämnas över till outsourcingföretaget och organisationen riskerar därmed att bli beroende av denne. Genom alla dessa faktorer kan outsourcing hota företagets långsiktiga konkurrensfördelar.
Respondenterna menar dock att det är tvärtemot vad teorierna säger och anför istället anledningar som att kunden inte kan beställa rätt tjänster, att kunden fortfarande måste ha ett visst ansvar och lägga ner ett visst jobb. Dessutom menar de att svarstiderna från leverantören är för långa samt att leverantören inte alltid är insatt i kundens verksamhet.
Därutöver anförs nackdelen med att man arbetar med människor och att det således alltid kan bli fel, det finns alltid en mänsklig faktor.
Råd till företagen som överväger att outsourca
Både Greaver och respondenterna trycker på att kundföretaget måste analysera sina kostnader, sitt mål med outsourcingen och vad som är kärnan i deras verksamhet. Företaget ska inte outsourca de kritiska delarna av företaget, det vill säga kärnverksamheten. Avtalet är även en väsentlig del då parterna måste komma överens om vad som ingår och inte ingår. Kundföretaget måste dokumentera sina behov, säkerställa leverantörskvaliteten och ställa krav för att få tillbaks det som avtalats. Det är även viktigt att tydliga rutiner läggs upp, att det finns tydlighet i hur dessa ska hanteras och att hålla sig efter dem. Det räcker dock inte att endast förbereda sig genom att analysera verksamheten utan företaget måste även vara
mentalt förberedd för att våga släppa taget om den outsourcade delen. Det är även viktigt att
Val av leverantör samt leverantörens styrka
Greaver tar upp att valet av leverantör är väldigt viktigt då denne måste uppfylla kundens mål med outsourcingen. Några av de kvalifikationer som kundföretaget kan leta efter hos leverantören är att leverantören besitter en viss erfarenhet och gott anseende. Det rekommenderas även att studera huruvida företaget kontinuerligt arbetar med kvalitetsförbättring. Detta kan inte verifieras genom denna studie då inget av kundföretagen jämfört olika leverantörer innan samarbetet. Valet av leverantör har istället berott på att leverantören sökt upp kunden eller att leverantören funnits i kundföretagets nätverk.
Vad som anses viktigt i det fortsatta samarbetet är just att leverantören hela tiden arbetar för att förbättra kvaliteten på tjänsterna. Dessutom bör tjänsterna skötas med noggrannhet, säkra rutiner och punktlighet. Denna uppfattning finns både i behandlade teorier och hos studiens respondenter. Vidare menar respondenterna att det är viktigt att leverantören uppfyller det som avtalats, men att leverantören också gärna får leverera lite mer än avtalat.
Några väldigt viktiga aspekter är att kunden känner tillit och tillförlitlighet till leverantören och detta sker till stor del genom bra kommunikation samt genom kvaliteten på de tjänster som levereras. En annan viktig punkt som framkommit genom intervjuerna är att leverantören inte bör ha någon svag länk i företaget, det är viktigt att kvalitetssäkra hela outsourcingflödet.
Framtidsutsikter
Framtidsutsikterna för outsourcing av ekonomifunktionen spås vara goda då det är en växande marknad som dessutom är väldigt ung. En förutsättning för framtida tillväxt är dock att leverantörerna håller hög kvalitet och anpassar sig efter marknadens efterfrågan. Dessutom måste kunderna känna till den egna verksamheten så pass väl att de vet vad den behöver och således kan beställa rätt tjänster. Genom denna studie har det framkommit att företag, i synnerhet småföretag, kan förbättra sin lönsamhet genom att outsourca hela eller delar av ekonomifunktionen.