Andel utkontrakterad it-verksamhet som andel av it-kostnad

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 51-55)

4.1 It-kostnader – läget 2014 hos 60 myndigheter

4.1.5 Andel utkontrakterad it-verksamhet som andel av it-kostnad

En ökad standardisering (industrialisering) av it-verksamhet driver utvecklingen 0

2 000 000 4 000 000 6 000 000 8 000 000 10 000 000

0 100 200 300 400 500

Verksamhets-kostnader, tkr

Tusen kronor E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

inom it-försörjning. Det innebär krav på att konkurrensutsätta it-verksamheten och att det finns en tydlig försörjningsstrategi (sourcingstrategi). Av den totala it-kostnaden om 15,5 miljarder kronor är verksamhet motsvarande 2,2 miljarder kronor utkontrakterad, vilket motsvarar 14 procent. 42 procent av myndigheterna bedömer dagens nivå som tillfredsställande. Fler än hälften av myndigheterna anser att utkontrakteringen bör öka. Endast två myndigheter anser att nivån bör minska.

Diagram 13. Utkontrakterad it-verksamhet som andel av it-kostnad

Om en organisation ökar eller minskar nivån av utkontrakterade tjänster, kan det förväntas få en omvänd effekt på kostnader för egen personal, hårdvara och mjukvara. Utkontraktering görs ofta i form av sammansatta tjänster. Om nyckeltal utformas i linje med de tjänster som erbjuds på marknaden blir det lättare att göra jämförelser och ta ställning till utkontraktering.

Myndigheter bör säkerställa att andelen utkontrakterade tjänster ligger i linje med deras strategiska val och regelbundet bedöma de möjligheter och risker dessa val ger.

Samtidigt förutsätter en hög grad av utkontrakterad verksamhet hög

beställar-kompetens. 27 procent av myndigheterna har ingen it-försörjningsplan (sourcing), en fjärdedel anger att deras utkontraktering till viss del följer planen och knappt hälften av myndigheterna följer sin plan.

Drygt 60 procent av myndigheterna anser att detta nyckeltal är relevant för ledningen och 40 procent anser att det inte är relevant.

0 20 40 60 80 100

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

Resultaten visar på stor spridning och variation, andelen utkontrakterad

it-verksamhet varierar från noll procent till 93 procent. Medianvärdet för nyckeltalet ligger på 11 procent och medelvärdet på 14 procent.

Totalt är verksamhet motsvarande 2,2 miljarder utkontrakterad av en verksamhet om 15,5 miljarder kronor. Det motsvarar 14 procent.

E-delegationsmyndigheter

I denna grupp ligger nyckeltalet mellan 1 till 51 procent. Medianvärdet är knappt 8 procent och medelvärdet ligger på 13 procent.

Totalt är verksamhet motsvarande ca 830 miljoner utkontrakterat av en verksamhet om 6,4 miljarder. Det motsvarar 13 procent.

Kommentarer från gruppen:

 vi följer vår sourcingplan som bland annat säger att vi, där så är möjligt, ska pröva möjligheten till outsourcing

 vi har idag en extremt låg andel utkontraktering men det är troligt att denna siffra kommer att öka de närmaste åren, även då vi uppvisar låga kostnader för till exempel it-produktion

 vi har medvetet en låg andel utkontrakterad it-verksamhet

 vår it-strategi anger att vi ska genomföra för vår myndighet differentierande it i egen regi, för övriga delar ska vi sträva efter att ta hjälp av andra.

Lärosäten

Nyckeltalet för lärosätena varierar mellan 4 och 30 procent. Medianvärdet för nyckeltalen är 13 procent och medelvärdet är 14 procent.

Totalt är verksamhet motsvarande ca 460 miljoner kronor utkontrakterat av verksamhet om 3,2 miljarder kronor. Det motsvarar 14 procent.

Kommentarer från gruppen:

 den största andelen av it-kostnader är drift av standard it-tjänster, trenden är att dessa kommer att samordnas mer med andra aktörer medan den interna

it- verksamheten kommer att fokusera mer på support av verksamhetsnära tjänster

 ökat nyttjande av universitetsgemensamma molntjänster

 fler och fler applikationer flyttas till "molnet"

 vi tittar alltid på alternativet att utkontraktera tjänster.

Övriga

Den utkontrakterade it-verksamhetens andel varierar mellan noll och 93 procent.

Medianvärdet för nyckeltalet är 12 procent och medelvärdet ligger på 16 procent.

Totalt är verksamhet för ca 930 miljoner kronor utkontrakterad av totalt 5,9 miljarder kronor. Det motsvarar 16 procent.

Kommentarer från gruppen:

 vår sourcing strategi säger att vi alltid ska använda det alternativ som är mest ekonomiskt fördelaktigt för myndigheten, trenden just nu är att vi in-sourcar mer till interna it-verksamheten

 vi avser att säkerställa större kontroll, påverkbarhet, valbarhet och förutsägbarhet för de utkontrakterade it-kostnaderna

 på sikt kommer sannolikt den utkontrakterade it-verksamheten att öka

 vi ska ha mer intern drift och mindre utkontrakterad drift för att ha bättre kontroll

 viktigt att behålla en viss kompetens internt för att kunna kravställa, förstå och inte bli beroende av leverantörerna.

Diagram 14. Utkontrakterad it-verksamhet som andel av it-kostnad

0 2 000 000 4 000 000 6 000 000 8 000 000 10 000 000

0 20 40 60 80 100

Verksamhets-kostnader, tkr

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

Mindre myndigheter utkontrakterar i högre grad. Samtidigt verkar det inte

kompensera deras brist på stordriftsfördelar jämfört med större myndigheter om vi ser till den totala kostnaden, då de mindre myndigheterna fortfarande har relativt höga it-kostnader.

Ett samband som ofta diskuteras och som analyserats är det mellan grad av utkontraktering och it-kostnad. Det inrapporterade underlaget ger inget stöd för att myndigheter med stor grad av utkontraktering skulle ha högre eller lägre andel it-kostnad i relation till verksamhetsit-kostnad. Detta talar för att graden av

utkontraktering bör ses som ett strategiskt val anpassat till verksamhetens förutsättningar snarare än enbart en potential till besparingar.

Av de 16 myndigheter som anger att de saknar en it-försörjningsplan, alternativt saknar en aktuell it-försörjningsplan, har en fjärdedel en utkontraktering som överstiger 20 procent. Detta kan ses som ett utvecklingsområde och källa till diskussion.

En aspekt av utkontraktering och it-försörjningsplan är att det finns stora möjligheter att samverka kring utkontraktering om myndigheterna bevakar kommande avtal som löper ut, och delar denna information med andra myndigheter. På så sätt kan

myndigheter antingen dra lärdom av eller använda underlag och material från likartade upphandlingar, eller ännu hellre samverka i gemensamma upphandlingar.

Sådan samverkan sker redan (exempelvis inom utskrift), och under diskussioner i arbetsmöten och i kommentarer har det framkommit att myndigheterna själva ser en potential med att samverka mer. En större grad av återanvändning och gemensamt lärande skulle troligtvis leda till en effektivare upphandlingsprocess där nyttorna kan realiseras tidigare, och att resurserna som krävs för upphandlingarna inom respektive myndighet minskar.

Utfall för 2013

Andelen utkontrakterad verksamhet låg 2013 mellan 0 och 88 procent, med 50 procent av myndigheterna mellan 3 och 31 procent. Medianvärdet är 15 procent och medelvärdet 33 procent.

Utveckling av nyckeltalet

Nyckeltalet kan kompletteras genom att följa andelen utkontraktering vid nyanskaffning.

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 51-55)