Framgångsrik övergång från lokalt lagrade till molnbaserade IT-system •Högre

4.1.3 Anpassad IT- infrastruktur

Enligt seniorkonsulten, affärsområdeschefen och konsultchefen anser de att en anpassad IT- infrastruk-tur är mellanhög påverkan för systemimplementatörer. Seniorkonsulten har uppfattningen att få företag har en planeringsfas på över tre år idag för att det händer mycket på marknaden och att system får hela tiden får nya förmågor. Det går att koppla till Rountree och Castrillo (2014) tillsammans med Mell och Grances (2011) som påstår att det finns olika infrastrukturer och distributionsmodeller för olika behov av molnbaserade IT-system. De olika infrastrukturer och distributionsmodeller har växt fram för att olika företag har varierande behov och varierade kontrollnivåer över IT-systemen. Affärsområdeschefen instämmer och berättar att de närmaste åren så sitter en stor del av deras systemimplementatörer på Ibiz Solutions med produktionsnära IT-system och där finns det möjlighet att göra en övergång till molnba-serade IT-system. Affärsområdeschefen påstår att lyfta upp alla sorters IT-system till molnet klarar inte många företag av, och då måste det finnas en kombination av dessa system.

Seniorkonsulten, affärsområdeschefen och konsultchefen anser att hybrida lösningar är ett bra alter-nativ och att den närmaste framtiden är hybridlösningar optimalt. Konsultchefen går in på hybridlös-ningar och berättar att de är mer ett måste idag. Seniorkonsulten påstår att det går mer och mer till ”best of breed” och då kommer en hybridlösning vara ledande de närmaste åren. En hybridlösning erbjuder en bra möjlighet att ta del av flera olika strukturer. Det stämmer bra överens med Rountree och Castrillo (2014) som förklarar hybridlösningar som den bästa av flera världar. Konsultchefen berättar att hybrid-lösningar inte är framtiden utan nutiden, företag och verksamheter är där nu. Konsultchefen lägger dock stor vikt på att hen tror att vi aldrig kommer komma till en ren molnbaserade lösning utan det kommer finnas behov och funktion att en liten del av systemen kommer behållas kvar lokalt. Rountree och Castrillo (2014) menar att det beror helt på företagens behov. Konsultchefen ger hens erfarenheter inom pappersindustrin som exempel, vissa delar av den är helt onödigt att lyfta upp i molnet för att de är väldigt nära verksamheten och är nästan i realtid. Det skulle bara påverka bandbredden negativt. Istället

40 väljer företagen att etablera ett industrinät för att inte störa den dagliga verksamheten. Detta är något som går att koppla till när Rountree och Castrillo (2014) berättar om det gemensamma molnet, ”Com-munity cloud”. Rountree och Castrillo (2014) argumenterar för att det en bra och kostnadseffektiv upp-byggnad av systemet som inte är lika vanligt. Konsultchefen har uppfattningen, för att bygga ett eget moln eller en gemensam molnstruktur behöver företaget vara ett väldigt stort företag eller gå ihop flera stycken företag vilket inte är så vanligt. Det kan förekomma om det finns flera systerföretag inom kon-cernerna. Konsultchefen tar upp att i ett gemensamt moln kan det vara så att de andra bolagen kommer åt ett annat företags data. Det är något Rountree och Castrillo (2014) tar upp och argumenterar som en negativ aspekt för säkerheten, då det är flera företag som har tillgång till miljön. Seniorkonsulten, af-färsområdeschefen, konsultchefen anser att det ger en högre komplexitet att införa, programmera samt integrera fram en hybridlösning och detta är något som Rountree och Castrillo också fastställer.

4.2 Projektgrupp

Projektgruppen består av kund och systemimplementatör och tillsammans har de en viktig roll för en framgångsrik övergång från lokalt installerade system till molnbaserade IT-system. Systemimplemen-tatör syftar på de som inför systemet i verksamheten kan tillexempel vara integrationskonsulter. Kunden är den som köper eller hyr en vara eller en tjänst.

Enligt IT-chef hos kund A kan kunden vara eller inte vara med i projektgruppen. I de projekt när systemimplementatören och kund sitter tillsammans och jobbar ser IT-chefen att kunden är en del av teamet för att de jobbar tillsammans. Medan när kund sitter på distans och bara beställer en tjänst ser IT-chefen projektgruppen med utvecklare och projektledare och då blir kunden mer en extern part. Så beroende på omständigheterna är kunden en del av det interna teamet och i vissa fall inte.

4.2.1 Effektiv kommunikation

Alla intervjurespondenter i denna kandidatuppsats har en gemensam syn på effektiv kommunikation. Seniorkonsulten, affärsområdeschefen, konsultchefen och IT-chef hos kund A anser att effektiv kom-munikation är en av de väsentligaste delarna för en framgångsrik övergång från lokalt installerade till molnbaserade IT-system. IT-chef hos kund A argumenterar varför det är viktigt, kanske till och med den allra viktigaste faktorn för ett lyckat införande. Seniorkonsulten instämmer med värdet av en effek-tiv kommunikation och berättar att i takt med att företag förväntas ha en högre förändringsfaktor, desto viktigare blir även kommunikationen. Kommunikation är svårast och har ofta en låg prioritet till en början. Detta går ihop och stämmer vad Umble et al. (2003 245-246) och Jenko och Roblek (2016; 150– 151) påstår av värdet med en effektiv kommunikation. De beskriver det som en huvudfaktor för att lyckas med ett införande. En bättre kommunikation leder till ett bättre samarbete internt inom projekt-gruppen men även för relationen mellan kund och systemimplementatör. Affärsområdeschefen belyser att i en värdeskapande integration är kommunikation en nyckelfaktor.

Affärsområdeschefen, Konsultchefen och IT-chef hos kund A tar upp den interna kommunikationen i gruppen. IT-chef hos kund A påstår att det är noga och att det är viktigt att få en intern kommunikation i form av en öppen och transparent diskussion inom teamet. Detta är något som Jenko och Roblek et al. (2016) också påstår och de anser att det även är viktigt att skapa en intern kommunikation inom projekt-gruppen, likt en lagkänsla. Affärsområdeschefen förklarar vidare att inom teamet är det tydligt vad som förväntas av individerna så du vet när du har uppnått dina mål och när du till och med även överpresterar, men det är viktigt med kommunikation som feedback.

4.2.2 Skapa en gemensam vision

Affärsområdeschefen och konsultchefen anser att skapa en gemensam vision är en viktig faktor. Affärs-områdeschefen argumenterar för vikten av att ta fram vad företaget vill ha och vad systemimplementa-tören ska leverera. Affärsområdeschefen lägger även stor vikt på att utan en duktig projektledare kan projektets mål tappas bort på vägen. Seniorkonsulten och konsultchefen anser att en gemensam vision har en medelpåverkan och IT-chef hos kund Ahar uppfattningen att en gemensam vision underlättar.

41 Det kan också spela stor roll långsiktigt. På kort sikt är det sällan så att det hinner få effekt men är det ett långtgående projekt är det väldigt viktigt. Detta är något Kim & Kankanhalli (2009) håller med om, att det är viktigt att skapa en gemensam vision.

4.2.3 Koordinera

Ett välkoordinerat projekt är viktigt enligt seniorkonsulten, affärsområdeschefen, konsultchefen samt IT-chef hos kund A. Konsultchefen anser att ett väl koordinerat projekt är alltid viktigt, inte minst för att det oftast är väldigt många som är inblandade och har ett beroende av IT-systemet. IT-chef hos kund A anser även att så länge projektet fungerar så är inte projekttriangelns funktion jätteviktig men att projekttriangeln oftast är nödvändig att få projekten till att fungera. Men projekttriangeln är extremt viktigt när projektet väl inte fungerar, det är beroende på situation och projekt. Även Jansson och Ljung (2012) nämner och anser att projekttriangeln är till för att skapa en balans mellan budget, tidsplan och projektmål. Affärsområdeschefen har uppfattningen om att budgeten inte brukar vara lika viktig som tidsplanen för att kunna leverera det som verkligen behövs. Konsultchefen tar upp vikten av tidsplanen att det är viktigt att synkronisera för att oftast är det flera olika team som gör olika delar.

4.3 Kund

Kunden är den som köper eller hyr en vara eller en tjänst.

4.3.1 Servicebehov

Konsultchefen har uppfattningen att företag köper applikationer, funktioner och program på tjänst och att det helt och hållet förändrat IT. Affärsområdeschefen förklarar att ”as a Service” har bidragit till att spelreglerna har ändrats helt och hållet på marknaden. Detta poängterar Gua och Ma (2018), att ”as a Service” har förändrat hur mjukvara levereras, användas och hanteras idag. IT-chef hos kund A påstår att vilket storföretag som helst använder sig av något typ av “as a service”, och att det har helt förändrat marknaden. IT-chef hos kund A påstår att överlag finns det väldigt få företag som inte använder sig av ”as a service” exempelvis SaaS för att det är så enkelt och flexibelt. Det är förenlig med Rountree och Castrillo (2014) som argumenterar för fördelarna med SaaS och att det slagit igenom så stort bland annat för att det är flexibelt och enkelt. Konsultchefen påstår att med ”as a service” betalar företagen vad de använder, ta tillexempel CSN. Det är ungefär 1–2 gång per år som det behövs maxkapacitet och det är de sista dagarna studenterna måste ansöka om studiebidrag. Då behöver de maxa sin kapacitet och me-dan resten av året används bara 2–5 % av den kapaciteten. Då är det fruktansvärt onödigt att investera i en hög prestanda som ligger mycket över snittanvändning. Konsultchefen förklarar att idag kan företag dra upp kapaciteten på ett enkelt sätt för att sedan sänka kapaciteten för att anpassa den efter företagets behov och undvika att sidan ska krascha. Det går helt och hållet i linje vad Rountree & Castrillo (2014) menar att med molnbaserade IT-system är det en smidig process som enkelt kan utöka kapaciteten utef-ter företagets tillfälliga behov. Affärsområdeschefen anser att ”as a services” och molnbaserade IT-sy-stem fungerar väldigt bra och affärsområdeschefen beskriver på liknande sätt att det är ju bara att dra i ett reglage så ska det fungera. Affärsområdeschef argumenterar för att företag måste se helheten. Af-färsområdeschefen beskriver även att företagen måste betrakta hur det egentligen ligger till med under-liggande system, klarar de underunder-liggande systemen det. Affärsområdeschefen förklarar att företag måste se hela vägen och inte bara ett steg fram.

Seniorkonsulten menar bara för att företagen köper in en tjänst och förflyttar deras kundregister i molnet innebär det fortfarande att det finns ett behov att föda information till och från plattformen. Men när företag köper in detta som en tjänst är det mycket svårare att göra en förändringar av en specifik sak jämfört om företaget själv skulle utveckla och underhålla det. Detta går att koppla till hur Rountree och Castrillo (2014) påstår att när IT-system och tjänsteleverantör väl bestämt att det ska uppdateras så har kunden väldigt lite att påverka om och hur uppdatering ska ske eller inte.

IT-chef hos kund A påstår att som kund är det flera faktorer som är viktiga att tänka på, det behöver inte nödvändigtvis vara negativt. Men beroende på hur det ser ut kan företaget låsa fast sig vid vissa

42 leverantörer, eller att företagen blir mer beroende på samma leverantörer som tenderar och växa sig stor på dessa områden. Det kan ge mindre nationella och lokala möjligheter, för att de stora jättarna är svåra och konkurrera med, för att företag spelar på en helt annan marknad helt plötsligt.

4.3.2 Mognad

Enligt seniorkonsulten är internt motstånd inte ett vanligt fenomen men det förekommer, och seniorkon-sulten anser att det har en låg påverkande faktor för övergången till ett molnbaserat IT-system. Haddara et al (2017) argumenterar för att det förekommer ett internt motstånd mot nya IT-system. Enligt Haddara et al. (2017) är det viktigt att företaget tidigt uppmärksammar motståndet och inte bara ignorerar det. Det finns flera aspekter som företaget kan använda, för att fånga upp motstånd. Konsultchefen tar upp att genom att etablera en öppen och transparent kommunikation minimeras risken för att internt mot-stånd ska uppkomma. Affärsområdeschefen anser att ett delat engagemang inte är nödvändigt men sam-tidigt påstår Aziz och Yusof (2015) att genom att skapa ett delat engagemang i hela företaget så kan internt motstånd minimeras. Aziz och Yusof (2015) argumenterar för att alla delar av företaget som är berörda av det nya IT-systemet, från ledningen till produktions golvet ska vara engagerade och förstå det positiva aspekterna med den eventuella förändringen. Om projektet får support under övergången ökar chansen att bli ett framgångsrikt införande.

Konsultchefen påstår att mognaden är en väsentlig faktor, alla företag har olika sorters behov. Kon-sultchefen har uppfattningen att alla företag inte ens kan förflytta sig upp till molnet. Vissa branscher är inte redo att förflytta sig till molnet. Detta är något Jenko och Roblek et al. (2016) påpekar och de förklarar att alla företag har olika behov. Seniorkonsulten instämmer att mognad på företaget är en hög påverkande faktor för en lyckad övergång till en molnlösning. Affärsområdeschef påpekar att mognaden för företaget är av en hög faktor för att få en lyckad övergång från lokalt till molnbaserade IT-system. Affärsområdeschefen påpekar att projektteamet måste fråga sig, vart befinner företaget sig i deras digi-taliseringsresa och även vad de tekniska förutsättningarna är samt om de andra systemen är redo för det. Är företaget ens kapabelt till förändringen? Även IT-chef hos kund A påpekar att mognaden spelar väldigt stor roll. Mycket beror på situation och projekt. Konsultchef konstaterar, ”tittar du på gamla saker tittar du på fel saker.” Detta går att bindas till ett citat av Herakleitos 500 f.v.t som Bjelland och Haddara (2018) citerar; "Det enda som är konstant är förändring". Bjelland och Haddara (2018) påstår att om en verksamhet ska kunna vara konkurrenskraftig så måste de hela tiden förändras och förnyas men samtidigt ta vara på de nuvarande systemen. Det måste finnas understöd för en uppdatering av ett IT-system. IT-chef hos kund A förklarar att det finns två olika typer av mognad, det ena är systemmäss-igt och det andra är organisationsmässsystemmäss-igt. Systemmässsystemmäss-igt är det mer ett förkrav eller en förundersökning som behöver ta reda på hur mogen företaget är systemmässigt, det är väldigt sällan att detta kommer upp under själva projektets gång. Det är mer ett skarpt ja eller nej om bakomliggande system klarar det, innan företaget ens sätter igång med själva huvudprojektet. IT-chef hos kund A beskrivet att organisat-ionsmässig mognad är mer flytande, den spelar inte lika stor roll men det beror på hur stort ansvar som läggs på projektteamet och hur mycket som läggs utanför. IT-chef hos kund A förklarar att om en orga-nisation inte är redo kommer projektet förmodligen flyttas eller bli svårare att genomföra, för att det kan bildas ett internt motstånd. Motstånd är något Motstånd är något Haddara et al. (2017) tar upp och de anser att är det viktigt för företaget att tidigt uppmärksamma motståndet och inte bara ignorera det. Seniorkonsulten uppfattar att det är generellt lågt med motstånd, både internt motstånd hos kund men även på den nivån att systemimplementatören kommer i ett tidigt skede. Om systemimplementering ger ett nytt förslag brukar det vara ett minimalt motstånd, då det oftast ses som en rekommendation och då kan de överväga för- och nackdelar. Systemimplementatören har ett bra inflytande och kan guida kunden till rätt väg

4.3.3 Samsyn

IT-chef hos kund A anser att samsyn är viktigt, han anser att kunder är beställaren men även bestämma-ren, och systemimplementatörer som agerar konsulter är de personer som ska utföra på kundernas be-gäran, och har de inte samsyn kommer det leda till problem. IT-chef hos kund A menar att utan samsyn finns det stor risk att kunden inte får det IT-system de vill ha. Konsultchefen anser, att förstå vad alla

I dokument Faktorer som påverkar en framgångsrik övergång från lokalt lagrade system till molnbaserade IT-system ur tre aktörers perspektiv Sebastian Skystedt (sidor 40-44)