Varför förändring av verksamheten:
Från och med årsskiftet 2015 inrättades kundcenter i Tanums kommun och ersatte därmed den forna växeln. Vid inrättandet bestämdes att det skulle finnas ett centralt kundcenter och dels kundcenter på varje förvaltning som besvarade mer förvaltningsspecifika frågor. Under hösten 2016 genomfördes en utvärdering av hur kundcentren fungerade, där det framkom att det fanns en otydlighet i förvaltningarnas kundcenter kring hur de skulle arbeta och att de arbetade mot olika mål och på olika sätt. Det framkom även att en ökad samverkan mellan kundcenter Tedact och kundcenter centralt skulle vara av värde för att effektivera hanteringen av besökare, mail etc. Öka tydlighet gällande service och gemensamt fokus.
Hur ser verksamheten ut idag:
Kundcenter centralt består av fyra kommunvägledare och en arbetsledare. Samtliga arbetar 100 %.
Personal och budgetansvar är det kanslichef Ida Aronsson Hammar som har. Arbetsledaren hanterar den dagliga driften av verksamheten.
Kundcenter Tedact består av två kommunvägledare och en samordnare. Samordnaren har till uppdrag att samordna kundcenter Tedact. Samtliga arbetar 100 %. De båda förvaltningscheferna Josefin Kaldo och Per-Olof Johansson delar på ansvaret för kundcenter Tedact. Idag utförs vissa förvaltningsspecifika administrativa arbetsuppgifter av kommunvägledarna på kundcenter Tedact. Finns även i dagsläget 20 % i kundcenter som hanteras av miljöavdelningen. Denna resurs kommer återgå helt till respektive
avdelning.
På vilket sätt skiljer sig förändringen mot idag:
De båda kundcentren blir en enhet organiserad under en enhetschef på kansliavdelningen. Enhetschefen kommer ha verksamhets-, personal- och budgetansvar. Genom att vara en enhet minskas otydligheten i arbetet för kommunvägledarna med gemensamt uppdrag, mål, riktlinjer, arbetssätt och metoder.
När börjar förändringen att gälla:
Omorganiseringen börjar gälla från och med 1 september 2017. Då ska även all formalitet och
tillämpningar på Tedact vara gjorda. Samtliga kommunvägledare kommer ges en omfattande introduktion i varandras arbeten.
KS
Kundcenter Kundcenter
MBN TN
99
2
Var kommer förändringen genomföras:
Kundcenter centralt och kundcenter Tedact.
Vad innebär förändringen för kundcenter centralt:
Fördelar
Två fysiska arbetsplatser som innebär omväxlande miljöer och frågor.
Ny och större personalgrupp vilket innebär en minskad sårbarhet vid sjukdom och frånvaro men även en ny grupp med nya infallsvinklar.
Rotation av arbetsplats medför stundtals mer arbetsro från telefonin.
Gemensamt fokus i samtliga frågor men även i sättet att bemöta andra människor.
Närmare MBN och TN i verksamhetsfrågor.
Risker
Fler personliga möten.
Kan finnas en otrygghet kring var har jag min fysiska tillhörighet.
Ny chef – nytt sätt att leda.
Ensamarbete.
Vad innebär förändringen på kundcenter Tedact:
Fördelar
Ny och större personalgrupp vilket innebär en minskad sårbarhet vid sjukdom och frånvaro men även en ny grupp med nya infallsvinklar.
En organisation vilket innebär minskad otydlighet, gemensamma arbetssätt och metoder samt en arbetsplatsträff.
En chef som leder och fördelar arbetet. En chef som ser medarbetarna och är en resurs som medarbetarna kan vända sig till utan att otydlighet råder.
Vidareutveckling vad gällande nya arbetsuppgifter.
Bättre säkerhetstänk.
Risker
Osäkerhet gällande att lära nya arbetsuppgifter och arbetsmoment.
Ny organisering av schemaläggningen vilket innebär kvällsmöten och lördagsöppet.
Osäkerhet kring när är jag var och var har jag min fysiska tillhörighet.
Rädsla för att bli en generalist i många frågor.
Kan uppstå en otydlighet kring samordningstjänsten både i arbetsuppgifter men även i förhållande till gruppen.
Summering av fördelar samt risker med omorganiseringen:
Fördelar med omorganisationen:
En organisation med en chef, en grupp, som jobbar mot ett gemensamt uppdrag, samma arbetssätt och arbetsmetoder, vilket skapar en tydlighet.
Minskad sårbarhet gällande arbetsbelastning och vid frånvaro.
100
3
Kompetensutveckling.
Risker med omorganiseringen:
Ny organisation medför nya arbetsuppgifter och nya arbetssätt vilket för majoriteten ses som positivt men kan för några innebär ett högre stresspåslag.
Finns en känsla av att inte ha någon tillhörighet.
Risk för ensamarbete då säkerhetsrutiner inte finns på Tedact.
Sammanfattande riskbedömning:
Utifrån de fördelar och nackdelar som tagits upp och utifrån de åtgärder som arbetsgivaren väljer att sätta in finns inga uppenbara risker för förändringen.
Ekonomiska konsekvenser:
De ekonomiska konsekvenserna regleras i budgetarbetet 2018.
Konsekvenser för Miljö-, Bygg- och Tekniska förvaltningen
Kommunvägledarna på KC Tedact utför idag även administrativa arbetsuppgifter för respektive
förvaltning såsom diarieföring och posthantering och är en viktig resurs som backup i denna hantering vid semestrar och annan frånvaro. Detta är en resurs som förvaltningarna fortsatt önskar vara disponibel och där kontinuitet är viktig för att upprätthålla kompetensen.
Kommunicering:
Frågan har fortlöpande tagits upp i olika samverkansgrupper och i möten med personal därutöver. Beslut togs på kommungemensamma samverkansgruppen 170612. Skyddsombud, Henrik Aldén Vision, har deltagit i framtagandet av arbetsmiljökonsekvensbeskrivningen.
101
Riskanalys
Kommunstyrelsen 2017-06-21
Uppskatta hur stor sannolikheten är att riskerna uppstår:
1=mycket låg sannolikhet 3=viss sannolikhet 5=stor sannolikhet
Fundera på hur många, hur länge och hur ofta medarbetare utsätts för risken. Utsätts särskilt känsliga medarbetare, t.ex.
gravida, allergiska eller minderåriga?
Uppskatta vilka konsekvenser riskerna får för individen om de uppstår:
1=liten påverkan 3=negativ påverkan
5=icke obetydlig personskada
Multiplicera sannolikhetens värde med konsekvensens värde.
1-5=ingen risk för ohälsa eller olycka 6-14=risk för ohälsa eller olycka
15-25= allvarlig risk för ohälsa eller olycka
Riskinventering
Sannolikhet
1-5 Konsekvens
1-5 Risknivå
Max 25
Ny organisation medför nya arbetsuppgifter och nya arbetssätt vilket för majoriteten ses som positivt men kan för några innebär ett högre
stresspåslag.
2 3 6
Finns en känsla av att inte ha någon tillhörighet. 2 1 2
Risk för ensamarbete då säkerhetsrutiner inte finns på Tedact. 4 5 20
102
Tjänsteskrivelse 1 (1)
Avdelning/Enhet Datum Diarienummer
Kansliavdelningen 2017-03-06 KS 2017/0085-940
Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb
457 81 Tanumshede Klicka här för att ange text. 0525 180 00 www.tanum.se