Bakgrund
Göteborgsregionens kommunalförbunds (GRs) arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen samt förvaltningens och forskningens behov.
För att uppnå detta krävs rationella och enhetliga arkivrutiner.
Förutom de i arkivlagen (1990: 782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård så gäller för arkivvården inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) följande arkivreglemente, meddelat med stöd av 16 § arkivlagen.
1 § Tillämpningsområde
Detta reglemente gäller förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen, förbundsrevisorer samt andra organ inom kommunalförbundet med självständig ställning. Exempel på andra organ är andra nämnder utsedda av förbundsfullmäktige
Reglementet gäller även aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där GR utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (enligt OSL 2 kap 3§) samt de samägda företag för vilka GR har arkivansvar enligt särskild överenskommelse.
2 § Ansvar för arkivvården
Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv enligt lag.
Har myndighet överlämnat arkivmaterial till GRs arkivmyndighet övergår hela ansvaret till arkivmyndigheten. Se 9 §.
Förbundsstyrelsen har, som arkivmyndighet (§ 4), även ansvar för förbundsfullmäktiges arkiv.
3 § Arkivansvarig och arkivredogörare
Varje myndighet ska utse en arkivansvarig. Varje myndighet ska utse en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig har ett övergripande ansvar för att relevanta författningar och detta reglemente följs. Arkivredogörare utför den praktiska vården av arkivhandlingarna.
4 § Arkivmyndighet
Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet.
Arkivmyndigheten utövar tillsyn över arkivvården inom GR. I tillsynen ingår inspektion av arkivverksamheten.
Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet eller annat organ enligt 1 § som står under dess tillsyn, såväl efter överenskommelse som efter ensidigt beslut av arkivmyndigheten.
5 § Redovisning av arkiv
Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning).
6 § Dokumenthanteringsplan
Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan)
2015-04-14
7 § Rensning
Myndighet ska avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar. Arbetsmaterial och andra handlingar som inte ska tillhöra arkivet, ska fortlöpande rensas ut.
8 § Bevarande och gallring
Inga allmänna handlingar får förstöras utan ett gallringsbeslut. Myndighet eller annat organ enligt 1 § beslutar efter samråd med arkivmyndigheten om gallring av allmänna handlingar, såvida annat ej är särskilt föreskrivet. Beträffande arkiv som har överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna om gallring efter samråd med den överlämnande myndigheten.
9 § Överlämnande
Myndighet eller annat organ enligt 1 § kan, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, överlämna sitt arkiv eller del därav till arkivmyndigheten för fortsatt vård.
Myndighet eller annat organ enligt 1 § kan, efter samråd med arkivmyndigheten, överlämna sitt arkiv eller del därav till en annan myndighet inom GR vid organisationsförändring.
Upphör en myndighet eller annat organ enligt 1 § med sin verksamhet, ska dess arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida fullmäktige ej beslutat annat.
För annat överlämnande av arkivhandlingar krävs stöd av lag eller särskilt beslut av förbundsfullmäktige.
10 § Arkivbeständighet och arkivförvaring
Handlingar som ska bevaras ska framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet.
Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former.
Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten.
11 § Utlån
Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. Förutsättning för utlån av handlingar är att utlämnande kan ske enligt
Inledning till Dokumenthanteringsplanen
Dokumenthanteringsplanen är ett dokument som reglerar hur dokument som finns inom GR ska hanteras. Planen relaterar till hanteringen av allmänna handlingar, arkivlagen och andra externa regler som styr och påverkar dokumenthanteringen hos GR.
Dokumenthanteringsplanen behandlar alltid dokumenttyper, inte enstaka dokument. Planen fungerar som en vägvisare till hur man ska hantera och var man kan hitta dokumenttypen. För att hitta enstaka dokument så behövs kompletterande information. Det framgår i planen var sådan kompletterande information finns.
Dokumenthanteringsplanen är ett styrande dokument och det är vars och ens ansvar att följa de anvisningar som finns i planen. Generellt kan sägas att den som är ansvarig för en aktivitet också är ansvarig för att dokumentationen som relaterar till den aktiviteteten hanteras på ett riktigt sätt.
Dokumenthanteringsplanen ändras löpande när verksamheten och dess rutiner ändras. Om det finns brister som gör planen svår eller omöjlig att använda så är det också vars och ens ansvar att påpeka det för GR:s registrator som ansvarar för förvaltning av
dokumenthanteringsplanen.
Handlingar som hör till EU-finansierade projekt redovisas i en bilaga till
dokumenthanteringsplanen. Skälet till detta är att handlingarnas bevarandetid till viss del påverkas av andra regler än för andra handlingar. De handlingar från EU-projekt som ska bevaras diarieförs, de handlingar som ska vara kvar 10 år finns hos ekonomi och de handlingar som ska bevaras under den tid som EU kräver bevaras av projektet. Här kommer en kortfattad förklaring till dokumenthanteringsplanens kolumner:
• Dokumenttyp: Här anges namnet på de dokument som reglerna gäller för. Namnet ska vara tydligt för dem som arbetar hos GR. Vid behov kan det konkretiseras med exempel eller på annat sätt i fältet för kommentar, se nedan.
• Område: Anger vilket verksamhetsområde som dokumenttypen hör till, om fältet är tomt relaterar dokumenttypen till två eller flera områden.
• Registrering. Om någon registrering av dokumenttypen sker så anges det här. Vanligast är diarieföring
• Lagringsplats: Här anges var dokumenttypen lagras när den arkiverats och vilket medium den ska arkiveras i. Dokumenttypen lagras ofta under sin aktiva tid hos ansvarig för aktiviteterna som dokumenten relaterar till och det är hens ansvar att se till att arkivering sker enligt planen. Detta sker oftast i samband med att en aktivitet avslutas.
• Bevarande/gallring: Här anges om dokumenttypen ska bevaras eller gallras, om den ska gallras anges också när detta kan ske. Bevaras betyder att handlingen ska bevaras enligt arkivlagen, vilket innebär att den ska bevaras för historiska ändamål för all framtid. ”Gallras vid inaktualitet” betyder att handlingen kan gallras när den inte behövs i verksamheten längre.
• Kommentarer: Här anges förtydliganden som underlättar användning, t.ex. exempel som tydliggör vad det är för dokumenttyp eller förtydliganden om när gallring kan ske.
Dokumenttyp Område Registrering Lagringsplats Bevarande/gallring Kommentar
Anbud, antagna Upphandlingar Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Anbud, icke antagna Upphandlingar Diarieföras Ciceron, Diariearkivet 4 år Gallras tidigast 4 år från den dag avtal slöts
Anläggningsregister Ekonomi Raindance 10 år
Anmälningar kurser KompetensutvecklingsgruBookit Bookit 1 år
Anmälningar om arbetsskador Personal Personalakt Bevaras
Anställningsavtal Personal Personalakt Bevaras I personalakt
Ansökningar från övriga Sverige, antagna Gymnasieantagningen Papper, Gymnasieantagningen 5 år Pappersansökningar som läggs in i indra2 Ansökningar från övriga Sverige, icke antagan Gymnasieantagningen Papper, Gymnasieantagningen 1 år Pappersansökningar som läggs in i indra2 Ansökningar för "papperslösa", antagna Gymnasieantagningen Papper, Kassaskåp på Gymnasieantagningen 5 år
Ansökningar för "papperslösa", icke antagna Gymnasieantagningen Papper, Kassaskåp på Gymnasieantagningen 1 år
Ansökningar om extern finansiering Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
T. ex. till Skolverket, Västra Götalandsregionen, för EU‐projekt, eller andra projekt eller aktiviteter av projekt eller andra aktiviteter
Ansökningar om medfinansiering Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Ansökningar om Vuxenutbildning, antagna Vuxenutbildning Alvis Alvis Gallras vid inaktualitet
Ansökan görs direkt i Alvis av den sökande. Bevaras så länge utbildningen pågår hos utbildningsarrangören.
Ansökningar om Vuxenutbildning, inte antagna Vuxenutbildning Alvis Alvis Gallras vid inaktualitet Ansökan görs direkt i Alvis av den sökande
Ansökningar om ändringsbeslut i projekt Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Från GR till finansiär av projekt
Ansökningar via indra2.se, antagna Gymnasieantagningen indra2 5 år
Ansökningar via indra2.se, icke antaggna Gymnasieantagningen indra2 1 år
Ansökningar yttrande etikprövning Välfärd Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Till regionala etikprövningsnämnden
Ansökningshandlingar för elever med skyddad idenditet Gymnasieantagningen Papper, Kassaskåp på Gymnasieantagningen 5 år Hanteras inte i indra2, personbevis och betyg i pappersform. Gäller alla ansökninga Antagningslistor Gymnasieantagningen Papper, Gymnasieantagningen Gallras vid inaktualitet Utskrift ur indra2, information bevaras i indra2
Anteckningar rådslag G: Gallras vid inaktualitet
Innehåller också diskussionsunderlag om rådslag. Väsentlig dokumentation om rådslag ska bevaras, t. ex genom att behandlas i nätverk eller på annat sätt inom GR.
Arbetsgivarintyg Personal Papper,Personalakt 2 år
Attestdokument Ekonomi Papper, Ekonomienheten Bevaras
Lista över vilka personer hos GR som har rätt att attestera, godkänns av förbundsdirektör, uppgifterna läggs in i Raindance, häri också ifyllda delegeringa av attesträttigheter
Avsiktsförklaringar med medlemskommuner Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Överenskommelser
Avslut/godkännande av projekt Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Från finansiär, uppdragsgivare eller annan projektägare
Avstämningar Ekonomi Papper, Ekonomienheten 2 år
Skrivs ut från Raindance och banker för kontrolländamål. Görs varje månad. Bevaras 2 år efter räkenskapsårets utgång
Avtal gällande validering Validering Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Med t. ex. kommuner, måleriförbundet
Avtal med branschorganisationer Skola/Arbetsliv Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras T. ex. Visita
Avtal med friskolor Läromedel Diarieförs Ciceron, Diariearkivet 10 år efter att avtalet upphört Om lån av film och beställning av läromdel böcker Avtal med fristående skolor Gymnasieantagningen Papper, Gymnasieantagningen 10 år efter avtalets upphörande
Avtal med leverantörer Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Med t. ex IT‐leverantörer, hyresvärdar, städning, konferenslokaler
Avtal med skolor om praktik Praktikplatsen Papper, praktikplatsen 10 år efter avtalets upphörande
Avtal med skolor om praktikplatser Utbildning Diarieförs Ciceron, Diariearkivet 10 år efter avtalets upphörnade avtal med användare av praktikplatsen.se
Avtal med uppdragsgivare Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Avtal med utbildningsanordnare Vuxenutbildning Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Avtal om personella resurser Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Avtal om att "låna" personal från medlemskommuner,instiutioner, universitet etc
Begäran om anstånd Gymnasieantagningen Papper, Gymnasieantagningen 2 år
Begäran om avgång Personal Papper, Personalakt Bevaras Även uppsägning
Besiktningsprotokoll Papper, Diariearkivet Bevaras T. ex. Miljöförvaltningen angående Livsmedelshantering i GRs konferensservice
Beslut från finansiär Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
T. ex. till Skolverket, Västra Götalandsregionen, för EU‐projekt, eller andra projekt eller aktiviteter av projekt eller andra aktiviteter
Beslut från medlemskommuner Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras protokollsutdrag från medlemskommuner, t. ex om interkommunala ersättningar
Beslutsdokument Diarieförs Ciceron, Diariearkivet T. ex beslut om hantering av kommunal resurs
Beställningar av läromedel bok Läromedel Spider LM Spider LM 2 år
Beställningar av läromedel film (lån) Läromedel Registreras i Spider film Spider film 2 år Via e‐post, fax, muntligt, telefon. Lån av film Beställningar av läromedel till förlag Läromedel Spider LM Spider och pärm Läromedel Från GR till förlagen, inklusive beställningsunderlag
Betalningsjournaler Ekonomi Digitalt, i Raindance 10 år Specifikation leverantörsbetalningar eller kundinbetalningar
Bokslut Ekonomi Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Brandskyddsdokumentation Fastighet http://i‐sba.se/ Gallras vid inaktualitet
Ritningar på huset, utrymningsövningar mm. Gallras när ny version upprättas eller dokumentationen på annat sätt blivit inaktuell
Budget Ekonomi Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Fastställs av styrelsen, diarieförs som ett styrelseärende. Budgeten läggs också in i Raindance
Dagordningar från nätverksträffar G: Gallras vid intaktualitet Väsentlig information överförs till andra dokument rörande nätverket
Delrapporter Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Delårsbokslut Ekonomi Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Delar av delårsbokslutet finns också skannad
Direktupphandlingar Upphandlingar Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Utanför ramavtal (moderatorer, föreläsare etc))
Dokumentation från arbetsgruppsmöten under nätverken G: Hos ansvarig för resp. nätverk? Gallras vid inaktualitet
Väsentlig dokumentation ska bevaras, t. ex genom att behandlas i nätverk eller på annat sätt inom GR.
Dokumentation från forskningsprojekt Diariearkivet Bevaras
Dokumentation som ska bevaras är planering, ansökningar, beviljande av medel, metodbeskrivningar, rapportering, resultat, publikationer eller motsvarande. Forskningsledaren/projektledaren beslutar om undantag från gallring
Dokumentation från mässor mm som GR medverkar i G:, Diariearkivet Bevaras
Dokumentation som ska bevaras är manus för föredrag, projektplaner, överenskommelser, dokumentation från genomförande och uppföljningarArkiveras efter genomförande
Dokumentation från mässor som GR arrangerar G:, Diariearkivet Bevaras
Olika mässor eller mötesplatser, t. ex. Läromedelsmässan, Gymnasiemässan. Dokumentation som ska bevaras är projektplaner, kontrakt med utställare och entreprenörer, monterplaner, foton, filmer, marknadsmaterial, annonser, seminariedokumentation och liknande. Arkiveras efter genomförande.
Dokumentation från nätverksmöten G: Hos ansvarig för resp. nätverk? Gallras vid inaktualitet
Väsentlig dokumentation ska bevaras, t. ex genom att behandlas i nätverk eller på annat sätt inom GR.
Dokumentation om utbildningsstarter Vuxenutbildning G: , Diariearkivet Bevaras
Information om varje start tex tidplaner, listor, inskickade vuxmallar, erbjuda utbildningar, utbildningsbeskrivningar i PDF, kostnadskalkyler etc. Arkiveras efter genomförd utbildning
Ekonomisk rapportering och prognoser Ekonomi Diarieförs Ciceron, Diariearkivet
Rapportering till styrelsen, inklusive prognoser. Produceras varje rapportmånad (mars, maj, Augusti, oktober, december)
Ekonomiska rapporter till finansiärer Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras T. ex Skolverket, Socialstyrelsen, Västra Götalandsregionen m. fl. Etiska riktlinjer för gymnasieantagningen Gymnasieantagningen Diariearkivet Bevaras Arkivering av riktlinjer sker när de ersätts av nya
Fakturakopior med uppgifter om rättigheter/licenstid Läromedel Papper, Läromedel 10 år efter rättighetens upphörande
Filmer Hos beställaren Bevaras
Avser filmproduktioner gjorda i GR beställt av annan på GR, från t. ex. utbildningar, konferenser eller spridningsaktiviteter, eller rena instruktionsfilmer
FoU‐publikationer Välfärd Närarkivet, Välfärd Bevaras Trycks. Bevaras i ett arkivexemplar
Fraktsedlar Hos Vaktmästeriet 1 år
Fraktsedlar för skadat gods som reklameras bevaras i 10 år och ingår i ekonomimaterialet
Frikvotsansökningar med bilagor Gymnasieantagningen Papper, Gymnasieantagningen 5 år Medicinska eller sociala skäl att antas trots otillräckliga betyg. Skannas
Frågor från allmänheten Gymnasieantagningen 1 år Frågor av rutinmässig karaktär
Följesedlar Hos den som tar emot följesedlarna 2 år
Förenklade upphandlingar Upphandlingar Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Avser konkurrensutsatta upphandlingar under tröskelvärde för "riktiga" upphandlingar
Förfrågningar av rutinmässig karaktär från externa Hos ansvarig Gallras vid inaktualitet
T .ex Frågor röranda antagningar till utbildningar, kursanmälningar, support, allmän information etc
Förfrågningar från externa Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Frågeställningar som inte kan besvaras rutinmässigt. T. ex Frågeställningar om att starta projekt, Förslag till samarbete, klagomål av väsentligt art etc
Förfrågningsunderlag upphandlingar Upphandlingar Diarieföras Ciceron, Diariearkivet Bevaras Inklusive kravspecifikationer, administrativa föreskrifter etc
Förnyad konkurrensutsättning Upphandlingar Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Inom ett ramavtal
Handlingar rörande dödsfall Personal I personalakt Bevaras
Handlingsplaner per avdelning Hos respektive avdelningsledning Gallras vid inaktualitet För avdelningarnas verksamhet, årlig
Hemsidor Sitevision (och andra verktyg)
Bevaras genom regelbunden nedtankning
Gäller t. ex. siterna: www.grkom.se, Grvux.se,Grsfi.se, Grlär.se, grledare.se, praktikplatsen.se, valideringvast.se, fouvalfard.se
Inbetalningsfil Ekonomi Raindance 10 år Kallas "Totalin", Inbetalningar, läser in i Raindance. Bevaras i Raindance
Inbjudningar nätverk G: Gallras vid inaktualitet
Kallas också "kallelser nätverk". Gallras under förutsättning att all relevant information finns i protokoll/anteckningar från mötet, annars bilaga till protokoll/anteckningar
Inbjudningar rådslag Planering G: Gallras vid inaktualitet
Under förutsättning att all relevant information finns i redogörelsen för rådslaget, annars bilaga till protokoll
Inkomna Remisser Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
T. ex. Planremisser, bullerutredningar, åtgärdsvalsstudier, från statliga myndigheter och departement
Instruktioner Diariearkivet Bevaras
Instruktioner som gäller lagras hos ansvarig avdelning, upphörda instruktioner arkiveras i Diariearkivet
Intranät Sitevision (och andra verktyg)
Bevaras genom regelbunden nedtankning
Kontrolluppgifter Personal Papper Bevaras Skrivs ut från Kontek
Korrespondens av rutinmässig karktär med leverantörer,
samarbetspartners och andra externa aktörer Hos ansvarig G: Gallras vid inaktualitet
Korrespondens av väsentlig art ska diarieföras, exempel: klagomål, förändringar i överenskommelser eller avtal, sammanställningar/rapporter
Kundfakturaunderlag Redovisning Papper, Ekonomienheten 10 år Mall som finns på intranät,
Kundfakturor Redovisning Raindance Raindance 10 år
Kursdokumentation G: Bevaras
Från kurser som GR arrangerat. Dokumentation som ska bevaras är inbjudan, program, föreläsarmaterial, kurskompendier, deltagarförteckning
LAS‐listor Personal Papper, personalenheten 2 år Bevaras om LAS är skäl för avveckling av personal. Detta sker i personalakt
Lathundar och manualer, IT‐system Lagras hos resp systemägare Gallras vid inaktualitet Om det inte behövs för digital arkivering
Ledighetsansökningar Personal Papper, i personalakten Bevaras t. ex. tjänstledigheter och andra längre ledigheter (6‐månader och därutöver)
Leverantörsfakturor Ekonomi Raindance Papper, Raindance 10 år
Pappersfakturor skannas, Svefaktura, AXT. Verifikationer kan gallras efter 10 år under förutsättning att de inte innehåller försäkringsbrev, åtkomst/äganderättshandlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitiut till fast egendom, investeringar med garantitid eller handlingar som styrker värdehöjande investeringar på t. ex. fastigheter. Finns sådana handlingar ska de särskiljas från Verifikationerna. Skannade leverantörsfakturor kan gallras efter 4 år om vissa förutsättningar är uppfyllda
Loggar Gallras vid inaktualitet Avser loggar för telefoni, e‐post, cookies. Bevaras högst ett år
Läkarintyg Personal Papper, personalenheten 2 år
Läkarintyg, arbetsskada och rehab Personsal Papper, i personalakten Bevaras
Löneartslistor Personal Kontek Bevaras Listor som skrivs ut kan gallras vid inaktualitet
Löneberäkningar Personal Gallras vid inaktualitet Kontroll som görs i Kontek
Lönebidrag Personal Bevaras Ansökningar om medel till lönebidrag till arbetsförmedlingen
Lönefil till banken för utbetalning Personal Papper, personalenheten Bevaras Papper som signeras av direktören, digitalt till banken, Utbetalningslista
Lönespecifikationer Personal Kontek Bevaras Listor som skrivs ut kan gallras vid inaktualitet
Marknadsföringsmaterial G: Bevaras
Gäller färdigt marknadsföringsmaterial (annonser, filmer, banners etc). Även hela kampanjer
Metodmaterial processbeskrivningar Validering G: Bevaras
Minnesanteckningar avdelningsmöten G: Gallras vid inaktualitet
Minnesanteckningar förtroendevalda revisorer Ledning Bevaras
Minnesanteckningar ledningsgruppen Ledning G: Bevaras
Minnesanteckningar möten med dotterbolag Ledning G: Bevaras
Minnesanteckningar nätverk G: Bevaras
Mötesanteckningar, interna arbetsgrupper G: 2 år
T. ex: IT‐gruppen, IT‐forum, kommunikationsgruppen, samverkansgruppen, JOM‐ gruppen. Mötesnoteringarna gallras när de inte behövs för uppföljning
Nyhetsbrev från externa Hos den som tar emot det Gallras vid inaktualitet T. ex från Upphandlingsbolaget
Nyhetsbrev, GRs G: Bevaras Nyhetsbrev som skickas från GR till intressenter (från t. ex. Ledning, Läromedel etc etc
Paketförsändelser, kvitton och bud Posthantering Papper, Vaktmästeriet 1 år
Personalförsäkringar Personal Papper, personalenheten Bevaras
Fakturor, anmälningar av nyanställda, pensionsförsäkringar, gruppförsäkringar (inklusive sjukvårdsförsäkringen etc) ITP‐planen
Plocklistor Läromedel Papper, Läromedel 1 år
Policies och riktlinjer Diarieförs Bevaras Diarieförs som en del av styrelsehandlingar
Pressmeddelanden Diariearkivet Bevaras Arkiveras årligen
Prioriteringsrutiner Vuxenutbildning G: Gallras vid inaktualitet Antagningen
Prisförfrågningar och beställningar Upphandlingar Hos den ansvarige, G: Gallras vid inaktualitet
Avser prisförfrågningar och beställningar gällande köp av återkommande karaktär, t. ex. köp av en konferenslokal, anlitande av en föreläsare som redan är upphandlad. Gallras efter genomförd leverans och fakturering
Projektansökningar Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Projektbeslut Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras
Projektdirektiv Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Gäller fastställda projektdirektiv
Projektdokumentation Diarieakivet Bevaras
Projektdokumentationen ansvarar respektive projektledare för, arkivering ska ske när projektet avslutas. Projektdokumentation som ska bevaras är projektdirektiv, projektplaner, ansökan och beslut om externa finansiering, ändringsbeslut, projektrapporter, projektdbudget, väsentlig dokumentation från projektmöten, filmer, upphandlingsdokumentation, kommunikationsplaner, riskanalyser, revisionsrapporter, slutrapporter eller motsvarande. De projektdokument som ska diarieföras tas upp på egna rader i dokumentanteringssplanen. För EU‐projekt gäller speciella regler, se egna rader i dokumenthanteringsplanen.
Projektdokumentation (GR medverkar, extern som driver) Diariearkivet Bevaras
Den dokumentation av nedanstående som GRs representant arbetar med ska bevaras: projektdirektiv, projektplaner, ansökan och beslut om externa finansiering, projektrapporter, projektdbudget, väsentlig dokumentation från projektmöten, upphandlingsdokumentation, revisionsrapporter, slutrapporter eller motsvarande
Projekthanddlingar Bevaras Gäller även interna projekt
Protokoll förbundsfullmäktige Ledning Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Med handlingar och kallelser
Protokoll förbundsstyrelse Ledning Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Med handlingar och kallelser
Protokoll förbundsstyrelsens presidium Ledning Diarieförs Ciceron, Diariearkivet Bevaras Med handlingar och kallelser
Protokoll Luftvårdsprogrammet Diariearkivet Bevaras
Administreras av Göteborgs stad. De handlingar som GR arbetar med ska hanteras och arkiveras på GR, övriga handlingar arkiveras på Göteborgs stad
Protokoll styrgrupper Diariearkivet Bevaras Med handlingar och kallelser
Protokoll valberedning Diariearkivet Bevaras
Protokollsutdrag Diarieföras Ciceron, Diariearkivet Bevaras Protokollsutdrag görs vid behov t ex vid expedieringar
Publikationer Diariearkivet Bevaras
Avser publikationer som ges ut av GR, även sådana som endast publiceras digitalt. T. ex. Nyckeltal Hälsa ‐ ohälsa