Indirekta kostnader avser kategorier av utgifter som är kopplade till projektet, men som inte går att identifiera som specifika direkta kostnader. Kostnader för kontorsmaterial som inte innefattats i någon av de tidigare rubrikerna, dvs. kostnader för kontorsmaterial (t.ex. skrivarpapper, kuvert, bläckpatroner, pennor, pärmar, hålslagare, häftapparat), administrativt material (som telefonkostnader, internet, porto, städning, städmaterial, försäkringar, vatten och el-kostnader) samt kostnader för utbildning och rekrytering räknas som indirekta kostnader.
Procentsatsen för indirekta kostnader får uppgå till högst 7 procent av det sammanlagda utfallet av direkta stödberättigande kostnader (S i finansplanen). Samma procentsats gäller för samtliga projektägare och projektpartner, både privata och offentliga organisationer. I det fall projektet vill använda sig av möjligheten att ta upp indirekta kostnader väljs detta på finansplanens förstasida.
Påslaget för indirekta kostnader ska täcka kostnader som har en tydlig koppling till projektet, men är uteslutna från direkt stödberättigande kostnader.
Organisationer som får driftsbidrag från EU:s budget får inte ta upp indirekta kostnader i finansplanen.
Det slutliga beloppet får inte överstiga kronbeloppet i finansplanen. Det innebär att om utfallet för direkta kostnader blir lägre än budgeterat så sjunker utfallet för indirekta kostnader, men det stiger inte om utfallet av direkta kostnader blir högre än budgeterat.
8.5 Finansiering
Alla inkomster i projektet ska redovisas. Projektet får inte gå med vinst. Det innebär att de totala intäkterna inte får överskrida de totala utgifterna. EU-bidraget får bara utgöra en delfinansiering av de faktiska utfallet, resten av utfallet ska finansieras med andra medel. Den tillkommande finansieringen får under inga omständigheter utgöras av andra EU-bidrag.
All medfinansiering i finansplanen ska intygas av finansiären, även projektägarens egen.
Följande blanketter som finns på Migrationsverkets webbplats ska användas:
Intyg från projektpartner
Intyg från medfinansiär (från bidragsgivare som inte är projektpartner).
8.6 Kontant finansiering
Kontant finansiering är pengar som disponeras av projektet för att finansiera
stödberättigande utgifter. Bidraget från fonden är ett exempel på kontant finansiering.
8.6.1 Budgetrubrik M: Finansiering från fond
Bidragets slutliga storlek kan inte fastställas förrän efter det att hela kontraktsperioden är genomförd och slutredovisad. Se avsnitt 2.4.
I finansplanen beräknas det största möjliga bidraget från fonden, detta maxbelopp skrivs in i bidragsöverenskommelsen och kan inte överskridas.
Finansieringen från fonden kan inte heller överskrida den maximala medfinansieringsgraden som normalt är 50 procent av projektets totala kostnader. För projekt inom områden som är särskilt prioriterade kan
medfinansieringsgraden höjas till 75 procent. Läs mer om särskilt prioriterade områden i det fleråriga nationella programmet.
Slutligen får inte projektet gå med vinst, vilket innebär att om den totala
finansieringen överstiger de totala stödberättigande kostnaderna så minskar EU-bidraget tills kostnader och intäkter är lika stora.
Exempel 1
Projektets totala godkända kostnader visar sig bli lägre än budgeterat. Om
överenskommen medfinansieringsgrad är 50 procent kan EU-bidraget inte överstiga 50 procent av projektets totala godkända kostnader:
Kostnader Kostnader
Direkta projektkostnader 1000 500
Finansiering ERF 500 50% 250 50%
Egen kontant finansiering 500 50% 250 50%
Totalt 1000 1000 100% 500 500 100%
Budgeterat Faktiskt utfall
Finansiering Finansiering
Exempel 2
Projektets totala godkända kostnader visar sig bli högre än budgeterat. Om överenskommen medfinansieringsgrad är 50 procent, dock högst 500 tkr, kan EU-bidraget inte överstiga maximalt beviljat belopp enligt kontraktet.
Kostnader Kostnader
Direkta projektkostnader 1000 1500
Finansiering ERF 500 50% 500 33%
Egen kontant finansiering 500 50% 1000 66%
Totalt 1000 1000 100% 1500 1500 100%
Finansiering Finansiering
Budgeterat Faktiskt utfall
8.6.2 Budgetrubrik N: Intäkter genererade av projektet
Här redovisas intäkter från försäljning, konferensavgifter, inträdesavgifter, uthyrning, tjänster eller andra liknande intäkter som projektet genererar under projektperioden.
Även intäkter som inte förutsetts i finansplanen ska tas upp i projektets redovisning och rapportering.
8.6.3 Budgetrubrik O: Kontant finansiering från tredje part
Ett rättssubjekt kan också finansiera ett projekt utan att ta del av medfinansiering från fonden. Finansiären deltar då i projektet i form av tredje part och dess kostnader ska inte tas upp på kostnadssidan i finansplanen. Endast finansiering för att täcka projektägarens eller projektpartnerns stödberättigande kostnader ska redovisas i projektets budget.
Finansiering från tredje part ska finnas bokförd hos projektägaren som en intäkt och hos medfinansiären som en utgift. Medfinansiering får inte utgöras av medel som kommer från andra EU-källor.
Medfinansiering från tredje part ska intygas av finansiären på blanketten Intyg från medfinansiär.
8.6.4 Budgetrubrik P: Kontant finansiering från projektpartner
Kontant finansiering från projektpartner ska vara dokumenterad och bokförd hos denne som utbetalning och hos projektägaren ska finansieringen vara bokförd som en
inbetalning. Finansiering ska intygas i samband med ansökan på blanketten Intyg från projektpartner. Medfinansiering får inte utgöras av medel från andra EU-källor. En kontant medfinansiering från en projektpartner bör inte förväxlas med kontant medfinansiering från tredje part. Projektpartner är den som i samarbete med
projektägaren genomför ett projekt genom att förse projektet med resurser och genom att ta del av EU-stödet.
8.6.5 Budgetrubrik Q: Kontant finansiering från projektägaren
Alla kostnader som inte är finansierade på något annat sätt ska täckas av projektägaren själv. Dessa medel får inte komma från andra EU-källor. Även den del av finansieringen som projektägaren själv står för ska intygas i samband med ansökan på blanketten Intyg från projektpartner.
8.7 Budgetrubrik X: Balans i budgeten
Budgetposten X ska alltid vara noll i finansplanen. Obalanserade finansplaner godkänns inte, total finansiering (V) ska vara exakt lika stor som totala stödberättigande kostnader (U).
Samma princip gäller vid slutrapporteringen. Är intäkterna (V) större än kostnaderna (U) minskas bidraget från fonden. Är kostnaderna större än intäkterna så får
projektägaren skjuta till mellanskillnaden.
8.8 Budgetrubrik Z: Naturabidrag och andra icke stödberättigande kostnader
Naturabidrag och andra icke stödberättigande kostnader kan redovisas under budgetrubrik Z. Eftersom kostnaderna inte är stödberättigande påverkar de inte storleken på bidraget från fonden, men det kan visa på kostnadseffektivitet.
Arbetsinsatser från personer som gör viktiga insatser för projektet, men vars
arbetskostnader inte är stödberättigande redovisas här. Andra utgifter som projektet har för dessa personer, exempelvis resor, kan mycket väl vara stödberättigande och
redovisas då under respektive budgetrubrik.
Ordinarie eller
utvecklande verksamhet?
Stor respekt och förståelse för projektägare som söker medfinansiering men det ska ske inom ramen för den egna uppdraget. Gäller såväl myndigheter som andra aktörer.
Balans mellan innovationsgrad och projektägarens förmåga att implementera resultatet långsiktigt beaktas noga genom:
A) Det måste finnas något inslag av innovativt tänkande i projektansökan (inget stöd till driftbidrag eller där graden av innovativt tänkande är marginellt) eller att organisationen har fått ett helt nytt uppdrag som ska utformas.
C) Att en organisation testat ett koncept under en kortare tid/begränsad omfattning eller gjort en förstudie utan fondmedel innebär inte att den exkluderas enligt A.) eller B.). Det kan snarare uppfattas som att det finns anledning att tro att organisationen kommer vilja genomföra projektet långsiktigt för en senare implementering.
B) Vid innovationsprövningen bedömer fonden både relativa och absoluta aspekter. En idé som är helt nyskapande i Sverige kan sägas vara absolut innovativ medan om en ny organisation (eller delar av en organisation) vill testa en idé som
D) Implementering innebär för fonden att
projektverksamheten måste bli ordinarie verksamhet. För att säkra kvalitativt bra projekt är det därför en fördel om