Beställningar/ärendeanmälningar ska i så stor utsträckning som möjligt göras i IT-portalen. Alla kan lägga ett ärende i IT-portalen, men det är viktigt att man vet vilken form av ärenden som all personal kan skapa och vilken form av ärenden som måste ske av för verksamheten utsedd behörig beställare.
Listan på behöriga beställare av AD-konton, konton i Vo System och hårdvara uppdateras av IT-samordnare och distribueras till Serviceförvaltningen och dess IT/tele-support.
IT/Telesupport på Serviceförvaltningen ansvarar för nedanstående system och separata
beställningar för behörighet till dessa system görs i IT-portalen på beställningsmallar som finns under
”Användaradministration”
• AD
• Outlook / FirstClass
• Fjärrinloggning
• Medvind (Löneservice)
För externa utförare är det VoIT som beställer konton gällande AD och fjärrinloggning.
Vård-och omsorgsförvaltningen ansvarar för följande system och beställningar gällande dessa görs i IT-portalen på beställningsmallar under Vo System.
• Procapita
• LapsCare
• Phoniro
• LifeCare Mobil
• LifeCare Boende
• LifeCare Handläggare
• Flexite/Invit
• HSA
• Siths
• Prator
• Pascal.
4.1 Beställningar som enbart kan göras av behöriga beställare 4.1.1 Beställning Nytt konto i Vo verksamhetssystem
Beställare, behörig;
• Behörig beställare loggar in i IT-portalen och väljer mallen Nytt konto – Vo system under Vo System.
3
• På raden ämne där det står: ORDER; Nytt Konto (Vo system) – ange vilken personal det gäller
• Kryssa i aktuell ROLL för personen som kontot beställs åt. Finns inte aktuell titel, skriv titeln i rutan under ”Annan titel”
• Information om användaren:
Fyll i Personnummer, För- och efternamn, Resultatenhet, Avdelning/organisation, E-post, Telefonnummer och datornamn (om ni vet detta) samt Startdatum.
Är användaren Tillsvidareanställd, kryssa då i detta, annars ange slutdatum.
• Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail, med ett ärendenummer.
OBS! Gällande arbetsställe så ska anges vilken hemtjänstgrupp, boendegrupp, enhet etc som användaren tillhör så användaren läggs upp i rätt organisation och får rätt behörigheter.
Mottagare av beställning, VoIT;
• Ärendet inkommer i IT-portalen.
• Ärendet tilldelas en handläggare
• Handläggaren skapar konton i aktuellt/aktuella system som motsvarar behovet utifrån beställd ROLL. (Detta under förutsättning att användaren finns upplagd i AD och Medvind.)
• Handläggaren tilldelar behörigheter i aktuellt/aktuella system utifrån beställd roll och organisation användaren ska tillhöra. Därför viktigt att angiven organisation för användaren är korrekt.
• Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång.
Om beställningen avser konto för Sjuksköterska, Arbetsterapeut, Sjukgymnast/Fysioterapeut eller Biståndshandläggare:
• Handläggaren lägger upp användaren i HSA katalogen och skickar beställning gällande Siths-kort till Landstingets resurscentrum på Akademiska sjukhuset.
• Handläggaren skriver lösning på ärendet att Sithskort är beställt, samt bifogar filen ”Siths-kort är beställt – information”. Anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång.
Obs! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning.
4.1.2 Beställning Ändring av behörighet i Vo verksamhetssystem
Beställare, behörig;• Behörig beställare loggar in i IT-portalen och välj mallen Ändring av befintligt konto (Vo)
• På raden *Ämne, där det står ”CHANGE REQ; Ändring av konto, ange även namn på vilken person förändringen av behörighet avser.
• På beskrivning under information: skriv i löpande text och ange vilka förändringar som behövs, tex. Användaren har bytt organisation, användaren bytt roll etc.
• Tillgångsinformation: Bocka i vilka program förändringen behöver göras i.
• Information om användare, fyll i Personnummer, För-och efternamn, Datum för ändring, Resultatenhet, Avdelning/organisation, Användarnamn samt E-post
• Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail med ärendenummer Mottagare av beställning, VoIT;
• Ärendet inkommer i IT-portalen
• Ärendet tilldelas en handläggare
4
• Handläggaren går igenom aktuella system för rollen som användaren har och iordningställer behörigheterna i samtliga system som användaren har utifrån sin roll, där förändring behöver ske.
• Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång.
OBS! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning.
4.1.3 Beställning Avslut av befintligt konto i Vo verksamhetssystem
Beställare, behörig• Behörig beställare loggar in i IT-portalen och väljer mallen Avslut av befintligt konto (VO) under Vo System.
• På raden Ämne där det står: CHANGE REQ; Avslut av konto – ange vilken personal det gäller
• Kryssa i aktuell ROLL för personen som ska avslutas. Finns inte aktuell titel, skriv titeln i rutan under ”Annan titel”
• Information om användaren:
Fyll i Personnummer, För- och efternamn, Datum för ändring, Resultatenhet, Avdelning/organisation samt användarnamn.
• Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail, med ett ärendenummer.
Mottagare av beställning, VoIT;
• Ärendet inkommer i IT-portalen.
• Ärendet tilldelas en handläggare
• Handläggaren avslutar användaren i alla för titeln aktuella Vo-system. Därför viktigt att ange användarens titel i beställningen.
• Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång.
4.2 Beställningar som kan göras av alla användare
Följande beställningar får göras av samtliga användare av våra verksamhetssystem. Ska dock läggas i IT-portalen från en kommundator så att det kopplas till användarens jobbmail. Inga ärenden får läggas från privata mailadresser.
4.2.1 Beställning Nytt lösenord
Får beställas av samtliga användare för ett verksamhetssystem som användaren har konto i.
Användaren ska dock i första hand vända sig till någon av superanvändarna i sin grupp för att få hjälp med lösenord om det gäller Procapita, Phoniro eller LifeCareMobil. Om det inte finns någon
tillgänglig kan användaren istället lägga ett ärende i IT-portalen.
Beställare, kontoinnehavaren;
• Logga in i IT-portalen
• Välj mallen Nytt lösenord (VO) som finns under VO System
• Ange ditt namn i Namnfältet
• Ämne, på raden där det står CHANGE REQ; Nytt lösenord till (ANGE SYSTEM HÄR)… Skriv i vilken person som behöver nytt lösen om du beställer åt någon annan. Annars ange system
• Beskrivning: Skriv uppgifter av betydelse för beställningen i löpande text
• Bocka i vilket/vilka system du behöver nytt lösen i.
5
• Ange personnummer och användarnamn
• Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail med ett ärendenummer.
Mottagare av beställning, VoIT;
• Ärendet inkommer i IT-portalen.
• Ärendet tilldelas en handläggare
• Handläggaren skapar nytt lösen i aktuellt system
• Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång.
Obs! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning.
4.2.2 Beställning Åtgärd/hjälp i Vo verksamhetssystem
Beställare, kontoinnehavaren;• Logga in i IT-portalen
• Välj mallen Åtgärd/Hjälp VO system som finns under VO System
• Ange ditt namn i Namnfältet
• Ämne på raden där det står CHANGE REQ; Åtgärd i VO System (Ange system här)…ange vilket system du behöver hjälp i
• Beskrivning, under Information: Skriv uppgifter av betydelse för beställningen i löpande text
.
•
Spara beställningen och bekräftelse inkommer via mail med ett ärendenummer
Mottagare av beställning, VoIT;• Ärendet inkommer i IT-portalen.
• Ärendet tilldelas en handläggare
• Handläggaren löser ärendet, kontaktar beställaren vid behov via ärendet eller via telefon.
• Handläggaren skriver lösning på ärendet, anger att ärendet är löst och anger tidsåtgång.
Obs! Så snart handläggaren som handhar ärendet sparar en lösning i IT-portalen så skickas svarsmail till beställaren med information om ärendets lösning.
4.2.3 ÖVRIGT
Beställningar som inte åtgärdas av Vård-och omsorgsförvaltningens egen IT support är
• Beställningar gällande konton i AD, Outlook, Självservice samt Medvind vilka åtgärdas av Serviceförvaltningen.
• Beställningar gällande datorer, skrivare, telefoni etc vilka åtgärdas av Serviceförvaltningen
• Beställningar gällande konton i systemen Adato och Offentliga jobb vilka åtgärdas av HR
• Beställningar gällande konton i systemen Stratsys och Agresso vilka åtgärdas av Kommunledningskontoret