Checklista för uppföljning - Förberedelse för konkurrensprövning

4 Förberedelse för konkurrensprövning

6.2 Checklista för uppföljning

• Övergång mellan utförare - Utsedd ansvarig tjänsteman ansvarar för arbetet med övergång. Nämnden ska följa upp och utvärdera övergången.

• Den alternativa driften ska följas upp och utvärderas utifrån kraven i anbudsunderlaget. Om verksamheten inte utvecklas på ett sätt som överensstämmer med upphandlingen och övriga förutsättningar ska åtgärder omedelbart vidtas.

7 Särskilt om egenregianbud

I Varbergs kommun kan egenregianbud inte lämnas.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 10 (29)

7. Måluppföljning Varberg direkt

Dnr: SVN 2017/0064 Handläggare: John Nilsson

Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott 2018-04-13.

Svn au § 28 Dnr SVN 2017/0064

Måluppföljning Varberg direkt Beslut

Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta

1. anta förvaltningens förslag till nyckeltal för uppföljning av Varberg direkt enligt bifogad rapport.

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Beskrivning av ärendet

Under flera år har mätningen Kommunkompassen som SKL genomför visat att Varbergs kommun har lägre resultat än många andra kommuner vad gäller

brukarorientering och tillgänglighet. Mätningen Kommunens kvalitet i korthet har också under flera år visat att endast en tredjedel av de personer som ringer till kommunen direkt får svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar e-post får svar inom två arbetsdagar.

Syftet med Varberg direkt är att öka tillgängligheten till kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer. Kommunen vill öka kundnöjdheten, frigöra tid på fackförvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag, skapa öppenhet och enkelhet, ha ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet för alla brukare samt få en ökad kommunikation och återkoppling i de ärenden som hanteras.

I projektplanen för införandet av den kommungemensamma kundservicen, angavs effektmål (nyckeltal) för att följa verksamheten och säkerställa att syftet med verksamheten uppnås. Dessa nyckeltal behöver i viss mån revideras och förtydligas.

Beslutsunderlag

Serviceförvaltningens beslutsförslag den 6 april 13, 2018.

Rapport Projektplan 1.6

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 11 (29)

Övervägande

De effektmål med nyckeltal som sattes upp för Varberg direkt i projektplanen behöver revideras då de är diffusa och svåra att avgöra när de är uppnådda. Förslag på förtydligade nyckeltal att uppnå för att uppfylla syftet med Varberg direkt är följande:

- Besvara 80% av inkomna samtal år ett, 85% år två och 90% år tre - Lösa 50% av inkomna ärenden i Varberg direkt under år ett, 60% år två

och 70% år tre.

- En kundnöjdhet (NKI) på 65 år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod.

- Genomsnittlig kötid för ärenden på telefon skall vara max 2 minuter inom en treårsperiod.

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Protokollsutdrag: Enhetschef Varberg direkt

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 12 (29)

Dnr: SVN 2017/0064-3 Handläggare: John Nilsson

Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden 2018-04-06

Måluppföljning Varberg direkt Förslag till beslut

Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta

1. anta förvaltningens förslag till nyckeltal för uppföljning av Varberg direkt enligt bifogad rapport.

Beskrivning av ärendet

Under flera år har mätningen Kommunkompassen som SKL genomför visat att Varbergs kommun har lägre resultat än många andra kommuner vad gäller

Beslutsunderlag

Rapport arbetsutskottet Projektplan 1.6

Övervägande

- Besvara 80% av inkomna samtal år ett, 85% år två och 90% år tre

- Lösa 50% av inkomna ärenden i Varberg direkt under år ett, 60% år två och

70% år tre.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 13 (29)

- En kundnöjdhet (NKI) på 65 år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod.

- Genomsnittlig kötid för ärenden på telefon skall vara max 2 minuter inom en treårsperiod.

Serviceförvaltningen

John Nilsson Daniel Leon

T f förvaltningschef Enhetschef

Protokollsutdrag

PM 1 (5) Dnr:

Serviceförvaltning

Daniel Leon, 0340-69 91 93

POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER. E-POSTADRESS

Varbergs kommun Norrgatan 25 0340-880 00 212000-1249 svn@varberg.se

Serviceförvaltning TELEFAX WEBBPLATS

432 41 Varberg 0340-69 70 46 www.varberg.se

Rapport Varberg direkt de två första månaderna

1. Bakgrund och syfte

Vision 2025 säger att Varberg skall utvecklas till Västkustens kreativa

mittpunkt. Verksamhetsidén säger att ”Vi skall förenkla människors vardag och inspirera dem att nå sina drömmar”.

Kommunikation och återkoppling med invånare, besökare och näringsidkare i Varbergs kommun kan förenklas och utvecklas. Ett sätt är att erbjuda en väg in i kommunen genom en kommungemensam kundservice.

Under flera år har mätningen Kommunkompassen som SKL genomför visat att Varbergs kommun har lägre resultat än många andra kommuner vad gäller brukarorientering och tillgänglighet. Mätningen Kommunens kvalitet i korthet har också under flera år visat att endast en tredjedel av de personer som ringer till kommunen direkt får svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar e-post får svar inom två arbetsdagar.

En förstudie för en kommungemensam kundservice genomfördes under 2014.

Slutsatsen i förstudien är att förutsättningarna för ett lyckat införandeprojekt kring en kommungemensam kundservice är goda. Det finns mycket erfarenhet från andra kommuner som togs in i projektet. Varberg har dessutom infört många e-tjänster, vilket är en styrka. Det finns mycket kompetens på förvaltningarna att ta tillvara.

Företagsnamn Kontaktperson Adress

PostnrOrt

2 (5) Dnr:

2. Syfte

Syftet med Varberg direkt är att öka tillgängligheten till kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer. Kommunen vill genom Varberg direkt öka kundnöjdheten, frigöra tid på fackförvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag, skapa öppenhet och enkelhet, ha ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet för alla brukare samt få en ökad kommunikation och återkoppling i de ärenden som hanteras.

3. Mål

3.1. Effektmål Effektmål och nytta

Efter genomfört projekt har vi skapat förutsättningar för:

Invånarnytta

• Förenklat människors vardag. Det är enkelt att ta kontakt med kommunen oavsett kontaktväg och oavsett tid på dygnet.

• En ingång till kommunens samtliga verksamheter med samma öppettider.

• Snabbare och enklare handläggning av enkla ärenden.

• Hantering av flera typer av ärenden vid samma kontakt.

• Varbergs kommun är öppen, tillgänglig och ger snabba svar.

• Bemötandet är professionellt, korrekt och rättssäkert oavsett fråga

• En kulturförändring för ett ökat värdskap

• Ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka ”utifrån och in”.

• Ett paradigmskifte med ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka ”utifrån och in”.

• En mötesplats som inspirerar till kreativa möten.

Verksamhetsnytta

• Minskade samtal direkt till förvaltningarna sparar tid.

• Avlasta handläggare/specialister så att de får möjlighet att jobba effektivt.

• Frigöra tid på förvaltningarna för verksamhetsutveckling. Alla ärenden loggas, följs upp och återrapporteras till förvaltningarna och utgör grund för nya förbättringsförslag, exempelvis utveckling av befintliga och nya e-tjänster.

• En samlad plats för service och rådgivning för nyttjande av e-tjänster.

3 (5) Dnr:

3.2. Mätbara mål

• Besvara 80% av inkomna samtal år ett, 85% år två och 90% år tre

• Lösa 50% av de ärenden som kommer in till Varberg direkt under år ett, 60% år två och 70% år tre.

• En kundnöjdhet (NKI) på 65 år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod.

• Genomsnittlig kötid för ärenden på telefon skall vara max 2 minuter

inom en treårsperiod.

4 (5) Dnr:

4. De två första månaderna 4.1. Utfall

Sedan starten den 1 februari till och med den 31 mars har Varberg direkt mottagit 16 418 inkommande samtal. Av de så har vi tappat 397st samtal (2,6%). Vi har haft en genomsnittlig kötid på 25 sekunder under våra två första månader.

Vi har själva hanterat 3 997st samtal (24%) och kopplat vidare 12 033st samtal (73%).

Av de samtal som vi kopplat vidare till förvaltningarna är de flesta där kunden önskar prata med namngiven person eller enhet. Enheten kan vara specifik skola, bygglovsgruppen SBK, biståndshandläggare Socialförvaltningen mm. Vi har även ett stort antal medarbetare inom kommunen som kontaktar oss för att bli kopplade till personer eller olika avdelningar.

Fördelningen per knappval är enligt följande:

Allmänna 4 628st (29%)

Barn och utbildning 2 327st (15%) Bygga, bo, miljö och gata 3 275st (20%) Kultur och fritid 920st (6%) Social och omsorg 4 870st (30%)

5. Analys

När det gäller tillgänglighet på Varberg direkt under de två första månaderna ligger vi i dagsläget mycket väl till. Det som bidrar till detta är främst att vi har ärvt det ”gamla” växeltelefonnumret vilket innebär att vi har även ärvt samma kundkrets som kontaktar kommunen för att bli vidarekopplad. Vi har även en stor del samtal från medarbetare i kommunen som använder oss som

använder oss som växel. Den här typen av samtal är relativt korta vilket gör att vi har stor kapacitet att ta emot nya samtal.

Skillnaden mellan antal ärenden per svarsgrupp förutom att vi ärvt kommunens växelnummer består i dels hur förvaltningarna valt att

kommunicera kontaktuppgifter på varberg.se, vilka uppgifter som förts över till Varberg direkt samt kontaktuppgifter i utskick till kunder.

Orsaken till att många ärende kommer in till Social och omsorg är för att vi hanterar en stormängd samtal från kunder som önskar bli kopplade till

namngiven handläggare eller någon typ av biståndshandläggare. Dessa samtal hanterades tidigare av kommunens växel.

Kultur och Fritids låga inflöde beror bland annat på att denna kundkrets ej är vana att ringa kommunens växel i ärenden kring exempelvis att boka en idrottshall eller frågor till biblioteken. Vi har även valt att vänta med att ändra kontaktuppgifterna på varberg.se till Varberg direkt. Anledningen är att de

5 (5) Dnr:

flesta anläggningarna och biblioteken har längre öppettider än Varberg direkt och vi har idag inte en teknisk lösning på att styra samtalen utefter klockslag.

Vi genomför just nu ett test med biblioteken där vi svarar på deras samtal de tider som Varberg direkt har öppet medan biblioteken är stängda.

Lösningsgraden där kunder får hjälp av Varberg direkt i första kontakten ligger lägre än målet. Detta beror även detta främst på att vi har ärvt kommunens ”gamla” växelnummer och valt att ej göra en stor

marknadsföringsinsats för att informera om vad Varberg direkt är för något och vad vi kan utföra. Kundens förväntan är fortsatt att vi är en växel vilket karaktäriseras av ärende där kunden vill bli kopplad vidare till person eller enhet. Förutom marknadsföring behöver vi fastställa

leveransöverenskommelserna mellan förvaltningar och Varberg direkt.

Leveransöverenskommelserna kommer tydliggöra vad vi i Varberg direkt kommer kunna hjälpa till med och hur vi ska göra detta.

Kundnöjdheten går i dagsläget ej att fastställa då vi inte mäter den ännu. En process har startats för att köpa in ett system som möjliggör mätning av kundens upplevelse av kontakten med Varberg direkt. Vår egna upplevelse är att när vi väl kan hjälpa kunderna så blir de även generellt nöjda då det överträffar kundens förväntan. Vår ambition är att implementera kundundersökningen så snart som möjligt dock senast efter sommarsemestern.

Serviceförvaltningen

Daniel Leon

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

1 (20) Startdatum: 2016-01-01

Beställare: Kommundirektör, förvaltningschefer

Beställarombud: Henrik Lundahl, kanslichef Projektledare: Kajsa Jeppsson, Serviceförvaltningen

Projektplan – Kommungemensam kundservice

Innehållsförteckning

1. Bakgrund och syfte ... 3

Syfte ... 3

2. Mål ... 4

2.1. Projektmål ... 4

2.2. Effektmål... 4

3. Avgränsningar ... 5

4. Förutsättningar - sammanfattning ... 6

4.1. Tidsram ... 6

4.2. Ram för personella resurser ... 6

4.3. Total budget ... 6

4.4. Finansiering ... 7

4.5. Organisatoriska förutsättningar... 7

4.6. Övriga förutsättningar ... 9

5. Prioritetstriangeln ... 10

6. Översiktlig aktivitetsplan ... 10

7. Projektorganisation ... 14

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

2 (20)

8.1. Kontaktpersoner ... 16

8.2. Mötesrutiner ... 16

8.3. Projektdokumentation ... 16

8.4. Kommunikationsplan ... 16

9. Leverans och överlämning vid projektslut ... 16

9.1. Leverans till beställaren ... 16

9.2. Överlämning till ordinarie verksamhet ... 16

10. Tidsplan ... 17

10.1. Grindar och beslutspunkter ... 17

11. Resursplanering ... 17

11.1. Projektbudget ... 17

11.2. Personella resurser ... 18

11.3. Övriga resurser ... 18

12. Riskanalys ... 18

12.1. Sammanfattning ... 18

12.2. Riskanalys ... 19

13. Möjlighetsanalys ... 19

14. Övrigt ... 19

15. Bilagor ... 19

16. Fastställande ... 20

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

3 (20)

1. Bakgrund och syfte

Vision 2025 säger att Varberg skall utvecklas till Västkustens kreativa mittpunkt. Verksamhetsidén säger att ”Vi skall förenkla människors vardag och inspirera dem att nå sina drömmar”.

Kommunikation och återkoppling med invånare, besökare och näringsidkare i Varbergs kommun kan förenklas och utvecklas. Ett sätt är att erbjuda en väg in i kommunen genom en kommungemensam kundservice.

Kommunkompassen, SKLs verktyg för utvärdering och analys av kommunens sätt att arbete visar att Varbergs kommun får lägre poäng när det gäller

brukarorientering och tillgänglighet än flera andra kommuner. Kommunens Kvalitet i Korthet visar att drygt en tredjedel av de personer som ringer får direkt svar på sin fråga samt att 80 % av de som skickar en e-post får svar inom två arbetsdagar. Genom etablering av en kommungemensam

kundservice förbättras denna siffra avsevärt.

En förstudie för en kommungemensam kundservice genomfördes under 2014.

Slutsatsen i förstudien är att förutsättningarna för ett lyckat införandeprojekt kring en kommungemensam kundservice är goda. Det finns mycket erfarenhet från andra kommuner att ta in i projektet. Varberg har dessutom infört många e-tjänster, vilket är en styrka. Det finns mycket kompetens på förvaltningarna att ta tillvara.

Samtliga nämnder har fått lämna synpunkter och kommunfullmäktige fattade beslut i september 2015 att fortsätta med att i första hand göra ett

Projektdirektiv och därefter en projektplan. I projektplanen besvaras frågor och synpunkter från remissrundan.

Syfte

Det vi vill uppnå genom att förvekliga en kommungemensam kundservice är att:

• Förenkla vardagen för dom vi finns till för – invånare, företag, organisationer, besökare och media. Service skall ske på lika villkor.

• Öka tillgängligheten för kommunens verksamhet genom den kanal som invånarna väljer.

• Öka kundnöjdheten

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

4 (20)

• Frigöra tid på förvaltningarna så att de kan fokusera på sitt huvuduppdrag.

• Öppenhet och enkelhet - en väg in i kommunen oavsett kontaktväg.

• Ett gemensamt förhållningssätt och ökad rättssäkerhet.

• En ökad kommunikation och återkoppling.

• En kreativ mötesplats för utveckling i Varbergs kommun.

• Förstärka Varberg kommuns varumärke

2. Mål

2.1. Projektmål

Varbergs kommuns kundservice slår upp portarna för en väg in i kommunen.

Projekttiden är uppskattad till cirka ett år. Lansering kommer att ske då verksamheten är på plats och kundservice har bemannats med personal som kan hantera ärenden som förvaltningarna har lagt i Kundservice och som kunderna behöver hjälp med. Detta torde bli under den första halvan av 2017.

Det innebär:

• Ändamålsenlig och tillgänglig lokal som bemannas på dagtid.

• Personal med rätt kompetens som är organiserade optimalt och som har stöd i rutiner för hur de skall arbeta.

• Teknik och systemstöd på plats, exempelvis ett nytt ärendehanteringssystem och checklistor.

• Leveransöverenskommelser/avtal med förvaltningarna. Utgår från ROSA-metoden.

• Fastställa budget och finansieringsmodell för driften av kundservice, både på kort och lång sikt.

• En extern lansering av kundservice

2.2. Effektmål Effektmål och nytta

Efter genomfört projekt har vi skapat förutsättningar för:

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

5 (20)

Invånarnytta

• Förenklat människors vardag. Det är enkelt att ta kontakt med kommunen oavsett kontaktväg och oavsett tid på dygnet.

• En ingång till kommunens samtliga verksamheter med samma öppettider.

• Snabbare och enklare handläggning av enkla ärenden.

• Hantering av flera typer av ärenden vid samma kontakt.

• Varbergs kommun är öppen, tillgänglig och ger snabba svar.

• Bemötandet är professionellt, korrekt och rättssäkert oavsett fråga

• En kulturförändring för ett ökat värdskap

• Ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka ”utifrån och in”.

• Ett paradigmskifte med ett kundorienterat förhållningssätt som fokuserar på att tänka ”utifrån och in”.

• En mötesplats som inspirerar till kreativa möten.

Verksamhetsnytta

• Minskade samtal direkt till förvaltningarna sparar tid.

• Avlasta handläggare/specialister så att de får möjlighet att jobba effektivt.

• Frigöra tid på förvaltningarna för verksamhetsutveckling. Alla ärenden loggas, följs upp och återrapporteras till förvaltningarna och utgör grund för nya förbättringsförslag, exempelvis utveckling av befintliga och nya e-tjänster.

• En samlad plats för service och rådgivning för nyttjande av e-tjänster.

Mätbart mål

• Besvara 85-90 % av inkomna samtal.

• Lösa 70 % av avtalade ärenden direkt i Kundservice.

• En kundnöjdhet (NKI) på 65 direkt år ett med strävan att nå NKI 70 inom en tvåårsperiod.

• Kötid skall vara max 2 minuter

• Antalet inkomna samtal skall minska med 20 % på två år

3. Avgränsningar

• Verksamhetsutbildning per ärende tas fram av respektive förvaltning

som även ansvara för att genomföra utbildningen.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

6 (20)

• Förvaltningarna ansvarar för förändring av förvaltningarnas processer och anpassning av egen organisation.

• Projektet avser inte att lösa eller ge förslag till lösning gällande organisatoriska konsekvenser av förändringen som kan uppstå på förvaltningarna, ex eventuell övertalighet pga. införande av en kommungemensam kundservice.

• Förvaltningarna ansvarar för information, kommunikation och förankring i den egna organisationen.

• Kommunala bolag ingår inte i en kommungemensam kundservice.

4. Förutsättningar - sammanfattning

4.1. Tidsram

Projekttid för införandeprojektet beräknas till ett år.

4.2. Ram för personella resurser

Beställare är samtliga förvaltningschefer samt kommundirektör.

Beställarombud är kanslichefen, KLF, Henrik Lundahl.

Projektgrupp och projektledare Styrgrupp

Referensgrupp Externa resurser

4.3. Total budget

Projektbudgeten för införandeprojektet är beräknad till 5,5 miljoner. Budgeten inkluderar personal, systemstöd, utbildning och lokaler. Detaljer specificeras i bilaga 2.

Det finns en estimerad driftsbudget. Budgeten är baserad på 13 medarbetare

samt en chef. Antalet medarbetare kan komma att justeras beroende på vad

leveransöverenskommelserna med förvaltningarna fastställer. Erfarenheter

från andra kommuner i Varbergs storlek visar att en kommungemensam

kundservice varierar mellan 13-18 medarbetare. En driftbudget för en

kundservice är beräknad till mellan 8-11 miljoner per år.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

7 (20)

4.4. Finansiering

Att införa en kommungemensam kundservice innebär förändrat arbetssätt, kvalitetshöjning och ambitionshöjning på den service som ges. Det innebär att det inledningsvis kommer att krävas resurser för att förbereda och starta upp verksamheten. Uppstartskostnaderna för kundservice som innefattar bland annat projektledning, upphandling av systemstöd, rekrytering och utbildning av medarbetare samt utrustning finansieras genom kommunstyrelsens

ofördelade medel. Ombyggnation och iordningställande av lokal finansieras av medel från servicenämnden.

Förvaltningarna bidrar med resurser i form av tid genom följande aktiviteter:

• Deltar aktivt i projektgrupp och styrgrupp.

• Genomför och dokumenterar med hjälp av ROSA-metoden samtliga ärenden som är aktuella för kundservice.

• Planerar och genomför verksamhetsutbildning för relevant personal på kundservice.

• Uppdatera kunskapsbanken med information och checklistor utifrån leveransöverenskommelsen.

• Ansvara för kommunikation och information mellan förvaltningen och kundservice.

• Ansvarar för eventuell omställning av egen personal.

En kommungemensam kundservice är prioriterad och därför avsätts en rambudget för att centralt finansiera verksamheten i drift de första tre åren.

Ramen kan finansieras både genom nya pengar och att nämnderna bidrar utifrån en viss procentsats. Vilken fördelningsmodell som blir aktuell utreds i projektet.

4.5. Organisatoriska förutsättningar För att lyckas med uppdraget förutsätts följande:

Kommunledningens ansvar

Starkt stöd från politik och kommunledning. Styrgruppen har regelbundna

möten med projektledaren så att projektet utvecklas i önskvärd takt. Tid för

möten måste vara prioriterat. Styrgruppen har beslutsrätt.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

8 (20)

Projektet ska förses med den information, den kompetens och de resurser som behövs för att nå projektets mål.

Förvaltningarnas ansvar

Samtliga förvaltningar ingår i en kommungemensam kundservice. Vilka ärenden inom respektive förvaltning som skall ingå med större eller mindre del avgörs genom den så kallade ROSA-metoden.

Projektet ska vara prioriterat i verksamheterna. Det innebär att förvaltningarna finns representerade med resurspersoner i projektgrupper och i

projektaktiviteter under införandefasen. Personerna skall ha mandat och möjlighet att företräda sin förvaltning utifrån de frågor som kommer upp.

Samtliga verksamheter inom Varbergs kommun ser över och dokumenterar sina rutiner, processer och leveranser för att möjliggöra en smidig

överlämning av arbetsuppgifter enl. ROSA-metoden. Förvaltningarna ansvar dessutom för att informationen på www.varberg.se är aktuell och relevant.

ROSA-metoden

ROSA (Rationell Organisering av ServiceAdministrationen) är en metod för att kartlägga, analysera och utveckla organisationens medborgarorienterade dialog och tjänster. ROSA används för att beskriva innehållet i ett ärende och vilka delar av ett ärende som kan flyttas till en kundservice. Metoden är ett verktyg i förändringsarbete som syftar till att förbättra och öka tillgängligheten till servicen, kvalitetssäkra processer och effektivisera administrationen.

I ROSA-metoden lyfts kundperspektivet fram. Kundens frågor och ärenden analyseras. Tillgänglighet, kundnytta och nytta för organisationen värderas över funktionella gränser. Metoden är utvecklad för att definiera och utveckla den information och de tjänster som allmänheten ska kunna erbjudas i

kundservice.

Modellen utgår ifrån att alla frågor och/eller ärenden som kommer in till en kommun, går att klassa inom följande grupper:

1. Information/upplysning 2. Vägledning/rådgivning 3. Administrativa förberedelser 4. Rutin- och regelstyrda beslut

5. Verksamhetsspecifika förberedelser (utredningar)

6. Värderande handläggning

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

9 (20)

7. Ledning

8. Politisk styrning

Erfarenheterna visar att upp till 80 procent av alla inkommande frågor, går att klassa grupperna 1-4. De kan med fördel hanteras i en kundservice. Denna typ av tjänster passar också oftast bra att digitalisera.

Information och kommunikation

Projektet kommuniceras löpande internt för att säkra förankring. Detta ansvar ligger både på kommunledningen och på förvaltningarna. Förvaltningarna ansvarar för information och kommunikation om mål och effekter för den egna förvaltningen. Kommunikation i projektet beskrivs utförligare under kapitel 8.

Organisationstillhörighet

En kommungemensam kundservice är organiserad under serviceförvaltningen.

4.6. Övriga förutsättningar Lokaler och fysiskt hemvist

Den tilltänkta lokalen är serviceförvaltningens kundservice samt

omkringliggande ytor. Lokalen är väl känd av invånarna och har en central placering nära allmänna kommunikationer.

Utrustning

Utrustning som krävs avhandlas i delprojekt teknik samt i delprojekt lokal.

Externa resurser

Externa resurser kommer att tillkallas vid behov och utifrån de finansiella

ramar som är uppsatta.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

10 (20)

5. Prioritetstriangeln

Placera den svarta cirkeln på rätt plats i prioritetstriangeln. Cirkelns placering visar vad som är mest styrande i projektet, resultat, kalendertid eller resurser.

6. Översiktlig aktivitetsplan

Införandeprojektets aktiviteter

Analys av befintliga ingångar till Varbergs kommun:

Målet är en ingång till Varbergs kommun. Idag finns flera ingångar till olika verksamheter. Dessa ska identifieras, analyseras och utvärderas. Projektet kommer att ge förslag hur dessa ingångar ska hanteras i framtiden. Exempel på nuvarande ingångar är Marknad Varberg och socialförvaltningens samt stadsbyggnadskontorets kundtjänst.

Fastställande av startdatum

Lanseringsdatum kommer att fastställas.

Organisation av projektarbetets olika delar och grupper.

Resurspersoner och delprojektledare ska utses. Projektet kommer omgående att fastställa en tidplan med mötestider för styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp. Möten med förvaltningarna skall också genomföras tidigt i projektet.

Kalendertid

Resurser pengar, antal, arbetstid

Resultat funktion, kvalitet

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

11 (20)

Processkartläggning för överlämnande av ärenden till kundservice Beskrivning av arbetssätt, organisation och styrning av kontakter till kundservice skall göras.

Definiera och fastställa finansieringsmodell

En finansieringsmodell som bygger på projektdirektivet definieras och tydliggörs i projektet. Styrgruppen/politiken fattar beslutet.

Kommunikation

Kommunikationsplan för intern och extern kommunikation tas fram. En analys av extern och intern webb för att säkra att kommunikationen är ändamålsenlig.

En uppdatering av www.varberg.se ska också göras. Detta för att informationen från kommunen skall vara likvärdig oavsett kanal.

Riskanalys

Riskanalysen från förstudien kommer att uppdateras och revideras med förslag på åtgärder.

Rättslig analys

Vissa arbetsuppgifter i kundservice innebär att personal måste kunna bereda sig tillgång till andra myndigheters (nämnders) verksamhetssystem. Beroende på arbetsuppgifternas art kan även sekretessbehandlade uppgifter/handlingar behöva hanteras av personal på kundservice. ROSA-metoden avgör nivån på arbetsuppgifterna. En juridisk och rättslig analys behöver säkra att detta sker på ett rättssäkert sätt. Erfarenheter från andra kommuner kommer att

tillvaratas.

Prioritering av aktiviteter

Identifiering och prioritering av aktiviteter som kan genomföras utan att förvaltningarna behöver ta till resurser. Exempel: benchmarking med andra kommuner, framtagande av mallar, upphandlingsunderlag för

ärendehanteringssystem, underlag för leveransöverenskommelser mm.

Verksamhetsplanering i drift

En verksamhetsplan för en kundservice i drift skall tas fram och överlämnas

vid projektavslut.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

12 (20)

Externa resurser

Extern kompetens kan komma att köpas in. Det kan gälla samtliga delprojekt och huvudprojekt. Erfarenhetsutbyte med andra kommuner som har genomfört en liknande process för att effektivisera införandeprojektet kommer att nyttjas.

Inom de olika delprojekten:

Delprojekt verksamhet

ROSA-metoden

Genomförande av ROSA-metoden på samtliga förvaltningar för att klargöra och fastställa vilka ärenden som skall flyttas över helt eller delvis från förvaltningarna till kundservice. ROSA-metoden genomförs av en utbildad processledare. Resurser från förvaltningarna kommer att nyttjas.

Avtal

Leveransöverenskommelse mellan förvaltningarna och kundservice skall tas fram, beslutas och skrivas under. I dessa ingår tidplan, vilka ärenden som skall ingå och vad som är kundservice uppdrag. Här tydliggörs också vilka

verksamhetssystem som skall finnas tillgängliga i kundservice samt hur utbildningar skall genomföras.

Identifiera potentiella nya e-tjänster utifrån ROSA-analysen

I samband med ROSA-analysen är det möjligt att identifera lämpliga e-tjänster. Dessa förslag lämnas över till förvaltningarna för ev utveckling.

Upphandling av mätsystem

För att kunna mäta effektmålen så behöver ett mätsystem upphandlas. Flera kommuner använder sig av Bright generator. Projektet beslutar om lämplig metod.

Delprojekt teknik

Fastställa teknikbehov

I en kommungemensam kundservice krävs omfattande teknik. Medarbetarna

kommer att ha tillgång till många verksamhetssystem för att kunna lösa

invånarnas behov. Utöver detta tillkommer ett ärendehanteringssystem,

www.varberg.se samt ett telefonisystem. Projektet får utvisa vilka tekniska

behov som finns för att klara kraven i leveransöverenskommelserna.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

13 (20)

Kommunikationsytan kommer också att utrustas med teknik för att erbjuda invånarna en möjlighet till självbetjäning.

Upphandling av ärendehanteringssystem

Ett ärendehanteringssystem är nödvändigt för att klara av att nå effektmålen samt lösa leveransöverenkommelserna. Vilka krav som bör ställas kan vi ta hjälp av genom andra kommuner som upphandlat likvärdiga produkter.

Upphandling görs genom upphandlingsenheten.

Tillgängliggörande av verksamhetssystem

De verksamhetssystem som krävs från respektive förvaltning skall tillgängliggöras för kundservice. Förvaltningarna ansvarar för att medarbetarna i kundservice utbildas i systemen.

Alla system, utbildning och fysisk utrustning skall vara på plats vid uppstart.

Delprojekt personal

Rekrytering av ledning

Ledningsfunktion skall rekryteras utifrån en kravspecifikation som tas fram under projekttiden. Ledningsfunktionen blir sedan delaktig i projektet och är med och formar organisationsstruktur och deltar i rekrytering av

medarbetarna.

Rekrytering av medarbetare

Rätt personal med rätt kompetens och förmågor är en förutsättning för att kundservice skall nå sina mål. Kravprofil och kompetenskrav utgår från de leveransöverenskommelser som upprättas samt erfarenheter från andra

kommuner. Rekrytering sker i första hand internt men om inte kraven uppfylls så sker rekryteringen även externt. Facklig samverkan är en självklar del i detta.

Utbildning

Medarbetarna på kundservice skall utbildas för att klara kraven i leveransöverenskommelserna. En individuell utbildningsplan görs.

Utbildningen är av både central och förvaltningsmässig karaktär.

Förvaltningarna ansvarar för att utbilda i sina delar avseende sakkunskap,

lagkrav och egna verksamhetssystem. De centrala delarna är t.ex. värdskap,

säkerhet, sekretess, det centrala ärendehanteringssystemet samt kommunens

telefonisystem. En grundutbildning skall vara genomförd innan uppstart.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

14 (20)

Delprojekt lokal

Den tilltänkta lokalen är serviceförvaltningens kundservice samt

omkringliggande ytor. Lokalen är väl känd av invånarna och har en central placering nära allmänna kommunikationer. Lokalen behöver därefter anpassas efter en kommungemensam kundservice. Anpassningen görs utifrån de

målgrupper som blir aktuella. Anpassningen ska ta hänsyn till säkerhet, hot och våld samt de tillgänglighetsregler som finns.

7. Projektorganisation

Projektgrupp ( personer från delprojekten)

Delprojekt verksamhet Delprojekt teknik Delprojekt personal Delprojekt lokal

Stödfunktioner grupper som berörs av KS)

Externt projektstöd

Kvalitetssäkring

Facklig samverkan

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

15 (20)

7.1. Beställare

Kommundirektör och samtliga förvaltningschefer är beställare.

Beställarombud: Kanslichef KLF, Henrik Lundahl

7.2. Projektledare

Exempel på beslut som fattas här är val av ärendehanteringssystem, tidsavvikelser m m.

7.4. Projektgrupp

Kajsa Jeppsson – delprojekt verksamhet

Linnea Malmkvist – delprojekt teknik/systemlösning TBD – delprojekt personal

Annika Millegård – delprojekt lokal Kommunikatör – extern resurs

7.5. 7.6. Referensgrupp

Representanter från potentiella målgrupper och intressenter ex. näringsliv,

besökare, handikappråd, pensionärsråd, migrationsverket, kommunala

bolagen. Denna grupp kan komma att träffas vid behov antingen som grupp

eller individuellt.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

16 (20)

8. Kommunikation

Kommunikationen är central för att skapa delaktighet, legitimitet och visa på progress för de intressenter som en kommungemensam kundservice har.

8.1. Kontaktpersoner

Se under projektorganisation samt styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp.

8.2. Mötesrutiner

Se under respektive grupp. Styrgrupp, projektgrupp och referensgrupp

8.3. Projektdokumentation

All dokumentation för projektet finns samlad i det elektroniska

projektrummet. En administrativ resurs behöver kopplas till projektet.

8.4. Kommunikationsplan

En övergripande intern och extern kommunikationsplan med FAQ skall upprättas. Planen kommer att följa Varbergs kommuns övergripande kommunikationsstrategi. En kommunikationsresurs kopplas till projektet.

Leverans och överlämning vid projektslut

8.5. Leverans till beställaren

En driftsatt kommungemensam kundservice enligt projektplan samt en slutrapport som redovisar projektets olika faser.

8.6. Överlämning till ordinarie verksamhet

Efter införandeprojektet skall till beställaren leverera till serviceförvaltningen:

• En ändamålsenlig och tillgänglig lokal som bemannas på dagtid.

• En personalgrupp med rätt grundkompetens som är organiserade optimalt och som har stöd i rutiner för hur de skall arbeta.

• Teknik och systemstöd är på plats, exempelvis ett nytt

ärendehanteringssystem.

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

17 (20)

• Leveransöverenskommelser/avtal med samtliga förvaltningar är upprättade och påskrivna.

• Budget och finansieringsmodell för driften av kundservice både på kort och lång sikt är fastställd.

9. Tidsplan

Tidplanen finns bifogad som bilaga nr 3

9.1. Grindar och beslutspunkter

10. Resursplanering

10.1. Projektbudget

Projekt

Drift

år 1-3 Kommentar

Personal och rekrytering

370 8000 14 personer inkl ledning

Utbildning

535 200

Kvalitetshöjning

2000

Systemstöd

550 400 Nytt verksamhetssystem

G1 G2 G3 G4 G5 G6

Projektdirektiv

Projektplan

Budget och finansiering

Startdatum

Rekrytering av chef

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

18 (20)

Teknisk utrustning

500 200

Lokal

1700 400

Projektpengar övergång

500 500

År 1 o 2: ev omställningar, dubbelarbete etc

Övrigt

2050 100 Lansering, externt stöd, projektledning.

Summa

6205 11 800

En fullständig budget finns i bilaga 2.

10.2. Personella resurser

Se under projektorganisation samt organisatoriska förutsättningar.

10.3. Övriga resurser

Externa resurser i form av expertkompetens och externa lokaler kan komma att nyttjas. Resurser för detta finns i budget.

11. Riskanalys

11.1. Sammanfattning

En riskanalys är gjord i samband med förstudien sommaren 2014. Den behöver uppdateras och revideras. Det har i remissvaren från förvaltningarna kommit in flera invändningar på riskanalysen och det tar vi på allvar.

En uppdaterad riskanalys uppdelad på de olika delprojekten kommer att tas fram. I den kommer även åtgärdsförslag att finnas.

I den befintliga riskanalysen så finner vi störst risk för att:

• Brist på samstämmighet/stöd politiskt: Detta är ej aktuellt då starkt stöd finns.

• Byte av nämndordförande: Ej aktuellt.

• Bemanning – rekrytering/överflytt (kan bli fel personer): Aktuell.

• Brist på personella resurser i förvaltningarna: Aktuell

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

19 (20)

• Omfördelning av medel i ramarna: Ej aktuellt

• Projekt Miljösmart kommunikation kommer inte igång i tid: Ej aktuell

• Belastning av befintlig, central kommunikationsenhet påverkar kommunikationen kring projektet negativt: Aktuellt

11.2. Riskanalys

Riskanalysen från förstudien biläggs för kännedom, se bilaga 1.

12. Möjlighetsanalys

En kommungemensam kundservice förenklar för invånare, företag och organisationer. Det blir en ingång till Varbergs kommun där de kan få information, utföra ärenden och få service. Genom en kommungemensam kundservice blir Varbergs kommun enklare och effektivare i kontakten med omvärlden. Den bidrar också till att bilden av Varberg blir tydligare.

För förvaltningarna och för hela organisationen i Varbergs kommun blir möjligheterna större att uppfylla sitt uppdrag att ge god service oavsett vilken ingång invånarna väljer, telefoni, besök eller webb.

En kommungemensam kundservice som hanterar generella frågor och

vägledning samt rutinstödd handledning (nivå 1-4 i ROSA-metoden) avlastar de kommunala verksamheterna som istället kan ägna sig åt specialistuppgifter.

13. Övrigt

På grund av den rådande flyktingsituationen så påverkas resursfördelningen i Varbergs kommun. Vissa förvaltningar påverkas mer än andra, vilket kan påverka resursfördelningen i projektets olika delar. Det blir då extra viktigt att effektivisera införandeprocessen genom att prioritera aktiviteter.

14. Bilagor

Bilaga 1: Befintlig riskanalys Bilaga 2: Budget

Bilaga 3: Tidplan

Projektplan

Datum Version

Kommungemensam kundservice

2016-02-24 1.6

20 (20)

15. Fastställande

Undertecknas av beställare och projektledare.

Varberg 2016-02-24

Beställarombud Henrik Lundahl Kanslichef KLF Varbergs kommun

Projektledare Kajsa Jeppsson

Projektledare Serviceförvaltningen Varbergs kommun

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 14 (29)

8. Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun

Dnr: SVN 2017/0071

Handläggare: Håkan Axelsson

Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott 2018-04-13.

Svn au § 29 Dnr SVN 2017/0071

Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun

Beslut

Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta

1. uppmärksamma kommunstyrelsen på behovet att utbilda personal och politiker i källkritik och informationssäkerhet

2. utbilda personal och politiker i servicenämnden i källkritik och

informationssäkerhet. Vissa insatser ska dessutom inriktas mot att höja kompetensen bland kommuninvånarna.

3. kostnaden finansieras av servicenämnden (resultatfond) till en sammanlagd beräknad kostnad av max 150 tkr.

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Beskrivning av ärendet

IT-avdelningen fick på nämndssammanträdet den 25 januari 2018, § 4 i uppdrag att återkomma med ett förslag kring vilka åtgärder som ska vidtas för att IT-driften i Varbergs kommun ska vara så säker som möjligt och i ett nationellt perspektiv tillhöra toppskiktet av landets kommuner.

Normalt sett kan man dela in säkerhetsarbetet i två delar

• Informationssäkerhet

Innebär att man fokuserar på var informationen lagras och hur man säkerställer att den är riktig och tillgänglig när man behöver den.

• IT-säkerhet

Fysiskt skydd som innebär att rätt personer har åtkomst, att virus inte kan spridas och att säkerhetskopiering sker, osv.

Inom Varbergs kommun drivs ett omfattande och strukturerat säkerhetsarbete. De händelser som inträffade förra sommaren på Transportstyrelsen har verkligen satt

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 15 (29)

fokus på frågan och den tas på största allvar i alla delar av kommunen inte minst den politiska.

Tack vare att den nya dataskyddslagen från EU, allmänt kallad GDPR, träder i kraft den 25 maj i år, genomförs omfattande klassningsarbeten av kommunens system så att medvetandenivån kring vilken information systemet innehåller tillsammans med dokumentationen uppdateras.

I Varbergs kommun insåg ledningen tidigt hur viktigt det var att arbeta

strukturerat med frågeställningarna. Tack vare detta ligger kommunen bra till när det gäller GDPR-arbetet och klassning av befintliga system samt att ta fram

dokument och planer som ska understödja och reglera detta. Detta arbete kommer att leda till att det blir tydligt vilken information som ska lagras lokalt i Varberg och vilken information som är möjlig att hantera i externa molnlösningar där detta är ekonomiskt fördelaktigt.

Därutöver sker kontinuerliga tester av IT-säkerheten i form av jämförelser mot internationella ramverk samt praktiska tester av säkerhetssystemen.

Däremot sker det ganska lite arbete kring att utbilda personalen i kritisk källgranskning och i att motstå så kallad ”Social Engineering”.

Detta är ett prioriterat område i ljuset av de risker man ser när det gäller påverkan i samband med höstens val men även i mer vardagliga situationer.

För att bli bättre bör anpassade utbildningar erbjudas anställda, chefer och politiker inom sina respektive områden så att medvetenheten kring hot och desinformation på ett tydligt sätt medvetandegörs och att alla berörda på ett förnuftigt och kritiskt sätt kan värdera information och i möjligaste mån förutse konsekvenser av sina handlingar.

Följande insatser är några exempel på vad som skulle kunna genomföras:

• Nanolearning för alla anställda i källkritik

• Föreläsning för politiker och chefer

• Utbildning av allmänheten på biblioteket

• Öppen föreläsning i källkritik och informationssäkerhet

Beslutsunderlag

Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 april 2018.

Servicenämnden den 25 januari 2018, § 4.

Övervägande

Ingen av kommunerna i Halland eller i vår del av landet har haft huvudfokus på de mjuka värdena i sitt säkerhetsarbete. Alla jobbar med att uppfylla kraven kring GDPR och NIS.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 16 (29)

Varbergs kommun kan i och med att vi kraftsamlar inom ytterligare ett område nå längre än många andra i arbetet mot att hålla en så hög säkerhetsnivå som möjligt.

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Protokollsutdrag: It-avd

Kommunstyrelsen

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 17 (29)

Dnr: SVN 2017/0071-4

Handläggare: Håkan Axelsson

Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden 2018-04-05

Från fejknyheter till krypteringsvirus - så skyddar vi vår information i Varbergs kommun

Förslag till beslut

Serviceförvaltningen föreslår servicenämnden besluta

1. utbilda personal och politiker i Varbergs kommun i källkritik och informationssäkerhet. Vissa insatser ska dessutom inriktas mot att höja kompetensen bland kommuninvånarna.

2. kostnaden finansieras av servicenämnden (resultatfond) till en sammanlagd beräknad kostnad av 150 tkr

Beskrivning av ärendet

Normalt sett kan man dela in säkerhetsarbetet i två delar

• Informationssäkerhet

Innebär att man fokuserar på var informationen lagras och hur man säkerställer att den är riktig och tillgänglig när man behöver den.

• IT-säkerhet

Fysiskt skydd som innebär att rätt personer har åtkomst, att virus inte kan spridas och att säkerhetskopiering sker, osv.

Inom Varbergs kommun drivs ett omfattande och strukturerat säkerhetsarbete. De händelser som inträffade förra sommaren på Transportstyrelsen har verkligen satt fokus på frågan och den tas på största allvar i alla delar av kommunen inte minst den politiska.

I Varbergs kommun insåg ledningen tidigt hur viktigt det var att arbeta

strukturerat med frågeställningarna. Tack vare detta ligger kommunen bra till när det gäller GDPR-arbetet och klassning av befintliga system samt att ta fram

Därutöver sker kontinuerliga tester av IT-säkerheten i form av jämförelser mot internationella ramverk samt praktiska tester av säkerhetssystemen.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 18 (29)

Däremot sker det ganska lite arbete kring att utbilda personalen i kritisk källgranskning och i att motstå så kallad ”Social Engineering”.

Detta är ett prioriterat område i ljuset av de risker man ser när det gäller påverkan i samband med höstens val men även i mer vardagliga situationer.

Följande insatser är några exempel på vad som skulle kunna genomföras:

• Nanolearning för alla anställda i källkritik

• Föreläsning för politiker och chefer

• Utbildning av allmänheten på biblioteket

• Öppen föreläsning i källkritik och informationssäkerhet

Beslutsunderlag

Servicenämnden den 25 januari 2018, § 4.

Övervägande

Ingen av kommunerna i Halland eller i vår del av landet har haft huvudfokus på de mjuka värdena i sitt säkerhetsarbete. Alla jobbar med att uppfylla kraven kring GDPR och NIS.

Varbergs kommun kan i och med att vi kraftsamlar inom ytterligare ett område nå längre än många andra i arbetet mot att hålla en så hög säkerhetsnivå som möjligt.

Ekonomi och verksamhet

Detta är ett område där man kan göra nästan hur mycket insatser som helst. Man får helt enkelt bestämma sig för en rimlig ambitionsnivå och utifrån detta

uppskatta kostnaderna.

IT-avdelningen bedömer att 150 tkr skulle ge möjlighet att genomföra en hel del insatser inom flera områden.

Samråd

Inget samråd har skett.

Serviceförvaltningen

John Nilsson Håkan Axelsson

T f förvaltningschef Avd chef it-avd Protokollsutdrag

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse

Serviceförvaltningen 2018-04-19 19 (29)

9. Lokalanpassning Veddige simhall

Dnr: SVN 2018/0029

Handläggare: Katarina Lindh

Dokument: Protokollsutdrag från servicenämndens arbetsutskott 2018-04-13.

Svn au § 30 Dnr SVN 2018/0029

Lokalanpassning Veddige simhall Beslut

Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta

1. anvisa 800 tkr från investeringskonto 32190 ”myndighetskrav fastighet”

avseende lokalanpassningar på Veddige simhall.

¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Beskrivning av ärendet

Håstens simhall kommer stänga för gott sommaren 2018. Verksamheten kommer att evakueras under sommaren, först till simstadion och fr o m vecka 37 till

Veddige simhall. Hela personalgruppen inom enhet badanläggning kommer att ha sin hemvist i Veddige simhall och all administration sker där. Idag finns i

anläggningen enbart omklädningsrum, lärarrum, ett mindre pentry, en gymlokal och en reception in till simhallen. Entrén in till simhall och idrottshallar är gemensam och idag ett stort, öppet rum med tillfällig möblering. De lokaler som personal i simhall samt idrottslärare i Vidhögeskolan nyttjar är slitna och i stort behov av anpassning och uppfräschning för att kunna möta ett ökat antal

besökande som kommer att använda Veddige simhall under evakueringsperioden

In document POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan (Page 28-100)