Enkätundersökning för kunder

För att kartlägga hur kunder upplever nuvarande ramavtal och vilka behov de har framöver på området programvaror och tjänster har projektgruppen gått ut med kundenkäter samt genomfört två referensgruppsmöten. De svar som projektgruppen delgivits genom enkäterna och referensgruppsmötena sammanfattas här. Enkäten var tillgänglig mellan 2013-09-16 och 2013-11-08.

Den öppna enkäten hade relativt låg svarsfrekvens och innebär att inga generella slutsatser kan dras gällande behovet hos offentlig sektor men projektgruppen bedömer att detta vägs upp av sammansättningen av kunder i referensgruppen. I referensgruppen återfinns representanter av varierande storlek från kommuner, statliga myndigheter och landsting.

Sammantaget medför detta att en bra bild av offentlig sektors behov ändå kan erhållas inom ramen för förstudien.

5.1.1 IT-Driftstjänster Hosting 2010

Referensgruppsmötet och antalet avrop från ramavtalet gav vid handen att Statens inköpscentral överskattat behovet av denna typ ramavtal och endast en referensgruppsdeltagare hade avropat från det. Orsaken till detta är att kunderna inte vill ha drift hos flera olika leverantörer utan en eller ett fåtal. Detta behov täcks bättre av ramavtalet

IT-Driftstjänster Helhetsdrift. Det har också framkommit att flera kommuner samarbetar vad gäller it-drift.

5.1.2 Öppna programvaror 2010

I stort sett tycker kunderna att ramavtalet Öppna programvaror har fungerat bra, särskilt nöjda är de med omfattningen av konsulttjänster.

Leverantörerna har god kompetens inom området och kring de programvaror de arbetar med, vilket kunderna anser är viktigt.

Ramavtalet är uppskattat då det är ett bra sätt att få tag på kompetens inom öppna programvaror vilket annars kan vara svårt.

Att döma av ramavtalsleverantörernas hemsidor framgår det att

klausulerna som innebär att leverantören ansvarar för att publicera den

källkod som är framtagen åt kunden, så att även andra kunder kan använda den, aldrig har nyttjats. En del kunder framhöll att det är en bra lösning medan andra vill ha upphovsrätt till all källkod de betalt för.

Kunderna ser egentligen inga problem med att dela på

utvecklingskostnader genom att vidareutveckla öppna programvaror och menar att det redan finns exempel på sådana samarbeten. Svensk offentlig sektors decentraliserade tradition verkar dock utgöra ett hinder för många kunder att bygga vidare på andras lösningar och att samordna sina behov. Att tillämpa konstruktionen i allmänna villkor och släppa upphovsrätten till leverantören är förmodligen ett stort steg för många, även om ingen har kritiserat konstruktionen.

5.1.3 Licensförsörjning 2010

På frågan hur kunderna upplever Licensförsörjning svarade kunderna att det i stort fungerat bra men att det ibland har brustit i kompetens hos ramavtalsleverantörerna vad gäller de programvaror de säljer. Det var flera kunder som upplevde att det ofta blir oklart med ansvar, nyttjande och revision när hänvisning till tredje parts avtal sker i kontrakten och detta är något som bör ses över. Behovet av att ha en direkt avtalsrelation till programvarutillverkaren tycks ha ökat.

De få kunder som hade avropat en licenspartner tyckte att detta fungerat bra.

Kunderna framför att den förnyade konkurrensutsättningen som ska tillämpas vid avrop fungerar bra, men att det är lite väl omständligt vid avrop av enstaka programvaror.

Typer av programvaror som kunderna saknar i Licensförsörjning är appar, appliance och publika molntjänster. Även programvaror som är hybrider bestående av en kombination av programvara för lokal

installation och publik molntjänst efterfrågas. Någon kund anser att det vore bra om lärplattformar och upphandlingsverktyg fanns med på något av ramavtalen inom programvaror och tjänster. Sammantaget så anser också kunderna att det finns för få konsulttjänster att avropa. Det kunderna främst saknar är utveckling och integration samt verksamhetsanpassad utbildning.

Statens inköpscentral

Sid 33 (65)

En del kunder vill kunna jämföra proprietära programvaror mot öppna programvaror i samma avrop vilket försvåras när dessa två typer av programvaror finns på två olika ramavtal. Pris är ett viktigt kriterium vid avrop men även kompetens. Upplägget med kravkatalog är

uppskattat.

Flera kunder har under ramavtalsperioden haft licensrevision från olika programvarutillverkare.

5.1.4 E-förvaltningsstödjande tjänster 2010

Av de kunder som svarat på enkäterna har ett fåtal avropat från ramavtalet E-förvaltningsstödjande tjänster, närmare bestämt system för diarium och dokumenthantering. Upplevelsen är att det är mycket svårt att förstå hur ramavtalet fungerar och att utforma ett korrekt avrop. De har varit mycket nöjda med resultatet i slutändan samt med leverantörerna som vann avropen. Att avropa en kundunik

tjänsteleverans är ett bra alternativ till att avropa programvara med tillhörande konsulttjänster.

Det har också poängterats att ramavtalets namn inte varit helt intuitivt.

5.1.5 Kontorsstöd som molntjänst 2012

Vad projektgruppen erfar är det ingen kund som deltagit i förstudien som har avropat på ramavtalet Kontorsstöd som molntjänst. Några kunder framhåller att molntjänster är så billiga att de är enklare att direktupphandla, medan andra anser att det vore bra om det fanns flera typer av molntjänster att avropa från ramavtal. Vid hantering av personuppgifter eller när uppgifterna är känsliga på något annat sätt är det viktigt att veta var uppgifterna lagras rent fysiskt. Vissa kunder har särskild registerlagstiftning som reglerar var uppgifter ska lagras t.ex. i Sverige. Flera kunder tror att offentlig sektor i framtiden kommer att avropa molntjänster i större utsträckning.

5.1.6 Avropsformer

De flesta kunder som deltagit i förstudien föredrar avropsformen förnyad konkurrensutsättning framför fastställda villkor i form av rangordning

men helst någon form av kombination av dessa två avropsmodeller. De kunder som inte har så stora resurser framhåller dock att Statens inköpscentral på olika sätt bör underlätta avrop i större utsträckning.

Förutsättningar för e-auktion är något som påpekades att Statens inköpscentral bör ta fram.

5.1.7 Budget

Kunder i förstudiens referensgrupp fick frågan om de tror att deras it-budget för 2014 och 2015 kommer bli större, mindre eller oförändrad. De flesta uppskattade att budgeten kommer att bli oförändrad men det fanns också de som uppskattade att den skulle minska eller att den skulle öka. Det påpekades också att även om kostnaden för it-produkter och tjänster minskar så ökar användningen samt att när kund avropar en programvara som tjänst flyttas kostnaden från investeringsbudgeten till driftbudgeten.

5.1.8 Volymavtal för programvaror 2005

Den generella uppfattningen hos de kunder som deltagit i förstudien är att kostnaderna skulle öka om volymavtalen inte fanns men

volymavtalen borde anpassas mer efter kundernas behov och fler leverantörer borde erbjudas att ha volymavtal. Kunderna säger att de utgår från tekniska och funktionella krav men att volymavtalen underlättar det praktiska arbetet avsevärt.

5.1.9 Inlåsningseffekter

Flera kunder upplever frågan om inlåsning som mycket viktig men komplex. Den är inte bara kopplad till tekniska frågor utan i högsta grad även till kunskap och kostnader. Några anser att de uppgraderar

programvaror och förlänger avtal med leverantörer på grund av att de upplever sig inlåsta. När de upplever att det är möjligt ställer kunderna krav på öppna protokoll och standarder.

5.1.10 Övrigt

Några kunder har framfört att kommande ramavtal måste underlätta att en s.k. konceptvalidering (proof of concept) kan ingå i kontraktet.

Statens inköpscentral

Sid 35 (65)

Lösningen idag är att lägga in ett villkor i kontraktet att uppdrag genomförs förutsatt att konceptvalideringen blir godkänd.

Det påpekades att en del programvarutillverkare tagit tillbaka försäljningsrättigheterna till sig själva, d.v.s. att programvaran inte längre säljs via återförsäljare, kanske beroende på att behovet av mellanled har minskat. Detta är något för framtida ramavtal att ta hänsyn till.

Vikten av att anpassa ramavtalen för e-handel framhålls också i en enkät.