Följer socialnämnden personalpolitiska riktlinjer gällande

Personalförsörjning inom Socialnämndens verksamhetsområde beskrivs enligt Årsredovisning 2013, avsnitt verksamhetsberättelse, bli allt svårare. Detta gäller främst tillgången till vikarier för vård- och omsorgspersonal. Behov av

personalförstärkningar har varit nödvändigt inom hemtjänsten mot bakgrund av ökade behov. Inom socialförvaltningen har tidigare funnits en ”vikariepool” som sedan våren 2014 är avslutad och datastödet, ”Time Care Pool”, har införts under 2014 för vikariehanterande.

3.2.1. Ansvar och mål för område kompetensförsörjning

Iakttagelser: Kommunstyrelsen ansvarar enligt reglemente för att leda och

samordna kommunens personalpolitik. Reglementet anger även att styrelsen har ett ansvar att uppmärksamt följa socialtjänsten och verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas. Socialnämnden har ett ansvar enligt Reglemente för Socialnämnden

§ 6 att till kommunstyrelsen rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.

I Årsbudget 2014 Verksamhetsplan 2015-2016 Investeringsbudget framkommer socialnämndens vision och mål för 2014. De skrivningar som har en koppling till kompetensförsörjningsområdet är följande; ”- som arbetsgivare säkerställa en trygg och stimulerande arbetsmiljö och kompetens till personalen” samt ”de människor som kommer i kontakt med Socialnämnden ska mötas av trygghet, respekt, integritet och kompetens. Engagemang och gott bemötande ska genomsyra verksamheternas uppdrag.” Angivna åtgärder som ska ske under år 2014 är bl.a.

”Arbete med att säkra personal- och kompetensförsörjningen.”

Även Verksamhetsplan år 2014, Äldreomsorgen i Pajala kommun anger verksamhetsmål med koppling till kompetensförsörjning. ”Äldreomsorgens personal ska få utbildning i bemötande av hot- och våldssituationer, men även andra inslag som höjer personalens beredskap och kompetens att hantera hot och våld”. Målet anges vara kopplat till Socialnämndens inriktningsmål 4:

”Socialnämnden ska som arbetsgivare säkerställa en trygg och stimulerande arbetsmiljö och kompetens till personalen.

Vid intervju med enhetschefer inom äldreomsorgen, vilka samtliga har flerårig chefserfarenhet, framkommer att de saknar en tydlig uttalad riktning för

kompetensförsörjningsarbetet från politiken. Tveksamhet finns även hos flera om vilka antagna mål som finns gällande personal- och kompetensförsörjning.

3.2.2. Kommunövergripande riktlinjer är kända och tillämpas gällande kortsiktig och långsiktig kompetensförsörjning.

Iakttagelser: Kännedom finns hos enhetschefer om befintliga riktlinjer vad gäller kortsiktig kompetensförsörjning. Samtidigt beskrivs en pressad vardag vad gäller tillsättning av personalbehov inom deras verksamheter. En osäkerhet upplevs kring vad det är som avgör vilken personal som erbjuds vikariat via datastödet ”Time Care Pool” och synpunkter ges om den påverkan personalkontinuiteten hos vårdtagare eventuellt kan ha. Datastödet beskrivs vidare i nästa avsnitt.

Vad gäller aktiviteter inom långsiktig kompetensförsörjning beskrivs att det inom socialförvaltningen tidigare funnits en ”Framtidsgrupp” som arbetade med riktade aktiviteter gällande rekrytering inom det sociala området.

Innan sommaren 2014 fick intervjuade enhetschefer besked om att

sommarersättning för anställd som flyttar på sina semesterveckor kan erbjudas, vilket är en ny form av ersättning inom socialförvaltningen. Synpunkter ges om att besked om detta upplevdes komma nog så sent utifrån planeringsperspektiv av sommarens personalbemanning. Utvärdering och uppföljning av

sommarersättningen uppges ska ske under november månad 2014.

3.2.3. Chefer har tillgång till stöd utifrån behov gällande aktiviteter inom kompetensförsörjningsarbete

Iakttagelser: Enhetscheferna ger uttryck för ett stort engagemang vad gäller området kompetensförsörjning, och en stor del av deras arbetsvardag åtgår till personalrekrytering och tillsättande av personalbehov inom deras verksamheter.

Stöd för personalbemanning och planering finns i form av datastöd och stöd från personal- och administrativa enheten. Enheten hjälper bl.a. till med annonsering vid rekrytering, förfrågningar om medarbetares arbetstid samt frågeställningar som kan finnas i samband med förflyttning av personal. Beskrivning ges även att de, mot bakgrund av att de har längre chefserfarenhet, har utvecklat ett arbetssätt och metod för att arbeta med kompetensförsörjning.

Datastödet ”HR- supporten” är ett rekryteringsverktyg som införts i kommunen under sommaren 2013. Införandet uppges ha inneburit en del inkörningsproblem men positiva synpunkter ges också. Planeringen med årets sommarbemanning beskrivs som -”det värsta året hittills”, och förklaras delvis bero på att

rekryteringsunderlaget varit av annan karaktär än tidigare år. Inför sommaren har planeringsmöten hållits där enhetschefer, äldreomsorgschef samt medarbetare från personal- och löneenheten deltagit.

Enhetscheferna har även tillgång till datastödet, Time Care Planering och Time Care Pool. Systemen ger möjlighet till schema- och personalplanering och synpunkter ges av både positiv och negativ karaktär. Time Care Pool, vilket infördes i början av år 2014, är ett datastöd för arbete med tillsättande av vikariebehov inom

verksamheterna. Systemet beskrivs innebära att personer som är intresserade av arbetspass, viss tid och dag, kan lägga sig som ”tillgänglig” och sedan sker en matchning utifrån det rekryteringsbehov verksamheterna har. Systemet omfattar endast verksamheter inom socialförvaltningen och det finns utsedda

huvudadministratörer som arbetar dagtid för att tillsätta vikariebehov. Dessa administratörer samt enhetschefer fick i samband med att systemet infördes i kommunen utbildning av leverantören. Kommunspecifika riktlinjedokument, utöver den manual som medföljde datastödet, är under utarbetande. En utvärderingsgrupp av datastöden uppges finnas inom förvaltningen

Intervjuade enhetschefer har sen en tid tillbaka deltagit i en tvåårig ledarutbildning som arrangeras av Umeå Universitet. Beskrivning ges även om att chefernas arbetsgrupper, i lite olika utsträckning, utbildats vad gäller värdegrund, har fått handledning samt har möjlighet till webbutbildningar gällande demens.

Kommunen har genomfört medarbetarundersökning under år 2013 där bl.a.

medarbetares upplevda trivsel på sin arbetsplats var möjlig att utläsa. Kommentarer ges gällande utformningen av vissa frågor, och det mot bakgrund av att

medarbetare misstolkat vad som egentligen avsågs i några frågor.

Deltagande i forum, där kompetensförsörjning som område tas upp och är ett tema, sker bl.a. av socialchef och äldreomsorgschef. Det inom ”Programrådet” där

representanter för skolan (gymnasium och vuxenutbildning) möts, samt inom Lapplands kommunalförbund.

3.2.4. Uppföljning av socialnämnd och information till kommunstyrelsen

Iakttagelser: I Årsredovisning 2013 i avsnitt verksamhetsberättelse anges, vilket även tidigare beskrivits, att tillgången på vikarier för vård- och omsorgspersonal blivit allt svårare. Dessutom framkommer att hemtjänsten visar på ett underskott som förklaras av ökat behov av insatser.

Även i Verksamhetsberättelse år 2013 för Äldreomsorgen framkommer att

timvikariekostnaderna för året var högre än budgeterat, att förstärkning av personal vid ett äldreboende krävts, samt att det fortsatt är svårt att rekrytera vikarier och att det finns områden som har större svårigheter än andra.

För år 2014 prognostiseras enligt delårsuppföljningen ett underskott (protokoll Socialnämnden september 2014) inom Socialnämndens verksamhetsområde. Det beskrivs till viss del bero på ökade kostnader inom äldreomsorgen och förklaras bero på personalförstärkningar inom äldreboenden, ökade hemtjänstinsatser inom visst område samt en brist på vikarier vilket i sig medför ökade kostnader. Av protokollet framkommer även att en arbetsgrupp tillsatts för att se över

Ytterligare exempel på åtgärder som vidtagits av socialnämnden utifrån information om personalbrist inom hemtjänsten finns i protokoll (juli 2013).

Socialnämnden får enligt protokoll (september 2014) information och redovisning av antalet beslut vad gäller bl.a. hemtjänst redovisat till sig via verksamhets-uppföljning för januari – september. Inför sommaren 2014 fick enligt protokoll (maj 2014) socialnämnden information av socialchef om personaltillgången inför sommarens semesterperioder. Vid intervju beskrivs nämnden ha ett intresse för kompetensförsörjningsområdet. Information har efterfrågats av nämnden och information har även lämnats till nämnden på initiativ av chefer inom

förvaltningen. Tillgång till kompetens inom äldreomsorgen är en högst aktuell fråga och rekryteringsläget avseende vikarier uppges ha blivit svårare för

social-förvaltningen sen några år tillbaka. Förändrad omvärld med ny verksamhet på orten anses vara en förklaring samtidigt som ett, i likhet med övriga landet, minskande intresse för arbete inom området.

Ingen strukturerad intern kontroll av efterlevnad av personalpolitiska riktlinjer sker inom äldreomsorgen på ett regelmässigt sätt. En strukturerad uppföljning sker dock från centralt håll inom personalområdet och det gäller, t.ex. statistik över tillbud, frisk- och sjukfrånvaro.

Strukturerad utvärdering av sommarens rekryteringsarbete uppges inte ske.

Däremot anges att äldreomsorgschef i samband med möte med enhetschefer lyfter frågan. Enhetschefer anger att de var och en för sig själv gör en uppföljning av sitt eget rekryteringsarbete för sin verksamhet.

Kommunstyrelsen har enligt protokoll fått information avseende socialnämndens verksamhetsmässiga samt ekonomiska uppföljning i samband med årsredovisning och delårsrapportering. Bl.a. framkommer i protokoll att underskott beror på förstärkning av personalresurser inom äldreboenden samt en ökad ärendemängd inom hemtjänsten. Dessutom har kommunstyrelsen enligt protokoll fått

information om att Socialnämnden har stora pensionsavgångar och ett stort behov finns av att rekrytera undersköterskor men även om att en förväntan finns om att sjuksköterskor kommer bli ett bristyrke. De nya föreskrifter som är på gång gällande demensvård i äldreomsorgen omnämns även i förhållande till kompetensförsörjningen.

Revisionell bedömning: Intervjuade enhetschefer har stöd i sitt arbete med rekrytering genom datastöd och i viss utsträckning även från personal- och

administrativa enheten. En kännedom om kommunövergripande riktlinjer för det kortsiktiga rekryteringsarbetet bedömer vi finns.

Samtidigt konstaterar vi att en strukturerad intern kontroll vad gäller efterlevnad av personalpolitiska riktlinjer inom socialnämndens område inte sker. Här menar vi att nämnden bör ta initiativ till aktiviteter som stärker den interna kontrollen.

Granskningen visar dock att Socialnämnden på ett flertal sätt får information om kompetensförsörjningsarbetet, och t.ex. de svårigheter som finns vad gäller vikarietillgång och att vikariebrist ger ökade verksamhetskostnader. Nya datastöd har införts inom förvaltningen gällande rekrytering vilket vi uppfattar som en aktiv åtgärd för att underlätta rekryteringsarbetet.

Samtidigt menar vi att det finns signaler som synliggör ett behov av att socialnämnden även arbetar för att fastställa tydligare målsättningar ur ett långsiktigt kompetensförsörjningsperspektiv.

Vi noterar även att kommunstyrelsen fått kännedom om prognostiserade och nuvarande personalbehov inom socialnämndens område. Vi menar att Ks, mot bakgrund av sitt ansvar för kommunens personalpolitik, bör än mer aktivt arbeta så att långsiktiga kompetensbehov inom äldreomsorgen kan tillgodoses. Även

styrelsen har ju ett ansvar att i sitt arbete att verka för att socialtjänstlagens mål kan uppfyllas.

Vi kan se att behov finns av att kommunstyrelsen tar initiativ till aktiviteter som stärker det kommungemensamma arbetet med kompetensförsörjningsfrågor. Vi anser att goda förutsättningar finns för ett sådant arbete.