Hur fördelar sig besparingarna på olika nivåer i statsförvaltningen och vid vilken

statsförvaltningen och vid vilken tidpunkt kan besparingen realiseras?

I lönsamhetsbedömningen²⁸ har vi delat upp myndigheterna mellan olika typfall, eftersom att det finns stora skillnader mellan myndigheterna. Uppdelningen har gjorts utifrån två kriterier:

− Transaktionsvolymer

− Processer för elektroniska beställningar

28 ESV 2008:14

Riskanalys och realiserbara besparingar

De olika kriterierna beskrivs nedan:

Tabell 2 Presentation av olika typorganisationer

Typ Beskrivning Lev. M1³² Små och medelstora myndigheter, rapporterar ej till

TDB. Kommer sannolikt att använda enkla lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen elektroniskt är liten.

2000 20

M2 Medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB.

Kommer sannolikt att använda enklare lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är medelstor.

10 000 45 Etapp 3

M3 Medelstora myndigheter, rapporterar ej till TDB.

Kommer sannolikt att använda enklare lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är stor.

30 000 45

Etapp 2 M4 Stora/medelstora myndigheter som rapporterar till

TDB. Kommer sannolikt att använda avancerade lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är stor.

75 000 50

M5 Stora myndigheter som rapporterar till TDB.

Kommer sannolikt att använda mer avancerade lösningar för e-inköp. Andelen av den totala inköpsvolymen som hanteras elektroniskt är mycket stor.

275 000 20

Etapp 1

Införandet av elektroniska beställningar medför stora möjligheter till prisbesparingar på de inköp som genomförs. Bedömningen nedan av prisbesparingar grundar sig på en vägd bedömning mellan erfarenheter från organisationer som infört elektroniska beställningar och på potentialer som internationella organ bedömt. För att kunna realisera dessa nyttor krävs att inköp hanteras som en strategisk fråga. Det går inte att enbart införa ett IT-stöd för inköpsprocessen för att realisera dessa nyttor.

Tabell 3 Prisbesparing per år

Prisbesparing 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Besparing/år 0 % 0 % 1 % 2 % 3 % 4 %

I kalkylerna har hänsyn tagits till att myndigheterna inte förväntas realisera den fulla potentialen som elektroniska beställningar medger. I praktiken kan många hinder förekomma och det vore fel att anta att nyttan skulle falla ut till hundra procent. Det är mycket svårt att göra en korrekt uppskattning av hur stor del av potentialen som kommer att realiseras. En del av tidsbesparingarna ligger inom myndigheternas administration och är lättare att effektuera, än om den vore utspridd i organisationen.

29 Medelvärde antal lev.fakturor, Sammantaget har staten ca 11 miljoner årliga leverantörsfakturor.

Grupperingen av myndigheterna ovan, baseras på skilda förutsättningar hos olika myndigheter.

Underlaget om volymuppgifter baseras på sammanställningar i TDB samt bedömningar som ESV gjorde tillsammans med Riksgälden i förstudien för e-fakturering i staten.

30 Antalet myndigheter avser ungefärligt antal myndigheter som är bokföringsskyldiga och ska lämna årsredovisning enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring

31 Övergripande koppling mot ESV:s förslag till införandeplan (ESV 2009:34) för myndigheterna

32 Här har gruppen minskats med 70 myndigheter jämfört med i lönsamhetsbedömning, utifrån att myndigheter med färre än 50 anställda undantas.

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR

I diagrammet nedan redovisas de antaganden som gjorts för hur hemtagningen av nyttor sker på aggregerad nivå:

Diagram 1 Utveckling av hemtagning av nyttor för staten som helhet Utveckling av effekthemtagning

0%

20%

40%

60%

80%

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Realisering i praktiken

Ur diagrammet framgår att realiserade nyttor, sett ur statens perspektiv, planar ut vid 75 % av maximal nytta. Det är dock viktigt att understryka att detta utgör ett

medelvärde. Det finns enskilda myndigheter som kommer att ta hem fulla potentialen, likaväl som det finns myndigheter som tar hem ännu mindre del av nyttan.

Tabellen nedan visar hur besparingen – vid ett bra införande – kan realiseras på olika nivåer och när den tidigast kan realiseras med ESV:s lönsamhetsbedömning³³ som utgångspunkt.

Tabell 4 Möjlig årlig besparing baserad på nettonytta vid införandet av e-beställningar exklusive nyttor för förenklad hantering (alla belopp – tusentals kronor – har diskonterats med 4 procent till 2010-års nivå)

Myndighets-typ

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

M1 -1 503 1 051 7 950 13 177

M2 -1 817 -10 351 5 553 45 898 62 827

M3 -8 080 -3 649 103 877 276 598 418 415

M4 -15 783 -193 356 -25 691 23 199 55 560 85 397

M5 -22 250 -146 483 96 089 310 039 601 607 782 303

Staten inkl.

stabsfunk. -9 480 -45 648 -356 589 48 304 437 383 984 983 1 359 590

33 ESV 2008:14

Riskanalys och realiserbara besparingar

När det gäller kostnaderna som är förknippade med införandet av elektroniska beställningar i staten för de olika myndigheterna, så är en viktig komponent de aktiviteter som behöver genomföras inom projekt och senare i fortlöpande arbete ute på myndigheterna. Även företagen kan behöva vissa aktiviteter i varierande

omfattning. ESV kommer som central förvaltningsmyndighet att genomföra en rad aktiviteter av förberedande och stödjande karaktär.

Tabell 5 Kostnader, prisbesparingar, årligt nettonytta och diskonterad årlig nettonytta baserad på nettonytta vid införandet av e-beställningar exklusive nyttor för förenklad hantering (alla belopp – tusentals kronor)

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Kostnader 9 480 47 474 385 687 164 293 194 278 136 965 137 243

Pris-besparingar 0 0 0 218 628 705 955 1 335 348 1 857 559

Årlig

nettonytta -9 480 -47 474 -385 687 54 335 511 676 1 198 383 1 720 316 Årlig

besparing,

diskonterad* -9 480 -45 648 -356 589 48 304 437 383 984 983 1 359 590

* har diskonterats med 4 procent till 2010-års nivå

Införandet av elektroniska beställningar innebär också en rad systemrelaterade kostnader beroende på vald lösning. Finansiella effekter som lån, amorteringar och räntor motsvaras inte av resursförbrukning och har därför inte tagits upp i

lönsamhetskalkylen³⁴.

− Licenser

− Avgifter för tjänster i samband med överföring av elektroniska dokument och inköpssystem

− Support och underhåll

− Konsultarvoden för förstudie och införanden

Kostnaderna för respektive organisationstyp har beräknats enligt vissa schabloner.

En viktig fråga att ställa sig när förvaltningen ska gå från ord till handling är vilka hinder som finns för att realisera de önskvärda och teoretiskt beskrivna nyttorna. En teoretisk rationalisering, som bland annat innefattar förändrat arbetssätt, står och faller med erfarenheten, förankringen och attityden hos de berörda medarbetarna. Ett förändringsarbete kan och bör inte styras utifrån ett ingenjörsmässigt och objektivt

34 ESV 2008:14

RISKANALYS OCH REALISERBARA BESPARINGAR

sätt. Det ligger en stor utmaning i att skapa samsyn och engagemang hos förändringsarbetets deltagare och intressenter.

En it-baserad verksamhetsutveckling av inköpsprocessen är komplex och omfattar många beroenden och faktorer. Medborgarnas och företagens förväntningar, regeringens krav samt de enskilda myndigheternas förutsättningar att genomföra utvecklingen och klara av att, på ett kontrollerat sätt, hantera den komplexiteten påverkar möjligheterna att nå de önskade effekterna.

Komplexiteten i utvecklingen av effektiva inköpsprocesser i statsförvaltningen påverkas bland annat av följande faktorer:

− kultur – homogen eller flera professioner och kulturer

− resurser – begränsade eller många manår

− förändringsarbetets betydelse – lågt eller högt

− politiska förhållanden – förankrat eller motsättningar

− intressenter – få och förutsägbara eller många och svåra att förutsäga, utvecklingen på marknaden av varor och tjänster

− förväntat resultat – förutsägbart, definierbart eller sammansatt och svårt att förutsäga

− leverans – en sammanhängande eller många olika

− placering – samma plats eller många olika

− tidsramar – generösa eller snäva

− organisation – mindre inom samma verksamhet eller många verksamheter som deltar, omorganisationer etc.

− lösning och teknik – känd, standard eller nyutvecklad

Sammantaget påverkar också dessa faktorer möjligheterna att följa effekterna av ett enskilt initiativ som till exempel införandet av elektroniska beställningar. ESV avser att tillsammans med myndigheterna utreda möjligheterna att följa införandet med hjälp av standardiserade gemensamma indikatorer.

BEROENDEN AV OCH PÅVERKAN PÅ ANNAN VERKSAMHET

7 Beroenden av och påverkan på annan

verksamhet