Det finns flera viktiga frågeställningar som behöver fortsätta att diskuteras, både inom respektive myndighet men också mellan myndigheter och regeringen samt för statsförvaltningen som helhet med utgångspunkt i denna rapport.

ESV ser ett värde i att stödet till myndigheterna hålls samman, både vad gäller stöd såsom koordinering och uppföljning av pågående e-förvaltningsinitiativ, främjande av samverkan mellan myndigheter.

ESV vill lämna förslag till fortsatt arbete inom följande områden:

 Utveckla arbetet med uppföljning av nyckeltal och mognadsmätning

 Utveckla ramverk för it-kostnader

 Utveckla mognadsmätningen

 Utveckla intern styrning och kontroll mot it

 Utreda områden för samverkan.

Utveckla arbetet med uppföljning av nyckeltal och mognadsmätning ESV anser att det finns ett värde att fler myndigheter omfattas av arbetet med att beräkna och följa upp de framtagna nyckeltalen och mognadsmätningen. ESV vill särskilt peka på ett antal större myndigheter som till exempel Socialstyrelsen och Kustbevakningen som inte omfattas av internrevisionsförordningen, och därför inte omfattades av detta uppdrag. ESV anser att regeringen bör vidga kretsen av

myndigheter i det framtida arbetet.

ESV skulle kunna utveckla ett verktyg för att samla in informationen samt

tillgängliggöra informationen på bra sätt. Det är först när informationen används som den kan skapa förändring! ESV kommer lämna förslag om en myndighetsanpassad it-lägesrapport i slutrapporten som lämnas i december. Möjligheten att stödja

myndigheterna med it-lägesrapporter stärks ju fler myndigheter som deltar i arbetet. I rapporten skulle till exempel varje enskild myndighet själva kunna välja med vilka myndigheter de vill jämföra sig med.

Utveckla ramverk för it-kostnader

ESV kan utveckla ett gemensamt ramverk för hur it-kostnader definieras och beräknas i staten. ESV ser att en fördelning av it-kostnader på mer detaljerad nivå, till exempel komponenter eller applikationer, rymmer stora möjligheter. Flera myndigheter genomför också detta regelbundet med externt stöd.

För att myndigheterna ska kunna ta ställning till hur it-försörjningen ska

upprätthållas och utvecklas är detta ett tänkbart nästa steg. Det skapar möjlighet att i högre grad jämföra kostnader mellan myndigheter då kostnader på komponentnivå i hög grad är oberoende av verksamhetens art. Arbetet bör göras tillsammans med ett antal myndigheter och lärosäten och ta tillvara deras kunskap samt befintliga ramverk. I ett nästa steg kan detta även omfatta kostnader för applikationer, för att kunna se relationen mellan kostnader och nytta i olika processer eller inom olika verksamhetsområden.

Utveckla mognadsmätningen

I mognadsmätningen har viktiga områden och verktyg identifieras som i huvudsak rör den interna styrningen och kontrollen av it. Av detta drar ESV slutsatsen att mognadsmätningen bör kompletteras med

 en del där myndigheternas förmåga att ta till vara it som möjliggörare

 en del där myndighetens förmåga att tillhandahålla it effektivt värderas.

ESV kan också se vinster med att utforma mätningen i linje med de internationella index och rankingar som finns inom it-området. En sådan utveckling av

mognadsmätningen kan göras i ett fortsatt arbete.

Ta tillvara it som möjliggörare

Det kan till exempel handla om nyckeltal som beskriver en myndighets digitala mognad, it-mognad och it:s bidrag till verksamhetsprocesser, till exempel it:s andel av totalkostnad för ekonomiprocessen eller inom olika verksamhetsgrenar, it:s bidrag till verksamhetens resultat/måluppfyllnad och it:s bidrag till långsiktiga

verksamhetsmål. Det kan göras till exempel genom information om hur stor andel av en myndighets ärenden som initieras, hanteras och beslutas och informeras digitalt, eller hur stor del av tjänsteutbudet som är tillgängligt digitalt, till exempel

utbildningar vid universitet och högskolor, teaterföreställningar, utställningar och museisamlingar med mera.

Tillhandahålla it effektivt

Samtidigt måste basleveransen i form av stabilitet, prestanda, tjänstenivåer och kostnadskontroll säkerställas. Fokus kan vara hur väl myndigheten tillvaratar teknikutvecklingen för att tillhandahålla ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt it-stöd inom olika komponenter eller tjänster. Kontroll av leveranskvalitet på tjänste- och komponentnivå.

Utveckla den interna styrningen och kontrollen mot it

Myndigheternas interna styrning och kontroll av it behöver stärkas. Det framgår tydligt av den genomförda mognadsmätningen. Ett första steg är att tydliggöra kraven på intern styrning och kontroll inom it. Det måste bli lättare för

myndigheterna att göra rätt. ESV anser att ett tydligt ramverk kan utvecklas med utgångspunkt i de områden som ingår i den genomförda mognadsmätningen.

ESV kan också ta fram vägledningar, utbildningar och främja samverkan inom området. ESV vill särskilt lyfta fram it-försörjning, portföljhantering och nyttorealisering som prioriterade områden. ESV:s arbete med att stödja

myndigheternas utveckling av sin planering och uppföljning behöver utvecklas med fokus på it. Detsamma gäller inom effektiviseringsarbetet.

Utred områden för samverkan

ESV kan skönja att it-kostnaderna är högre hos mindre myndigheter jämfört med större myndigheter. ESV kan också se motsvarande vad gäller it-investeringar. Detta bör utredas vidare genom en fördjupad analys om sambanden mellan myndighetens storlek respektive it-kostnad.

OECD pekar på detta i rapporten Value for Money in Government Sweden 2013. Det är också en utveckling som sker inom andra områden såsom ekonomi- och

personaladministration. En utveckling mot koncentrerad it-drift finns i flera länder. I exempelvis Finland och Norge har gemensamma it-centraler skapats.

Samverkan inom upphandling kan stärkas, delvis genom så enkla medel som att publicera alla genomförda upphandlingar med de olika anbuden på en gemensam hemsida.

I arbetet med strategiska it-projekt identifierades också möjligheter till samverkan som bör utredas vidare.

Referensgrupper

I referensgruppen har följande personer ingått:

Johnny Carlberg, Arbetsförmedlingen

Magnus Mähring, Handelshögskolan i Stockholm Marie Rudberg, Svenskt näringsliv

Peder Sjölander, Pensionsmyndigheten Roger Sundberg, Transportstyrelsen.

Arbetet med myndighetsseminarierna har genomförts i tre grupper; en grupp bestod av de myndigheter som deltog i arbetet under 2014, varav en majoritet deltagit i e-delegationen, en grupp bestod av lärosäten och en grupp av övriga förvaltnings-myndigheter. I rapporten delas myndigheterna in i tre grupper; de myndigheter som deltog i e-delegationen (12 stycken), lärosäten (15 stycken) och övriga

förvaltningsmyndigheter (34 stycken).

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Pensionsmyndigheten

Stockholms universitet

Domstolsverket (inkl. Sveriges Domstolar) Ekonomistyrningsverket

Finansinspektionen

Havs-och vattenmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg Kriminalvården

Kronofogdemyndigheten Livsmedelsverket Luftfartsverket Läkemedelsverket

Länsstyrelsen i Västra Götalands län Naturvårdsverket

Migrationsverket

Myndigheten för yrkeshögskolan Riksgäldskontoret

Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Skogsstyrelsen

Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut Tillväxtverket

Referenser

Ekonomistyrningsverket

 Handledning om immateriella anläggningstillgångar (ESV 2002:3)

 Beräkna och använda nyckeltal för stödfunktioner och lokaler (ESV 2013:34)

 En förbättrad redovisning, styrning och kontroll av statens investeringar (ESV 2013:59)

 Statens verksamhetskostnader i nyckeltal 2008 (ESV2009:28)

 It-kostnader – ett första steg mot ett gemensamt språk (ESV 2014:50) Riksrevisionen

 It inom statsförvaltningen (RiR 2011:4)

 Statliga it-projekt som överskrider budget (RiR 2011:5)

 Informationssäkerheten i den civila statsförvaltningen (RiR 2014:23) Inspektionen för socialförsäkringen

 Dolda it-kostnader i verksamheten (ISF 2012:5) E-delegationen

 Effektiv it-drift inom staten (förstudie version 1.0)

 Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86)

 Vägledning för effektiv it-försörjning/sourcing (2013-10-08)

 Introduktion till portföljstyrning – Rapport från E-delegationens nätverk i nyttorealisering (version 1)

Statskontoret

 Delegerad digitalisering (Statskontoret 2014:12) OECD

 Value for money in Government - Sweden 2013

 e-Government for Better Government 2005

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 72-78)