Vilka faktorer ser medarbetarna som viktiga vid fortsatt distansarbete?

I dokument Salutogent perspektiv på arbetsmiljö och hälsa under distansarbete på en statlig myndighet (sidor 23-36)

För att besvara den sista frågeställningen avslutades enkäten med en kvalitativ fråga där respondenterna med egna ord fick beskriva vad som var viktigast vid fortsatt distansarbete.

De teman som skapades genom den tematiska analysen utifrån respondenternas svar var socialt stöd, friskvård, teknik, ledarskap, arbetsmiljö och flexibilitet. Socialt stöd, friskvård och teknik har samlats in under en huvudrubrik, stödjande arbetsförhållanden.

Stödjande arbetsförhållanden

Huvudtemana socialt stöd, friskvård och teknik har kopplats till stödjande arbetsförhållanden.

De omfattas av medarbetares upplevelse av stöd och hjälp, trivsel på arbetsplatsen, organisatorisk arbetsmiljö samt hälsa vilka ingår i stödjande arbetsförhållanden.

Socialt stöd

Socialt stöd implicerar till att kontakten bibehålls med kollegor och chef vid arbete på distans samt en fungerande kommunikation. Majoriteten av respondenterna beskriver kontakt med kollegor som den viktigaste delen vid fortsatt distansarbete. Många

22 saknar den dagliga kontakten och önskar träffas fysiskt flera dagar i veckan på

exempelvis promenader eller after work. Respondenterna önskar kontakt såväl inom teamet som utanför. Många beskriver också vikten av att kommunikationen med kollegor och chefer fungerar bra. Respondenterna saknar den naturliga

kommunikationen som uppstår på den fysiska arbetsplatsen, både socialt och arbetsrelaterat. Den dagliga kontakten beskrivs som viktig för att kunna utföra sitt arbete.

“Dialog och samarbete med kollegor. Saknar den sociala biten. Tappar mycket genom att sitta hemma. På jobbet har man mer naturlig koll på vad som händer både i teamet och vad andra team sysslar med. Lunchpratet kan sprida mycket kunskap och kläckande av idéer som man inte har när man sitter hemma själv och käkar.“ (Respondent 99)

“Om distansarbetet fortsätter till 100% efter covid vacciner rullar ut tycker jag det skulle vara viktigt med AW eller andra aktiviteter så att man kan träffa sina kollegor utanför online-chatting. ” (Respondent 70)

“Att vi som medarbetare får lägga mer tid på kompetensutveckling eftersom man helt tappar den naturliga kompetensutvecklingen som sker då man sitter tillsammans och diskuterar saker. Nu måste man lära sig allt helt själv känns det som eftersom de spontana diskussionerna kring teknik helt försvinner. ” (Respondent 124)

Friskvård

Friskvård syftar på huruvida arbetsgivaren satsar på medarbetarens hälsa. Många respondenter upplevde stillasittandet som ett problem utifrån rådande distansarbete och önskade att arbetsgivaren i större utsträckning ska satsa på deras hälsa. Flera medarbetare hade ett önskemål om ökad rörelse, exempelvis genom promenader på arbetstid. Många av respondenterna önskade att friskvårdstimmen ska återinföras.

“Jag hade sett att organisationen erbjöd oss tid för att komma ut på promenader/träna någon dag i veckan, då arbetsbördan har ökat och många jag pratat med inklusive jag själv jobbar mer effektivt nu under distansarbete, men ändå har vi mer att göra, jag tror på att rörelse på betald arbetstid hade bidragit till stor nytta!” (Respondent 2)

23 Teknik

Teknik avser de tekniska hjälpmedel som behövs vid distansarbete. Respondenterna beskriver utmaningarna med de tekniska verktygen och många är kritiska till

nuvarande digitala kommunikationskanaler. Analysen visar att väl fungerande digitala verktyg och en bra uppkoppling är viktiga faktorer vid fortsatt distansarbete. Flera respondenter betonar vikten av bra tekniska lösningar för interaktion.

“bättre tekniska verktyg som stödjer distansarbete och möjligheten att interagera med kollegor på distans och på arbetsplatsen samtidigt.” (Respondent 55)

” Bra digitala verktyg för att effektivt kunna arbeta på distans” (Respondent 87)

Bättre tekniska lösningar” (Respondent 145)

Ledarskap

Ledarskap innefattar chefens och ledningens ansvar för medarbetarna under distansarbete.

Flera respondenter önskade regelbunden kontakt med chefer och även löpande

kommunikation från ledningen. Några önskade mer uppskattning från chefer och saknar exempelvis få fika när de sitter på distans. Respondenterna beskrev vikten av att ha en

närvarande chef genom regelbundna avstämningar och möten samt löpande dialoger är viktigt vid arbete på distans.

Regelbunden kontakt med chef och bra kommunikation från ledningen.” (Respondent 25)

Tydligare närvaro av chef” (Respondent 73)

Arbetsmiljö

Arbetsmiljö syftar på den organisatoriska, psykosociala och fysiska arbetsmiljön under distansarbete. Majoriteten av respondenterna poängterade vikten av en bättre fysisk

arbetsmiljön i hemmet med ergonomisk utrustning. Respondenterna menade även att bättre möteshygien och respekt bör visas vid digitala möten. Den övergripande arbetsmiljön i hemmet beskrevs som en utmaning. För fortsatt distansarbete beskrevs vikten av att processer

24 och rutiner anpassas till distansarbete från det tillfälliga till att det blir permanent. Önskemål fanns att hela organisationen ska anpassas efter nya arbetssättet.

“Att man fortsätter att ha ett löpande arbete kring arbetsmiljöfrågor även på distans.”

(Respondent 150)

“Minskad arbetsbelastning, vi måste ta mer hänsyn till den speciella trötthet som digitala möten leder till. Jag orkar inte med tempot i längden. På olika sätt informell kontakt med kollegorna för att bibehålla arbetsglädjen, jag trivs inte med att sitta ensam dag ut och dag in - behöver korridors- och fikarumssnacket och möta fler kollegor än bara de i min lilla grupp.”

(Respondent 45)

”Bra ergonomi och utrustning på hemmakontoret, bra verktyg för digitala möten och övrig kommunikation (chattar...)” (Respondent 89)

Flexibilitet

Flexibilitet innebär valfriheten att själv bestämma var arbetet ska utföras. Många

respondenterna beskrev vikten av att distansarbetet är flexibelt i den mening att möjligheten att välja vart arbetet ska utföras, på arbetsplatsen, i hemmet eller övrig plats. Respondenter påvisade även betydelsen av att själva få bestämma i vilken utsträckning distansarbetet ska ske. Flera respondenter beskrev en önskan att få komma tillbaka till arbetsplatsen om än inte på heltid.

“Att hitta en bättre balans och inte arbeta hemifrån varje dag. Men flexibiliteten är bra.”

(Respondent 17)

“Att man har möjlighet att få friheten att själv bestämma när man jobbar på distans.”

(Respondent 72)

4. Diskussion

Resultatet visade att distansarbetet haft en positiv påverkan på självskattad hälsa och upplevda arbetsförhållanden med vissa signifikanta skillnader mellan verksamhetsområden och mellan kön. Vidare visade resultatet att självskattad hälsa kan förklaras med 20 procent utifrån upplevda arbetsförhållanden. Den tematiska analysen genererade sex huvudteman med vissa underteman av viktiga faktorer vid fortsatt arbete på distans. Dessa var socialt stöd, teknik och

25 friskvård (stödjande arbetsförhållanden), ledarskap, arbetsmiljö samt flexibilitet. Majoriteten av respondenterna önskade arbeta på distans två till tre dagar i veckan i framtiden. Genom att identifiera och tillgodose upplevda arbetsförhållanden kan arbetsgivaren bidra till bibehållen och ökad hälsa bland medarbetarna. Ett främjande av upplevda arbetsförhållanden kan generera i fortsatt ökad hälsa bland medarbetarna.

4.1 Resultatdiskussion

Organisationen har i enlighet med folkhälsomyndighetens (2020) allmänna råd och

föreskrifter om att arbetsgivare ska erbjuda och möjliggöra distansarbete. Resultatet i denna studie baseras på upplevda arbetsförhållanden och självskattad hälsa vid distansarbete ur ett salutogent perspektiv. Enligt Törnquist et al. (2017) ska medarbetares hälsa och positiva upplevelser prioriteras vid ett salutogent perspektiv.

Resultatet visade att det inte finns några signifikanta skillnader mellan grupperna gällande hur de skattar sin hälsa just nu. Kundcenter hade dock skattat ett signifikant högre värde än systemutvecklarna sedan det påtvingade distansarbetets början.

Systemutvecklarna hade tidigare erfarenhet av distansarbete, till skillnad från kundcenter som inte arbetar på distans tidigare. Förändringen för systemutvecklarna bestod i att distansarbetet inte längre var valbart när det blev påtvingat. För kundcenter blev förändringen att arbeta heltid på kontoret till att arbeta heltid på distans. Systemutvecklarna tappade sin flexibilitet, medan kundcenter vann friheten att arbeta hemifrån. Dessa delar kan spela en roll i förklaring till studiens resultat.

Resultatet visade att självskattad hälsa till 20 procent kan förklaras utifrån upplevda arbetsförhållanden. Arbetsgivare har enligt 1§ Arbetsmiljölagen en skyldighet i att arbeta för att undvika ohälsa på arbetsplatsen. Den sociala arbetsmiljön ska enligt AFS (2015:4) omfatta socialt samspel, samarbete samt socialt stöd från både chefer och medarbetare. Resultaten från föreliggande studie visar betydelsen av att arbeta med

medarbetares upplevda arbetsförhållanden, arbetsmiljö och socialt stöd för att bibehålla och främja hälsa på arbetsplatsen. Genom hälsofrämjande arbete med salutogent perspektiv, med stöd av föreliggande studies enkätfrågor kan arbetsgivare identifiera och främja dessa faktorer och på så sätt bidra till att förbättra medarbetarnas hälsa. Att upplevda arbetsförhållanden har en påverkan på medarbetares självskattad hälsa kan förstås viktigt utifrån att tiden på arbete eller utförande av arbete är en stor del av medarbetarens vakna tid vilket gör det viktigt att identifiera och tillgodose så lång det är möjligt.

26 Kundcenter och kvinnor upplevde att stödjande arbetsförhållanden förbättrats signifikant mer än systemutvecklare och män under distansarbetet. Att kundcenter upplever en större förbättring än systemutvecklare kan bero på att det är ett nytt sätt för dem att arbeta på, då de inte haft möjlighet att arbeta hemifrån tidigare. Övergången skedde snabbt och i och med det var det viktigt med väl fungerande rutiner på arbetet. Eftersom kundcenter helt saknade erfarenhet av att arbeta på distans är en reflektion till resultatet att de kanske stöttade varandra under det nya arbetssättet och fann en ny typ av gemenskap i det. En annan

reflektion är att kvinnor kan ha lättare att ta stöd av varandra och ge varandra råd och praktisk hjälp medan män tenderar att ha svårare att be om hjälp. Socialt stöd är en stor del i stödjande arbetsförhållanden och generellt har kvinnor lättare att socialisera, vilket också kan vara bidragande till resultatet. Eftersom kundcenter till störst del består av kvinnor kan orsaken till skillnaden mellan grupper likaväl bero på kön i stället för verksamhetsområde.

Majoriteten av respondenterna ansåg att teknik, socialt stöd och friskvård, vilka ingår under stödjande arbetsförhållanden, var viktiga faktorer vid fortsatt distansarbete. Olčar et al. (2019) beskriver att flow uppnås när det finns en balans mellan utmaningar kopplade till en viss situation och förmågan att möta och uppnå kraven. Resultatet i föreliggande studie visade att rutiner, riktlinjer och tekniska hjälpmedel var viktigt för fortsatt distansarbete. Flow kan uppnås genom att tillgodose dessa faktorer. Resultat i föreliggande studie grundas på en snabb omläggning till distansarbete på heltid, vilket har gjort det svårt för arbetsgivaren med omställning till nya krav och behov.

Många medarbetare önskar friskvårdstimmen tillbaka samt att arbetsgivaren ska satsa på deras hälsa. Resultatet överensstämmer med tidigare forskning av Ejlertsson et al.

(2018) där det framkommer att hälsan är en viktig resurs för personlig utveckling och för livskvaliteten. Resultaten i föreliggande studie kan ha grund i att organisationen tidigare tog bort friskvårdstimmen som nu medarbetarna önskar tillbaka.

Olika delar ur upplevda arbetsförhållanden kan kopplas till de olika delarna ur KASAM. Kommunikation kan kopplas till begriplighet, hanterbarheten vid distansarbete kan kopplas till tekniska resurser och meningsfullhet kan kopplas till social samvaro. Tillgodoses dessa faktorer kan känslan av sammanhang öka. Enligt Karasek (1979) är det sociala stödet den viktigaste komponenten i krav-kontroll-stödmodellen och höga värden är en förutsättning för en god hälsa. Enligt Ejlertsson et al. (2018) är återhämtning på arbetsplatsen mer effektiv än återhämtning utanför arbetsplatsen. Detta kan bli problematiskt vid distansarbete då

27 medarbetaren inte befinner sig på arbetsplatsen. I den kvalitativa analysen framkom önskemål från respondenterna om att få ta promenader på arbetstid. Detta skulle kunna kopplas till återhämtning vid distansarbete som skulle kunna vara ytterligare en friskfaktor. Vegchel et al.

(2005) beskriver hur hårt arbete utan uppskattning kan leda till ökad stress och

överansträngning enligt ansträngning-belöningsmodellen, medan en jämn fördelning mellan ansträngningar och belöningar på arbetet skapar en god balans. Belöningar kan vara i form av pengar, uppskattning eller karriärmöjligheter. Resultatet från den kvalitativa analysen

påvisade behovet av uppskattning från chef. Vidare visade resultatet en önskan om att få ta promenader eller annan friskvård på arbetstid, vilket skulle kunna vara en annan form av belöning. Tolkning av resultatet är att tiden för friskvård är viktigare än den ekonomiska ersättning de fick i kompensation vid indragen friskvårdstimme då de önskar mer tid för friskvård under arbetstid.

Resultatet visade att distansarbetets påverkan på självskattad hälsa och upplevda arbetsförhållanden varit positiv då samtliga grupper har skattat ökade värden på dessa delar.

Detta skulle kunna bero på att distansarbetet har skapat en skillnad i arbetssättet och

förändrade arbetsvillkor som bidragit till nya utmaningar genom nya sätt att interagera digitalt samt att lösa praktiska frågor och uppgifter. Resultatet visade också vissa utmaningar med bland annat tekniska lösningar, brist på social kontakt samt arbetsmiljö under distansarbete.

Dessa utmaningar ger en lägre positiv upplevelse av distansarbetet, vilket innebär att de behöver tillgodoses. Distansarbete var tidigare endast tillgängligt för vissa yrkesgrupper men det pandemin visat var att många fler kan arbeta på distans. Ett normkritiskt tänkande kring arbetssätt kan vara utvecklande i ett hälsofrämjande arbete. Samhället är i konstant utveckling och parallellt med detta även arbetsvillkoren.

Resultatet från föreliggande studie visade att individuella inre upplevelser samvarierade med självskattad hälsa. Distansarbetet har enligt resultatet haft en positiv påverkan på individuella inre upplevelser som skattats högre av samtliga grupper sedan påbörjat distansarbete. Tänkbar förklaring till resultatet är att distansarbetet har skapat en skillnad i arbetssättet vilket gett nya utmaningar genom nya sätt att interagera digitalt samt att lösa praktiska frågor och uppgifter, vilket kan ge en tillfredsställelse hos medarbetaren.

Genom främjande av individuella inre upplevelser finns möjlighet till ökat flow. Enligt Olčar et al. (2019) kan flow öka glädjen kopplad till arbetet, vilket kan generera i

livstillfredsställelse och psykiskt välbefinnande samt minska ångest och öka självförtroendet.

För att tillgodose individuella inre upplevelser är det viktigt att det finns en individuell plan

28 för medarbetare.

Enligt Ariza-Montes et al. (2018) innebär nivån av kontroll i krav-kontroll-stödmodellen möjligheten av att ha frihet i att fatta egna beslut och initiativ i arbetet. Höga nivåer av kontroll, tillsammans med höga nivåer av socialt stöd och krav, är viktiga för välmåendet. Resultatet i denna studie har visat att både systemutvecklare och män har skattat ett högre värde av självbestämmande än kundcenter och kvinnor, både nu och i hur det har förändrats sedan innan det påtvingande distansarbetets början. Resultatet kan vara beroende av varierande karaktär av arbetsuppgifter som skapar olika förutsättningar till

självbestämmande. Kundcenter är mer beroende av fasta tider då de behöver vara tillgänglig för allmänheten på ett annat sätt än systemutvecklare, som har mer frihet under vissa ramar att utföra sina arbetsuppgifter. De har kanske blivit ännu friare under distansarbetet, medan kundcenter fortfarande har samma fasta tider att förhålla sig inom. Att män också har skattat ett signifikant högre värde kan bero på att majoriteten av systemutvecklarna är män och majoriteten av kundtjänstmedarbetarna är kvinnor, vilket kan vara orsaken till resultatet.

Flexibilitet har framkommit som en viktig faktor vid det fortsatta distansarbetet. Genom att tillgodose det kan upplevelsen av självbestämmande öka för kundcenter, vilket också i sin tur kan leda till förbättrad hälsa.

Resultatet visade att män har en mer positiv tidsupplevelse än kvinnor vid distansarbete, vilket skulle kunna bero på att kvinnor generellt har sämre work-life balance än män till följd av fler sysslor i hemmet. En annan reflektion kring resultatet är att det skulle kunna bero på skillnader i arbetsuppgifternas karaktär och det kan ha påverkat

respondenternas skattning. Tidsupplevelse samvarierar enligt resultatet med självskattad hälsa, vilket innebär att en positiv upplevelse kan öka hälsan medan en negativ tidsupplevelse kan generera i ökad stress under distansarbetet. Det är därför av stor vikt att arbetsgivare uppmärksammar medarbetarnas skattning av tidsupplevelse och tillgodose det så långt som möjligt för att kunna bibehålla och öka hälsan.

För ett högre värde av tidsupplevelse kan krav-kontroll-stödmodellen vara ett hjälpmedel. Enligt Karasek (1979) måste alla komponenter av krav-kontroll-stödmodellen vara i balans för en hälsosam arbetsmiljö. Resultatet av den skattade tidsupplevelsen har visat en svag ökning sedan övergången till distansarbetet hos samtliga grupper, vilket kan vara en av orsakerna till att medarbetarna skattat ett högre värde av hälsa sedan påbörjat distansarbete.

Samtidigt visade resultatet att vissa medarbetare upplever en högre arbetsbelastning med många digitala möten vid distansarbete, vilket enligt modellen kan innebära ökade krav. Det

29 är därför särskilt viktigt under distansarbete att arbetsgivaren stämmer av med medarbetarna för att säkerställa att det är balans mellan komponenterna.

Vidare visade resultatet att medarbetare anser att arbetet blir mindre effektivt när de arbetar hemifrån i jämförelse med när de arbetar på kontoret. En upplevd försämrad

organisatorisk arbetsmiljö genom bristande rutiner och tekniska lösningar vid distansarbete kan generera i minskad kontroll. Vid ökad kontroll genom exempelvis tydliga mål kan enligt Olčar et al. (2019) och Beard (2015) flow uppstå. Medarbetarna önskar att rutiner, riktlinjer och tekniska hjälpmedel bättre anpassas efter distansarbetet. Det sociala stödet av kollegor och chef beskrevs som bristande i den kvalitativa analysen, vilket kan leda till ett lägre stöd enligt kontroll-stödmodellen. För ett hälsofrämjande arbete bör samtliga delar i krav-kontroll-stödmodellen främjas.

Enligt Bringsén et al. (2012) består den salutogena teorin KASAM av de olika delarna begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet. Tillsammans bildar dessa delar känslan av sammanhang som ät viktig för välmåendet (Antonovsky, 2005). En stark känsla av

sammanhang leder bland annat till bättre hantering av stress. Kommunikation kan kopplas till begriplighet, hanterbarheten vid distansarbete kan kopplas till tekniska resurser och

meningsfullhet kan kopplas till socialt stöd. Då en person med en stark känsla av

sammanhang konfronteras med en stressfaktor kommer personen att motiveras till att hantera situationen, ha en tro till att utmaningen kommer att förstås samt en tilltro till att resurser kommer finnas tillgängliga (Antonovsky, 1996). En känsla av sammanhang vid distansarbete kan minska risken för stress. Genom att öka dessa komponenter skulle det kanske vara möjligt att uppnå ett högre värde på tidsupplevelse.

Den kvalitativa analysen visade att viktiga faktorer för fortsatt distansarbete är bland annat socialt stöd och bättre kommunikation från både kollegor, chefer och ledning. Om dessa faktorer tillgodoses minskar risken för stress. Pellmer, et al. (2013) förklarar att enligt krav-kontroll-stödmodellen är det sociala stödet den komponent som har störst inverkan på stress, då en hög grad kan minska stressen och en låg grad kan öka stressen. Ett bättre socialt stöd skulle kunna leda till ökade värden på tidsupplevelsen och i sin tur ännu bättre hälsa.

Ett positivt ledarskap handlar om att ha en tillgänglig chef som skapar intresse och engagemang för arbetet och att arbetet är rättvist fördelat. Enligt van der Lippe och Lippényi (2020) är ledningens roll extra viktig vid distansarbete för att öka balansen mellan arbete och privatliv. Resultatet från den tematiska analysen har visat att medarbetarna önskar bättre rutiner och tekniska hjälpmedel vid arbete på distans. Enligt Tornquist et al. (2017) kan

30 gränsen suddas ut mellan arbete och privatliv vid distansarbete, vilket kan leda till sämre balans och ökad stress. Vid distansarbetet på heltid blir det speciellt viktigt att tydliggöra gränserna för medarbetarna. Respondenterna har i denna studie skattat höga värden av ledarskap och de har skattat att ledarskapet upplevs som ännu mer positivt under

distansarbetet än tidigare. Det framkom i den kvalitativa analysen att många respondenter beskriver vikten av att få uppskattning från chefer och saknar saker som att få fika när de arbetar på distans. Respondenterna önskade även regelbunden kontakt med chefer och att kommunikationen från ledningen blir bra och tydlig. Respondenterna i denna studie har ett behov av ökat engagemang från ledning gällande social interaktion. Många beskriver att de saknar kontakten med kollegor och chef. Karasek (1979) påvisar hur krav, kontroll och stöd samverkat med varandra och hur kraven i arbetet i form av för många arbetsuppgifter kan vara en stressfaktor. Risken för ökad arbetsbelastning kan öka vid distansarbete om chefen inte är

distansarbetet än tidigare. Det framkom i den kvalitativa analysen att många respondenter beskriver vikten av att få uppskattning från chefer och saknar saker som att få fika när de arbetar på distans. Respondenterna önskade även regelbunden kontakt med chefer och att kommunikationen från ledningen blir bra och tydlig. Respondenterna i denna studie har ett behov av ökat engagemang från ledning gällande social interaktion. Många beskriver att de saknar kontakten med kollegor och chef. Karasek (1979) påvisar hur krav, kontroll och stöd samverkat med varandra och hur kraven i arbetet i form av för många arbetsuppgifter kan vara en stressfaktor. Risken för ökad arbetsbelastning kan öka vid distansarbete om chefen inte är

I dokument Salutogent perspektiv på arbetsmiljö och hälsa under distansarbete på en statlig myndighet (sidor 23-36)