3. Delstudie II – Lämplighet
3.2 Frågor till utvalda kommuner
1. Har Ni publicerat Era sammanträdesprotokoll beträffande bygglov på Internet? Vilka rättsliga överväganden har gjorts? Exempelvis; Vilket lagstöd har Ni grundat Er på för publicering?
2. Om ja; Hur har det praktiska arbetet med detta sett ut? Exempelvis; Vem inom förvaltningen/nämnden har blivit personuppgiftsansvarig? Har ett personuppgiftsombud utsetts? Vilka uppgifter om den sökande av bygglov tas med i protokollet som sedan blir allmän handling?
3. Om ja; Skäl till publicering på Internet? Exempelvis; Har det funnits ett behov från kommunmedlemmarna? Har det ansetts nödvändigt med tanke på teknikutvecklingen? 4. Om ja; Vilken respons från kommunmedlemmarna har förfarandet fått? Vad har bra,
eventuell dålig, kritik bestått av?
5. Om ja; Har valet att publicera protokoll på Internet uppmärksammats av media, och i sådana fall, på vilket sätt? Positivt eller negativt?
6. Om nej; Skäl till att inte publicera protokoll på Internet? Exempelvis; Har det ej funnits något uttryckligt behov hos kommunmedlemmarna? Har det ej ansetts nödvändigt på grund av befintlig tillgänglighet? Har den ytterligare arbetsbelastning som förfarandet skulle medföra ansetts allt för stor för verksamheten i förhållande till nyttan?
7. Om nej; Vilken respons från kommunmedlemmarna har valet att ej publicera protokoll på Internet fått?
3.2.2 Halmstads Kommuns svar
1. Har ej publicerat nämndprotokoll angående bygglov på Internet.
6. Skäl som har angivits till utebliven publicering är kostnadsskäl, publiceringen har ansetts alltför kostsam i förhållande till nyttan, arbetsbelastningen är alltför hög till följd av byte av datasystem samt att allt för mycket information i fråga om personuppgifter måste döljas beträffande publicering på Internet till skydd för den personliga integriteten. Intresset från allmänheten anses då inte längre vara lika stort. Delgivning till de direkt berörda parterna anses även tillräcklig liksom den traditionella tillgängligheten hos myndigheten.
7. Responsen från kommunmedlemmarna yttrar sig i efterfrågan av publicering på Internet. 127
3.2.3 Karlstads Kommuns svar
1. Har ej publicerat nämndprotokoll på Internet rörande bygglov.
6. Behovet finns och yttrar sig i förfrågningar och önskemål av kommunmedlemmarna om publicering. Ett av skälen till utebliven publicering är resultatet av rådgivning från konsult. En ytterligare del är arbetsbelastningen för att utreda lagligheten och utformningen av protokollen.
7. Responsen från kommunmedlemmarna yttrar sig i en tydlig önskan om publicering på Internet.128
3.2.4 Kalmars Kommuns svar
1. Har publicerat nämndprotokoll på Internet enligt PuL.
2. Personuppgiftsansvarig utses av nämnden och styrelsen. Finnes flertalet personuppgiftsombud inom samhällsbyggnadskontoret. På Internet publiceras fastighetsbeteckning och adress men inte personnamn när det rör sig om privatperson. Är sökande av bygglov ett företag publiceras även företagsnamnet. I båda fallen publiceras karta över den aktuella fastigheten.
3. Skälen till publicering är utökad informationstillgänglighet och att stärka demokratin. Teknikutvecklingsaspekten har ej varit avgörande.
4. Ingen negativ kritik. 5. Ingen negativ kritik.129
3.2.5 Kungsbackas Kommuns svar
1. Har publicerat nämndprotokoll på Internet enligt PuL.
2. Förvaltningschefen är personuppgiftsansvarige, nämndsekreteraren beslutar vilka ärenden som skall publiceras. På Internet publiceras fastighetsbeteckning, namn på den registrerade och dennes adressuppgifter.
3. Förverkligandet av ”24 timmarsmyndigheten”130 ligger till grund för publiceringen. Tillgänglighet.
127 Halmstads Kommun, Byggnadskontoret, Maria Grimberg administrationschef
128 Karlstads kommun, Stadsbyggnadsnämnden, Birgitta Bengtsson nämndssekreterare
129
4. Tillgängligheten har tillgodosett kommunmedborgarnas behov genom färre antal förfrågningar och telefonsamtal angående publicering av nämndprotokoll. Detta har även medfört minskad arbetsbelastning på kommunen. Negativt är problem med delgivningen av vissa beslut, det vill säga att mottagaren ej har kvitterat delgivningen till följd av att beslutet redan lagts ut på Internet
5. Ingen respons från massmedia.131
3.2.6 Nackas Kommuns svar
1. Har publicerat nämndprotokoll på Internet enligt PuL.
2. Personuppgiftsombud har utsetts. Informationen som publiceras utgörs av de uppgifter som krävs för att motivera beslutet, tillika fastighetsbeteckning och adress.
3. Ökad tillgänglighet som har realiserats med hjälp av den tekniska utvecklingen.
4. Publiceringen av nämndprotokoll har tillgodosett kommunmedlemmarnas behov då önskemål av densamma tidigare uttryckts.
5. Underlättat arbetet för lokal massmedia.132
3.2.7 Täby Kommuns svar
1. Har publicerat nämndprotokoll på Internet enligt 12§ Personuppgiftsförordningen 2. Personuppgiftsombud har ej utsetts. De personuppgifter som publiceras är
fastighetsbeteckning och adress.
3. Utökad service till kommunmedlemmarna.
4. Positiv kritik från kommunmedlemmarna ifråga om anspråk på handlingar som saknas.
5. Ingen respons från massmedia.133
3.2.8 Gävle Kommuns svar
1. Har publicerat nämndprotokoll på Internet enligt PuL.
2. Personuppgiftsombud har utsetts. De personuppgifter som publiceras är endast fastighetsbeteckning.
130 ”Regeringens vision med 24-timmarsmyndigheten syftar till att effektivisera, öka tillgängligheten och förenkla myndighetsdialogen för såväl medborgare som företag. Myndigheter och kommuner i Sverige förväntas ge en hög service, vara tillgängliga och hålla en hög kvalitet i sin hantering av olika ärenden. Genom regeringens vision 24-timmarsmyndigheten förväntas nu tillgänglighet dygnet runt.” www.knowit.se
131 Kungsbacka Kommun, Plan & Bygg Bygglovavdelningen, Annika Johansson byggnadsnämndssekreterare
132 Nacka Kommun, Stadsledningskontoret, Helena Meier stadsjurist
133
3. Tillgänglighet samt utökad service. Förverkligande av ”24-timmarsmyndigheten” och minskad arbetsbelastning på kommunen.
4. Ingen negativ kritik
5. Ingen respons från massmedia.134
3.2.9 Östersund Kommuns svar
1. Har publicerat nämndprotokoll på Internet.
2. Personuppgiftsombud har utsetts. De personuppgifter som publiceras är endast fastighetsbeteckning.
3. Tillgänglighet av information för samtliga inom kommunen samt tillgodoseende av serviceskyldigheten och stärkande av demokratin.
4. Visat intresse utifrån anmärkningar på att publiceringen har uteblivit. Ingen negativ kritik angående förfarandet.
5. Inför publiceringen av nämndeprotokoll på Internet underrättades media och det gavs utbildning i hur sökning av protokoll går till. Positiv respons från media.135
3.2.10 Sundsvalls Kommuns svar
1. Har publicerat nämndeprotokoll på Internet.
2. Personuppgiftsombud har utsetts. De personuppgifter som publicerats är namn och fastighetsbeteckning. På grund av att uppgift om adress ansetts sakna relevans har denna utelämnats.
3. Tillgänglighet, rätt att ta del av information och myndighetens serviceskyldighet. 4. Visat intresse utifrån anmärkningar på sent publicerade beslut. Ingen negativ kritik
angående förfarandet.
5. Ingen respons från massmedia.136
De kommuner som valt att publicera sina nämndprotokoll på Internet har endast uppgett PuL som lagstöd och inte närmare gått in på vilka lagrum som varit direkt avgörande. Inget förtydligande från kommunernas sida har gjorts och därför har sammanställningen ovan endast PuL som angivet lagstöd. På grund av tidsbrist fanns ingen möjlighet till begäran om förtydligande. Täby har dock uppgett Personuppgiftsförordningen 12§ som skäl till
134 Gävle Kommun, Bygg & Miljö, Elisabeth Börjeson nämndsekreterare
135 Östersund Kommun, Miljö – och Samhällsnämnden, Agneta Johansson sekreterare
136
publicering. Denna paragraf stadgar bland annat förhållningsregler för kommunen vad gäller överföring till tredje land (jfm 33§ PuL), att personnummer ej får publiceras liksom de uppgifter som klassas som känsliga enligt 13§ PuL. Paragrafen stadgar även vikten av integritetsskydd och skydd mot personlig kränkning.
De kommuner som valt att publicera sina nämndprotokoll på Internet har alla en sökfunktion där det är möjligt att få fram bygglovshandlingar genom att söka på de uppgifter som publicerats. Täby kommun har dessutom ett särskilt bygglovsregister där sökning på fastighetsbeteckning och adress kan göras. Trots detta konstruerande av hemsidorna och dess sökmotorer är det inte fråga om strukturerade texter som påtagligt underlättar sökning av personuppgifter. Missbruksregeln i PuL 5a§ träder i kraft och hanteringsreglerna blir därmed inte nödvändiga.
3.3 Datainspektionens vägledning för kommuner: Personuppgifter och e-förvaltning