Framgångsrik övergång från lokalt lagrade till molnbaserade IT-system

parter ska göra är viktigt, annars är det svårt att sätta ihop ett bra system som är rätt utifrån kundens behov. Aziz och Yusof (2015) samtycker och argumenterar för vikten att alla i företaget borde ha en delad vision av vad IT-systemet ska göra och bidra med, annars är risken stor att projektet misslyckas. Seniorkonsulten påstår, att ”Trust”, förtroende eller frihet under ansvar är en viktig aspekt. Seniorkon-sulten menar att det är viktigt att kunden kan vara öppen med vad företaget vill ha för system och sedan att kunderna kan lita på att projektgruppen och systemimplementatören nyttjar de tekniska strategier som valts åt kunden. Så att projektgrupp och systemimplementatör kan leverera de projektmål som har satts. chef hos kund A påstår att det inte skadar för kunder att ha förståelse för förflyttningen, men IT-chef hos kund A tycker det är svårt att säga om det spelar någon roll eller inte. I slutändan vill kunden oftast se och veta kort- och långsiktigt vad det kostar och vad företaget tjänar på det, vad affärsnyttan är för företaget och kunden. Oftast så räcker det att kund förstår det på den nivån. Aziz och Yusof (2015) förklarar att förståelse är viktigt för att veta varför förflyttning eller införandet sker och att bara lägga det i molnet löser inte problemen

IT-chef hos kund A anser att samsyn i hela hierarkin hos kund är till viss del viktigt. Han menar att för stora övergripande frågor och när projektledarna inte har tillräckligt med mandat att ta beslut, då behöver de huvudpersonerna med mandat engagera sig i frågorna. Men i de flesta frågeställningarna har projektgruppen mandat i frågan och då är det egentligen oväsentligt med engagemang från ledningen. Umble et al. (2003) påstår att för att få ett framgångsrikt införande av ett IT system är ledningens enga-gemang en viktig faktor. Umble et al. (2003) menar att ett bristande engaenga-gemang av ledningen kan leda till att införandet eller förflyttningen av system kan misslyckas. Affärsområdeschefen håller inte med och påstår, att systemimplementatör brukar inte vara i direkt kontakt med ledningen och ledningens engagemang är kanske inte den viktigaste aspekten. Det som är viktigt är att de personerna som repre-senterar kunden har mandat. Det blir krånglig om alla beslut måste förankras vidare upp i företaget styrgrupp, på så sätt tar det lång tid. Affärsområdeschef menar att kunden ska våga sätta rätt människa på rätt plats och ge hen mandat, bara för en person har väntat länge så betyder det inte att hen är lämplig. För att citera affärsområdeschefen i frågan: Det är frihet under ansvar, skit i engagemanget och ge dem mer mandat, det handlar inte att alla ska vara inblandade utan rätt personer ska göra rätt saker. Moti-walla och Thompson (2014) som studerar införande av det specifika IT-systemet, affärssystem, beskri-ver vikten av ledningens engagemang. Motiwalla och Thompson (2014) förklarar att ledningen måste tillåta nyckelpersoner av verksamheten att vara delaktiga och att inte bara överlåta införandet eller över-gången till IT-avdelningen. Det är ledningens beslut att låta systemimplementatör få tillgång till de re-surserna som behövs. Detta kan vara att få involvera nyckelpersoner eller få tillgång till hela organisat-ionen och företaget.

4.4 Framgångsrik övergång från lokalt lagrade till molnbaserade IT-system

Seniorkonsulten anser att om en övergång till molnbaserade IT-system sker på rätt sätt så skapar företa-gen en förändringsbarhet. Det blir lättare att i framtiden ändra och förbättra. Det blir lättare för företaföreta-gen att utvidga verksamheten och processen på rätt sätt. Om systemen är byggda på ett förändring- och förvandlingsbart sätt, kan företagen expandera mycket snabbare än tidigare. Konsultchefen påstår att molnbaserade plattformar är konstruerade och byggda för att uppnå bättre skalbarhet, flexibilitet och det bidrar till att företag får en bättre och optimerad IT-infrastruktur. Benlian et al. (2018) håller med och har uppfattningen att molntjänster är gjorda för att öka funktionaliteten och på så sätt får individer och organisationer tillgång till flera olika IT-lösningar från flera varianter av plattformar. Seniorkonsulten förklarar att företag får möjlighet att tänka stort men ändå kunna använda lite, vilket hänger ihop med flexibilitet. Det blir anpassat efter företagets tillfälliga behov. Med molnet och “As a service” betalar du vad du använder. Seniorkonsulten tar CSN som ett exempel. Det är ungefär 1-2 gånger per år, de sista dagarna då studenterna måste ansöka om studiebidrag. Då behöver företaget maxa sin kapacitet och resten av året används bara 2-5 % av den kapaciteten. Då är det fruktansvärt onödigt att investera i en hög prestanda som ligger mycket över snittanvändning. Medan idag kan du dra upp kapaciteten enkelt för att sedan sänka den för att inte sidan ska krascha. Rountree och Castrillo (2014) förklarar att det är en av grundegenskaperna för ett molnbaserat IT-system. Rountree och Castrillo (2014) “Rapid elasti-city” som på svenska motsvarar ” flexibilitet och elasticitet”. Det innebär att tjänsten upplevs vara

44 oändlig, obegränsad och skalbar allt beroende på användarens behov. Tjänsten växer respektive minskar utifrån företagets nuvarande behov. Affärsområdeschefen kallar detta för att anpassa flexibiliteten, och hen argumenterar för att företag med väldigt säsongsberoende försäljning, under den tiden som det är större tryck så kan de se till att ha en högre kapacitet, och på lågsäsong betala mindre men fortfarande ha samma tekniska förmåga att leverera.

Affärsområdeschefen påstår att företag får möjlighet att stå emot förändringar bättre, och på lång sikt är det en mer flexibel lösning och mer kostnadseffektivt. Affärsområdeschefen anser att förut mötte systemimplementatörer mer motstånd men inte längre. Han förklarar att till och med bank och finans vill upp i molnet och de har tidigare varit väldigt skeptiska. Affärsområdeschefen förklarar att även läkemedelsindustrin är redo. Molnbaserade IT-system har nått en nivå så företag kan känna sig trygga att lägga upp allt på molnet. Bjelland och Haddara (2018) har uppfattningen att IT-system bland annat ökar säkerheten, funktionaliteten och uppdaterar processer för att ständigt möta de krav och den utveckl-ing företaget och organisationer står inför. De uppdaterutveckl-ingar kan även ske genom vidareutvecklutveckl-ing av systemen. Konsultchefen förklarar att med molnet kan företag samtidigt leverera en hög tillgänglighet och flexibilitet med flera reserver på annan plats. Att ha hög tillgänglighet lokalt är ingen billig kostnad. Bjelland och Haddara (2018) tar även upp att molnet även bidrar en lägre kostnad för underhåll, mindre IT-personal och kostnadsfria uppdateringar. Rountree och Castrillo (2014; 35-38) belyser att genom att inte ha liknande utgifter på hårdvara, mjukvara, upplärningskostnad väljer vissa företag helt bort den lokala IT-avdelningen, vilket bidrar till en kostnadseffektivare plattform. Konsultchefen förklarar att en av anledningarna till att molnet uppkom var att göra det enklare och billigare att ”köpa” eller hyra IT-system. Att företag ska ha servrar och serverparker kan vara ganska dyrt och omständligt för företag, iallafall de mindre företagen.

45

5 Slutsatser

I kapitlet slutsatser tas det upp vad analysdelen kommit fram till. Vilka är de faktorer som påverkar en övergång från dagens lokalt lagrade system till molnbaserade IT-system, ur kund-, projektgrupp- och systemimplementatörsperspektiv.

Syftet med denna kandidatuppsats i informatik är att identifiera, beskriva och förklara de faktorer som påverkar en framgångsrik övergång från dagens lokalt lagrade system till molnbaserade IT-system, ur kund-, projektgrupp- och systemimplementatörsperspektiv. Utifrån Ibiz Solutions erfarenheter så har de följande faktorerna högst påverkan på övergången från lokalt till molnbaserade IT-system:

- Ur ett systemimplementatörsperspektiv är det individen och den individuella förmågan och kompetens som har högst påverkan på övergången från lokalt till molnbaserade IT-system. - Ur ett projektgruppperspektiv är det att etablera en effektiv kommunikation som har högst

på-verkan på övergången från lokalt till molnbaserade IT-system.

- Ur ett kundperspektiv är deras mognad och samsyn för projektet som har högst påverkan på övergången från lokalt till molnbaserade IT-system.

Dessa faktorer borde tas till hänsyn och övervägas av den primära målgruppen för denna uppsats, vil-ket är verksamheter som har tankar att införa eller förflytta ett IT-system till ett molnbaserat IT-sy-stem.

5.1 Systemimplementatör

Enligt den empiriska insamlingen är en av viktigaste faktorerna som påverkar systemimplementatören, den individuella kompetensen.

Individ - Utifrån den inhämtade empirin kan jag dra slutsatsen att systemimplementatörens individuella förmågor är en relativ hög påverkandefaktor på övergång till ett molnbaserat IT-system. Individen måste ha hög kompetens inom området för att kunna leverera den service eller produkt som kunden efterfrågar med rätt säkerhetslösningar. Dock finns det en viss motsägelse om verksamheten är viktig eller inte. Anpassad IT-infrastruktur - Utifrån empiriinsamlingen kan vi se att anpassad IT- infrastruktur har en medelhög påverkan för systemimplementatörer. Dock kan vi se att samtliga av intervjurespondenterna ansåg att hybrida lösningar är något som kommer att användas i stor omsättning idag och i framtiden. Det ger en möjlighet att ta del av de bästa av flera världar, både lokalt och molnbaserade lösningar. Risker - Utifrån den inhämtade empiri, teori och tidigare studier ser jag tydligt att risker har en låg påverkan på en övergång från lokalt lagrade system till molnbaserade IT-system. Dock så visar Consul-ting Solutions (2019) konsultrapport att 31% av konsumenterna inte valde ett molnbaserat IT-system för att de ansåg att det fanns en säkerhetsrisk. Consulting Solutions (2019) påstår att det finns ett visst motstånd från konsumenterna att använda ett molnbaserat IT-system som enligt denna kandidatuppsats inhämtade intervjuer och teorikapitel är inkorrekt. Det verkar som det finns ett glapp mellan den upp-fattade verkligheten och verkligheten. Expertföretaget som är Ibiz Solutions, har inte märkt detta mot-stånd och affärsområdeschefen påstår att marknaden och Ibiz Solutions kunder börjar förstå vart fram-tiden ligger. Affärsområdeschefen påstår att marknaden har nått en nivå där man kan känna sig trygg att lägga upp allt i molnet.

5.2 Projektgrupp

Baserat på teorin och den empiriska insamlingen är alla de tre faktorerna viktiga. Beroende på situation så är det viktigt att koordinera projektet men samtidigt är det viktigt att skapa en gemensam vision. Utifrån empiriinsamlingen så är en effektiv kommunikation en av den viktigaste faktorn.

Effektiv kommunikation - Utifrån empiriinsamlingen kan vi tydligt se att de anser att en effektiv kom-munikation är en av de viktigaste faktorerna för en framgångsrik övergång från lokalt lagrade system

46 till molnbaserade IT-system. En effektiv kommunikation leder till ett bättre samarbete internt inom pro-jektgruppen och för relationen mellan kund och systemimplementatör.

Skapa en gemensam vision - Enligt den inhämtade empirin har det en hög påverkande faktor för en framgångsrik övergång från lokalt lagrade system till molnbaserade IT-system. Att alla aktörer har klart för sig vad kunden vill ha och hur IT-systemet ska byggas.

Koordinera - Att koordinera ihop projektet är viktigt enligt min insamlade empiri. Det är oftast nödvän-digt för att få projekten att fungera. Att koordinera är extra viktigt om projektet inte fungerar. Det är ofta många olika team som ska samarbeta och om en blir försenad drabbar det resten av teamen också.

5.3 Kund

Mognad - Mognaden hos kund och företaget har en hög påverkande faktor för en lyckad övergång till en molnlösning. Både systemmässig och organisationsmässig mognad är viktigt, för utan rätt mognad kommer inte övergången bli lyckad. Exempelvis att bakomliggande system inte klarar av övergången eller att det kan bildas stort motstånd internt inom företaget.

Samsyn - Samtliga intervjurespondenter anser att samsyn är en väsentlig faktor för att få en framgångsrik överföring. Att alla inblandade parter vet vad som ska göras och förväntas av dem för att kunna leverera. Det tas även upp förtroende, att kunden ska ha förtroende och lita på både projektgrupp och syste-mimplementatören att de nyttjar de tekniska strategier som valts åt dem. Det finns även en delad syn angående ledningens engagemang. Två framstående forskare, Motiwalla och Thompson (2014), som studerar införande av affärssystem samt Umble et al. (2003) hävdar att ledningens engagemang är viktig, medan den inhämtade empiriska data genom intervjuer anser att det är av lägre påverkan. Skillnaden kan bero på vilket sorts IT-system som införts. Ledningens engagemang behövs inte alltid för en över-gång till ett molnbaserat IT-system utan är mer väsentligt när det ska införas ett helt nytt system. Utifrån empirin är engagemang endast nödvändigt om de i projektgruppen behöver ta något beslut som inte någon i projektgruppen har mandat för.

Servicebehov - as a service har helt förändrat marknaden och mer eller mindre alla företag använder sig av det. Det är enkelt och flexibelt. Men det finns fortfarande frågor som man borde tänka på under processen, exempelvis om det finns risk att kunden/företaget låser sig för en enda leverantör. Företaget borde även ställa sig frågan om de är känsliga för uppdateringar då. För när systemleverantören uppda-terar det molnbaserade IT-systemet har företagen sällan någon påverkan på beslutet.