3. RISKHANTERING I PROJEKT LINDELLHALLEN
3.4 G ENOMFÖRANDET
Här beskrivs tillvägagångssättet vid genomförandet av osäkerhetsbedömningarna i projekt Lindellhallen. Punkter eller sammanhang som har varit av betydelse för resultat har lyfts fram.
Detta för att ge en förståelse för hur arbetsgången kan ha påverkat det material som ska analyseras. Den osäkerhetsbedömning som gjorts kan beskrivas i tre steg, enligt figur 3.5.
Figur 3.5. Beskrivning av steg 1, 2 och 3 vid den första osäkerhetsbedömningen för projekt Lindellhallen.
I steg 1 och 2 har en sammanställning gjorts för respektive steg. Resultatet av arbetet är två dokument för osäkerhetshantering. Det ena ska hanteras internt och det andra i projektgruppen.
Det är dessa som kallas Internt dokument respektive Externt dokument.
3.4.1 Genomförande av intern osäkerhetsbedömning
Det arbete som kommer att beskrivas nedan är steg 1, enligt figur 3.5. Resultatet av detta är Sammanställning 1 i bilaga 3-D.
Den interna osäkerhetsanalysen gjordes med avsikten att erhålla en helhetsbild av osäkerheterna i projektet. Till den möteskallelse som skickades ut bifogades en introduktion. Syftet var att ge
Osäkerhetsidentifiering -internt AHN
Osäkerhetsidentifiering -individuellt av externa konsulter
Indelning av osäkerheter i projektskeden
- sammanställning 1 och 2
Sammanställning 1 - osäkerheter för en övergripande bild av projektet
Sammanställning 2 - osäkerheter kring byggnadens funktion
Sammanställning 3 - osäkerheter för bearbetning i
byggnadsprogramsskedet Osäkerhetsberäkning
-internt AHN
Osäkerhetsvärdering
-internt AHN Osäkerhetsberäkning
-individuellt av externa konsulter
Externa konsulter för byggnadsprogrammet Projektgrupp för byggnadsprogrammet
Internt dokument - osäkerheter i projektet för hantering internt
Externt dokument - osäkerheter i projektet för hantering i projektgruppen
deltagarna en möjlighet att bekanta sig med begreppen som skulle användas samt göra de nödvändiga förberedelserna. Introduktionerna återfinns i bilaga 3-C. Här tydliggjordes avsikten att använda begreppet osäkerheter istället för risker. Vidare tydliggjordes skillnaden mellan dialog och diskussion för att underlätta styrandet mellan dessa två samtalsformer under mötet.
Förberedelserna inför mötet gick ut på att samtliga skulle tänka igenom projektet själv och lista osäkerheter. Avsikten med detta var att alla skulle bilda sig en egen uppfattning om projektet innan träffen. Vid ett möte blir åsikter oftast påverkade av en deltagare i gruppen med en stark personlighet. Förhoppningen var att undvika det och därmed få ett bättre underlag till diskussioner eftersom allas syn på projektet lyfts fram.
Under den interna analysen var det nödvändigt att göra ett förtydligande. Det gällde vilken osäkerhetstyp som skulle väljas i situationer där konsekvensen berör företagets resurser efter avslutat projekt. Ett exempel på detta är driftskostnader för en byggnad. Förtydligandet innebar att dessa skulle bedömas som kvalitetsfrågor i projektet eftersom de inte är kostnader som påverkar projektets ekonomi direkt. Det är snarare krav eller förväntningar från förvaltningen, om att byggnaden ska kunna drivas kostnadseffektivt. Om god kvalitet ska uppnås i projektet, bör förväntningar och krav uppfyllas. Det samma kom att gälla osäkerheter som kunde tänkas påverka företagets varumärke. I ett längre perspektiv kan det ge förlorade intäkter men under projektet är det en outtalad förväntning.
De osäkerheter som identifierades återfinns i bilaga 3-D. Dessa fick varje gruppdeltagare i uppgift att individuellt poängsätta enligt den femgradiga poängskalan som återfinns i bilaga 2-D. Därefter sammanställdes dessa poäng i en tabell, (se bilaga 3-D). Detta användes sedan som underlag för att skapa diskussion kring osäkerheterna. Genom diskussionerna erhölls en gemensam bedömning av samtliga osäkerheter vilket sedan gav en värdering utifrån de förutbestämda osäkerhetsvärderingsmodellerna.
Den slutliga sammanställningen, Sammanställning 1 enligt figur 3.5, återfinns i bilaga 3-D. De osäkerheter som fick bedömningen icke-acceptabel samt osäker vid denna interna osäkerhetsbedömning, är sammanställda i tabell 3.2 nedan.
Tabell 3.2. Icke-acceptabla samt osäkra osäkerheter identifierade internt.
Nr Osäkerhet Osäkerhetstyp
Konsekvens-beskrivning Bedömning
Kategori: Externa oförutsägbara
1 Dåliga väderförhållanden K Fuktskador
2 Dåliga väderförhållanden R Väderskydd, kostar pengar
3 Dåliga väderförhållanden T Sluttiden
7 Klotter R Fördyrat bygge
8 Brand T Tid
Kategori: Externa förutsägbara men osäkra 2 Kundens outtalade
förväntningar K Dålig dager, påverkar
varumärket 3 Kundens outtalade
förväntningar
T Spräckt tidplan
5 Kundens bortglömda förväntningar,
programförändringar
T Tidplan
6 Användbarhet, kan byggnaden brukas som planerat?
K Varumärket som naggas i
kanten 8 Stor personbelastning under
produktionstiden R Personskydd
9 Hyreskontrakt för de
färdigställda lokalerna R Vem ska driva
verksamheten i lokalerna, vem är hyresgäst?
10 Hörsalarnas drift R Forcering, ej normal
arbetstid
11 Hörsalarnas drift T Begränsad produktionstid Kategori: Interna av icke teknisk karaktär
1 Orealistisk tidplanering T Förlängd tid 2 Orealistisk tidplanering R Fördyrat projekt
3 Orealistisk tidplanering R Sjukskrivning i de interna leden
4 Orealistisk tidplanering K Saknad kompetens 5 Orealistisk tidplanering K Saknade resurser 7 Otydlig målbeskrivning K Uppfyller inte behov 8 Otydlig målbeskrivning T Beslutsunderlaget blir
osäkert, svårigheter att prioritera
9 Organisation, sjukdomar, folk slutar
T Tappar tid
10 Organisation, sjukdomar, folk
slutar K Information tappas ur
projektgruppen
Forts. tabell 3.2.
Nr Osäkerhet Osäkerhetstyp Konsekvens-beskrivning
Bedömning Kategori: Tekniska
2 Ljudklimat K Lokalen kan inte utnyttjas
som tänkt, funktionsbrist
3 Glasfasad K Ljus, temperatur
reflektionsvärden
5 Glasfasad K Driftskostnaden
9 Limträbalkar, längden K Arkitektur, rumsbild 11 Grundläggning, tillgänglighet
för användare T Tillgänglighet för
användare med avseende på säkerhet.
14 Tidplanering T Bygget kan behöva
stoppas upp
15 Tidplanering R Forcering måste tillgripas
16 Stuckaturtaket i hörsalar,
innertak R Fördyrningar
18 Sophantering K De lokaler som hyrs ut
uppnår inte en fullgod standard gällande detta.
19 Luminansförhållanden pga
solinstrålning K Komfort- och
funktionsfråga
20 Glasfasad R Tillgänglighet för
användare med avseende på säkerhet. Måste spärras av etc.
21 Limträbalkarna, längden T Tillträde till arbetsområde 22 Muralmålningen måste
skyddas K Fel val av
produktionsmetod Kategori: Juridiska
1 Entreprenadform T Klarar inte tidplan
2 Entreprenadform K Ingen
produktionskunskap i tidigt skede
4 Skadestånd R Föreläsningssalar kan inte
användas, t.ex. pga buller 3.4.3 Genomförande av extern osäkerhetsbedömning
I figur 3.5 motsvarar det här steg 2. Resultatet av arbetet är redovisat i Sammanställning 2, (se bilaga 3-F). Detta gjordes i samband med att projektgruppen för byggnadsprogrammet kallades till nystartmöte för projekt Lindellhallen. Här deltog samtliga yrkeskategorier i kapitel 3.2.3. Vidare deltog även de som var med och genomförde de interna analyserna, (se kapitel 3.2.2).
Liksom vid den interna osäkerhetsanalysen skickades en introduktion ut till deltagarna. Den stora skillnaden var att identifieringen av osäkerheter gjordes individuellt av de externa. Därefter sammanställdes de utan att någon dialog fördes kring dem och deras relevans. En annan förändring var att osäkerheterna delades in i projektskeden enligt kapitel 2.5.2.
För att tydliggöra arbetsgången med osäkerhetsanalyserna för de externa konsulterna gjordes en kort presentation i PowerPoint. Här tydliggjordes ytterligare en gång målet med analysen, samt
arbetsgången i osäkerhetshanteringsprocessen. (Se bilaga 3-L för presentation). I denna exemplifierades även ett ifyllande av osäkerhetsanalysen, steg för steg och med tre olika scenarion. (Se figur 3.6 och 3.7 för exempel).
Figur 3.6. Ifyllandet av det tredje steget i osäkerhetsanalysen exemplifieras i PowerPoint för externa konsulter. (Detta var steg 4 av 15 i presentationen).
Figur 3.7. Ett möjligt scenario vid ifyllandet av osäkerhetsanalysen exemplifieras i PowerPoint för de externa i projektorganisationen. (Detta var steg 10 av 15 i presentationen).
Av de sju personer som materialet skickades till erhölls svar från alla utom markprojektören och VVS handläggaren. Samtliga externa analyser återfinns i bilaga 3-F. En sammanställning har gjorts av dessa, (se bilaga 3-F), vilken benämns som Sammanställning 2 i figur 3.5.
3.4.4 Indelning av osäkerheter i projektskeden
Grundläggande i steg 3, (se figur 3.5) är detta arbete. En bedömning gjordes hos AHN av vilka osäkerheter som skulle lyftas fram vid arbetet med byggnadsprogrammet. De osäkerheter som valdes att tas med har sammanställts i tabell 3.3.
Tabell 3.3. Sammanställning av externt identifierade osäkerheter.
Nr Osäkerhet Osäkerhetstyp
Konsekvens-beskrivning Föreslaget projektskede Kategori: Utförande
3 Montage på hög höjd T Tillgänglighet för hyresgäster/studenter
Systemhandling 10 Störningar under
byggtiden K Föreläsningssalar,
bibliotek fungerar sämre Byggproduktion 11 Störningar under
byggtiden T Föreläsningssalar,
bibliotek fungerar sämre Byggproduktion Kategori: Drift
6 Klimatzoner K Svår teknik Bygghandlingar
Kategori: Utformning
1 Installationer K Synliga installationer för att åtgärda kallras samt solinstrålning vid fönster
Bygghandlingar
6 Ljudklimat K Lång efterklangstid, eko Systemhandlingar
Kategori: Bärförmåga, stadga och beständighet
1 Grundläggning T Åtkomlighet bef hus
grundl Program
3 Stomsystem T Logistik anpassn bef
byggn Program
4 Stomsystem K Logistik anpassn bef
byggn
Program Kategori: Brand
3 Bef verksamhet under utförande tid
K Utrymning Program Kategori: Hygien, hälsa och miljö
1 Klimat m. a. p.
solinstrålning K Olika temperaturzoner i
lokalen Systemhandlingar
2 Styra studentflödet T Under utförandetid Program
8 Köket K Önskad meny kan ge
Kategori: Säkerhet vid användning -
Kategori: Energihushållning och värmeisolering
4 Klimatzonsindelning K Olika krav på olika
verksamheter Program
Intressant att notera är de projektskeden som konsulterna föreslog för hanteringen, (kolumnen längst till höger). Trots dessa valde AHN att behandla alla i programskedet. För de osäkerheter som hade identifierats internt och inte kunde accepteras enligt osäkerhetsvärderingen, gjordes en
kompletterande indelning efter de olika projektskedena. De som ansågs vara väsentliga att ta upp internt inom projektledning, sammanställdes i ett eget dokument, (se bilaga 3-H och tabell 3.4)
Tabell 3.4. Osäkerheter i projektet som behandlas av projektledningen.
Nr Osäkerhet Risktyp
Konsekvens-beskrivning Programsskede [P]
1 Kundens outtalade förväntningar
K Dålig dager, påverkar varumärket
2 Otydlig målbeskrivning K Uppfyller inte behoven 3 Organisation, sjukdomar, folk
slutar K Information tappas ur
projektgruppen 4 Orealistisk tidplanering K Saknad kompetens i
gruppen
5 Orealistisk tidplanering K Saknade resurser i gruppen
6 Otydlig målbeskrivning T Beslutsunderlaget blir osäkert, svårigheter att prioritera
7 Organisation, sjukdomar, folk
slutar T Tappar tid
8 Orealistisk tidplanering, internt R Fördyrat projekt
9 Orealistisk tidplanering, internt R Sjukskrivning i de interna leden.
Övriga osäkerheter, som ansågs vara väsentliga att behandla externt i byggnadsprogramsskedet, sammanställdes i Sammanställning 3 (enligt figur 3.5) före nystartsmötet, (se bilaga 3-I). I de fall där osäkerheterna överlappade varandra sammanfattades dessa för att samma sak inte skulle bearbetas flera gånger om.
3.4.5 Genomförande av nystartsmöte
Resterande arbete i steg 3, (se figur 3.5), genomfördes vid detta nystartmöte 2006-03-20. Mötet påbörjades med att målbeskrivningen för projektet presenterades av byggnadens förvaltare.
Tanken med detta var att projektgruppen skulle kunna fokusera mot rätt mål vid analysen.
Därefter presenterades de tre osäkerhetsvärderingsmodellerna som tagits fram, (se bilaga 3-E).
Avsikten med det var att tydliggöra på vilket sätt resultatet från analysen skulle användas.
Med denna introduktion som grund fick samtliga göra en individuell bedömning av de osäkerheter som lyfts fram till mötet i Sammanställning 3. Dessa bedömningar sammanställdes sedan och användes som underlag för diskussion. Där skulle gruppen enas om ett gemensamt osäkerhetstal för varje osäkerhet. När det var gjort värderades osäkerheterna, sammanställdes och skickades ut med mötesprotokollet. De osäkerheter som här fick bedömningen icke-acceptabel samt osäker har sammanställts i tabell 3.5 nedan.
. t
Tabell 3.5 Osäkerheter som efter bedömning i projektgruppen anses vara icke-acceptabel eller osäker.
Dessa ska han eras och åtgärdas i projektgruppen under byggnadsprogramsskedet.
Nr Osäkerhet Osäkerhetstyp Konsekvensbeskrivning Bedömning 1 Glasfasaders utformning
med avseende på temperatur
K Klimatzoner i lokalen.
2 Glasfasaders utformning
med avseende på ljud K Efterklangstid.
3 Glasfasaders utformning
med avseende på ljus K Dåliga
luminansförhållanden.
5 Utformning av takbalkar K Arkitektur, rumsbild.
6 Stomsystem K Logistik anpassning för
befintlig byggnad.
7 Störningar under byggtiden K Föreläsningssalar, bibliotek fungerar sämre.
8 Brandsäkerhet för bef verksamhet under utförande tid
K Utrymning.
9 Sophantering K De lokaler som hyrs ut
uppnår inte en fullgod standard gällande detta.
10 Köket K Önskad meny kan ge lukt
och utrymmesproblem.
11 Entreprenadform K Ingen produktionskunskap
i tidigt skede.
12 Dåliga väderförhållanden T Påverkar sluttiden.
13 Hörsalars drift T Begränsad produktionstid
p.g.a. montage på hög höjd, långa takbalkar,
grundläggning m.m. Ev.
styrning av studentflödet under utförandetiden.
14 Stomsystem T Logistik anpassning för
befintlig byggnad.
15 Orealistisk tidplanering T Förlängd tid.
16 Entreprenadform T Klarar inte tidplanen.
17 Kundens outtalade
förväntningar T Spräckt tidplan.
18 Grundläggning T Åtkomlighet av befintligt
hus grundläggning.
19 Skadestånd R Föreläsningssalar kan inte
användas, t.ex. p.g.a. buller.
20 Dåliga väderförhållanden R Väderskydd, kostar pengar.
Forts. tabell 3.5.
21 Stor personbelastning (studenter m.m.) under produktionstiden
R Personskydd.
22 Hörsalarnas drift R Forcering, ej normal arbetstid.
24 Hörsalarnas drift T Demontering befintlig
byggnad.
3.5 Osäkerhetsreduktion i projekt Lindellhallen