Gemensamma tjänster i kommunen?

7.3.1 Järfälla

De problem vi ser hos Järfälla kommun är att det sker mycket dubbelarbete på grund av att mycket fortfarande sker manuellt. De har onödigt många system och processer (där det finns flertalet som med fördel kan sammanslås enligt Tyrevall). De har behov av att göra en mer ingående kartläggning av processer och system som finns samt bristande uppsikt på övergripande kostnader, och bristande sammankoppling mellan verksamhetsutveckling med IT. De kommer behöva hantera en minskad personalstab i framtiden på grund av pensionsavgångar och i och med detta kommer de även få högre kostnader.

De mål som vill uppnås i och med lösningen av ovannämnda problem är en effektivisering av verksamheten med hjälp av IT, införandet av en gemensam plattform för både anställda och medborgare med en metakatalog som slutprodukt. De vill erbjuda kvalitativa tjänster till sina medborgare och bli en attraktiv arbetsplats och kommun att bo i.

38 | S i d a Vi ser att gemensamma tjänster kan hjälpa Järfälla i sitt nästa steg med att komma till stånd med förbättringar och implementeringen av e-strategins aktuella mål:

1. Genom att IT drivs från en enhet undviker man dubbelarbete på grund av att system och processer blir standardiserade.

2. Genom att konsolidera systemen i organisationen kan onödiga kostnader såsom dubbla upplagor av vissa system reduceras, och skalfördelar kan uppnås på grund av bättre förhandlingskraft.

3. Förvaltningarna kan fokusera på kärnverksamheten istället för att ödsla tid på administrativa uppgifter, som i dagsläget.

4. Enheterna för gemensamma tjänster kommer att ha de administrativa IT-funktionerna som sin kärnverksamhet och blir leverantör av tjänster till förvaltningarna. Det innebär en standardisering av processer och system och resultatet blir en enhetlighet i organisationen inom stödfunktionerna.

5. Alla har tillgång till samma information med enhetligt informationsflöde och den är samlad på en och samma plats, vilket i sin tur leder till tidsbesparingar och därmed kostnadsbesparingar.

Nyttan

De anställdas arbete blir mer betydelsefullt och mindre monotont då de får mer tid att fokusera på sin kärnverksamhet istället för de administrativa sysslorna. Det ökar produktiviteten per anställd eftersom arbetsbelastningen omfördelas och arbetet förenklas genom bättre hantering av information som kan automatiseras. Samtidigt leder effektivare processer och informations hantering till att det blir lättare och mindre tidsödande att framställ väsentlig information. Kommunen uppnår minskade kostnader genom att ha gemensamma system och mindre personalomkostnader då färre personer behövs för att bedriva stödfunktionerna. Bättre hantering av rutiner och planering samt beslutfattning leder till mer effektivisering av arbetet och samförståndet mellan kommunens olika verksamhetsdelar.

39 | S i d a 7.3.2 Haninge

De problem vi ser hos Haninge kommun är att det sker omotiverat mycket dubbelarbete, de har onödigt många system och processer där vissa med fördel kan plockas bort enligt Rönnholm och Ekesryd, många anställda ser inte IT som det hjälpverktyg det har potential till att vara, det råder en stämning av motstånd till förändring hos många anställda, de har bristande uppsikt på kostnader på kommunövergripande nivå, kommer behöva hantera en minskad personalstab i framtiden på grund av pensionsavgångar och i och med detta högre kostnader.

De mål som vill uppnås i och med lösandet av problemen ovan är bland annat en effektivisering av verksamheten med hjälp av IT, skapa en attraktiv och trivsam arbetsplats med modern teknik, och vara en kostnadseffektiv organisation som kan erbjuda kvalitativa tjänster till sina medborgare.

Vi ser att gemensamma tjänster kan hjälpa Haninge i sitt nästa steg med att komma till stånd med att formulera en e-strategi och få IT att samverka med kommunens övriga övergripande verksamhetsmål:

1. Varje tjänsteenhet har fokus på den egna kärnverksamheten och behöver endast fokusera på den och inte på andra sysslor (såsom administrativa funktioner i dagsläget).

2. Kostnadsminskningar kan uppnås genom elimineringar av onödiga system (som enkätsystemet som nämnts av Rönnholm och Ekesryd), en bättre översyn av de kostnader som finns.

3. Skapa enhetligt tänkande och språk genom införandet av en enhet där alla arbetar i samma riktning och mot samma övergripande verksamhetsmål.

4. Genom att utveckla en gemensam tjänsteenhet kan processer förenklas och minska arbete som i dagsläget sker manuellt.

Nyttan

Liknande nyttor finns att frambringa hos Haninge kommun genom att en gemensam tjänsteenhet leder till att förvaltningarna kan fokusera mer på sin kärnverksamhet. Detta leder i sin tur till ökad produktivitet då fler timmar per anställd kan allokeras till kärnverksamhet. Med införandet av gemensamma tjänster minskas kostnader för hantering av stödfunktioner och effektivare

40 | S i d a system och minskning av onödiga processer. En gemensam tjänsteenhet kan skapa enhetligt kommunikationsspråk då alla i den enheten är införstådda på hur stödfunktionera och organisationens processer ska fungera. Därmed undviks olika tolkningar av arbetet och ökad målöverensstämmelse sker vilket leder till bättre samordning. Detta leder till bättre fungerade rutiner och kortare ledtider såväl internt som externt eftersom uppgifterna går genom färre instanser. Gemensam tjänsteenhet kan erbjuda effektivare help desk samt minimera dubbelarbete. Genom att arbetet blir mer effektivt och förenklat blir det också mer trivsamt för de anställda och kan resultera i en minskning av sjukanmälningar och sjukkostnader. Detta gör Haninge till en attraktiv arbetsplats och därmed kan förebygga den eventuella minskningen av personal i framtiden. Kommunen framhäver en bättre image genom att vara mer effektiv och strukturerad.