Beskrivningen (nedan) av hur länsstyrelsens stabsarbete har organiserats och bedrivits baseras dels på information från muntlig kommunikation med läns- styrelsen (främst stabschefer och funktionschefer), dels på de beskrivningar som ges i stabsinstruktionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020) samt utifrån de iakttagelser som gjorts av och de beskrivningar som lämnats till utvärderaren i samband med observationerna (se Observationerna, s. 46 ff.). Därutöver har information lämnats från Länsstyrelsen vid granskning av ut- kast på föreliggande rapport (se Bilaga: Avstämningar med beställaren).
Uppstart av staben
Den 2 mars 2020 hade Länsstyrelsen i Västmanlands sitt första berednings- möte med anledningen av pandemin. Under detta möte skapades ett förslag på stabsbemanning (utvärderaren har inte tagit del av förslaget) och stabsin- struktion för hanteringen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020). Den 5 mars sker förberedelser inför möte med Landshövdingen på kvällen samma dag. Startpunkten för Länsstyrelsen i Västmanlands hantering av pandemin anses dock vara den 9 mars i samband med första stabsmötet ge- nomförs. Staben består då av ett fåtal funktioner (se Tidslinje över händelse-
utvecklingen, Vecka 10 och Vecka 11, s. 37 ff.). Mellan den 16 och 20 mars
aktiveras stabens olika funktioner (se Funktioner i staben, s. 22) successivt och krisorganisationen anses vara fullt aktiverad från och med den 20 mars. Arbetet i staben strukturerades enligt länsstyrelsens stabsinstruktion (Läns- styrelsen i Västmanlands län, 2020).
22
Digitala möten
Med anledning av det allmänna behovet att minska smittspridningen på grund av pandemin, arrangerades externa samverkansmöten digitalt via Skype. En del interna möten arrangerades omväxlande i antingen i stabsche- fens sammanträdesrum och/eller via Skype.
Samtliga stabsmöten (se En uppdelad mötesstruktur, s. 24 ff.) sker digitalt via Skype. Stabschef och de funktioner som finns på plats i den tillfälliga lokal i länsstyrelsens konferensavdelning sitter kvar i sina respektive rum som till- fälligt upplåtits för staben under mötet. En del funktioner och stabsmedlem- mar deltar i mötet från sina ordinarie arbetsrum.
Direktsamverkansmöten med regionen, respektive regionen och kommu- nerna sker vanligen på plats i stabschefens sammanträdesrum. I samverkans- mötena deltar länsstyrelsens representanter från i samma rum, medan regionen respektive regionen och kommunerna finns med digitalt via Skype.
Bemanning av staben
Länsstyrelsens stab bemannades i huvudsak av medarbetare på länsstyrelsen som till vardags arbetar med andra frågor än samhällsskydd och beredskap. Många stabsmedlemmar hade, innan hanteringen av pandemin, ringa eller ingen erfarenhet av vare sig stabsarbete eller krishantering. Endast några få i staben var sedan tidigare utbildade och övade i stabsmetodik.
Samtliga stabsmedlemmar har under våren 2020 växlat mellan arbete i stab en vecka och en vecka på sin ordinarie tjänst. Länsstyrelsen har under peri- oden mars till juni avsatt cirka 40 personer för att växelvis bemanna staben.
Funktioner i staben
Staben har haft 9 av 10 olika funktioner (L1-L9) bemannade under pande- min, enligt listan nedan:
• L1 – Personal • L2 – Säkerhet
• L3 – Lägesbild och genomförande • L4 – Logistik
• L5 – Analys och planering • L6 – Samband
• L7 – Kommunikation • L8 – Ekonomi- och juridik • L9 – Samverkan
Funktionen L10 – Expert har inte använts under hanteringen av pandemin under perioden mars-augusti 2020.
23
Varje funktion har bestått av en funktionschef och vanligen en eller flera funktionsmedlemmar. Bemanningen inom de olika funktionerna och funkt- ionernas medverkan i staben har varierat utifrån den aktuella arbetsbelast- ningen och har därför varierat över tid.
De olika funktionerna har suttit utspridda i olika konferensrum på länssty- relsen. I varje rum har det funnits tillgång till större datorskärmar, whiteboard och högtalare/mikrofon för digitala möten. I övrigt har ingen annan typ av arbetsmiljöanpassning av mötesrummens så som höj-/sänkbart bort eller kon- torsstolar genomförts (så vitt utvärderaren vet). Flera funktioner har vid tiden för observationerna (juni och augusti 2020) gått tillbaka till linjen: endast funktionerna: L3, L4, L5 och L9 är på plats i stabens lokaler när utvärderarens observationer genomförs. Av och till närvarar även funktionen L2.
I samband med utvärderarens sista observation i augusti planerade länssty- relsen att övergå från stabsorganisation till en kraftigt reducerad stab. I den reducerade staben skulle enbart funktionerna, L3, L4 och L9 ingå och reste- rande funktioner skulle återgå till linjen men vara redo att kallas in vid behov.
Mötesfrekvens
Staben hade inledningsvis, i början på mars 2020, dagliga möten. Från mit- ten av mars till mitten på maj var mötesfrekvensen för stabsmötena tre dagar i veckan. I slutet av maj minskades mötesfrekvensen till två dagar i veckan, för att från juni enbart vara en dag i veckan (se Tidslinje över händelseut-
vecklingen, s. 37 ff.).
Ledning
Stabsarbetet har letts av en stabschef och i perioder av en krisledande chef.
Stabschef
Under perioden mars till augusti 2020 har staben letts av en stabschef samt en biträdande stabschef som varvat rollen som stabschef varannan vecka. Vi- dare har även en av funktionscheferna varit redo att kliva in i rollen som till- förordnad biträdande stabschef vid behov.
Enligt tidsbegränsat beslut fattade Landshövdingen den 15 april beslut om att 3 medarbetare kan förordnas till krisledningschefer (se Tidslinje över hän-
delseutvecklingen, Vecka 16, s. 42).
Beslutsfattare
Under perioden mars till augusti 2020 har det varierat vem som har varit be- slutsfattare i staben. Länsstyrelsen valde att inrätta en ny roll, krisledande chef, och bemanna den från och med 20 mars 2020 (se Beslutsfattande chef, s. 14).
24
Landshövdingens beslutade den 5 mars att delegera länsrådet till krisledan- dechef i hantering av pandemin (se Tidslinje över händelseutvecklingen,
Vecka 10 och Vecka 12, s. 38). Dock insåg länsrådet ganska snabbt att kris-
hanteringen riskerade att tidsmässigt bli fördröjd om hon skulle kvarstå som beslutsfattare eftersom hon dessutom hade fått nationella uppdrag i Länssty- relsernas gemensamma samordningskansli (se Fotnot 14, s. 9 och Roller och
mandat, s. 46 ff. och Ledning av stabens arbete, s. 61 ff.).
I ett nytt tidsbegränsat beslut fattade Landshövdingen den 15 april beslut om att 3 medarbetare kan förordnas till krisledningschefer, företrädesvis che- fen för avdelningen Samhällsutveckling (se Tidslinje över händelseutveckl-
ingen, Vecka 16, s. 42). Eftersom den krisledande chefens mandat och ansvar inte finns specificerat vidare än vad som anges i instruktionen (Länsstyrelsen
i Västmanlands län, 2020, s. 3) för beslutsfattare, är det svårt för utvärderaren att vidare specificera rollens mandat och uppdrag.
En uppdelad mötesstruktur
Stabmötena har enligt instruktionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020, s. 3) deltas upp i fyra olika mötestyper:
1. LUM – Lägesuppdateringsmöte 2. VM – Värderingsmöte
3. BIS – Beslut i stort/Beslutsfattarmöte? 4. KM – Koordineringsmöte
Utöver dessa fyra mötestyper har staben eller delar av staben medverkat i olika former av interna arbetsmöten:
• Morgonmöte – för länsstyrelsens stabs funktionschefer
• Driftmöte – avstämningsmöten mellan länsstyrelsens stabs funkt- ionschefer och ordinarie linjechefer
• Avrapporteringar till länsrådet och krisledande chef • Diskussionsmöten
• Arbetsmöten i funktionerna
Staben eller delar av staben har även medverkat i externa samverkansmöten:
• Direktsamverkan – interna och externa möten vid behov av att dis- kutera särskild fråga.
• ISF – Inriktnings- och samordningsfunktion i U-Sam Lägesuppdateringsmöte
Stabsmötena inleds med ett så kallat lägesuppdateringsmöte (LUM). Under ett LUM-möte presenterar funktionen L3 alla funktioners lägesbilder utifrån respektive funktions perspektiv. Övriga funktioner ges möjlighet att ställa
25
frågor i anslutning till L3:s redovisning av rådande lägesbild (se Funktioner i
staben, s. 22). Staben bryts därefter upp och funktionerna samlas i sina re-
spektive grupper för att värdera den information som de fått presenterat för sig kring rådande läge. Under dessa arbetsmöten ska funktionerna ta ställ- ning till vad de anser finns för behov av åtgärder, informationsinhämtning och/eller samverkan.
Värderingsmöte
Staben återsamlas för ett så kallat värderingsmöte (VM). Under ett VM-möte ska varje funktion tala om vad de anser att rådande lägesbild (som de fick presenterat för sig på LUM) innebär ur deras perspektiv för länsstyrelsen. Funktionerna värderade exempelvis behov av: omedelbara åtgärder, kom- mande åtgärder, informationsinhämtning eller samverkan el dylikt. Stabsche- fen värderade helheten och föreslagen hantering. Staben bryts upp och stabs- chefen värderar informationen som funktionerna lämnat kring vad de ser för möjliga åtgärder eller uppfångade behov osv. Ibland sker stabschefens vär- dering tillsammans med någon eller några fler från staben. Stabschefen pla- nerar därefter arbetsuppgifter till stabens olika funktioner och tar fram even- tuellt beslutsunderlag till beslutsfattaren.
Beslut i stort
BIS, beslut i stort, anges i stabsinstruktionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020) vara ”beslutande chefs taktiska, operativa eller strategiska dis-
kussion. Kan ske med vissa delar av staben följt av beslutande chefs besluts- möte” (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020, s. 11). Utvärderaren har fått
information från flera stabschefer att BIS inte har använts under hanteringen utan istället har ett ”chefssnack” skett mellan VM och KM. Det är oklart för utvärderaren på vilket sätt BIS och chefsnack skiljer sig åt.
Koordineringsmöte
Staben återsamlas för ett så kallat koordineringsmöte (KM) under vilket stabschefen fördelar arbetsuppgifter till funktionerna. Möte används för pla- nering och samordning av stabens uppgifter. Stabens uppgifter redovisas i en stabsarbetsplan, där även redovisning av resurser, samverkansbehov och en informationsplan ska framgå.
Övriga möten
Därutöver kan även andra möten äga rum efter behov av att exempelvis dis- kutera en viss fråga eller för att ta fram förslag till åtgärd inom staben. Det kan också vara möten med beslutsfattare eller direktsamverkansmöten med regionen eller kommunerna. Vid möten med externa parter är det alltid läns- styrelsen som bjuder in till möte och agerar mötesledare.
26