Granskning av upphandling

I fondenhetens ansvar ingår att följa upp och granska upphandling som finansierats genom medel ur Flyktingfonden eller Återvändandefonden. Sådan

upphandlingsverksamhet måste därför vara systematiskt och väl dokumenterad.

Alla för upphandlingen relevanta dokument ska sparas av aktören som fått medel ur Flyktingfonden eller Återvändandefonden och arkiveras minst fem år från det att programen avslutats genom slutreglering från EU-kommissionen.

Följande dokument anses alltid vara av relevans för fondenhetens granskning av upphandling:

 A1, Anbudsinfordran, dvs. uppmaningen att komma in med anbud.

 A2, Samtliga inkomna anbud.

 A3, Anbudsvärderingsprotokoll, där det framgår vilket anbud som vinner och vilka poäng eller dylikt som varje anbud uppnått.

 A4, Beslut om vilket anbud som vann.

 A5, Avtal mellan projektet och den vinnande anbudsgivaren.

Om ett ramavtal finns behövs istället följande dokument:

 B1, Ramavtal/ramavtalen med samtliga leverantörer aktören har för denna typ av tjänster.

 B2, Anbudsförteckning.

 B3, Förfrågningsunderlaget till ramavtalen och utvärderingsmodell.

 B4, Beslut om vilket anbud som vann.

 B5, Om det finns i skriftlig form, avtal mellan projektet och den vinnande anbudsgivaren.

Om det skett en förnyad konkurrensutsättning behövs även följande dokument:

 B6, dokumentation kring förnyad konkurrensutsättning, samt

 B7, dokumenten som uppges i p. A1–5.

Fondenheten kommer att begära in samtliga relevanta handlingar rörande sådan

upphandlingsverksamhet. Fondenheten gör därutöver en bedömning av vilka dokument som är relevanta för granskningen av upphandlingen/upphandlingarna i det enskilda fallet.

8.2 Finansplan i Excel – så fungerar den

Ansökan ska innehålla en finansplan enligt mall där alla förväntade kostnader tas upp och där det redovisas hur projektet i sin helhet ska finansieras. Mallen är konstruerad så att den kan beräkna högsta möjliga bidrag från fonden och även nödvändig storlek på den kontanta medfinansieringen från projektägaren.

Den obligatoriska mallen kan laddas ned från Migrationsverkets webbplats. Mallen är upprättad i Microsoft Excel 2000 och inskickade finansplaner ska också vara sparade i detta format. Finansplanen består av en sammanfattande förstasida (finansplan) och ett antal blad med beräkningsunderlag för varje budgetrubrik. Bladen öppnas när man klickar på motsvarande flik som finns längst ned i mallen.

Finansplanens förstasida

Fyll i projektägarens namn, projektnamn och datum då kontraktsperioder börjar och slutar (alltid hela månader). En kontraktsperiod kan inte överskrida ett visst datum, se faktabladet för utlysningen.

Inför utlysningen av 2012 års medel ändrades maximal projekttid för genomförandet av ett projekt från 36 månader till 30 månader. 30 månader motsvarar därmed den

genomförandeperiod som enligt tillämpningsföreskrifterna omfattar ett programår för Flyktingfonden. Detta innebär att de projekt som ansöker om medel för 2013 endast kan pågå inom genomförandeperioden fr.o.m. 2013-01-01 t.o.m. 2015-06-30. Uppdelning i kontraktsperioder behöver därmed inte göras i finansplanen.

Den maximala finansieringsnivån från fonden kan ändras från 50 procent till 75 procent i budgetrubrik M om projektet avser ett särskilt prioriterat område. (Läs mer om vad som är särskilt prioriterat i det fleråriga nationella programmet.)

Finansplanens beräkningsunderlag (bakomliggande flikar)

Budgetposterna förklaras, redovisas och beräknas i de beräkningsunderlag som finns för varje budgetrubrik (i bakomliggande flikar). Summeringarna från beräkningsunderlagen överförs automatiskt till finansplanens förstasida där EU-bidragets möjliga storlek och krav på medfinansiering beräknas.

I varje blad finns en kolumn där det ska anges om kostnaden avser projektägaren eller en projektpartner. Från och med utlysningen av fondmedel för programår 2013 har budgetrubrik J tagits bort i mallen för ekonomisk rapportering. Under budgetrubrik J rapporterades tidigare projektpartners direkta stödberättigande kostnader. För projekt som får fondmedel från programår 2013 ska en projektpartners direkta stödberättigande utgifter rapporteras under respektive rubrik A–H. Även projekt från programår 2011 och 2012, och som ännu inte slutrapporterat, ombeds använda den nya mallen för sin

ekonomiska slutrapportering och därmed fylla i projektpartnerns direkta stödberättigande kostnader under respektive rubrik A–H.

Tänk på att i största möjliga utsträckning fylla i kostnader för respektive projektpartner och för projektägaren i en följd i bilagan, så att det tydligt framgår hur kostnaderna är fördelade mellan respektive part.

Finansplanen ska vara i balans vilket innebär att kostnader och finansiering ska vara exakt lika stora. Om något fält på finansplanens första sida ”lyser” rött så indikerar det att finansplanen inte är korrekt balanserad och måste justeras. Till finansplanen ska även bifogas medfinansieringsintyg. Mallar finns på Migrationsverkets webbplats:

 Intyg från projektpartner med eller utan medfinansiering (används även av projektägaren).

 Intyg från medfinansiär.

8.3 Stödberättigande direkta kostnader

Inför utlysningen av 2013 års fondmedel togs budgetrubrik J bort från

finansplansmallen och från mallen för ekonomisk rapportering. Under budgetrubrik J redovisades tidigare projektpartners direkta stödberättigande kostnader. Dessa kostnader redovisas nu under respektive budgetrubrik A–H. Under dessa budgetrubriker kan alltså både projektägarens och projektpartnerns kostnader redovisas.

Även budgetrubrik K utgick inför utlysningen av 2013 års fondmedel. Budgetrubriken bestod av offentligfinansierade bidrag till målgruppen. Enligt nya regelverkstolkningar kan inte statliga och kommunala bidrag till målgruppen, t.ex. dagersättning till

asylsökande, utgöra en stödberättigande kostnad. Den här typen av ersättning kräver inte deltagande i det specifika projektet, utan är en ersättning som utgår oavsett

personens deltagande, p.g.a. svensk lagstiftning. Eftersom ersättningen till målgruppen inte är en direkt kostnad till följd av projektet, godtas den inte som en stödberättigande kostnad och inte heller som medfinansiering.

En ny budgetrubrik, Särskilda utgifter avseende målgruppen, har införts under direkta stödberättigande kostnader. Under denna budgetrubrik kan inköp som gjorts av projektägaren eller projektpartnern, för att hjälpa målgrupperna, och ersättning som utbetalats för kostnader som målgrupperna ådragit sig, redovisas. Under vissa förutsättningar finns det även möjlighet att ge ekonomiskt incitament till målgruppen för deltagande i olika typer av evenemang eller utbildning. Även sådan ersättning till målgruppen är stödberättigande, upp till ett visst belopp och kan tas upp under denna rubrik. För närmare information se avsnitt 8.3.8.

8.3.1 Budgetrubrik A: Lön till personal²⁷

Avser endast utbetalda faktiska lönekostnader för anställd personal som har avdelats till projektet enligt skriftligt beslut och som utför en uppgift i projektet. Kostnader för vikarier och konsulter betraktas som kostnader för underleverantörer (detta gäller tillfällig personal, så som experter, eller konsulter med få och väl definierade

arbetsuppgifter). Gällande konsulter och underleverantörer ska offentliga organ följa lagen om offentlig upphandling. I lönekostnaden får medräknas semesterersättning och lönebikostnader som arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till

anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Kostnader som friskvårdsbidrag, bonus, terminalglasögon, läkarbesök och liknande är inte stödberättigande. Eventuella arbetsgivarstöd så som lönebidrag ska räknas bort alternativt tas upp som intäkter i projektet.

27 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.1

Särskilt redovisningskrav

För offentliganställd personal med tillsvidareanställning gäller att:

 det ska finnas ett dokumenterat beslut att personen är frikopplad från ordinarie arbetsuppgifter för att arbeta i projektet.

Motsvarande lönekostnader för personal i offentliga organ är stödberättigande, i den mån de avser sådan verksamhet som det berörda offentliga organet inte skulle ha utfört om inte projektet genomförts.

För alla organisationer gäller att utgifterna ska kunna styrkas med utdrag ur

bokföringen, anställningsavtal eller liknande liksom bevis på utbetalningar, inbetalad arbetsgivaravgift och andra avgifter.

Personalkostnader ska i detalj redovisas i finansplanen med angivande av arbetsuppgifter och antal personer i projektpersonalen. I slutredovisningen ska

lönekostnaden alltid redovisas per person. Redovisningen ska alltid kunna följas på ett tydligt sätt i ekonomiska underlag och kopplingar mellan underlag ska göras.

Tidrapporter för deltidsanställda ska överensstämma med redovisade belopp i den ekonomiska rapporten.

Deltid i projektet

Lönekostnaden för personer som arbetar endast en del av sin tid i projektet är bara stödberättigande för den del som motsvarar arbetad tid i projektet. I sådana fall ska kostnaden kunna styrkas bland annat med beslut om tjänstgöring och tidredovisning. En tidsmall för tidredovisning finns att ladda ned på Migrationsverkets webbplats. Timlön beräknas normalt som 1/165 av månadslönen. Tidrapporter för varje enskild person behöver inte skickas in vid rapportering, om inte annat är överenskommet. Istället ska en särskild mall för sammanställning av tidrapporter användas. Mallen kan laddas ner från Migrationsverkets webbplats.

8.3.2 Budgetrubrik B: Resor²⁸

Avser kostnader för främst projektpersonalens resor. Här ingår kostnader för biljetter, hotellrum, korttidshyra av bil, milersättning vid resa med egen bil samt traktamente enligt Skatteverkets regler (eller gällande kollektivavtal som normalt tillämpas av organisationen). Endastresekostnader för personer som deltar i projektverksamheten och vilkas resor är nödvändiga för genomförandet av projektet är stödberättigande som direkta kostnader.

Billigaste färdsätt ska användas (ekonomibiljetter). Resor med flyg är i regel stödberättigande endast vid resor över 800 km, tur och retur, såvida inte kortare flygresor kan motiveras som kostnadseffektivt. Resor med taxi och resor som inte är i ekonomiklass ska kunna motiveras med exempelvis samåkning eller obekväma tider (för taxiresor) eller ingen tillgång till ekonomiklassbiljetter.

Kostnader som uppstår utanför EU:s medlemsländer är stödberättigande enbart i projekt som handlar om vidarebosättning.

28 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.2

Ta upp resekostnader för transnationellt samarbete under rubrik G Transnationellt samarbete, aktiviteter.

Särskilt redovisningskrav

Kostnader ska kunna styrkas med betalda fakturor/kvitton, reseräkning m.m.

Tänk på att det ska framgå vem som rest och syftet med resan. Resan ska tydligt kunna kopplas till projektplan. Vid flygresor ska ombordstigningskorten sparas. Vid

användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest. Ersättningen ska vara utbetald till den som tillhandahållit bilen, vilket ska kunna styrkas.

8.3.3 Budgetrubrik C: Tjänster – Konsulttjänster och övriga tjänster

Avser främst köpta konsulttjänster, till exempel en extern utvärderare. Även kostnader för personal från bemanningsföretag, samt för konsulter redovisas här.

Kostnaden för en viss tjänst ska inte överstiga marknadsvärdet och tjänsten ska upphandlas på ett affärsmässigt sätt genom att exempelvis offerter från flera olika firmor jämförs. Lagen om offentlig upphandling gäller givetvis för offentliga

organisationer. Upphandlingar och affärsuppgörelser ska kunna kontrolleras och ska vara skriftligt dokumenterade.

Upprättade avtal för de tjänster som projektet köper in, liksom dokumentation rörande upphandlingen ska finnas med i den ekonomiska dokumentationen.

Följande dokument anses alltid vara av relevans för fondenhetens granskning av upphandling:

 A1, Anbudsinfordran, dvs. uppmaningen att komma in med anbud.

 A2, Samtliga inkomna anbud.

 A3, Anbudsvärderingsprotokoll, där det framgår vilket anbud som vinner och vilka poäng eller dylikt som varje anbud uppnått.

 A4, Beslut om vilket anbud som vann.

 A5, Avtal mellan projektet och den vinnande anbudsgivaren.

Fondenheten kommer att begära in samtliga relevanta handlingar rörande sådan

upphandlingsverksamhet. Fondenheten gör därutöver en bedömning av vilka dokument som är relevanta för granskningen av upphandlingen/upphandlingarna i det enskilda fallet. Mer information om bärande principer för upphandling återfinns under avsnitt 2.9. I avsnitt 8.1.9 redovisas vilka dokument som är relevanta för fondenhetens granskning om ramavtal finns.

Expertis

Utomstående expertis får anlitas för avgränsade uppgifter knutna till projektet förutsatt att kostnaden är motiverad i jämförelse med det mervärde som tillförs projektet.