Handledning till utnyttjande av IT som miljöteknik

byggnader och lokaler som till exempel datahall och markområden.

Fysisk struktur kostar pengar och energi. Erfarenheterna visar att de flesta företag och organisationer betalar mycket mer för sin fysiska struktur än de egentligen behöver, vilket leder till negativ miljöpåverkan. En stor del av elförbrukningen är kylning, som ofta står för nästan hälften av elräkningen.

4. Den gröna kommunen

En miljöeffektiv kommun gör medvetna val av leverantörer. Detta kan ske genom att ta del av driftstrategi och leveranskedja hos kommunens leverantörer och i en förlängning deras leverantörer. En kommuns leveranskedja kan idag spänna över nästan hela jordklotet. Det skapar en effektiv produktionsform, men innebär också många transporter som kräver energi och släpper ut koldioxid.

Alla leverantörer ska vara miljöcertifierade och de produkter som används miljömärkta.

Energiförbrukning och IT:s direkta miljöpåverkan måste minskas och IT användas i

utveckling av nya tjänster och produkter där det istället bidrar till att minska miljöpåverkan.

Medvetandet om möjligheterna med IT i olika miljöaspekter ska vara högt inom alla delar av kommunen.

En viktig utgångspunkt för att få effekt av en grön IT-satsning är att mäta initiativ och effekt.

Rätt utvecklade mätetal möjliggör översättning till CO2 och kan tydligt lyftas fram i till exempel miljöredovisning och marknadskommunikation. Det är dessutom viktigt att inte vara nöjd, utan att arbeta mot ständig förbättring och minskad miljöbelastning.

Handlingsplan

Nulägesanalys

Kommunen bör börja med att göra en genomlysning av verksamheten ur ett effektivitets– och miljöperspektiv.

• Vilken hänsyn tas idag till miljö i samband med investeringar?

• Vilken kunskap och förståelse finns i kommunen för IT:s miljöpåverkan och möjligheterna att använda IT till både minskad påverkan på miljön och minskade kostnader?

• Finns det någon handlingsplan för hur IT ska användas för att spara pengar och miljö i kommunen?

• Finns uppsatta mål och utvärderas effekterna av miljöfrämjande investeringar?

• Hur väl efterlevs policy, miljökriterier och olika krav som redan finns?

Detta kan sedan användas för att identifiera vilka potentialer som finns och var investeringar och initiativ kan ge bästa möjliga effekt.

65 Utveckla en miljöpolicy

För att kunna utveckla frågorna runt möjligheter att minska kostnader och

miljöbelastning krävs en väl utvecklad och förankrad policy som tydligt lyfter fram företagets mål, intentioner och riktlinjer för såväl investeringar som nyttjande av IT-lösningar.

Några frågor som kan vara stöd i skapandet av denna policy är:

• Hur minskar kommunen miljöpåverkan samtidigt som den skapar goda ekonomiska och miljömässiga alternativ?

• Kan kommunen leverera tjänsterna i form av e-tjänster?

• Vad kan hjälpa kommunen att minska resandet?

• Vad kan hjälpa kommunen att minska energikonsumtionen?

Engagemang

Miljöfrågan är aktuell och engagerar såväl medarbetare som leverantörer. Se till att frågan finns med och diskuteras. Lyft in frågan hur IT kan medverka till att minska kostnader och miljöbelastning på agendan för intern planering, såväl som i

diskussioner med partners.

• Kan IT-stöd användas mer effektivt i företagets verksamhet för att minska kommunens miljöpåverkan?

• Hur engageras medarbetarna på kort och lång sikt?

• Kan personalens engagemang följas upp?

• Hur kommunicerar kommunen sitt miljöarbete med omvärlden – kan ökad kommunikation öka de anställdas engagemang?

Ställ krav på leverantörer

Ställ krav på leverantörerna. Miljöcertifiering, miljömärkning och att leverantörerna har en egen miljöpolicy bör vara grundkrav i upphandling och inför avtalsskrivning.

Informera era leverantörer om er policy och hur ni har för avsikt att utveckla den. Låt leverantörer och partners så tidigt som möjligt få ta del av inriktning och mål, såväl nuvarande som framtida. Miljökriterier som sätts upp i avtal bör följas upp löpande och kommunerna bör säkerställa att än mer miljöbefrämjande lösningar utvärderas och uppmuntras under avtalstiden.

• Kan kommunen välja leverantörer som har samma mål avseende miljöarbetets betydelse?

• På vilket sätt kan kommunen följa upp att leverantörerna lever upp till överenskomna mål?

• Kan kommunen optimera sin leverantörskedja?

Följ kontinuerligt utvecklingen inom området

Nationella och internationella regler förändras och utvecklas. Idag finns redan regler för återvinning och producentansvar, men nya regler och rekommendationer kommer att utvecklas, såväl nationella som internationella. Utse en ansvarig för att bevaka frågan om nya regler, rekommendationer och lagar. Ha frågan som stående på forum eller liknande där inritning och policys hanteras och beslutas.

Benchmarka

Diskutera frågan med kollegor från andra kommuner. Dela med er av era erfarenheter och kunskaper. Ju fler som ställer krav i frågan, desto snabbare kommer leverantörer och industrin att utveckla mer miljövänliga lösningar. Dessutom finns betydande besparingspotentialer i att samarbeta och att lära av vad andra har gjort.

• Finns det idag oberoende jämförelsevärden och rapportformer för miljöbelastning och koldioxidutsläpp?

• Hur kommunicerar kommunen sitt miljöarbete med omvärlden?

Mät och jämför med andra kommuner till exempel genom Grön IT Index.

Strategi och plan för optimalt utnyttjande

Grunden för arbetet är en väl utvecklad och förankrad policy som efterlevs och som är levande och utvecklas successivt. För kommunen gäller även att strategi och plan för frågan utvecklas. Frågan om möjligheter att minska kommunens miljöpåverkan och därigenom också minska kostnader skall finnas med på agendan i de forum som berörs, prioritering och road map med tydliga mål bör utvecklas parallellt.

• Hur kan miljöfrågorna integreras i verksamhetens totala arbete och strategier?

• På vilket sätt kan företaget säkerställa livscykeln ”målbild, strategier, genomförande och uppföljning”?

• Hur engagera och få ”alla med på båten”?

Mäta, följa upp, kommunicera

Utveckla nyckeltal och metoder för att mäta såväl energiförbrukning som indirekta miljövinster. Sätt mål och följ upp. Kommunicera internt och hitta kanalerna att använda de positiva effekterna i extern kommunikation. Diskutera frågan med miljöansvariga och informationsavdelning.

67