Haninge – Den goda kommunen

I dokument Gemensamma IT-tjänster i den offentliga sektorn (sidor 33-39)

E- strategi

6.4 Haninge – Den goda kommunen

Haninge kommun har en befolkning på 73,698 invånare och har enligt kommunstyrelsens ordförande 5,000 hel- eller deltidsanställda.36 Haninge kommun har sex nämnder: stadsbyggnadsnämnden, miljönämnden, barn- och utbildningsnämnden, kultur- och

36

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Kommunstyrelsens ordförande har ordet, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 4-5

30 | S i d a fritidsnämnden, socialnämnden och äldreomsorgsnämnden.37 Framtidsutsikterna, enligt SKL, vad gäller kommunens ekonomi visar en tillväxt i skatteunderlaget som är lägre än den vi sett 2006 och 2007. SKL tror att kommande ökningar inte kommer att vara tillräckliga för att möta de ökande demografiska behoven.38

Bland kommunens många mål står det att ”samtliga anställda har senast år 2008 tillgång till intranätet. 90 procent av datoranvändarna under 2008 använder intranätet som verktyg för sitt dagliga arbete.” Kort därefter står det att målet inte är uppfyllt, men det finns inga förklaringar till vilken del av målet som inte är uppfyllt, och ingen strategi för hur detta skall lösas.39

Under 2007 började socialförvaltningen och äldreomsorgsförvaltningen arbeta i ett program som inhandlats som IT-stöd för synpunktshantering. En kartläggning av tre kommungemensamma processer skedde under 2007 inom ett projekt för administrativa processer, där vissa processer ansågs vara förbättringsbara. Flera av de kartlagda processerna ligger inom området för personal och personaldirektören har sett införandet av ett nytt IT-stöd som en logisk förutsättning för flera av processerna. En IT- och investeringsplan är framtagen med avsikten att den skall fungera som stöd för beslut om systemutveckling och investeringsmedel.40

I juni 2007 publicerade Haninge kommun en helt ny, omstrukturerad och uppdaterad hemsida med flera nyheter, och enligt en användarundersökning fick hemsidan bra resultat.41 Antalet användare i det webbaserade verktyget Självservice där anställda själva kan rapportera sin frånvaro har utökats till 3,000.42

Lars Sallanto

Är IT-chef för Haninge kommun och har haft positionen i två år. Han ansvarar för IT-enheten med en stab på 15 personer. Innan dess arbetade han som IT-chef för Solna kommun i sju år och hjälpte till att utveckla deras IT-avdelning. Tidigare jobbade han inom den privata sektorn inom handelsföretag och ABB.

37

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Kommunfullmäktige, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 6

38

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Förvaltningsberättelse, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 13

39

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Förvaltningsberättelse, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 19

40

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Förvaltningsberättelse, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 22

41

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Kommunstyrelsen, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 36

42

31 | S i d a Mona Ekesryd

Arbetar med Haninge kommuns e-strategi och hur den ska se ut. Har arbetat med detta i ca en månad men har jobbat inom den offentliga sektorn i 18 år och arbetat i Stockholm Stad där hon hjälpte till att bygga deras stockholm.se hemsidan. Har också varit pressansvarig för Stockholm Stad då Olympiaden var igång.

Christer Rönnholm

Har arbetat inom den offentliga sektorn i 25 år som lärare och IT-ansvarig i Stockholms län. Nu är han ansvarig för IT och IT-strategi inom ungdom och utbildningsförvaltningen.

6.4.1 Intervjusammanställning Verksamhet

Vi får förklarat för oss av Lars Sallanto att det finns två separata nät: ett skolnät med 2,500 datorer och ett administrativt med 1,200 datorer. I Haninge kommun har man i dagsläget en konsoliderad support- och driftverksamhet, med allt samlat i en byggnad. Tidigare jobbade tio anställda utspritt på skolorna, varje anställd med ett antal skolor som sitt eget ansvarsområde, detta upplägg begränsade kvalitén och gjorde att servicen varierade. I denna nya struktur finns alla på IT-sidan samlade på en och samma geografiska plats och systemet fungerar så att anställda från kommunhuset kan komma åt varje enskild dator och se vad som händer på varje enskild skärm. Detta innebär enligt Sallanto att de flesta problem kan avhjälpas centralt, men i de fall detta inte går finns en ”mobil” grupp som åker ut till skolorna och åtgärdar problemen. Som del av konsolideringen sköts också uppdateringarna centralt. Den nya strukturen hade som mål att skapa ett enhetligt och modernt nät. Idag hjälps alla anställda åt med support och arbetar med såväl helpdesk- som telefonhjälpsfunktioner, men de flesta anställda har egna specialiseringsområden där de kan bistå med extra kompetens. Innan konsolideringen var det ett långt avstånd till hjälpen, idag finns allt i en samlad struktur och kan nås på ett och samma telefonnummer sedan september 2007.

Alla skolor har nu även samma standardprogram och funktioner, tidigare fungerade skolorna helt separat med egna och ibland olika program. Kommunen har samlat alla sina inköp till DELL och köper allt därifrån, vilket innebär att de kan garantera att samma standardprogram finns samt att de kan ”skjuta ut” hjälp och eventuella nya program till specifika datorer inom 15 minuter vid

32 | S i d a behov. Vi lär oss att kommunen har för avsikt att utveckla en e-strategi, men att mycket mer av praktisk karaktär har hänt, framförallt inom skolområdet.

De förbättringar som gjorts i och med denna konsolidering är att man har skapat ett tekniskt sammanhållet system som är lättstyrt med nya verktyg och fungerar inom ett nät. Kommunen har även införskaffat ett nytt personalsystem tillsammans med fem andra kommuner i Södertörnsområdet. Nu fungerar de som ett eget företag, med internprissättning där skolorna själva betalar för drift och underhåll och där det finns avtal med de olika förvaltningarna. Det nya upplägget synliggör kostnader, är mer slagkraftigt samt skapar enhetlighet. Drivkrafterna bakom de genomförda förändringarna var få, effektiviteten var av störst vikt och kostnaderna var inte det primära.

Förbättringsområden

Det råder en familjär stämning på arbetsplatsen och därmed ökar ett territoriellt beteende som inte alltid är önskvärt när förändringar skall genomföras. Förändringsarbetet föranledde interna dispyter, framförallt hamnade mycket diskussioner kring hur det kommer att fungera efter ökade pensionsavgångar.

Hon vill se att förvaltningarna effektiviseras med hjälp av IT och med stöd i budgeten eftersom en förändring här kommer att kosta. Kommunen har ett föråldrat intranät, här eftersträvas ett bra system för alla anställda, det är viktigt att göra kommunen till en attraktiv arbetsplats med nyskapade arbetssätt och där de anställda inte jobbar splittrat och där arbetet fungerar på ett mer flexibelt sätt. I dagsläget fungerar kommunen som solitära öar något som är kostsamt och något som även kommundirektören vill förändra.

Enligt Ekesryd är ledningen med på att förändringar måste göras men andra delar av verksamheten är rädda att ta för stora steg. Då kommunen inte har en e-strategi i dagsläget vill Ekesryd sammanställa en sådan genom att hålla workshops för att sammanställa mål och sedan utveckla en konkret handlingsplan där man tydliggör att det gäller att man ska köpa tjänster och inte produkter. För att få till stånd förändringar är det även viktigt att få in nytt blod i kommunen. Kommunen skall arbeta för att få system att ”prata med varandra” samt se till att de anställda blir bra beställare av tjänster. Enligt Rönnholm råder stor skillnad mellan förvaltningarna vad gäller arbetsbelastningen av IT. Vissa har det som heltidsjobb, andra arbetar med små system och

33 | S i d a kan då även ha andra, icke IT-relaterade sysslor. Han understryker också att det är viktigt att komma ihåg att allt inte går att standardisera, alla kan inte ha samma system – men när så är fallet måste detta kunna motiveras, det viktiga är kvalitet och säkerhet i alla tjänster.

Enligt Rönnholm är det svårt att driva igenom förändringar när det saknas incitament och krav utifrån, varför ska man förstöra något som är bekvämt och fungerar om medborgarna inte aktivt kräver det? Rönnholm berättar att han är medveten om att han uppfattas som jobbig av andra på kommunen eftersom han har idéer och visioner, eftersom dessa kan leda till att de måste lära sig nya saker och deras arbete förändras. I dagsläget är incitamenten till att förändra bristande, men i vissa fall finns ambitioner men bristande resurser, i andra fall råder rädslan att IT kan ersätta de anställda. För att gå vidare med en konsolidering av IT måste det finnas beslutsstöd och hjälpprogram, god flexibilitet mellan enheterna för gemensamma tjänster och kärnverksamheten och i vissa fall kanske det behövs en tredje och utomstående part. Kostnadsminskning är som grädde på moset av högre kvalitet på system, säkerhet och support.

Mål och visioner

Nytillträdda Mona Ekesryd har som mål att utforska och visa vad IT kan göra för att utveckla den övriga verksamheten och slutligen utveckla en e-strategi. Vad gäller visionen om hur framtiden ser ut, ser Ekesryd att IT sannolikt kommer vara en outsourcad del av verksamheten i framtiden, men vägen dit varierar. Enligt Ekesryd är IT tekniskt centraliserat, men kommunen har ett något föråldrat IT-stöd och ett mål är att få ut mer av de som är anställda på supportfunktioner. Målet är nu att skapa en gemensam bild och strategi som även ledningen är med på och står bakom. Ekesryd tror att ledningen är helt med på att förändringar måste ske, men det är viktigt att de inte tar för stora kliv i förändringsprocessen. Det övergripande målet är en sammansvetsad kommun med införlivade IT-funktioner. Ekesryd menar att det finns behov av att sammankoppla allt arbete som i dagsläget utövas som på solitära öar och få det att fungera enhetligt.

Det som är viktigt att hela tiden komma ihåg är att kommunen kommer att ha mindre resurser i framtiden vad gäller såväl monetära som anställda, därför är en effektivisering och förändring av arbetssätt viktigt, framförallt då Haninge är mån om sina medborgare. Kommunen befinner sig nu i en mellanperiod av detta skifte och det är viktigt att man skiljer på funktion och person. Det

34 | S i d a huvudsakliga målet är effektivisering – såväl ekonomiskt som arbetsmässigt, det andra målet är att göra Haninge till en attraktiv plats att arbeta, bo och verka.

Vad gäller vikten av att ha en e-strategi är det viktigt att IT skall stödja alla andra mål och det måste tas hänsyn till att det ska passa lärare, elever, föräldrar och administrationen. IT skall fungera som ett verktyg för lärandet och skall kunna ta fram vad varje enhet behöver. Kommunövergripande är det viktigast att allt fungerar, att det fastställs regler för vad som får och inte får göras och att det finns fastställda policys.

6.4.2 Fakta om kommunerna Haninge Järfälla Invånare 73,698 63,427 Anställda (årsarbetare) 4,915 (4,566) 3,614 (3,245) Genomsnittsålder 44,9 46

Pension Antal pensionsavgångar:

Stadsbyggnadsnämnden & Miljönämnden (2007-2011): 33 st.43

Kommunstyrelsen (2008-2012): 27 st.44 Kultur- och fritidsnämnden (2008-2012): 24 st.45

Barn- och utbildningsnämnden (2008-2012): 335 st.46

Socialnämnden (2008-2012): 90 st.47 Äldreomsorgsnämnden (2008-2012): 63 st.48

Andel anställda över 60: 18 % (650 anst.) Andel anställda över 50: 47 % (1698 anst.)49

Antal medborgare per anställd

Ca 15 Ca 17.5

Intäkter 81 % skatteint. & stadsbidrag 11 % avgifter & ersättningar

29 % taxor & avgifter

18 % försälj. verks. & entreprenad

43

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Stadsbyggnadsnämnden, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 48

44

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Kommunstyrelsen, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 38

45

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Kultur- och fritidsnämnden, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 53

46

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Barn- och utbildningsnämnden, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 58

47

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Socialnämnden, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 64

48

Årsredovisning Haninge kommun 2007, Äldreomsorgsnämnden, NRS tryckeri i Huskvarna, s. 69

49

35 | S i d a 6 % andra intäkter

1 % exploaterings- & reavinst 1 % finansiella intäkter50 36 % bidrag 14 % övriga intäkter 3 % realisationsvinster51 Resultat (justerat) 105,8 mkr, (66,8 mkr)52 50,1 mkr, (31,4 mkr)53 Soliditet 32 % 54 65 % 55

I dokument Gemensamma IT-tjänster i den offentliga sektorn (sidor 33-39)