hämta och lämna personlig information, som i sin tur kan processas elektroniskt. I den mån kommunen på ett effektivt sätt kan möjliggöra samverkan mellan olika system i kommunen, såväl som med andra myndigheter, kan än mer effektivitet skapas.
Ett exempel på hur en kommun smidigt har utnyttjat tillgången till olika system är Stockholms Stad som genom att kontrollera medborgarnas uppgifter gentemot folkbok-föringsregistret, bilregistret och det egna registret avsevärt har snabbat på handläggningen av boendeparkeringsansökningarna i staden. Dessutom har parkeringsvakterna möjlighet att via handterminaler få stöd för att bilinformationen stämmer.
Figur 2 - E-tjänsternas utveckling och krav på förankring i produktionssystemen
Källa: Bo Beckeström För att kunna skapa nytta är det viktigt att se till att både tänka i hur tjänsterna distribueras och hur de produceras. Nyttan för medborgarna är mångfacetterad och omfattar inte bara att ge en bra service till medborgarna, utan även att kommunens skattemedel förvaltas och används på ett effektivt och miljömässigt sunt sätt. Distributionen måste säkerställa
tillgänglighet. I de flesta fall kan en stor del av distributionen ske digitalt med ekonomiska och miljömässiga fördelar, vilket vi sett i de olika exemplen från hur kommuner
kommunicerar med kommuninvånarna.
Produktionen av tjänster är central när det gäller att kontinuerligt utveckla mindre miljö-belastning från kommunen. För att säkerställa produktionen av de flesta tjänsterna ansvarar främst de olika förvaltningarna, men IT har ofta en viktig roll för att öka medborgarnyttan.
Således kräver det ett aktivt samarbete mellan förvaltningarna och IT-avdelningen, samt en organisation som uppmuntrar samarbete för att hitta bättre och mer effektiva lösningar. Detta gäller både om kommunen själv står för själva genomförandet eller om genomförandet upphandlas på entreprenad.
För att man ska hitta möjligheterna och vilja samarbeta krävs en insikt och förståelse för vad man skulle kunna uppnå genom samarbete. En viktig inspirationskälla idag är vad
53 förvaltningar i andra kommuner gjort och lyckats med. Initiativ kommer idag oftast från de personer som vet hur olika tjänster produceras och har ett intresse av att se hur dessa kan göras mer effektiva. Det är också dessa personer som ser och kan beräkna vad en investering eller förändring i processen kan betyda ekonomiskt och miljömässigt, samt gentemot andra mål och behov.
För att de ekonomiska förutsättningarna ska bli än bättre är det viktigt att IT-strategin i kommunen kan svara upp mot förvaltningarnas intresse och att IT-avdelningen kan säkerställa att varje förvaltnings lösning inte blir en ad hoc-lösning i kommunens IT-struktur.
Organisationen
En av de mest utmanande delarna i effektivisering är att lösningarna anpassas till
processerna på ett bra sätt och att det inte är svårt att kunna utnyttja lösningen av de som utför arbetet. Det är vanligt att för stor vikt läggs vid hur man ska kunna implementera en ny lösning tekniskt och att man glömmer bort den del i processen som möjliggör förändringen, nämligen personalen.
Studier visar att produktivitetsvinsten blir mångfald mycket större om man samordnar organisationsanpassningar med nya tekniska lösningar, i stället för att bara förlita sig på de tekniska lösningarna. Detta ställer krav på ledningen och organisationen att säkerställa att det finns en förståelse kring vad och varför man förändrar de befintliga processerna och på vilket sätt den tekniska lösningen svarar upp mot de behov kommunen har. På samma sätt får de tekniska lösningarna inte vara så pass komplicerade eller svåra att lära in att det skapas ett ovälkommet motstånd bland personalen. Fördelen med många lösningar, som till exempel mobila arbetsorder, är att gränssnitten som personalen utnyttjar är enkla och att de flesta anställda har en vana av att utnyttja mobiltelefoner i privat bruk.
Det är vanligt både bland kommuner och i den privata sektorn att utbildning och implemen-tering av lösningar inte prioriteras, vilket också inneburit att många lösningar inte når sin potential. Det gör att det är viktigt att säkerställa att det finns en acceptans för de tekniska lösningarna, vilket kan vara en extra utmaning i organisationer som inte är vana att
förändras. En viktig värdegrund för de flesta kommuner, som underlättar förändring, är att lösningarna är mer miljövänliga än tidigare.
Även om utförandet av tjänsten inte sköts av kommunens personal finns det stora fördelar med att se över på vilket sätt tjänsterna utförs. Många av lösningarna, som till exempel digitala nycklar, möjliggör att se till att tjänsterna utförs med kvalitet och effektivt samtidigt som man löpande kan göra en uppföljning av hur olika entreprenörer utför uppdragen.
Avvikelser från avtal eller brister i leveransen kan påtalas, liksom idéer hur man kan leverera tjänsterna än bättre.
Uppsala kommun har lagt ut äldrevården på entreprenad samtidigt som man har investerat i en lösning för digitala nycklar. Den lösning de valt medför effektiviseringar som både uppdragstagare och kommun kan tjäna på i form av effektivare administration och lägre hanteringskostnader. Kommunen har valt att själva äga systemet, men att tillhandahålla systemet till kommunens uppdragstagare så att all administration blir smidig. Denna lösning öppnar också upp för konkurrensen mellan olika entreprenörer och möjliggör för mindre entreprenörer att offerera sina tjänster. Systemet upplevs också vara enkelt baserat på
mobiltelefoner och mjukvara som är lätt att lära. Men den främsta
fördelen anser Uppsala är att vårdtagarna får den tid de är beviljade till. Innan systemet infördes levererades inte 30 till 35 procent av den tid brukaren var beviljad.