• No results found

Informationsresurserna inom Svenskt Näringsliv

6. Undersökningen – informationshanteringen inom Svenskt

6.4 Informationsresurserna inom Svenskt Näringsliv

Som redan framgått är informationsresurserna många inom en organisation som Svenskt Näringsliv. Detta beror i hög grad på att det krävs många olika källor och informationsresuser för att införskaffa den information som krävs för att driva denna typ av verksamhet. Choo påminner om att valet av externa informations-källor, i antal och karaktär, måste motsvara den verklighet som de ska rapportera om.101 Det innebär att om Svenskt Näringsliv ska kunna bedriva sin verksamhet mot uppsatta mål, måste man införskaffa information som täcker hela det spektra av sakområden och olika politiska, geografiska och tidsmässiga perspektiv som de engagerar sig i.

Jag inleder beskrivningen av resurserna med en kort presentation. Sedan följer hur experterna använder sig av dem och slutligen, i förekommande fall, följer en redogörelse för hur de hanteras och administreras inom organisationen.

6.4.1 Dagstidningar

Svenskt Näringsliv prenumererar på ett stort antal dagstidningar bland andra Svenska Dagbladet, Dagens Nyheter, Dagens Industri, Göteborgsposten, Nerikes Allehanda, Östgöta Correspondenten, Sydsvenska Dagbladet, Uppsala Nya Tidning. De levereras till kommunikationsavdelningen där de finns tillgängliga för hela organisationen i en speciell ”tidningshörna”. Samtliga avdelningar har egna prenumerationer på Svenska Dagbladet, Dagens Nyheter och Dagens Industri. Finns behov för det kan man som enskild medarbetare ha egna prenumerationer på dessa och andra dagstidningar, till exempel Financial Times, Wall Street Journal, International Herald Tribune.102

Dagstidningar är en av de mest använda informationsresurserna och en viktig del av omvärldsbevakningen. Den traditionella pappersversionen kompletteras av nätupplagorna. Hur experterna använder sig av dagstidningarna i sin omvärls-bevakning skiljer sig beroende på sakområde och personlig vanor. Gemensamt för dem är att dagstidningarna nästan uteslutande är den första informationsresurs man använder sig av under arbetsdagen och att de använder dem främst för att ”scanna” av nyhetsläget. På så vis ser man om det hänt något speciellt som är direkt relaterat till det egna sakområdet och som de själva eller någon annan medarbetare bör fördjupa sig i. Den här första ”scanningen” av dagstidningarna ger inte bara en bild av vad som har hänt utan vad som kommer att finnas på agendan under dagen vad gäller debatt och samhällsliv. 103

101 Choo, 2002, s. 30. 102 Intervju nr 3 [2008-03-11]. 103 Intervju nr 1 [2008-03-10] och nr 5 [2008-03-18].

Det betyder att mycket av min tid går åt till att först scanna; vad finns det i nyhetsflödet och sen plocka upp de saker som är intressanta; det här måste jag läsa vidare om. Jag skulle säga att hälften av min tid på kontoret går åt till inläsning. 104

Två av de tre informanterna läser de största svenska dagstidningarna innan de går hemifrån på morgonen. Olof Erixon, vars expertområde är handelspolitik, menar att han scannar av nätupplagorna på de svenska dagstidningarna när han kommer till arbetet för att få en generell och översiktlig uppfattning av nyhetsläget. För den mer djuplodande informationen läser han hellre de internationella tidningarna Herald Tribune, Wall Street Journal och Financial Times. Han menar att de svenska medierna ofta använder dessa som källor i sina egna artiklar och då föredrar han att själv gå till ursprungskällan.105

Medarbetarna på Svenskt Näringsliv har också tillgång till ett antal sammanställningar av nyhetsläget, se nedan kapitel 6.4.2.

Tidningsprenumerationerna hanteras och administreras av Infocenter som i sin tur anlitar en tidningsagent. Tidningsagenten sköter kontakten med förlagen, vilket underlättar Infocenters arbete i synnerhet när det gäller de utländska förlagen.106

6.4.2 Nyhetssammanställningar och bevakningstjänster

Varje medarbetare har ett eget ansvar att bevaka sitt specialområde och agera utifrån vad som sker. Medierna bevakas av var och en av medarbetarna, men för att underlätta hanteringen av det stora flödet av information som kommer in i organisationen, produceras även ett antal sammanställningar och samman-fattningar av nyhetsflödet. Somliga produceras internt och andra kommer via externa leverantörer. Några kommer dagligen och andra som veckosamman-fattningar. Alla medarbetare har inte tillgång till alla typer av sammanställningar, men i principen är att alla medarbetare ska ha tillgång till den information som de behöver för att kunna sköta sina uppgifter och agera om så skulle behövas. Sammanställningarna distribueras via e-post och läses antingen på skärmen vid skrivbordet eller via mobiltelefonen.107 För två av informanterna var denna dagliga uppdatering av medialäget ett bra komplement till den egna tidningsläsningen vid frukosten. Kristina Scharp läste dessa e-postmeddelanden på tunnelbanan på väg till arbetet och gav henne en god beredskap inför dagen när det gäller nyhetsläget.108

En av de interna sammanfattningarna beskriver nyhetsläget från regionerna runt om i landet. Varje morgon går regionkontoren igenom de lokala medierna 104 Intervju nr 1 [2008-03-10]. 105 Intervju nr 1 [2008-03-10]. 106 Intervju nr 3 [2008-03-11]. 107 Intervju nr 4 [2008-03-18]. 108 Intervju nr 5 [2008-03-18].

och lämnar senast kl 09.00 en sammanfattning till Stockholmskontoret. Här sammanställer presstjänsten rapporterna till en, som vid 10-tiden distribueras ut till alla medarbetare via e-post.109

Kommunikationschefen gör varje söndagskväll en sammanställning om vad som är aktuellt i kommande vecka och vad om bör bevakas. Den bygger bland annat på material från en omvärlds- och nyhetsbevakningstjänst från TT (Tidningarnas Telegrambyrå)110 och Cision111 som levereras i form av en rapport via e-post varje morgon. Tjänsten från TT innebär också en nyhetsbevakning dygnet runt utifrån några för Svenskt Näringsliv relevanta sökord. När det händer något i medierna under dagen kommer omedelbart en ”flash” till delar av organi-sationen som då agerar enligt givna rutiner.112

Ytterligare en sammanställning sammanfattar regelbundet den fackliga pressen. 113

6.4.3 Tidskrifter

Inom Svenskt Näringsliv har medarbetarna tillgång till ett stort antal tidskrifter inom politik, samhälle, ekonomi, EU-frågor, juridik, media, facklig press. Ett 50-tal kommer till Infocenter och finns tillgängliga i tidnings- och tidskriftshyllan på plan 7 på kontoret på Storgatan. Det är till exempel tidskrifter från medlems-organisationerna, fackförbund samt kommersiella tidningar. Ytterligare ett antal kommer direkt till experter och andra medarbetare.114

Antalet och typen av publikationer varierar mellan de olika experterna och deras sakområde. Olof Erixon har förutom handelspolitiska frågor även upp-handlingsområdet inom sitt ansvarsområde. Han prenumererar på två tidskrifter som behandlar upphandling, en svensk och en utländsk, och tre tidskrifter, samtliga utländska, om handelspolitik. 115

För Kristina Scharp är det en fråga om tid. Hon läser regelbundet ett antal tidskrifter, exempelvis Dagens Samhälle, Riksdag & Departement, LO-tidningen, Företagarnas tidning Företagaren, den egna tidskriften Entreprenör och Folk-partiets tidning. Har hon tid eller om hon blivit tipsad av sitt nätverk om en artikel går hon ibland till tidningshörnan på Kommunikationsavdelningen och läser The Economist, Fokus och andra tidskrifter. En svaghet hos tidskrifterna är, enligt Kristina, att träffsäkerheten är sämre än om hon söker information på Internet.

109

Intervju nr 4 [2008-03-18].

110 Tidningarnas Telegrambyrå är en nyhetsbyrå. Genom abonnemang kan kunderna ta del av företagets nyhetsbevakning. Tidningarnas Telegrambyrås webbsida [2008-08-14].

111

Företaget Cision arbetar med kommunikationslösningar, omvärldsbevakning och medieanalystjänster. Cisions webbsida [2008-08-14]. 112 Intervju nr 4 [2008-03-18]. 113 Intervju nr 4 [2008-03-18]. 114 Intervju nr 3 [2008-03-11]. 115 Intervju nr 1 [2008-03-10].

Där kan hon söka med större träffsäkerhet i förhållande till arbetsinsatsen, menar hon.116

Eftersom Tove Lifvendahl inte har ett bevakningsområde på samma sätt som Olof och Kristina, är tidskrifter inte en faktakälla för henne på samma sätt som för de andra två experterna. Dock bevakar hon de för hennes bransch viktiga medierna.117

6.4.4 Hemsidor

Externa

En annan viktig informationsresurs är olika myndigheters, organisationers, företags och mediers hemsidor. Här hittar experterna information som berör deras sakområde som de inte hittar någon annanstans och som är specifik för deras sakområde. Hemsidorna används vid en rad olika informationsbehov; det kan vara allt från att ta reda på vad en förkortning betyder till att ta del av policydokument och analyser. 118

Tidningarnas nätupplagor används också som en del av omvärldsbevakningen och som ett komplement till papperstidningarna. Olof Erixon besöker BBCs hemsida World News varje morgon. Här finner han mer relevant nyhetsinformation, än i de svenska morgontidningarna, information om det internationella läget som rör de handelspolitiska frågorna. 119

Förutom nyhetsbevakning använder experterna hemsidorna för att söka andra typer av information inom respektive sakområde. Olof besöker också regelbundet WTOs hemsida. Här finner han specifika dokument, exempelvis fall från WTOs tvistelösningspanel, utlåtanden om handelstvister och andra grunddokument som han har behov av i sitt arbete. När det gäller svenska hemsidor är det i princip enbart Kommerskollegiums hemsida som är av intresse för Olof.120

Även Kristina Scharp besöker regelbundet ett antal hemsidor. Eftersom hon i huvudsak bevakar den politiska aspekten av skol- och utbildningsfrågorna är hon ofta inne på de politiska partiernas hemsidor och på nyhetsrelaterade sidor. Myndigheterna inom området; till exempel Skolverket och Högskoleverket bevakas av andra medarbetare på hennes avdelning.121

116 Intervju nr 5 [2008-03-18]. 117 Intervju nr 4 [2008-03-18]. 118

Intervju nr 1 [2008-03-10] och intervju nr 5 [2008-03-18].

119 Intervju nr 1 [2008-03-10]. 120 Intervju nr 1 [2008-03-10]. 121 Intervju nr 5 [2008-03-18].

Den egna hemsidan

De intervjuade experterna använder sig också av den egna hemsidan som en informationsresurs. Här söker man rapporter, artiklar, kontakter eller annat faktamaterial. Intranätet Sintra förser medarbetarna med information om Svenskt Näringsliv, dess medarbetare och deras ansvarsområden (finns även i på den externa hemsidan), kalendarium med interna och externa aktiviteter, kontak-tinformation för kollegor och annan traditionell personalinformation. Via Sintra når man även Infocenters plattform; Informationsportalen, se nedan.122

6.4.5 Informationsportalen

Informationsportalen är Infocenters plattform på intranätet Sintra och en viktig kontaktyta ut i organisationen. Här finns traditionell personalinformation om medarbetare, aktiviteter och aktualiteter inom organisationen. Här kan medarbetarna också själva söka information i databaserna, sökmotorer och elektroniska uppslagsböcker, till exempel tidnings- och tidskriftsartiklar, statistik, kartor, adresser. Man kan också köpa, beställa eller låna litteratur, prenumerera på tidningar och tidskrifter eller be om hjälp med informationssökning. Personalen hjälper även till med fjärrlån av böcker och på Informationsportalen hittar man även en länk till Libris. Här finns även externa länkar som kan vara till nytta för medarbetarna i deras arbete.123

6.4.6 Databaser och sökmotorer

Inom Svenskt Näringsliv finns i huvudsak tre informationsdatabaser tillgängliga för de anställda; Affärsdata124, Infotorg125 och FindAgent126. De finns på intranätet Sintra. Den databas som används mest är Affärsdata, där man hittar artiklar från tidningar och tidskrifter.127

Experterna använder sig i relativt begränsad utsträckning av databaserna. Många organisationer, till exempel WTO har en egen informationssökningstjänst på sin hemsida där man kan söka själv eller få hjälp. Om man inte själva har någon idé om var man kan hitta informationen, går man oftast in på sökmotorn Google. Samtliga tillfrågande experter använder sig av Google i stor omfattning

122

Intervju nr 1 [2008-03-10], 4 och 5 [2008-03-18].

123

Intervju nr 3 [2008-03-11].

124 Företaget Affärsdata förser sina kunder med affärsdata, dvs. nyheter från nyhetsbyråer, dagspress, branschtidningar och affärspress och företagsinformation. Man arbetar även med omvärldsbevakning och medieanalys. Affärsdatas webbsida [2008-07-09].

125

Företaget Infotorg förser sina kunder med information om företag, personer, fordon, fastigheter och juridik. InfoTorgs webbsida [2008-07-09].

126

Företaget FindAgent arbetar med strategisk mediabevakning, informationssökning och levererar nyhetsinformation. FindAgents webbsida [2008-07-09].

127

och tycker att den fungerar bra. En expert använder den i snitt 20 gånger per dag.

128

Det finns även ett antal databaser som hanterar och arkiverar dokument, till exempel protokoll och avtal. Databaserna administreras av Infocenter.129

6.4.7 Nyhetsbrev

Nyhetsbrev är en allt vanligare kommunikationskanal. Det har en effektiv form; det är snabbt, billigt och lättillgängligt. Ett nyhetsbrev har en tydlig avsändare, innehåller information inom ett visst sakområde eller ur ett visst perspektiv och kommer ut regelbundet. De flesta nyhetsbrev innehåller en kombination av nyheter, debatten, evenemang och länkar för fördjupning och vidare läsning. För att man ska få nyhetsbrev sig tillsänt krävs en prenumeration, dvs. mottagaren har själv efterfrågat informationen. Många av de nyhetsbrev som medarbetarna på Svenskt Näringsliv tar del av kommer från myndigheter, intresseorganisationer, branschorgan, regeringsorgan, media, till exempel Aktuellt i Politiken, Dagens Arena, Skolporten, Globaliseringsrådet. Svenskt Näringsliv producerar själv och ger ut ett antal nyhetsbrev inom en rad olika sakområden.130

Experterna anser att nyhetsbrev är ett bra sätt att skaffa sig information, men att det är viktigt att prioritera rätt nyhetsbrev. Tillgången är stor, tiden är knapp och mängden information kan lätt bli överväldigande. Det personliga urvalet blir därför av stor betydelse.131

Den enskilde medarbetaren prenumererar på nyhetsbrevet, vilket kommer direkt till via respektive medarbetares e-post. Denna informationsresurs administreras därför inte på något annat sätt av organisationen Svenskt Näringsliv.132

6.4.8 Facklitteratur

Facklitteraturen har inte något stor betydelse som informationsresurs för experterna. Det är en resurs som kräver mycket tid och när den används är det oftast som källa av bakgrundsmaterial, basfakta eller om större och komplicerade, till exempel historiska förlopp. Hur man använder facklitteratur är också en fråga om personliga preferenser. Vissa medarbetare kan komma med omfattande önskelistor till Infocenter som hjälper till att ta fram böcker som efterfrågas,

128 Intervju nr 1 [2008-03-10], 4 och 5 [2008-03-18]. 129 Intervju nr 3 [2008-03-11]. 130 Intervju nr 1 [2008-03-10], 4 och 5 [2008-03-18]. 131 Intervju nr 1 [2008-03-10], 4 och 5 [2008-03-18]. 132 Intervju nr 3 [2008-03-11].

antingen via bibliotek eller i bokhandeln, medan andra aldrig efterfråga någon facklitteratur alls. 133

6.4.9 Seminarier, konferenser, nätverk

Inom såväl näringslivet som den offentliga förvaltningen är seminarier och konferenser ett vanligt sätt att såväl sprida kunskap som att ta emot den. Här är det inte bara kunskapsöverföringen som är av betydelse; dessa möten främjar också sociala kontakter människor emellan vilket främjar nätverksbyggande.

Även för experterna på Svenskt Näringsliv är dessa möten viktiga. De intervjuade experterna går alla regelbundet på olika typer av seminarier och konferenser. Olof Erixon går i genomsnitt cirka en gång per månad. Exempel på arrangörer är Regeringskansliet, Kommerskollegiet eller Tullverket. Eftersom handelspolitik är hans sakområde deltar han även vid konferenser utomlands i regi av till exempel OECD, Internationella Handelskammaren. Här får han unik information i specialfrågor som är av stor vikt för hans arbete inom sakområdet och som även håller honom uppdaterad om det aktuella läget.134

Kristina Scharp går själva i genomsnitt 3-4 gånger per månad på olika typer av kunskapsmöten och hon beräknar att hennes avdelning är representerad vid 5-10 seminarier eller konferenser per månad. De seminarierna och konferenserna är arrangerade av exempelvis politiska partier och Globaliseringsrådet.135

Tove Lifvendahl går inte lika ofta som hon hade velat, men försöker att se till att medarbetarna kommer i väg. Hon tycke att det är viktigt att medarbetarna på kommunikationsavdelningen är ”ute och lyssnar av” och kommer tillbaka med nya intryck och kunskaper som är utvecklande för dem själva och för kollegorna på kommunikationsavdelningen. Det är i synnerhet viktigt för kommunikations-strategerna som ju arbetar i projekten inom olika sakområdena. I samma syfte bjuder Tove regelbundet in externa personer från olika företag eller organisationer för att berätta om sina erfarenheter, generellt eller kring en viss händelse eller verksamhet. Ämnena för dessa möten varierar från företagandet och andra samhällsfrågor till marknads- och kommunikationsrelaterade frågor. Förutom interna arbetsmöten bjuder avdelningen varannan vecka in en expert från den egna organisationen som redogör för sina respektive sakområden, vad som är aktuellt för tillfället och vilka utmaningar man står inför. ”Vi allmänbildar oss i vår egen organisation på det sättet”.136

Fyra gånger per år bjuder Tove in samtliga som arbetar med kommunikation ”inom sfären”, dvs. alla regionkontoren samt de 50 medlemsorganisationerna till ett nätverks- och kompetensutvecklingsmöte. Detta är ett tillfälle att utveckla eller 133 Intervju nr 3 [2008-03-11]. 134 Intervju nr 1 [2008-03-10]. 135 Intervju nr 5 [2008-03-18]. 136 Intervju nr 4 [2008-03-18].

förnya sina kunskaper, att utbyta erfarenheter och stärka de sociala kontakterna. Erfarenheter av nya metoder, kanaler och andra strategiska delar av ”det kommunikativa hantverket” dryftas. Arbetsmetoder och -rutiner diskuteras och ibland bjuds leverantörer av olika tjänster in, till exempel inom opinions-undersökningsområdet.

Min ambition är att erbjuda ett smörgåsbord på hantverksidan på cirka 1½ timme sen är det 1½ timmes mingel och kontaktbytande. […] Så de får ett litet smörgåsbord och vill man då kan man ta hem någon/bjuda in själv och låta dem dra tvåtimmarsversionen. 137

Experterna anser att seminarier och konferenser och andra möten är värdefulla, dels för att få kunskap, men också den sociala delen av evenemangen är viktig, att knyta nya kontakter, underhålla tidigare kontakter och informera sig om person-förändringar inom organisationer. Olof menar dock att sakfrågorna inom hans eget expertområde, generellt sett, är relativt oberoende av personförändringar på olika befattningar. Däremot är det bra att ha personkännedomen inför kommande behov av kontakt eller information.138

6.4.10 Företagsbesök och Företagarpanelen

Svenskt Näringslivs verksamhet bygger på god kunskap och kännedom om Sveriges företagare och deras verklighet. Denna kunskap inhämtas via många olika informationsresurser, varav två är typiska för just Svenskt Näringsliv: företagsbesök och Företagarpanelen. Alla medarbetare över hela landet upp-muntras till att besöka lokala företag. Detta är ett tillfälle för organisationen Svenskt Näringsliv att etablera och stärka kontakten med företaget och att kommunicera budskap, till exempel hur man för tillfället arbetar med frågor som kan vara relevanta för företaget. Det är också en metod för att få ny kunskap och utveckla och uppdatera tidigare kunskap. Erfarenheterna och kunskapen ska spridas och användas inom organisationen, vilket sker genom olika former av intern återkoppling.139

Företagsbesöket är också ett tillfälle att erbjuda företaget en plats i Företagarpanelen. Företagarpanelen är ett av flera enkätverktyg, där ett antal företagare med en viss periodicitet tillfrågas gällande olika sakfrågor. Företagen som ingår i panelen rekryteras lokalt, processen administreras centralt och resultaten återvinns och kommuniceras sedan på olika sätt. De kan brytas ned lokalt eller användas med en nationell utgångspunkt.140

137 Intervju nr 4 [2008-03-18]. 138 Intervju nr 1 [2008-03-10]. 139 Intervju nr 4 [2008-03-18]. 140 Intervju nr 4 [2008-03-18].

Andra enkätverktyg genererar kunskap om exempelvis det lokala företagsklimatet och rekryteringsbehov.141

6.5 Informationsåtervinning – exempel på