Beslut
Arbetsutskottet beslutar
1. Uppdra åt sektorsledningen att utforma en intern kontrollplan som omfattar nedanstående områden och andra relevanta områden, och
2. Uppdra åt sektorsledningen att komplettera förslaget med en punkt gällande uppföljning av stödinsatser en gång per termin, samt
3. Ärendet skall behandlas på nästkommande arbetsutskott den 2017-02-14.
Ärendebeskrivning
Bitr. barn- och utbildningschef, Cecilia Palmqvist, föredrar ärendet.
Cecilia Palmqvist informerar om att efter revisionen om intern kontrollplan som ägde rum i december har det blivit tydligt att det förslag som föreligger för intern kontrollplan inte är ändamålsenligt. Istället bör de områden som intern kontrollplan ska omfatta vara mindre processorienterade och tydligare handla om områden där brister i rutiner som genom intern kontroll kan förhindras.
Sektorsledningen har tagit del av Malmö stads interna kontrollplan för inspiration på uppmaning av internrevisionen och efter avstämning med skolledare och
sektorsadministratör har följande riskområden identifierats:
- Inskrivning i fritidshem – risk finns att barn inte skrivs in på fritidshem och att skolan inte får rätt resurstilldelning.
- Rutiner för mottagande av nyanlända – risk för att elever inte tas emot i skola inom lagstadgad tid, risk för att resurser inte kan avropas från Migrationsverket.
- Personalförteckning med kompletta och aktuella uppgifter om legitimation, fördelning av tjänstgöring i respektive skolform – risk för att det inte går att söka statsbidrag,
svårigheter att följa upp personaltäthet i kvalitetsarbetet, risk att resurser fördelas fel.
- Rutiner för när personal misstänks kränka barn i förskolan – bristande rutiner riskerar otydlighet för förskolechefer och kan skapa oro bland föräldrar och personal. Försvårar för förskolechefer att tillförsäkra god lärandemiljön och risk för att personal felbehandlas.
- Fel i frånvaroregistrering – risk att insatser för att följa elevers frånvaro inte sätts in i tid, risk att frånvaro inte följs upp systematiskt och att huvudmannen inte kan fördela resurser ändamålsenligt.
- Delegeringsbeslut - risk för att delegationsbeslut inte anmäls till nämnden på grund av att fastställda rutiner inte följs av skolorna, vilket kan leda till att kommunallagens krav inte uppfylls.
Yrkanden
Maria Boström Lambrén (S) föreslår att insatser via stödinsatser skall följas upp en gång per termin.
Beslutsordning
Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut från sektorsledningen och ett tilläggsyrkande från Maria Boström Lambrén (S).
Ordförande ställer proposition och finner att arbetsutskottet beslutat i enlighet med sektosledningens förslag med tilläggsyrkandet från Maria Boström Lambrén (S).
Beslutsunderlag
Tidigare version av intern kontrollplan; kontrollplan 2016 och Intern kontrollplan BUN 2017 rev.pdf
Reglemente för Intern kontrollplan, Höörs kommun 20010328
Malmö stads intern kontrollplan grundskolenämnden och förskolenämnden Tjänsteskrivelse an. intern kontrollplan 2017.docx
_____
§ 14 Handläggning av ärenden om rätt till förskola och fritidshem p.g.a särskilda skäl, fristående verksamheter
Beslut
Arbetsutskottet beslutar
Handläggning och beslut av ärenden om utökad tid eller om plats i förskola eller fritidshem vid fristående förskolor och fritidshem ska inte handläggas eller beslutas av Höörs kommun.
Ärendebeskrivning
Bitr. barn- och utbildningschef Cecilia Palmqvist föredrar ärendet.
Av skollagen 14 ka. 5 och 6 §§ framgår att fritidshem ska erbjudas om eleven har ett eget behov på grund av familjesituationen i övrigt. Fritidshem ska också erbjudas om barnet behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av sådan utbildning. Motsvarande regler gäller för förskolan (skollagen 8 kap 5 och 7 §§).
För närvarande handläggs samtliga ärenden oavsett om eleven/barnet går på en
kommunal eller fristående verksamhet, av en kommunal tjänsteman som fattar beslut på delegation av nämnden.
Rättsläge
Av Skolverkets upplysningstjänst, jurister på förskoleförvaltningen och
grundskoleförvaltningen i Malmö stad framgår att det är huvudmannen som ska fatta beslut i dessa ärenden. För fristående skolor är inte Höörs kommun huvudman. Därför ska sådana ärenden inte handläggas av barn- och utbildningssektorn utan överföras till respektive huvudman.
Överväganden
Det har anförts att det kan finnas ekonomiska incitament att missbruka inskrivningar i fritidshem och förskola. För plats i fritidshem utgår en avgift för föräldrarna och
avgiftshanteringen utförs av Höörs kommun (sektorsadministrationen). Om en elev skrivs in i fritidshem och det fristående fritidshemmet erhåller bidrag från hemkommunen får föräldrarna med automatik en faktura. Detta borde leda till att föräldrar reagerar på att de krävs på kostnader för en tjänst som de inte har ansökt om eller använt. Motsvarande system tillämpas i förskolan. Förskolepengen är numera, liksom fritidspengen konstruerad så att det inte är avhängigt hur lång vistelsetid barnen har, varför risken att felaktiga uppgifter om vistelsetid lämnas i syfte att få mera bidrag inte föreligger.
Av delegationsordningen framgår inte att beslutet omfattar fristående skolor och förskolor,
Beslutsordning
Ordförande konstaterar att det finns ett förslag till beslut från sektorsledningen.
Ordförande ställer proposition och finner att arbetsutskottet beslutat i enlighet med sektorns förslag till beslut.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse ang. Handläggning av ärenden om rätt till förskola och fritidshem p.g.a särskilda skäl, fristående verksamheter.docx
_____
§ 15 Informationspunkt: Kö till förskoleplatser – lägesrapport
Beslut
Arbetsutskottet föreslår Barn- och utbildningsnämnden besluta
Lägga informationen om kö till förskoleplatser med godkännande till handlingarna.
Ärendebeskrivning
Barn- och utbildningschef Lisbeth Bonthron informerar om kön till kommunens förskoleplatser.
Statistik avseende kö till förskoleplatser redovisas. Statistiken åsyftar antalet kända placerade barn per den första dagen i varje månad. Då platser inte kunnat erbjudas på de förskolor vårdnadshavare ansökt om har 19 vårdnadshavare valt att tacka nej till erbjuden plats från februari månad och ställt sig i kö igen med tidsförskjutning framåt med minimum fyra månader. Vårens volymökning är därmed justerad till ca 30 barn.
Befolkningsstatistiken, barn 1-5 år, pekar på en ökning jan- nov 2016 av barn 1-3 år med 11 barn utöver prognos. Däremot syns en minskning med 4 barn i åldern 4-5 år.
Beslutsunderlag
Köstatistik 161213.pdf
Kopia av Köstatistik 161213 s. 2.pdf Förskoleåldern 2016.pdf
_____
§ 16 Lägesrapport: Lokalförsörjning – lägesrapport
Beslut
Arbetsutskottet föreslår Barn- och utbildningsnämnden besluta 1. Uppdra till sektorsledningen att tillskriva Kommunstyrelsen - Begära återkoppling om beslut i ärendet gällande Norra Rörum
- Hemställa att Kommunstyrelsen upplyser sektorn om det finns ytterligare beslut som Barn- och utbildningsnämnden måste ta ställning till för att lokalärendena skall fortskrida, och
2. I övrigt lägga informationen om lokalförsörjning med godkännande till handlingarna.
Ärendebeskrivning
Barn- och utbildningschef Lisbeth Bonthron föredrar ärendet lägesrapport lokalförsörjning.
Tjörnarp, förskola för barn i åldern 1-5 år, 1,5 avdelning: Kommunstyrelsen har beviljat barn- och utbildningsnämndens anhållan om utökning med 1,5 avdelning i Tjörnarp.
Underlag för lämplig placering och därpå följande bygglov i Tjörnarp tas fram av fastighetsstrateg i samarbete med såväl förskolechef som rektor i Tjörnarp. HFAB
genomför upphandling och fortsatt process för färdigställande. Modulerna kan troligen tas i anspråk tidigast inför höstterminen 2017. Modulerna är under beställning från HFAB.
Centrala delarna av Höör, förskoleverksamhet för barn i åldern 1-5 år, 4 avdelningar: I väntan på en modulförskolelösning skapas tillfälliga lösningar i förhyrda lokaler med förskoleplatser i Folkets hus från 1 februari samt på Fogdarödsområdet från 1 mars 2017.
Kommunstyrelsen har beviljat barn- och utbildningsnämndens anhållan om utökning med fyra förskoleavdelningar i centrala Höör. Med anledning av detta har förslag gällande placering av modullösning för fyra förskoleavdelningar i centrala delarna tagits fram. Efter överväganden beslutade BUN 2016-09-26 att föreslå ett fortsatt arbete med två olika alternativ, antingen en placering på kommunens fastighet Tigern 32, parkeringsyta invid Åkersberg eller en placering på kommunens mark Björkgatan, f n parkeringsyta med lågfrekvent användning, söder om Slöjdgatan. Efter fastighetsstrategernas bedömning av tomten vid Åkersberg anses det alternativet inte kunna tillgodose utemiljön inom befintlig markyta varför huvudalternativet utgör en placering på tomten vid Björkgatan. Underlag för lämplig placering och därpå följande bygglov tas fram av fastighetsstrateg i samarbete med förskole- och sektorchef. HFAB genomför upphandling och fortsatt process för färdigställande. Modulerna kan troligen tas i anspråk tidigast inför höstterminen 2017.
försäljningen av Norra Rörums skola. Lokalerna i skolan behöver tillgänglighetsanpassas inkluderande installation av hiss för att möjliggöra förskoleverksamhet för barn 1-5 år.
Sektorn har fått erbjudande om att hyra endast de kvadratmeter som sektorn efterfrågar på plan 2. Lokalerna kan vara tillgängliga för förskoleverksamhet tidigast hösten 2017.
Sektorn fick i uppdrag av BUN att genomföra en risk - och konsekvensanalys kring möjligheten att använda föreslagna lokaler i skolbyggnaden utan att installera hiss. Vid BUN-AU i oktober redovisades den konsekvensanalysen där det konstaterades att det inte är möjligt av arbetsmiljö- och säkerhetsskäl. Ytterligare uppdrag gavs till sektorn att överväga andra lokalmöjligheter för verksamheten. En risk- och konsekvensanalys kommer att genomföras för att pröva möjligheten att utöka nuvarande lokalyta genom att ta i anspråk en tredje lägenhet i anslutning till de två som verksamheten inryms i nu.
Detta uppdrag har återkallats då sektorsledningen har fått besked om att lägenheterna behövs för att avhjälpa boendebehov i kommunen. Arbetsutskottet fastslog 2016-11-08 att: Behovet av lokalyta för pedagogisk omsorg i Norra Rörum skall tillgodoses med våning två i Norra Rörums skola till en hyreskostnad på 450 tkr, och förfrågan riktas till Kommunstyrelsen gällande när lokalen kan vara i bruksdatum för ovanstående
verksamhet. Beslutet direktjusterades och har expedierats till KS. Kommunstyrelsen har gett HFAB i uppdrag att i januari 2017 redovisa olika alternativa lösningar för
förskolelokaler i Norra Rörum.
Sätofta ny- och ombyggnation för förskole- och skolverksamhet: se särskild bilaga som återfinns i beslutsunderlaget. Planarkitekt, Anneli Andersson, har av kommunstyrelsen givits i uppdrag att arbeta fram en detaljplan gällande ett våningsplan för den inplanerade nybyggnationen i Sätofta. Möte med arkitekt, Leif Hörberg, har skett. Leif Hörberg har fått i uppdrag att justera underlagen i form av planskiss i 2D och 3D.KSAU informerades 2016-11-21 och KS 2016-12-05 om detaljplanearbetets fortskridande, tillsammans med preliminärt hyresförslag från HFAB utifrån konsultberäkningar av Temagruppen AB. Viss del av den beräknade hyreskostnaden kan fördelas mellan olika sektorer då t ex bibliotek, idrottshall och samlingssal samt utemiljöer bidrar till en positiv boendemiljö i
Sätoftaområdet.
Ringsjöskolan 2,0 är arbetsnamnet på HFABs projektering inför en inplanerad kommande renovering där arbetet inletts med en workshop för personal vid skolan.
Projektplaneringen genomförs av en arkitektbyrå via HFAB.
Överläggning
Barn- och utbildningsnämndens arbetsutskott diskuterar lokalförsörjningen och enas om ett gemensamt förslag till beslut.
Beslutsordning
Ordförande konstaterar att arbetsutskottet har enats om ett gemensamt förslag till beslut innebärande att Kommunstyrelsen skall tillskrivas för att utreda fortskridandet av ärendet
Beslutsunderlag
Anteckningar styrgrupp och process Sätofta maj tom okt 2016.pdf Förskolor 2017 - planering 2016, bok 1.pdf
Förskolor 2017 - planering 2016 bok 2.pdf
Kopia av Förskolor 2017 - planering 2016 bok 3.pdf Kopia av Förskolor 2017 - planering 2016 bok 4.pdf
Kommunstyrelsens Arbetsutskott 2016-12-19 (2016-12-19 KSAU §384).doc Kommunstyrelsens Arbetsutskott 2016-12-19 (2016-12-19 KSAU §378).doc _____