STYRELSENS RAPPORT OM INTERN KONTROLL AV FINANSIELL RAPPORTERING RÄKENSKAPSÅRET 2007
INTERN KONTROLL RAPPORT
Existerande rutiner och policies utvärderas kontinuerligt.
Lundin Petroleum försöker konstant förbättra sina system och processer.
Under 2007 implementerades ett förbättrat och standardiserat koncernredovisningssystemet, Cognos Controller, för att minska riskerna i den finansiella konsolideringen och därigenom öka kontrollen och effektiviten i den finansiella rapporteringsprocessen. Systemet standardiserar konsolideringsprocessen av de finansiella resultaten och de konsoliderade dotterbolagens finansiella position.
Cognos Controller har inbygda kontroller för insamlandet av finansiell information, konsolideringsprocessen inklusive valutaomräkning och rapportgenerator, och säkrar därmed riktigheten i den rapporterade informationen.
I samband med implementationen av Cognos Controller, utvärderades och standardiserades koncernens ekonomisystem, Sun System, för samtliga enheter.
På koncernens initiativ, påbörjade Lundin Petroleum implementationen av Monthly Processing Schedules (månatliga processblanketter), vilka förbättrar identifieringen av uppgifter och ansvar på ett organiserat och tidsenligt sätt för ekonomianställda inom koncernen.
I enlighet med det ovan beskrivna har ytterligare dokumentation för ansvar per funktion för de ekonomianställda påverkats.
Existerande processer och policier är konstant under granskning och fortsatt utveckling.
Information och kommunikation
Att sprida relevant information på alla nivåer i bolaget och till berörda externa parter är en viktig del av intern kontroll. Ledningen har koncentrerat sig på de system och processer som är viktiga för insamling av finansiella data, såsom redovisningssystem, processer för godkännande av transaktioner samt systemet för dokumenthantering.
Lundin Petroleum tror att en medvetenhet om COSO i organisationen stimulerar en miljö för självkontroll och konstant förbättring. Som en del i processen att skapa kunskap om COSO, deltog under 2007 finanscheferna i en presentation om intern kontroll inom Lundin Petroleum.
Riktlinjer för den finansiella rapporteringen kommuniceras till de anställda genom att manualer, policies, och koder publiceras och är tillängliga internt.
Kommunikation sker fortlöpande och information distribueras regelbundet inte bara inom koncernen, utan även till externa parter via pressreleaser.
Uppföljning
Uppföljningen av Lundin Petroleums finansiella rapportering utförs av styrelsen, koncernledning, externa revisorer samt aktieägare och Lundin Petroleums Intern Revisor och övriga anställda på diverse tjänster inom koncenen via deras medvetenhet om COSO.
4 Styrelsen
Styrelsen granskar och utvärderar omfattande finansiell information om koncernen, i sin helhet och de dotterbolag som ingår. Styrelsen granskar även, främst genom revisionskommitteen, de viktigaste redovisningsprinciper som tillämpas i koncernen, samt ändringar av dessa principer. Revisionskommitténs möten protokollförs och tillhandahålls styrelsen och revisorerna. Arbetsordningen som fastställs av styrelsen innehåller utförliga anvisningar avseende vilken typ av interna finansiella rapporter som ska lämnas till styrelsen.
Styrelsen granskar och utvärderar delårsrapporterna för andra och fjärde kvartalet samt årsredovisningen.
Rapporterna för första och tredje kvartalet granskas och godkänns av revisionskommittén. För mer information om styrelsens uppgifter se sid 27–29.
4 Extern revision och uppföljning
Lundin Petroleums finansiella rapporter granskas årligen av bolagets externa revisorer och deras revisionsberättelse ingår i årsredovisningen. En begränsad granskning görs av halvårsrapporten. De externa revisorerna träffar regelbundet företagsledningen och närvarar vid revisionskommitténs sammanträden för granskning och godkännande av halvårs- och årsrapporten. De externa revisorerna träffar bolagets styrelse utan att ledningen är närvarande minst en gång per år.
För att underlätta aktieägarnas bevakning av bolaget publiceras utöver delårs- och årsrapporter följande information:
4Pressmeddelanden i alla viktiga frågor som kan påverka aktiekursen väsentligt
4Presentationer och telefonkonferenser för analytiker, aktieägare och mediarepresentanter samma dag som kvartals- och årsrapporterna publiceras samt i samband med att viktiga nyheter tillkännages.
Efterlevnad av kontrollaktiviteterna bevakas på samtliga nivåer, från avdelningschefer upp till styrelsen.
4 Uppföljning av kontrollaktiviteterna
Då Lundin Petroleum anser att det är nödvändigt att granska effektiviteten av kontrollaktiviteterna och efterlevnaden av dessa anser Lundin Petroleum att det behövs en intern revisionsfunktion. 2006 rekryterade Lundin Petroleum en anställd som bland annat har ansvar för intern revision och gör så cirka 60 procent av sin arbetstid.
36
Efter Lundin Petroleums interna riskbedömning beslutades att fokus för ytterligare revisonsarbete skall ligga på upphandlingen och en revision av upphandlingsprocessen påbörjades 2006. De flesta av koncernens kontor granskades under 2006 och 2007 med målet att de återstående två kontoren ska granskas 2008. Inga materiella avvikelser från existerande procedurer upptäcktes i de kontor som granskades. Efter slutförandet av revisionen av upphandlingsprocesserna på Lundin Petroleums kontor är det planerat att en vidare revision ska utföras.
Under 2008 kommer koncernen att fortsätta med förbättringen och utvecklingen av de analytiska verktygen för finansiell rapporting genom introduktionen av Cognos Business Intelligence modulen, som kommer att ge ledande befattningshavare, chefer och controllers inom Lundin Petroleum ett mer direkt verkyg att analysera de finansiella resultaten, produktionen, försäljningen etc så som de har rapporterats inom ekonomisystemet. Introduktionen av denna nya rapporterings- och analysmjukvara ger ytterligare ett uppföljningsverktyg.
Kontinuerlig förbättringsprocess
Den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen har har lett till en fortlöpande utvärdering av riskerna och kontrollaktiviteterna inom organisationen.
Utvärderingsarbetet omfattar jämförelser såväl internt som externt. Utvärderingsprocessen och det efterföljande arbetet är en pågående process som involverar förbättringar av kontrollaktiviteter så som rutiner, processer, information och kommunikation inom koncernen.
Efter utvärderingen av upphandlingen, är de existerande processerna inom detta området under utveckling med mål att standardisera ytterligare.
INTERN KONTROLL RAPPORT
För ytterligare information se not 39.
Årsstämmans bemyndigande
Årsstämman 2007 beslutade att bemyndiga styrelsen att besluta om emission av totalt högst 35 000 000 nya aktier samt att därvid kunna avvika från aktieägarnas företrädesrätt i syfte att möjliggöra för bolaget att anskaffa kapital för finansieringen av verksamheten och för genomförandet av företagsförvärv. Om bemyndigandet utnyttjas i sin helhet motsvarar ökningen av aktiekapitalet en utspädningseffekt om 10,0 procent.
Utdelningspolicy
Lundin Petroleums primära målsättning är att öka värdet för aktieägare, anställda och samhället genom att driva en lönsam verksamhet med tillväxt. Det ökade värdet kommer att uttryckas dels som utdelning och dels som en långsiktigt stigande aktiekurs. Detta kommer att åstadkommas genom ökade olje- och gasreserver och utbyggnad av fyndigheter för att nå en ökning i produktion, kassaflöde och resultat.
Storleken på eventuell utdelning avgörs av bolagets finansiella ställning och möjligheterna till tillväxt genom lönsamma investeringar. Utdelningar kommer att ske när Bolagets kassaflöde och vinst från de olika verksamheterna medger en långsiktig finansiell uthållighet och flexibilitet.
Aktieägarnas totala avkastning förväntas över tiden till största delen hänföras till en stigande aktiekurs snarare än från erhållna utdelningar.
Till följd av bolagets verksamhet innebär utdelningspolicyn att finansieringen av pågående projekt och behov av att tillgodose bolagets omedelbara kapitalbehov prioriteras.
Analytiker som följer Lundin Petroleum
Mäklare Namn Kontakt
ABG Sundal Collier Ole Martin Westergaard ole.westergaard@abgsc.no
Carnegie Johannes Grunselius jo@carnegie.no
Cheuvreux David Hallden dhallden@cheuvreux.com
Credit Suisse Mark Hume mark.hume@creditswiss.com
Handelsbanken Eric Nasby erna01@handelsbanken.no
HQ Bank Alexander Vilval alexander.vilval@swedbank.com
Kaupthing Christian Dahlberg christian.dahlberg@kaupthing.com
Merrill Lynch Andrew Knott andrew_knott@ml.com
SEB Julian Beer julian.beer@enskilda.se
Standard & Poor’s Christine Tiscareno christine.tiscareno@standardandpoors.com
Swedbank Markets John Helgesson john.helgesson@swedbank.se
Öhman Fondkomission Joakim Kindahl joakim.kindahl@ohman.se
Utestående teckningsoptioner
2005
program 2006
program 2007
program Antal optioner initialt utställda 2 900 000 3 226 000 3 950 000
Teckningskurs 60,20 97,40 78,05
Inlösenperiod 15 juni 2006
-31 maj 2008
15 juni 2006 -31 maj 2009
1 dec 2008 -31 maj 2010 Utestående optioner per den
31 december 2007 2 360 000 3 086 000 3 470 000