1.1 Sammanfattning
Revisionens ändamål har varit att granska Trafikverkets regelefterlevnad i hanteringen av utbetalningar, kompletterad med en bedömning ut ett etiskt och moraliskt perspektiv.
Revisionen omfattar utbetalningar från Trafikverkets fakturahanteringssystem (CDI) samt reseräkningssystem (Heroma).
Fokus i granskningen har varit följande områden:
Efterlevnad av krav på redovisning för utlägg
Efterlevnad av interna regler gällande beslutsattestering av egna kostnader
Efterlevnad av interna regler gällande konferensbokningar
Efterlevnad av krav på redovisning av kostförmån och måltidsavdrag
Särskild vikt har lagts vid att göra jämförelser av resultatet med resultatet från föregående år.
Inom 50 av 104 granskade kostnadsställen (199 av 3531 granskade rader, 6 %) förekommer det att en person beslutsattesterat en faktura trots att fakturan avser representation,
möte/konferens eller annan aktivitet hen själv deltagit i. Motsvarande siffror vid 2016 års granskning var 44 av 104 kostnadsställen (259 av 790 rader, 33 %). På 14 kostnadsställen (2016: 17 kostnadsställen) förekommer bristen vid 5 tillfällen eller fler, 8 av dessa (2016: 12 kostnadsställen) tillhör Investering. IR har 2012 till 2017 årligen noterat denna brist och ser en god förbättring även om nivån i sig inte är tillfredsställande.
IR har gjort en stickprovskontroll av de fakturor som konterats på kostnader för fria måltider till anställda. Vid stickprovet granskades 29 fakturor (2016: 9 fakturor) vilka bland annat avsåg ledningsgruppsmöte, workshop, företagsmöte samt lunchmöte. Granskningen visar att 212 av 224 deltagare, d.v.s. 95 % (2016: 103 av 103 deltagande, 100 %), inte har redovisat kostförmån. (Notera dock att man har 12 månader på sig att registrera kostförmån, varför några sena registreringar kan tillkomma efter vår granskning.) IR anser inte att förbättringen är tillfredsställande.
IR har granskat 853 konferensbokningar (2016: 3 565 bokningar). De enligt riktlinjen godkända bokningarna via Svenska Möten och på Dala Storsund utgör 629 st., d.v.s. 74 % (2016: 1 247 bokningar, 35 %). Med bakgrund av att urvalsperioden är från juli 2016 och åtgärder med anledning av revisionen 2016 genomförts senare, är förbättringen god.
Av 2574 rader i granskningen (2016: 790 rader) som är konterade på konferens, extern representation samt intern representation har 299 noteringar, d.v.s. 12 % (2016: 303
noteringar, 38 %), gällande dokumentation noterats. Förbättringen är mycket god men nivån ännu inte tillfredsställande.
Ett detaljerat resultatet av granskningen kommer att delges respektive VO/CF/RE för uppföljning.
Med utgångspunkt från den genomförda granskningen bedömer IR att den interna
Observationer med hög eller mycket hög risk
# Observation Rekommendation Ansvar
1 Det förekommer i för hög omfattning att en person beslutsattesterat en faktura trots att fakturan avser representation,
möte/konferens eller annan aktivitet där personen själv deltagit. VO Investering och VO Planering samt Färja utmärker sig i andel fel.
[Risk = Hög]
Säkerställ förbättringar i regelefterlevnaden gällande attest av egna kostnader av personlig karaktär.
E
8 Trafikverksanställda redovisar nästan aldrig kostförmån för måltid Trafikverket har bekostat i samband med det löpande arbetet.
[Risk = Hög]
Tillse att fria måltider redovisas tillfredsställande enligt krav.
HR
12 Det förekommer att
reseräkningar attesteras trots bristfälliga underlag.
[Risk = Hög]
Tillse att attest görs på tillfredsställande underlag.
HR
13 Det förekommer att samma kvittodokument nyttjas mer än en gång.
[Risk = Hög]
Inför kontroll för att få en underrättelse om identiskt kvittodokument på utlägg som återkommer på flera
reseräkningar och utred förekommande fall.
HR
1.2 Bakgrund
Revisionsprojektet ingår i Internrevisionens, av styrelsen beslutade, revisionsplan 2017 och omfattar granskning av utbetalningar via ekonomisystemet (CDI) samt via
reseräkningssystemet (Heroma). Granskningen sker dels ur ett etiskt/moraliskt perspektiv, dels med avseende på regelefterlevnad.
1.3 Omfattning
Den granskade perioden omfattar 201607 till och med 201705. Reseräkningarna omfattar perioden 201606 till 201705.
Ett urval om 3513 leverantörsfakturor (5218 granskade rader) samt ett urval om 6575 reseräkningar (11764 granskade rader) ingår i granskningen.
De konton som ingår i granskningen är konferenser (6591, 6593), extern representation (6071, 6072), intern representation (7631, 7632), fria måltider (7382) samt övriga personalkostnader (7699).
De utvalda kostnadsställena återfinns i Trafikverket, myndighetsdelen (Företag 11), Förarprov (Företag 14) och Färjerederiet (Företag 32). Årets granskning har utökats med några kostnadsställen jämfört med tidigare år.
Utöver detta har en ytterligare granskning gjorts gällande attest av kostnad av personlig karaktär. Särskild vikt i den granskningen har lagts på attestering av överordnads kostnader samt korsattestering mellan chefer. I den granskningen ingår 40 421 leverantörsfakturor från företag 11, 14, 32 och 60.
Årets granskning har även lagt ett ytterligare fokus på attest av kostnader av personlig karaktär. I den granskningen ingår 37 456 leverantörsfakturor från myndighetsdelen, 1707 stycken från Förarprov samt 1258 stycken från Färjerederiet. De konton som ingår i den granskningen är Biljetter flyg Sverige (5811), Biljetter tåg Sverige (5813), Hyrbilskostnader Sverige (5821), Taxi (5823), Hotell- och logikostnader i Sverige (5831) samt Konferens anordnad av TRV riktad mot externa (6593). Bokföringsperiod är 201701 – 201705/06.
IR arbetar i överensstämmelse med internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision.
Revisionen har genomförts enligt den revisionssed och metodik som beskrivs i
Internrevisionshandboken. Rapporten är skriven i avvikelseform, vilket innebär att det i första hand är de områden där IR har synpunkter eller har förslag till förbättringar som kommenteras.
1.4 Generella kommentarer
Vår bedömning är att Trafikverket följer reglerna kring alkohol enligt riktlinje ”Representation inkl. gåvor i Trafikverket” (TDOK 2010:80).
Det förekommer även i år vid enstaka tillfällen att kostnaden för kringarrangemang
överskrider beloppsgränsen på två gånger det skattemässigt avdragsgilla beloppet exklusive moms per person och tillfälle, det vill säga 360 kr exkl. moms per person.
Det förekommer i årets granskning gåvor som strider mot riktlinjen TDOK 2010:80.
Bristerna är att kostnaden överstiger tillåtet belopp, att syftet med gåvan inte är noterat samt att anställningstid och/eller namn för mottagare av minnesgåva saknas.
Det förekommer utlägg för drivmedel där det inte angetts vilken bil som tankats.
Vid en jämförelse mellan antalet noteringar andra halvåret 2016 respektive första halvåret 2017 så ser vi ingen markant skillnad. Jämförelsen är gjord i avsikt att se om vidtagna åtgärder efter förra årets granskning har fått genomslag i verksamheten. Vi ser ännu ingen direkt effekt av dessa åtgärder (”Granskning av utbetalningar” TRV 2016/78232).
1.5 Ledningens respons
Ansvariga chefer i Trafikverket är överens med IR om revisionsrapportens observationer och rekommendationer.
Borlänge den 19 december 2017
Anna Lundin Peter Funck
Revisionsledare Internrevisionschef