It-investeringar som andel av verksamhetskostnad

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 39-45)

4.1 It-kostnader – läget 2014 hos 60 myndigheter

4.1.2 It-investeringar som andel av verksamhetskostnad

Detta nyckeltal är intressant över tid både för en enskild myndighet och i jämförelse mellan myndigheter. Den aktuella investeringsnivån i jämförelse över flera år visar var i investeringscykeln en myndighet befinner sig vid ett specifikt tillfälle. Sett i ett längre tidsperspektiv kan it-investeringsgraden i relation till övriga kostnader visa hur väl it används ur ett nyttoperspektiv. Tillfälligt högre it-investeringar kan, eller bör kanske till och med, ge minskade framtida kostnader. En låg grad av

investeringar leder efter ett tag till en investeringsskuld och att system degenererar om de inte utvecklas och underhålls. Det ger system som inte levererar förväntad nytta och framtida högre kostnader och högre risker, då myndighetens förändrings- och transformationsförmåga minskar samtidigt som det blir nödvändigt att

genomföra större utvecklingsprojekt.

Myndigheternas investeringar uppgick till 3,6 miljarder kronor 2014. Av myndigheterna är det 66 procent som anger att investeringarna bör öka och 32 procent att man investerar tillräckligt. En myndighet anger att man investerar för mycket. Att en hög andel myndigheter anger att investeringarna bör öka kan peka på att det finns ett uppdämt behov av investeringar och en investeringsskuld att beta av.

Diagram 6. It-investeringar som andel av verksamhetskostnad

Utfallet för myndigheterna på detta nyckeltal ligger mellan noll och 9,7 procent.

Medianvärdet för nyckeltalen är 1,6 procent och medelvärdet 2 procent. Ett stort antal myndigheter ligger alltså under 2 procent. Detta bör bli föremål för frågor då det kan vara en signal på att myndigheten bygger upp en utvecklingsskuld.

Organisationer med en högre grad av it-investeringar i förhållande till driftskostnaden ser ofta it som en strategisk möjliggörare som kan förbättra verksamhetens leverans och produktivitet, men kan även indikera ett över tiden eftersatt investerings- och förnyelsebehov.

Det finns indikationer på att myndigheter tolkar reglerna olika för när kostnader ska bokföras som en tillgång eller kostnadsföras direkt. Definitionen av it-investeringar anses komplicerad vilket kan innebära att de deltagande myndigheterna har gjort olika avgränsningar av vad som redovisas som tillgång och vad som kostnadsförs direkt. It-investeringar är inte detsamma som kostnader för utveckling.

Det finns också signaler om att myndigheter medvetet väljer mellan att kostnadsföra eller föra till balansräkningen beroende på om det finns oförbrukade anslagsmedel eller inte. Det är viktigt att myndigheterna följer det regelverk som finns. En tillgång är en resurs som kontrolleras av en myndighet till följd av inträffade händelser och

0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

som förväntas ge myndigheten ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden.

I 5 kap. 2 § i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag regleras vad som ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar. ”Utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under

kommande år skall tas upp som immateriell anläggningstillgång. Detsamma gäller utgifter för koncessioner, patent, licenser och liknande rättigheter. Utgifter för forskning får inte tas upp som anläggningstillgång.” Som ett stöd till myndigheterna för tolkning av reglerna har ESV gett ut en handledning om redovisning av

immateriella anläggningstillgångar vid statliga myndigheter (ESV 2002:3).

Eftersom nyckeltalet it-investeringar som andel av de totala verksamhetskostnaderna ännu så länge endast har tagits fram för ett år är det svårt att dra några slutsatser av utfallet.

Någon myndighet påpekar att regelverket i sig är tydligt, men att dialogen mellan ekonomi- respektive it-verksamheten behöver utvecklas och den ömsesidiga förståelsen stärkas.

Av myndigheterna anger 75 procent att nyckeltalet är relevant för ledningen och 25 procent att det inte är det.

E-delegationsmyndigheter

I denna grupp ligger nyckeltalet mellan 0,6 till 9,7 procent. Medianvärdet för nyckeltalen är 3,6 procent och medelvärdet ligger på 4,9 procent.

Investeringar för E-delegationsmyndigheter uppgick 2014 till 1,8 miljarder kronor och verksamhetskostnaderna till 37,0 miljarder kronor.

Kommentarer från gruppen:

 för tillfället genomförs så mycket utveckling som möjligt sett till personal och ledningsförmåga, det finns dock en ambition att på sikt utöka förmågan för att kunna bedriva ännu mer utveckling

 vi satsar i nuvarande 3-årsplan på att successivt öka vår utvecklingsportfölj och därmed även förvaltningen.

Lärosäten

Nyckeltalet för gruppen ligger mellan 0,2 och 3,4 procent. Medianvärdet för nyckeltalet är 0,7 procent och medelvärdet är 0,9 procent.

Att lärosätena investerar i så låg grad kan utgöra en framtida risk, samtidigt som lärosätena anger att en del investeringar tas direkt på resultaträkningen. ESV vill peka på vikten av att följa regelverket vad gäller investeringar. Detta exempel visar på att avvikelser från regelverket skulle kunna leda till felaktiga beslut. Är det så att myndigheterna följer regelverket måste en diskussion föras om detta är en långsiktig trend vad gäller investeringar, då det kan innebära en framtida risk, eller bara en temporär nedgång i investeringsgraden.

Investeringar för gruppen lärosäten uppgår till 0,5 miljarder kronor och verksamhetskostnaden 52,6 miljarder kronor.

Kommentarer från gruppen:

 två tredjedelar anser att det finns ett utvecklingsbehov, en tredjedel att man investerar tillräckligt.

Övriga

It-investeringarna varierar mellan noll till 9 procent av verksamhetskostnaderna.

Medianvärdet för nyckeltalen är 2 procent och medelvärdet ligger på 1,4 procent.

Investeringar för hela gruppen övriga uppgår till knappt 1,3 miljarder kronor och verksamhetens kostnader till 90 miljarder kronor.

Kommentarer från gruppen:

 myndighetens låneram och samlade verksamhetsresurser begränsar möjligheten att starta projekt, och i viss mån även tillgången på konsulter

 myndigheten behöver ersätta gamla plattformar med nya för att möjliggöra digitalisering, vilket leder till en ökad investeringskostnad de kommande 3 åren

 vi har en gammalmodig it-miljö som skulle behöva moderniseras för att vi ska kunna arbeta effektivt

 vi kommer inte att kunna öka våra investeringar då det saknas budgetutrymme för avskrivningar

 drift och förvaltning är eftersatt, som en följd av en period med intensiv utveckling.

Diagram 7. It-investeringar som andel av verksamhetens kostnad

Mindre myndigheter har högre andel it-investeringar än större. Det kan peka på att större myndigheter har möjlighet att ta tillvara stordriftsfördelar vid investeringar, att investeringar kan slås ut på en större kostnadsmassa och flera användare.

Som framkommit i arbetet med strategiska it-projekt är det inte ovanligt att likartade projekt pågår samtidigt vid flera myndigheter. Att i högre grad samordna projekt skulle innebära att stordriftsfördelar även kan uppnås för mindre myndigheter.

Jämförelse mellan 2013 och 2014

Utfallet för myndigheterna för 2013 låg mellan 0 och 27,9 procent, med hälften av myndigheterna i intervallet 1,5 - 4,9 procent. Medianvärdet var 3 procent och medelvärdet 3,2 procent.

Utfallet för myndigheterna på detta nyckeltal 2014 ligger mellan noll och

9,7 procent. Medianvärdet för nyckeltalen är 1,6 procent och medelvärdet 2 procent.

Tittar vi på de myndigheter som deltagit både 2013 och 2014 ser vi att nivån av investeringarna förändras kraftigt för majoriteten av myndigheter. Endast ett fåtal har

0 1 000 000 2 000 000 3 000 000 4 000 000 5 000 000 6 000 000 7 000 000 8 000 000 9 000 000

0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0

Verksamhets-kostnad, tkr

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

en förändring mindre än 10 procent. Någon myndighet har fördubblat och någon till och med tredubblat sina investeringar mellan åren. Denna ryckighet kan innebära stora påfrestningar på myndighetens förmåga att leverera. Det kan också medföra onödigt höga kostnader för it-konsulter. Det är viktigt att utvecklingen följer myndighetens it-strategi.

Myndigheterna kommenterar skillnaderna mellan åren så här:

 it-investeringarna kommer att fortsätta hålla sig på en ganska hög nivå, men det kan bli vissa skillnader mellan åren

 framförallt är det investeringar i immateriella tillgångar som är och kommer att vara stora

 ökade satsningar på e-tjänster ger ökade investeringar

 vi är utvecklingsintensiva och har ökande trend på utveckling i vår långtidsplanering

 under 2014 driftsattes ett flerårigt utvecklingsprogram med ett flertal delprojekt som under föregående år medfört stora investeringar. Under 2014 slutfördes utvecklingen baserad på tidigare investeringar.

Utveckling av nyckeltalet

Flera myndigheter anser att investeringar också bör relateras till de totala

it-kostnaderna. Ett flertal myndigheter lyfter fram att definitionen av immateriella tillgångar måste bli tydligare. En myndighet lyfter fram behovet av ökat samarbete mellan myndigheternas ekonomi- respektive it-funktion. Som ekonom bedömde hen att definitionen av tillgångar är tydlig.

Diagram 8. It-investeringar som andel av it-kostnader

En så hög grad av investeringar i förhållande till it-kostnader som många myndigheter har kan innebära en framtida risk, till exempel i form av ökade kostnader för avskrivningar. Investeringarna ska också förvaltas vilket kan bli en utmaning, både kostnadsmässigt och kompetensmässigt. Vid höga investeringsgrader måste fokus på nyttorealisering vara starkt, för att finansiera framtida avskrivningar och förvaltning. Fokus måste också finnas på att avveckla äldre system för att frigöra resurser.

I dokument Regeringsuppdrag. Rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag. Delrapport 2: Kartläggning av it-kostnader (sidor 39-45)