It-kostnad som andel av verksamhetens kostnader

strategiskt och taktiskt nyckeltal. Det visar vilken roll it har i en sammantagen kostnadsprofil. Det är beroende av uppdrag, verksamhetens art och automatiserings-grad, och myndighetens förmåga att tillhandahålla it effektivt. Jämför vi hur den totala verksamhetskostnaden förändrats med hur it-kostnaderna förändrats får vi en

bild av hur it-funktionerna och verksamheten samspelar över en längre period (flera år).

Den totala it-kostnaden hos de deltagande myndigheterna uppgick under 2014 till 15,5 miljarder kronor och den totala verksamhetskostnaden till 180 miljarder kronor.

ESV bedömer att detta kan vara en underrapportering, då många myndigheter gör dessa beräkningar för första gången. Erfarenheten säger att en organisation när den gör kostnadsmätningar de första gångerna inte hittar alla kostnader. Kostnader kan vara felaktigt bokförda eller inte tillräckligt specificerade för att it-komponenter ska gå att identifiera och uppskatta.

Hälften av myndigheterna anger att it-kostnaderna ligger på en tillfredsställande nivå.

Drygt 40 procent anger att it-kostnaderna bör öka. Knappt tio procent anger att it-kostnaderna bör minska.

Diagram 5. It-kostnader som andel av verksamhetens kostnader

Resultaten visar på stor spridning och variation, it-kostnad som andel av

verksamhetskostnad varierar från 2 till 43 procent. Medianvärdet av nyckeltalen ligger på 10 procent och medelvärdet på 9 procent. Det pekar på att it är en central del av flertalet av de deltagande myndigheternas verksamhet, och bör ges

uppmärksamhet ur ett verksamhetsstrategiskt perspektiv.

0 10 20 30 40 50

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

De deltagande myndigheternas totala verksamhetskostnader motsvarar 58 procent av statens totala verksamhetskostnad om 311 miljarder kronor 2014 (252 miljarder kronor enligt Årsredovisning för staten) ¹³. I de deltagande myndigheterna utgör it 8,6 procent av verksamhetens totala kostnad. ESV har med utgångspunkt i detta och uppgifter från samtliga myndigheter på s-koden Datatjänster (se avsnitt 2.4), uppgifter från arbetet 2014 och vissa antaganden beräknat ett spann (8,6 procent plus/minus en procent) för den totala kostnaden för it i staten. ESV:s beräkning pekar på att it-kostnaden i staten är mellan 24 miljarder och 30 miljarder kronor 2014.

De totala it-kostnaderna hos de myndigheter som ingick i arbetet 2014 uppgick till 12,5 miljarder kronor under 2013 vilket motsvarar 17 procent av myndigheternas verksamhetskostnad. Den genomsnittliga it-kostnaden som andel av verksamhets-kostnaderna hos myndigheter där it bedöms som kritiskt för kärnverksamheten var 19 procent. Genomsnittet hos övriga myndigheter i gruppen var 9 procent. En uppskattning pekar på att it-kostnaderna i staten 2013 var i intervallet mellan 24 och 31 miljarder. Som andel av totala verksamhetskostnaden motsvarade detta ett intervall mellan ca 10 och 13 procent. Intervallet utgick ifrån antagandet att övriga myndigheter som inte ingått i arbetsgruppen hade en it-kostnadsandel om 9 procent plus minus 2 procentenheter, vilket motsvarade en it-kostnadsandel hos de

myndigheter i arbetsgruppen som inte var att anse som it-tunga. Den totala verksamhetskostnaden i staten uppgick 2013 till cirka 305 miljarder kronor (247 miljarder enligt Årsredovisning för staten 2013).

Av myndigheterna anger 78 procent att detta är ett nyckeltal som är relevant för ledningen. 22 procent anser inte att detta är relevant för ledningen.

E-delegationsmyndigheter

I denna grupp som till stor del motsvarar 2013 års grupp myndigheter där it bedöms som kritiskt för kärnverksamheten ligger nyckeltalet mellan 8 till 43 procent.

Medianvärdet av nyckeltalen är 19 procent och medelvärdet ligger på 17 procent, vilket är i nivå med 2013.

Den totala it-kostnaden för gruppen uppgår till 6,4 miljarder kronor och den totala verksamhetskostnaden till 37,0 miljarder kronor.

13 Verksamhetens kostnader i Årsredovisning för staten är efter gjorda elimineringar av inomstatliga kostnader.

Uppgiften om 311 miljarder som statens totala verksamhetskostnad är före elimineringar. Det är också den verksamhetskostnad som myndigheterna har inrapporterat.

Kommentarer från gruppen:

 vi ser ett ökat utvecklingsbehov de närmaste åren på grund av ökad automatisering och fler och fortsatt utveckling av våra e-tjänster

 vi har satsat och kommer även fortsättningsvis att satsa på att automatisera stora delar av handläggningen

 myndigheten är inne i en utveckling att öka sin digitala service

 vi investerar i it för att kunna effektivisera verksamheten, till exempel genom automatisering.

Huvuddelen av myndigheterna anser att ledningen har stort fokus på it som möjliggörare och agerar därefter, en mindre del anser att ledningen inser möjligheterna med it men inte använder insikten i praktiken.

Lärosäten

Nyckeltalet för gruppen är samlat mellan 4 och 10 procent. Spridningen förklaras bland annat av att verksamheterna skiljer sig åt. Vissa lärosäten har behov av stor beräkningskraft inom sina utbildningar och forskning, till exempel i form av stordatorer, och har därför en högre andel it-kostnader. Andra anger att de har en utvecklingsskuld¹⁴ som minskar kostnaderna. Måttet används även i lärosätenas jämförelse BencheIT.

Medianvärdet av nyckeltalen är 6 procent och medelvärdet är 6 procent.

Lärosätena uppvisar likartade it-kostnader som andel av verksamhetskostnaden.

Detta kan ses som väntat då de har likartade verksamheter. Däremot skiljer de sig åt när det kommer till grad av utkontraktering, där spridningen är stor. Detta verkar dock inte påverka hur stor andel it-kostnader de har. Det finns även en stor spridning i hur dessa myndigheter använder inhyrd personal, men inte heller detta synes

påverka andelen it-kostnader. Lärosätenas relativt homogena verksamhet skapar goda förutsättningar för jämförelser och lärande, för det finns skillnader att arbeta med.

Det framkommer till exempel vad gäller kostnaden för arbetsplatser.

Lärosätena lyfter fram att det finns olika typer av it-kostnader i deras verksamhet, administrativ it och verksamhetsnära it kopplad till forskning. Dessa skiljer sig åt i styrning (kostnadskontroll/expansivt) och i viss mån även i finansieringsform. Dock kan en stor grad extern finansiering ha påverkan på den interna driftskostnaden.

14 Ett utvecklingsbehov som beror på att nödvändig förvaltning och/eller utveckling inte har genomförts eller har skjutits upp.

Den totala it-kostnaden för de deltagande lärosätena är 3,2 miljarder kronor och den totala verksamhetskostnaden 52,6 miljarder kronor.

Lärosätena upplever också att myndighetsledningarna är mindre intresserad av it och digitalisering. Det ses inte som en viktig framgångsfaktor inom sektorn.

Ett lärosäte anser att ledningen har stort fokus på it som möjliggörare och agerar därefter. Huvuddelen av lärosätena anser att ledningen inser möjligheterna med it men inte använder insikten i praktiken och några bedömer att ledningen inte har diskuterat frågan om it som möjliggörare.

Kommentar från gruppen

 samarbetet, samordning och konsolidering kommer att göra att kostnaderna för drift minskar och skapar möjlighet/utrymme till utveckling av

verksamhetsnära it

 det finns sannolikt kostnader inom forskning och utbildning som inte ingår trots ambitionen att ta med alla it-kostnader.

Övriga myndigheter

Spridningen vad gäller myndigheternas verksamhet är stor i denna grupp, vilket speglas i deras it-kostnader. It-kostnaden varierar mellan 2 till 38 procent av verksamhetskostnaderna. Medianvärdet av nyckeltalen är 10 procent och medelvärdet ligger på 7 procent.

Den totala it-kostnaden för dessa myndigheter är 5,9 miljarder och den totala verksamhetskostnaden är 90,1 miljarder.

Huvuddelen av myndigheterna (21 av 32) anser att ledningen har stort fokus på it som möjliggörare och agerar därefter, en mindre del anser att ledningen inser möjligheterna med it men använder inte insikten i praktiken. Ett par myndigheter anser att ledningen inte har diskuterat frågan om it som möjliggörare.

Kommentar från gruppen:

 mängden data som myndigheten använder för sitt analysarbete ökar och kommer att fortsätta öka drastiskt, ett ökat europeiskt samarbete med högre krav på datautbyte mellan myndigheterna kommer också att driva kostnaderna

 vi satsar mycket på it men effektiviserar också så därav bedömningen om en oförändrad it-kostnad

 2013-2014 ökade it-kostnader på grund av ny utveckling och de totala it-kostnaderna förväntas gå ner när det nya it-systemet är trimmat och i full drift.

Diagram 5. It-kostnader som andel av verksamhetskostnad

Ett mönster som kan skönjas är att större myndigheter har en lägre andel it-kostnader jämfört med mindre. Detta kan bero på att större myndigheter kan ta tillvara interna stordriftsfördelar.

Jämförelse mellan 2013 och 2014

I arbetet 2013 varierade it-kostnaden från 5 procent till 52 procent. Hälften av myndigheterna rymdes i intervallet 10-29 procent. Medianvärdet låg på 18 procent och medelvärdet på 17 procent.

Den genomsnittliga andelen it-kostnad skiljer sig kraftigt åt mellan 2013 och 2014, 17 procent respektive nio procent. Det beror på att urvalet av myndigheter skiljer sig åt. Eftersom urvalet i detta arbete är bredare utgörs det till större del av myndigheter närmare medelmyndigheten. Medelmyndigheten ligger kring samma värden i båda mätningarna 2013 och 2014.

Enskilda myndigheter visar stora förändringar i sina it-kostnader mellan 2013 och 2014. Myndigheterna har olika förklaringar till detta.

0 1 000 000 2 000 000 3 000 000 4 000 000 5 000 000 6 000 000 7 000 000 8 000 000 9 000 000

0 10 20 30 40 50

Verksamhets-kostnader tkr

Procent E-deleg.mynd Lärosäten Övriga

Minskade kostnader förklaras med

 effektiviseringar

 bättre avtal och sjunkande kostnader vid köp av externa tjänster

 arbetet med standardisering av tjänster.

Ökade it-kostnader förklaras med

 högre efterfrågan

 ökade krav på funktionalitet i verksamheten

 ökade möjligheter till mobilitet och större andel bärbara pc

 ökade kostnader för avskrivningar

 begränsad flexibilitet och statiska kostnader.

ESV förutsätter att arbetet med att förstå och förklara orsakerna till dessa förändringar forsätter internt i respektive myndighet.