E- strategi
6.3 Järfälla – Visar vägen
Järfälla kommun har en folkmängd på 63,427, antalet kommunanställda uppgår till 3,614 med personalkostnader på 1,344 miljoner kronor.32 Järfälla kommun har sex nämnder med: barn och ungdom, utbildning, kultur och fritid, social, teknisk, samt miljö och bygglov, IT ingår i tekniska nämnden.33 Enligt årsredovisningen har kommunen en i grunden god ekonomi med bra styrsystem och låg skuldsättning, något som resultatet på 50 miljoner (31,4 miljoner efter justering enligt balanskravet) reflekterar, då både skatte- och finansiella intäkter visar överskott mot budget. Kommunstyrelseordförande, Eva Lennström, uttrycker att ”Järfällaborna ska ha kommunal service med bästa möjliga kvalitet till lägsta kostnad i ett tryggt och snyggt Järfälla.”34
Att yttre faktorer påverkar är inte ovanligt, de faktorer som lyfts fram som påverkande hos kommunen är konjunkturutvecklingen, arbetsmarknadsutveckling, reformer beslutade av riksdagen, statliga beslut, demografiska förändringar och pris- och löneutveckling. På grund av den goda tillväxten de senaste åren förväntas nu en kommande dämpning av tillväxttakten.35 I mars i år godkändes en e-strategi av kommunfullmäktige.
Greger Ekström
Är informationschef för Järfälla kommun och är ansvarig för information och kommunikation på kommunledningskontoret. Han har arbetat två år som informationschef men sju år inom
31
Guldlänken, Tävlingsklasser 2004, http://www.guldlanken.se/web/t/Page____1736.aspx#edemokrati, (2006-02-15), åtkomstdatum 2008-06-03
32
Järfälla kommuns årsredovisning 2007, Järfälla kommuns ekonomiavdelning & informationsenhet, Jakobsbergs tryckeri, 2008, s. 4
33
Järfälla kommuns årsredovisning 2007, Järfälla kommuns ekonomiavdelning & informationsenhet, Jakobsbergs tryckeri, 2008, s. 2
34
Järfälla kommuns årsredovisning 2007, Järfälla kommuns ekonomiavdelning & informationsenhet, Jakobsbergs tryckeri, 2008, s. 3
35
Järfälla kommuns årsredovisning 2007, Järfälla kommuns ekonomiavdelning & informationsenhet, Jakobsbergs tryckeri, 2008, s. 7
27 | S i d a kommunen. Innan dess arbetade han för Svenska Bostäder, arbetsförmedlingen och gjorde en treårig FN tjänst med ILO (internationella arbetsorganisationen; FN:s fackorgan).
Thomas Borsa
Har arbetat i 40 år som lärare och rektor med IT-inriktning i Järfälla kommun. Han har byggt upp en av Järfälla kommuns nät som reglerar för- och grundskola. Nu ansvarar han för IT-verksamheten inom för- och grundskolan.
Bo Tyrevall
Är IT-chef för Järfälla kommun. Har fokuserat på arbete kring det administrativa nätet som kommunen har. Har arbetat i Järfälla kommun i sju år och dessförinnan arbetade han i den privata sektorn.
6.3.1 Intervjusammanställning
Verksamheten
Inom Järfälla kommun finns det fyra separata nät. Två av de större näten är vad de kallar det administrativa nätet och för- och grundskolenätet (skolnätet). De andra två består av ett lokalt bibliotek och gymnasieskolor upp till komvux. I det administrativa nätet finns det 3,700 anställda och 700 användare. Kommunens drift och support för IT har outsourcats till Siemens sedan 1997 och har fungerat bra enligt Bo Tyrevall. Han säger dock att det inte är så vanligt och estimerar att endast ca 10 procent av kommunerna outsourcar deras IT-drift. Anledningar som nämns är personal och risk att förlora kontroll. Skolnätet har än idag inte outsourcat sin IT-drift. En anledning var att det kan kännas kostsamt att göra det. Enligt Thomas Borsa leder outsourcing av IT-drift till att det blir bortkopplat från verksamheten och kvalitén försämras.
I dagsläget finns det 9,000 användare i skolnätet med 3,000 datorer, vilket är ca 3,3 studenter per dator och enligt Borsa en väldigt bra siffra. På varje skola finns det en server och en anställd som arbetar antingen ca 10 timmar eller heltid med IT-supporten, beroende på skolans storlek. Centralt har de fyra servertekniker, två som är flexibla och åker runt på skolorna när det behövs. Kostnaderna inom skolnätet var svåra att få fram i detalj, men Borsa nämner att en administrativ dator kostar kring 15,000 kr per år vilket inkluderar datorn i sig, reparationer med mera. En studentdator med personal som sköter den kostar kring 1,500 kr per år. Skolnätet har en budget
28 | S i d a på ca 1,5 miljoner kr som används där det behövs och lämnas tillbaka om det blir över. Om det administrativa nätet fick vi inga detaljerade siffror och i årsredovisningen är det svårt att tyda vilka som är direkt IT-relaterade. Men enligt Ekström är resurser inte ett problem.
I dagsläget vet kommunen att medelåldern på de anställda är över 50 år och med det kommer det leda till minskad stab i framtiden. Kommunen måste kunna fungera med mindre personal som gör flera uppgifter och för att det ska kunna gå måste de se över hur de kan automatisera och förbättra processer som finns i dagsläget.
Kommunen har börjat utveckla en gemensam katalogtjänst och satsning på en intern portal finns. Förbättringsområde
Borsa menar på att centralt måste man hjälpa till att avlasta personalen som jobbar med skolnäten för att de i sin tur ska kunna ägna sig åt mer pedagogisk fokus och inte support.
Enligt Borsa bör det administrativa nätet och skolnätet vara separata, och det administrativa nätet ska vara ett stängt nät där bara behöriga har rätt att få åtkomst medans skolnätet bör vara öppet system. Han tycker att den ska vara lite mer fritt och där pedagogerna ska kunna påverkar nätets utveckling. När det gäller e-strategin är det viktigt att man vet vad som ska hända framöver och att det är klart och tydligt. Det som Borsa ser idag är att teknikerna har för stor makt vilket kan hämma verksamhetsutvecklingen. Det borde finnas anställda enbart fokuserade på den strategiska biten och sen koppla samman detta med IT. Tyrevall framför att e-strategiarbetet har legat på IT-enheten och sedd som en IT-fråga när det egentligen handlar om verksamhetsutveckling.
Förbättringsområden som nämns och är genomgående gemensamt hos intervjupersonerna är att man måste bygga en struktur med en gemensam plattform där de olika näten kopplas samman och där personalen kan få tillgång till de områden som de har behörighet att ta del av. Detta gör säkerheten till en viktig fråga att titta på när det gäller utvecklingen av systemet också för att tillåta mobilitet och att anställda inte är fast vid sitt kontor.
Fortfarande sitter anställda med transaktionsuppgifter där inmatning sker manuellt, något som är mycket monotont och tidskärvande. Tyrevall säger att med de separata näten och drift av IT leder
29 | S i d a det oftast till dubblering av arbete och att mycket av det monotona arbetet kan automatiseras. Däremot säger han att slå ihop näten kan vara svårt eftersom de olika näten har olika behov. Enligt Tyrevall finns det ca 130 system men få av dem är gemensamt knutna. Dock ser han att minst 12-17 av dessa system bör kunna slås ihop. Han nämner att det finns personal på hel- och deltid som jobbar med dessa system som bör kunna slå samman och skulle kunna förbättra verksamheten ekonomiskt och bli mer effektiv.
Mål och visioner
Greger Ekström säger att detta är på väg att startas genom en styrgrupp som ska bestå av nyckelpersoner när det gäller IT och strategi samt förvaltningschefer. Dessa ska tillsammans med e-strategi som har lagts i grova drag, konkretiseras till specifika mål och resultat som de vill uppnå. Ekström nämner att det har inriktningsmål som är mer långsiktiga och effektmål som är på cirka två års sikt. 2012 ser de sig ha e-tjänster med e-ID och en gemensam kundtjänst samt att e-demokratin är en verklighet då man får bättre insyn i kommunerna och lättare att få sin röst hörd som medborgare. Detta leder också till krav på stora förändringar internt för att kunna hantera de tjänster som kommunen vill erbjuda.
För Ekström skulle en extern portal byggd på en metakatalog vara det bästa och det hoppas han också att de uppnår.
Nyttor som de flesta verkar eniga om är att kommuner ska kunna erbjuda medborgarna tjänster som underlättar och ger dem rätt information samt att det ska vara ett användarvänligt system. De trycker på att utveckla en kanal där all kontakt med kommunen sker. Det finns ett behov för omorganisering och en översyn av kommunens verksamhet för att sedan vidareutveckla.