Under budgetrubrik J, K och L har fr.o.m. version 8.0 av fondhjälpredan förklarande text lagts till för att tydliggöra vilka kostnader som efter de förändrade
regelverkstolkningarna får tas upp under dessa budgetrubriker.
7.6.1 Budgetrubrik J: Av projektpartner särskilt finansierade direkta kostnader
Ändrade möjligheter till medfinansiering från projektpartner
För att anses som projektpartner krävs att den organisation, myndighet eller företag som samarbetar med projektägaren i genomförandet av projektet också tar del av medfinansieringen från fonden. En transaktion av fondmedel ska ske från
projektägaren till projektpartnern. Storleken på transaktionen ska motsvara den EU-finansiering som baseras på projektpartnerns stödberättigande kostnader. Vare sig projektägarens eller projektpartnerns medfinansiering från fonden får överstiga 50 % (75 % för projekt inom särskilt prioriterade områden) av dess stödberättigande kostnader.
Detta avser en direkt och stödberättigande kostnad som en projektpartner åtagit sig att finansiera. Kostnaden finns normalt inte bokförd direkt i projektet utan hos
projektpartnern eller hos en annan enhet inom projektägarens organisation. Observera att särskilda regler gäller för personal (se även 7.3.1 och 7.6.3). Lönekostnader för privata projektpartner som enligt skriftligt beslut ingår i projektorganisationen och som är direkt inblandade i planeringen och/eller genomförandet av projektet redovisas under denna rubrik. Motsvarande kostnader för offentliganställda redovisas under
budgetrubrik L. Lönekostnader och andra direkt stödberättigande kostnader för en privat projektägare ska alltid redovisas som en direkt kostnad (budgetrubrikerna A–H i finansplanen) och finansieringen som kontant finansiering (budgetrubrik Q).
De faktiskt inträffade kostnaderna ska dokumenteras och styrkas på samma sätt som övriga direkta kostnader i projektets ekonomiska redovisning. Alla regler om
stödberättigande som gäller direkta kostnader gäller även särskilt finansierade
kostnader. Det är projektägarens ansvar att spara bestyrkta kopior på fakturor och utdrag från bokföringen från projektpartner.
Personalkostnader ska kunna styrkas med:
ett utdrag ur bokföring eller kopia på lönebesked som styrker angiven lön,
ett utdrag ur bokföringen som styrker eventuella tillkommande direkta kostnader som arbetsgivaren haft för den redovisade arbetstiden, t.ex. lönebikostnader som kan härledas direkt till arbetsinsatsen,
samt underskriven tidredovisning eller deltagarlista (för all personal som arbetar deltid i projektet).
Timkostnaden beräknas normalt som redovisad månadslön/165 + arbetsgivaravgifter och andra styrkta lönebikostnader. En tidsmall för tidredovisning finns att ladda ned på Migrationsverkets webbplats. Tidrapporter för varje enskild person behöver inte skickas in vid rapportering, om inte annat är överenskommet. Istället ska en särskild mall för sammanställning av tidrapporter användas. Mallen kan laddas ner från
Migrationsverkets webbplats.
7.6.2 Budgetrubrik K: Offentligfinansierade bidrag till slutliga målgruppen20
Tidigare har budgetrubrik K inkluderat offentligfinansierade bidrag till slutliga målgruppen. Enligt nya regelverkstolkningar kan dock inte statliga och kommunala bidrag till målgruppen, t.ex. dagersättning till asylsökande, utgöra en stödberättigande kostnad. Den här typen av ersättning kräver inte deltagande i det specifika projektet, utan utbetalas oavsett personens deltagande, p.g.a. svensk lagstiftning Eftersom ersättningen till målgruppen inte är en direkt kostnad till följd av projektet, godtas den inte som en stödberättigande kostnad och inte heller som medfinansiering.
Däremot kommer även fortsättningsvis inköp som gjorts av projektägaren eller projektpartnern, för att hjälpa målgrupperna, och ersättning som utbetalats av den slutliga stödmottagaren, för kostnader som målgrupperna ådragit sig, att vara stödberättigande.
Inköp som gjorts av projektägaren eller av en projektpartner för att hjälpa målgrupperna och ersättning som betalas ut av av projektägaren eller projektpartnern för kostnader som målgrupperna ådragit sig är stödberättigande på följande specifika villkor:
att det kan styrkas att personerna som är mottagare av stödet ingår i projektets verksamhet,
att det kan styrkas att personer som mottar detta stöd motsvarar den slutliga målgruppen dvs.
- asylsökande, konventionsflyktingar, skyddsbehövande m.fl. som ska bosätta sig i någon kommun,
- vidarebosatta som tagits emot inom flyktingkvoten, - personer som beviljats tillfälligt skydd,
att utbetalningen av stödet kan styrkas med bokföringsunderlag.
Särskilt redovisningskrav
På grund av sekretesskäl kan det vara så att det bara är den utbetalande myndigheten, dvs. den projektpartner som ansvarar för utbetalningen, som kan ansvara för
dokumentation om utbetalningar på individnivå. Om projektägaren inte är den som utbetalar stödet, ska projektägaren som underlag för den ekonomiska rapporteringen se till man får intyg och sammanställningar från den utbetalande projektpartnern. Om detta inte sker kan kostnader komma att underkännas.
Sammanställningarna ska innehålla:
förklaring av vad intyget omfattar
den tidsperiod som bidraget avser
utbetalt belopp
antal personer
utbetalningsdatum
och vara intygade av en behörig tjänsteman.
Vid kontroll av uppgifter hos ansvarig projektpartner ska det vara möjligt att få uppgifterna styrkta med ytterligare detaljer, exempelvis uppgift om enskild person.
20 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.9
7.6.3 Budgetrubrik L: Särskilt finansierade offentliga löne- och resekostnader21
För att anses som projektpartner krävs att den organisation, myndighet eller företag som samarbetar med projektägaren i genomförandet av projektet också tar del av medfinansieringen från fonden. En transaktion av fondmedel ska ske från projektägaren till projektpartnern, motsvarande 50 % (75 % för särskilt prioriterade områden) av projektpartnerns stödberättigande kostnader.
Medfinansiering i form av kostnader för personal som är anställd hos en offentlig projektägare eller projektpartner och som utför arbete för projektets räkning tas upp under budgetrubrik L som Särskilt finansierade offentliga löne- och resekostnader.
Även resekostnader för den personalen tas upp under denna budgetrubrik.
Lönekostnaderna ska kunna styrkas med bokföringsunderlag och får inte överstiga de faktiska utgifter som betalats. Kostnaden ska kunna styrkas med:
ett utdrag ur bokföring eller kopia på lönebesked som styrker angiven lön,
ett utdrag ur bokföringen som styrker eventuella tillkommande direkta kostnader som arbetsgivaren haft för den redovisade arbetstiden, t.ex. lönebikostnader som kan härledas direkt till arbetsinsatsen,
samt underskriven tidredovisning eller deltagarlista (för all personal som arbetar deltid i projektet).
Timkostnaden beräknas normalt som redovisad månadslön/165 + arbetsgivaravgifter och andra styrkta lönebikostnader. En tidsmall för tidredovisning finns att ladda ned på Migrationsverkets webbplats. Tidrapporter för varje enskild person behöver inte skickas in vid rapportering, om inte annat är överenskommet. Istället ska en särskild mall för sammanställning av tidrapporter användas. Mallen kan laddas ner från
Migrationsverkets webbplats.
Arbetsuppgifterna får inte ingå i den offentliga organisationens lagstadgade
ansvarsområde. Den offentliga tjänstemannen ska även vara avdelad till arbetet genom ett dokumenterat beslut av behörig person hos arbetsgivaren/myndigheten. Denna medfinansiering får inte överstiga 50 procent av projektets totala medfinansiering som lämnats av projektägaren och projektpartner.
Vad gäller resekostnader så är reglerna för stödberättigande och redovisningskrav desamma som för resekostnader under budgetrubrik B Resor.