Kommunövergripande

I dokument Granskning av. med kompetensförsörjning (sidor 7-0)

3. Iakttagelser

3.1. Styrning av kompetensförsörjning

3.1.1. Kommunövergripande

Planeringsdirektiv med budget 2015-2017 (KF 2014-12-16) ger övergripande in-riktningar och konkretiserade mål för kommunens verksamheter. I planeringsdirek-tiven finns övergripande inriktning för kommunen som arbetsgivare inom området Näringsliv och arbetsmarknad. Planeringsdirektiven är politiska inriktningar, som till liten del handlar om det interna HR-arbetet. Det som nämns är att kommunen genom en aktiv arbetsgivarpolitik vill skapa förutsättningar för att Halmstads kommun når uppsatta mål.

Utifrån årsredovisningen och den årliga personalredovisningen beslutar kommun-styrelsen, efter rekommendation från personalutskottet, om rekommendationer för personalområdet som riktar sig till nämnderna. Kommunstyrelsen beslutade 2015-03-25, i samband med årsredovisningen för år 2014, om satsningar inom föl-jande fyra områden:

Kommunstyrelsen rekommenderar att berörda nämnder och bolagsstyrelser be-aktar dessa slutsatser samt gav personalutskottet i uppdrag att följa upp dessa.

Human Resources - riktning vision 2020 (KF 2009-11-03) är riktlinje för Halmstad kommuns personalpolitik 2010-2014. I dokumentet presenteras vad kommunen som arbetsgivaren arbetar för och vad arbetsgivaren förväntar sig av medarbetarna.

Respektive nämnd och styrelse bär ansvaret för att arbeta i enlighet med denna HR-riktlinje. Eftersom HR-riktlinjen är övergripande behöver förvaltningar och bolag anpassa och bryta ner den för verksamheterna.

Vid granskningstillfället pågår ett arbete med att fastställa en personalpolicy som kommer att ersätta nuvarande riktlinje. Beslut om policyn kommer att fattas i kommunfullmäktige.

För att Halmstad kommun på bästa sätt ska kunna möta framtidens utmaningar, uppnå våra mål och vara en modern, attraktiv och hälsofrämjande arbetsgivare föreslår stads-kontoret att satsningar görs på följande områden;

Medarbetarskap och ledarskap – stärka det egna ansvaret genom delaktighet och engagemang i samverkan, Utvecklande ledarskap och arbetet med organisation-ens kultur och värderingsprojekt.

Kompetensförsörjning – implementera ett systematiskt arbetssätt utifrån Halm-stad kommuns modell för strategisk kompetensförsörjning.

Systematiskt arbetsmiljöarbete – med utgångspunkt i resultatet är det viktigt att respektive nämnd/styrelse fortsätter att arbeta systematiskt med de förbätt-ringsområden som har framkommit i undersökningen.

Hållbart arbetsliv – bibehålla friska medarbetare och minska sjukfrånvaron ge-nom ett hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande hälso- och arbetsmil-jöarbete.

De intervjuade anser att HR-riktlinjen för kommunens personalpolitik är välkänd och förankrad hos ledning och personal. Delvis tack vare att arbetet med att ta fram riktlinjen präglades av en hög delaktighet. HR-nätverket, med representanter för samtliga förvaltningar, träffas fyra gånger per år för att diskutera aktuella personal-frågor. De intervjuade anser vidare att det finns en tydlig koppling mellan HR-riktlinjen och arbetet med att utveckla ledarskapet i kommunen. Dokumentet Hu-man Resources - riktning vision 2020 finns tillgängligt både på intranätet och i tryckt form och används bland annat som informationsmaterial vid nyanställningar.

I arbetet med nämndernas målsättningar och verksamhetsplaner förväntas att de ska utgå från HR-riktlinjen samt resultaten från de undersökningar som gjorts av förvaltningens fysiska, psykologiska och sociala arbetsförhållanden. Genomförda undersökningar kan vara medarbetarundersökningar, årlig uppföljning av systema-tiskt arbetsmiljöarbete, resultatet från personalredovisningen, kulturmätning, skyddsronder, etc. Ledningen för utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen anser att detta är en tydlig förväntan och att de arbetar därefter. I verksamhetspla-nen 2015-2017 har nämnden beslutat om mål för jämställdhetsarbetet samt en minskning av sjukfrånvaron. Rektor och gymnasiechef anser att målsättningarna är tydliga men att fokus framför allt ligger på målet att minska sjukfrånvaron. Framför allt märks detta i uppföljningen där det tas fram statistik varje månad på enhets-nivå.

Barn- och ungdomsnämnden har i verksamhetsplanen 2015 - 2017 beslutat om mål för arbetsmiljö och hälsofrämjande arbete samt mål för jämställhetsarbetet. Målen uttrycks som aktiviteter. Personalredovisning tas årligen fram av HR-avdelningen och redovisas för chefer, fackliga organisationer samt Barn- och ungdomsnämnden.

I verksamhetsplanen finns även två prioriteringar som rör personalområdet:

- Barn- och ungdomsnämnden ger förutsättningar för barn- och ungdomsför-valtningens medarbetare att kunna utveckla sig och sitt uppdrag.

- Ett strategiskt jämställdhetsarbete.

För prioriteringarna beskrivs olika genomförda insatser samt vissa tidigare beslu-tade målsättningar.

3.2. Riktlinjer och rutiner för rekryteringsar-betet

3.2.1. Kommunövergripande

Kommunen har en modell för den strategiska kompetensförsörjningen som omfat-tar tre huvudprocesser:

- Identifiera kompetensbehov - Säkra kompetens

- Utveckla kompetens

Varje huvudprocess består av flera moment som ska genomföras. Modellen il-lusteras översiktligt med en processkarta.

satta arbetet ska förvaltningarna sammanföra befintliga riktlinjer och rutiner inom förvaltningen med modellen samt utveckla nya riktlinjer och rutiner där det saknas.

Processen att identifiera kompetensbehov inleds med en omvärldsanalys. Uppgifter om pensionsavgångar och befolkningsprognoser som används för att förutse volym-förändringar tas fram av stadskontoret. En kompetensmodul i det personaladmi-nistrativa systemet Heroma ska köpas in, vilket kommer att förenkla arbetet med inventeringar av kompetens.

I processen att säkra kompetens ingår bland annat att attrahera och rekrytera.

Stadskontorets HR-avdelning har fastställt en gemensam rekryteringsprocess för Halmstads kommun som beskrivs i det interna dokumentet Strategisk rekrytering (2009-12-18). Dokumentet innehåller en steg-för-steg guide med tillhörande mallar för hur en rekrytering planeras och genomförs.

Inom kommunen är rekryteringsarbetet decentraliserat. Varje nämnd har ansvar för sina rekryteringer. HR-avdelningen ska fungera som en stödfunktion i rekryte-ringsarbetet. Kommunchefen ansvarar för rekrytering av förvaltningschefer. Vem som beslutar i olika typer av anställningsärenden framgår av respektive nämnds delegationsordning.

3.2.2. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

Ledningen för utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen anser att modellen för den strategiska kompetensförsörjningen är väl förankrad i ledningen och bland che-ferna i förvaltningen. Modellen är relativt ny och implementering av den pågår vid granskningstillfället. Det finns sedan tidigare dokumenterade interna rutiner och processer för flera av momenten som är tillgängliga på intranätet. Rektor och gym-nasiechef anser att den gemensamma rekryteringsprocessen som togs fram år 2009 är en väletablerad process för strategisk rekrytering. Ledningen strävar efter en hög grad av delaktighet från cheferna i utvecklingen av förvaltningens processer.

Utbildning- och arbetsmarknadsförvaltningen har en centraliserad rekryteringspro-cess som omfattar all rekrytering. Hela rekryteringen prorekryteringspro-cessleds och stöds av för-valtningens HR-avdelning. Närmaste chef beslutar om anställning.

Inom förvaltningen finns det interna processer för att kartlägga övergripande kom-petens- och rekryteringsbehov samt tillgängliga kompetenser. Detta sker bl.a. ge-nom personalförsörjningsgruppen som arbetar nära den fackliga samverkansorga-nisationen. Personalförsörjningsgruppen har även en viktig funktion i att regelbun-det och systematiskt arbeta med behoven av kompetensutveckling, rekryteringar eller omstruktureringar av personal. Gruppen består av representanter från varje skolenhet och arbetar utifrån ett övergripande perspektiv.

Förvaltningen arbetar regelbundet med elevprognoser och följer de valprocesser som sker under våren. Vidare följer förvaltningen personalens ålderstruktur med fokus på pensionsavgångar samt personalens ämnesbehörigheter. Den finns en övergripande kompetenskartläggning på individnivå som visar behörigheter och legitimation.

Resurserna för kompetensutveckling är nivågrupperade inom förvaltningen. Det innebär att det finns centrala resurser som riktas till insatser för större grupper uti-från ett övergripande strategiskt perspektiv. Det finns även lokala resurser på sko-lorna som rektor och gymnasiechef förfogar över. Det används till lokala insatser och individuella utbildningar utifrån enhetens behov. Det finns även reserverade centrala medel för att förebygga sjukskrivningar.

3.2.2.1. Attraktiv arbetsgivare

Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen arbetar med marknadsföring av både verksamheterna och som arbetsgivare. Det handlar om att representanter för förvaltningen och verksamheterna deltar vid mässor och arbetsmarknadsdagar samt har utbyte med studie- och yrkesvägledare och högskolan. Vidare agerar för-valtningen i olika nätverk för att marknadsföra sig som en attraktiv arbetsgivare.

Skolorna arbetar i första hand med att utveckla verksamheternas kvalitet och ar-betsmiljö för att på så sätt vara en attraktiv arbetsgivare. Detta sker bl.a. genom utbyte med andra aktörer, kompetensutveckling, kvalitetsutveckling och ledarskap-et.

Ledningen på utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen anser att Halmstad som stad och kommun har ett gott rykte som underlättar rekryteringar. Skolorna och utbildningarna är bra varumärken utifrån bl.a. resultat, arbetsmiljö och ledar-skap vilket ledar-skapar gynnsammare förutsättningar för rekryteringar. Vidare har de fokuserade satsningarna på IKT, matematik och bedömning för lärande skapat sta-bilitet, förutsägbarhet och kvalitetsutveckling. De intervjuade anser att detta är vik-tigt för att vara en attraktiv arbetsgivare. Rektor och gymnasiechef anser att det i vissa hänseenden saknas långsiktighet på personalområdet. Det handlar framför allt målsättningar för att kunna attrahera ledare och lärare när tillgången kommer att minska de närmaste åren.

3.2.3. Barn- och ungdomsnämnden

Sedan september 2014 finns en samlad HR avdelning för Barn- och ungdomsför-valtningen som har till uppgift att ge verksamheterna stöd i olika delar av HR-arbetet, bland annat i arbetet som rör kompetensförsörjning. Förvaltningen har även en kvalitet- och utvecklingsavdelning samt planeringsavdelning som arbetar med frågor som berör kompetensförsörjning, främst inom skolverksamheten. HR avdelningen leder arbetet med att implementera den nya modellen för strategisk kompetensförsörjning. Vid intervjutillfället är modellen inte känd av rektorer och förskollärare. Enligt uppgift är aktiviteter för spridning och förankring av modellen inplanerade att genomföras under hösten.

Analys av kompetensbehov görs utifrån pensionsavgångar och befolkningsprogno-ser. Befintlig kompetens finns dokumenterad genom att förvaltningen i samband med den nya lagstiftningen om lärarlegitimation genomförde en kompetenskart-läggning av behörigheter och legitimation. Rektorer och förskolechefer tar stort ansvar i rekryteringsprocessen. HR-avdelningen ger cheferna stöd i form av framta-gande av kravspecifikation, annonsering, första urval, administration av

ansök-derspension. I dagsläget är det svårt att rekrytera förskollärare och lärare i hela lan-det. Det är även svårt att rekrytera vissa kompetenser som exempelvis musik, slöjd och bild. Det är svårare att rekrytera ju längre avståndet blir från stadskärnan.

De intervjuade inom förvaltningsledning, förskolechefer och rektorer anser att statskontorets prognoser för volymförändring är alltför osäkra. Historiskt har utfal-let varit väsentligt högre än prognosen. Det har framkommit vid intervjuerna att verksamheterna behöver starta personalplanering och även lokalplanering tidigare inför varje nytt läsår för att få ett helhetsgrepp och undvika akuta lösningar. Nya skolor behövs.

3.2.3.1. Attraktiv arbetsgivare

Under våren 2015 startade en arbetsgrupp ”strategisk rekrytering förskola” som har i uppdrag att arbeta fram långsiktiga strategier för att trygga rekryteringen av förs-kollärare framåt. Arbetsgruppen består av förskolechefer från de tre skolområdena samt HR-strateg och verksamhetsutvecklare för förskolan.

Förvaltningen arbetar med kommunens varumärke som arbetsgivare bland annat genom att delta vid högskolornas arbetsmarknadsdagar. Det förekommer också att bemanningsenheten tar direkt kontakt med studenter som läser till lärare och förs-kollärare under deras första termin vid Högskolan i Halmstad för att marknadsföra sig och ge studenterna möjlighet att timvikariera parallellt med studierna. Ett annat sätt att attrahera nya medarbetare är samverkan med högskolorna genom verksam-hetsförlagd utbildning för lärare och förskollärare. För att uppfattas som attraktiv arbetsgivare är det viktigt att visa att kommunen ger pedagogerna tillräcklig plane-ringstid och att pedagogernas uppdrag är tydligt, dvs att de får syssla med ”rätt sa-ker”. Samverkan med högskolorna kan utvecklas ytterligare, enligt förskolechefer-na. Förvaltningen har även under flera år gjort lönepolitiska satsningar för såväl gruppen förskollärare som lärare.

Vid intervjuerna har framförts att Halmstad kommun behöver satsa mer för att locka vid rekrytering. Skolornas hemsidor och annonser är viktiga kanaler för rekry-tering. Det gäller att lyfta fram saker som lockar yngre.

3.3. Uppföljning

3.3.1. Kommunövergripande

Halmstad kommuns personalredovisningar består av personalstatistik med ana-lyser och kommentarer för det gångna året. Redovisningen innehåller områdena personalbild, sjukfrånvaro, medarbetarskap och ledarskap, jämställdhets och mång-fald samt hälsa och arbetsmiljö. I kommunens årsredovisning sammanfattas perso-nalredovisningen.

Respektive nämnd följer upp de målsättningar de beslutat om i sina verksamhets-planer inom ramen för delårs- och helårsbokslut.

Flera delar av HR-riktlinjen följs upp inom ramen för medarbetarundersökning vart annat år, den årliga uppföljningen av systematiskt arbetsmiljöarbete, resultatet från personalredovisningen, kulturmätning och skyddsronder.

Det finns en modell med tillhörande mall för medarbetarsamtal som gäller för hela kommunen. Modellen utgår från kommunens vision och värdergrund.

3.3.2. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden

Rektor och gymnasiechef får regelbunden uppföljning av personalstatistik. Framför allt handlar det om målet att minska sjukskrivningarna. Vidare genomförs vart an-nat år medarbetarundersökningen vars resultat analyseras på enhetsnivå och nämndsnivå.

Målsättningarna i Verksamhetsplanen 2014 följdes upp i årsredovisningen. För år 2014 handlade det om att minska sjukfrånvaron, minimera bristerna i det systema-tiska arbetsmiljöarbetet samt arbeta med fördelningen mellan kvinnor och män.

För de tre områdena gör nämnden övergripande bedömningar av måluppfyllelsen samt redovisar genomförda aktiviteter.

3.3.3. Barn- och ungdomsnämnden

Medarbetarundersökningen är ett viktigt verktyg för nämnden att följa upp hur kommunen uppfattas som arbetsgivare och arbetsplats. Senaste resultatet från 2013 visar att arbetsklimatet beräknat i Nöjd Medarbetarindex (NMI) för Barn- och ung-domsförvaltningens medarbetare i genomsnitt är 75, vilket är samma resultat som för kommunen som helhet. Medarbetarenkäten analyseras och diskuteras på led-ningsmöten och vid arbetsplatsträffar (APT). Då flera medarbetare enligt medarbe-tarenkäten har sömnproblem och värkproblematik har föreläsningar om sömn och återhämtning samt sömnskola anordnats. Andra exempel på åtgärder är hälsoinspi-ratörernas arbete för att främja fysisk aktivitet och sammanhållning på förvaltning-ens arbetsplatser, stressföreläsningar samt utbildning av ergonomi-inspiratörer.

Enligt intervjuerna sker uppföljning och utvärdering av utbildningsinsatser och andra insatser. Rektorerna följer upp skolornas resultat för att kartlägga eventuella behov av kompetensförstärkning vid enheterna. Exempelvis kan låga resultat i spe-cifikt ämne vara en indikation på att det behövs kompetensförstärkning i just det ämnet.

3.4. Rekryteringen av ledare

3.4.1. Kommunövergripande

Rekrytering av chefer inom kommun sker inom respektive förvaltning och ska följa den ordinarie rekryteringsprocessen. Det förekommer i begränsad omfattning att ett bemanningsföretag anlitas. Det finns inga kommunövergripande avtalsmallar för chefer. Till anställda chefer erbjuds ett utbildningsprogram som heter Utveck-lande ledarskap. Vidare finns ett ledarskapsprogram inom kommunen med flera olika delar beroende på utvecklingstakt och uppdrag.

Chefsrekryteringarna leds av HR-chefen och följer i övrigt de rutiner som gäller för rekryteringar och anställningar. Det finns inga tidsbegränsade förordnande inom förvaltningen. Förstelärarna är anställda på visstidstjänster med en lärartjänst i grunden. Rektor och gymnasiechefen anser att det finns goda förutsättningar av ledare inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. De anser vidare att kommunen ledarskapsprogram Utvecklande ledarskap är relevant och givande. För Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens chefer är Utvecklande ledarskap obligatoriskt. De känner även till övriga utbildningsmöjligheter för ledare som kommunen erbjuder.

Rekrytering av lärare sker i första hand utifrån kartläggningarna i personalförsörj-ningsgruppen. Därefter är det rektor som leder processen med stöd från HR-avdelningen. Vid rekrytering som gäller tillsvidareanställning ska HR-avdelningen alltid vara med vid intervju och genomförandet av personlighetstester. Vid rekryte-ring av lärare är det viktigt att processen har en lokal förankrekryte-ring och utgår från den aktuella enheten eller det aktuella arbetslaget.

3.4.3. Barn- och ungdomsnämnden

Ett strategiskt sätt att arbeta med framtida ledarförsörjning inom förvaltningen är att skapa möjligheter för medarbetare att ta en ledar- eller chefsroll och göra intern karriär. Ett verktyg som blivit viktigt i förvaltningens chefsförsörjning är ”Framti-dens skolledare”. Det är en rekryteringsutbildning för medarbetare som är intresse-rade att på sikt arbeta som rektorer och förskolechefer. Kommunens ledarskapspro-gram ”Morgondagens ledare” är också en viktig pusselbit vid både intern och extern rekrytering av ledare. HR-avdelningen är alltid involverad vid chefsrekryteringar.

Förstelärare har ett förordnande som är tidsbegränsat på två alternativt tre år. En utvärdering av förstelärarreformen pågår inom förvaltningen.

2015-08-24

Kerstin Sikander Carl-Magnus Stenehav

I dokument Granskning av. med kompetensförsörjning (sidor 7-0)

relaterade dokument