Upphandling och inköp m.m.
Kvalitetsområdet god ekonomisk hushållning ingår i förvaltningsberättelsen och redovisas därför i detta avsnitt.
Verksamheten ska bedrivas på ett långsiktigt, ändamålsenligt och effektivt sätt.
Det handlar bland annat om tydliga strukturer och effektiva processer
Kommunens upphandlingar ska leda till effektiv användning av gemensamma resurser och kännetecknas av hög kvalitet.
Nedan redovisas exempel på kommunens strategiska arbete med upphandling och inköp samt tydligare processer, struktur och organisation
Resultat
För att använda resurser effektivt ställs krav på tydliga roller och
ansvarsfördelning, god planering och budgetering, löpande uppföljning av verksamhet och ekonomi, samt att korrigeringar görs vid avvikelser. Då Haninge kommun är inne i en expansiv fas ska kommunens lokaler användas ännu mer kostnadseffektivt och möjligheten till samutnyttjande tillämpas. Detta sker i exempelvis i Jordbro och planeras i Vega. Flera kommungemensamma processer har genomlysts och renodlats, till exempel mark- och exploateringsprojekt, nämndadministration och registratur. Avsikten är detta ska leda till ökad rättssäkerhet, bättre kostnadskontroll och på sikt sänkta kostnader.
Kommunens avtal ska användas. Uppföljning av upphandling och inköp följs upp med stöd av nyckeltalet köp från avtal. 79 procent av inköp för hela kommunen har gjorts från upphandlade leverantörer räknat på det senaste året (augusti 2020 till juli 2021). Utfallet har nyligen publicerats
Kompetensförsörjning och långsiktig attraktivitet
Det råder stor konkurrens om arbetskraften i Stockholmsområdet samt hela den offentliga sektorn. Kommunens arbete med kompetensförsörjning och
kompetensmedvetenhet ska organiseras och utvecklas för att möta framtidens
utmaningar och möjligheter. Behovet av kompetens ska kontinuerligt analyseras och leda till aktiviteter som ger uttryck för Haninge kommuns ambition och färdriktning och därmed möjlighet att nå uppsatta mål och visioner.
Resultat
Kommunens chefer har fått en ökad medvetenhet om kompetens genom en rad aktiviteter. Den ökade medvetenheten har bidragit till rekryteringar,
kompetensutveckling och attraktivitet. De underlag som verifierar medvetenhet finns för några verksamheter i form av antal sökande per tjänst och kommunens attraktivitet i en nationell mätning. Kompetensanalyser behöver göras eller uppdateras.
Kommunens attraktivitet som arbetsgivare följs upp med stöd av ett
attraktivitetsindex som mäts en gång per år. Uppföljningar och analyser som ska göras under året kommer att behöva andra, relevanta statistikuppgifter som underlag.
Varumärke och värdegrund
Att stärka varumärket både för platsen, organisationen och kommunen som arbetsgivare ger förutsättningar för att attrahera såväl investeringar och företagare till kommunen, så att fler väljer att bo, verka och besöka Haninge.
Liksom att arbeta i Haninge kommun. Som arbetsgivare ser kommunen att en gemensam värdegrund är en viktig hörnsten i att vara attraktiv arbetsgivare.
Resultat:
Kommunstyrelsen har beslutat att kommunens varumärkesinriktning ska
implementeras bäst genomförs i form av ett varumärkesprogram inom ramen för kommunens portföljstyrning. Varumärkesprogrammet omfattar Haninge som plats, som organisation och arbetsgivare (2021-04-26 §97, dnr KS 2021/39 ).
Uppföljningen per augusti visar att, frånsett förberedelser för varumärkesarbetet, så är varumärkes- och värdegrundsarbete en del i ordinarie verksamhet.
Digitalisering och innovation
Haninge är framgångsrik gällande digitalisering när kommunens förmåga att leverera välfärd och tjänster möter omvärldens förväntningar att digitala tjänster utgör ett förstahandsval, när det är möjligt och relevant. Verksamhetsutveckling sker genom både ständiga förbättringar och innovation. En viktig del i att
verksamhetsutveckla är att överge. Att sluta göra vissa saker till förmån för att börja göra andra, vilket kräver ständig reflektion och analys.
Resultat:
Kommunen ska leverera digitala tjänster när det är möjligt och relevant. Flera verksamheter har framgångsrikt bidragit till verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering. Det finns flera e-tjänster på kommunens hemsida. Initiativen har utgått ifrån behov hos medborgare eller företag, och medfört förbättringar och effektivare arbetssätt.
I takt med att fler verksamhetsprocesser digitaliseras ställs krav på förändring och ändrade arbetssätt. Kommunens digitala mognad ska förbättras. Under hösten ska den digitala mognaden mätas för andra året i rad.
Internkontroll
En god internkontroll kännetecknas av att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv, att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig, att regler och riktlinjer följs samt att möjliga risker ringas in, bedöms och förebyggs.
En övergripande riskanalys ligger till grund för vilka kommungemensamma kontroller som ska ingå i internkontrollplanerna. Utöver detta har varje nämnd gjort en riskanalys för sitt ansvarsområde, och kompletterat med egna kontroller som ska göras enligt nämndens internkontrollplan. I internkontrollplanen har nämnden beslutat när uppföljningarna ska göras och rapportering av kontroller sker inte alltid i delårsrapporteringen.
Sammanfattningsvis visar resultaten att nämnderna själva i avsevärt högre grad måste medverka i förbättringsarbetet genom att ta ansvar för att lagstadgade och/eller kommunens beslutade regelverk följs av samtliga medarbetare.
Åtgärder pågår för att komma till rätta med felaktigheterna.
Parallellt med nämndernas arbete planeras gemensamma insatser i syfte att komma tillrätta med utmaningarna och få ett annat resultat vid årets slut.
• Säkerställa verksamheternas bild av problematiken att göra rätt.
• Säkerställa stöd för önskat arbetssätt; instruktioner, digital struktur, utbildning, återkoppling etc.
• Säkerställa riktlinjer och att riktlinjerna är tydligt kommunicerade.
• Säkerställa tydlig struktur för eskalering vid återkommande felaktigheter.
Resultat uppföljning av internkontrollplan
I uppföljning av 2021 års internkontrollplan har tre kommungemensamma moment kontrollerats till delårsrapportering 2. Dessa kontroller avser alla nämnder.
• Gällande regelverk ska tillämpas avseende representation, kurser, konferenser och resor
För perioden januari till juni 2021 har cirka hälften av de granskade fakturorna bedömts ha fel av väsentlig karaktär.
Exempel på detta är att deltagarlista och syfte saknas, hotell och resor inte har bokats genom kommunens upphandlade leverantörer, luncher har ej
förmånsbeskattats. Chef har attesterat begivenhet där denne själv har deltagit.
Även inköp av gåvor till personalen förekommer, gåvor som enligt Skatteverket ska förmånsbeskattas.
• Korthantering ska ske enligt gällande regelverk
Nya riktlinjer verkar inte ha fått fäste och brister kvarstår i form av såväl felhantering av korten eller uppföljning av köpen (tex felkonteringar, moms etc). Ytterligare en brist är att de har använts istället för att inköpen borde gjorts via faktura eller avtal.
Då det stora antalet genomförda kontroller visar på felaktigheter indikerar det att det finns brister i kultur alternativt i information, utbildning eller
tillvägagångssätt. De nya riktlinjerna har kommunicerats med krav på
bekräftelse. Uppföljning är gjord i varje enskilt fall där fel förekommit. De båda åtgärder gör också att hanteringen blir en fråga om ledarskap. Verksamheterna återkopplar under kommande månader var problematiken med efterlevnad av riktlinjerna finns. Gemensamt undersöks även hur återkommande felaktigheter eskaleras och var återkopplingen hanteras.
• Manuella utbetalningar ska göras enligt gällande regelverk
Manuella utbetalningar avser betalningar till föreningar, återbetalningar till kunder och företag, partistöd, redovisning av handkassor och privata
företagskort samt ersättning till personal som gjort utlägg i tjänsten. En större del av utbetalningarna avser det sistnämnda. Inköp i tjänsten till
verksamheterna ska göras via inköpsorganisationen och inköpssystemet ska användas, alternativt genom kort. Ersättning för utlägg ska vara en
undantagsåtgärd. Ett stort antal utanordningar ca 700 har legat till grund för kontrollen under januari till juni 2021.
Av de granskade verifikationerna är flertalet felaktiga. Många av de felaktiga inköpen genom personals egna utlägg, finns upphandlade och ska köpas via inköpsorganisationen.