I detta avsnitt behandlas specifika registreringsdetaljer rörande Kvitton, vilket ger möjlighet att registrera och kontrollera utlämning och återlämning av Knippor manuellt.
Via ikonen Kontakt ges möjlighet att:
- Registrera nya Kvitton (Utlämning)
- Ändra/Redigera Kvitton (vidare Utlämning och Återlämning) - Ta bort Kvitton
För generell information om registrering, ändring och borttag se avsnitt Generell objekthantering.
OBS! Utformning av utlämnings- och återlämningskvitton hanteras under ikonen Admin. OBS!
Utkvittering kräver inte att en Anläggning finns, utan fungerar helt fritt från händelser i Anläggningar.
För att på effektivaste sätt hantera utlämning och återlämning av Knippor till Kontakter kan extern streckkodsläsare användas. För Knippor är det även möjligt att använda iButton-läsare.
Systemet fungerar bra med streckkodsläsare Datalogic Heron 130 med USB-anslutning. För full funktion vid läsning av olika typer av streckkoder hänvisas till manual för läsaren.
Inställningar för hur identifikation skall ske och tidsinställningar för Kvitton görs via parametrar under ikonen Sysadmin.
Utlämning
Ett Kvitto skapas genom tryck på funktionstangenten Skapa ny (plus tecknet) i editeringsarean.
Först ges möjlighet att läsa in eller välja en Kontakt som skall få Knippan/Knipporna utlämnade till sig. När uppgift lästs eller skrivits in i fältet Identifierare hämtas aktuell Kontakt automatiskt upp och presenteras till höger i editeringsarean. Genom att klicka på länken Välj Kontakt är det även möjligt söka fram och välja Kontakt utifrån lista i listarean.
Ifall en Kontakt är kopplad till flera företag väljs Företag i presenterad drop-down meny till höger om den hämtade kontakten. Är en Kontakt endast kopplad till ett Företag presenteras detta direkt.
OBS! För utlämning krävs att Kontakt finns registrerad. I annat fall tydliggörs det för Användaren att Kontakten är okänd och registrering måste då ske under ikonen Kontakt. OBS!
Nu är det dags att läsa eller välja Knippor som skall lämnas ut. När uppgift lästs eller skrivits in i fältet Knippa identifierare visas denna Knippa i en integrerad lista nedtill i editeringsarean. Genom att klicka på länken Välj Knippa är det även möjligt att söka fram och välja Knippa utifrån lista i listarean.
OBS! En Knippa som finns utlämnad på ett Kvitto kan inte kopplas till annat Kvitto förrän återlämning skett. OBS!
När Knippa valts och placerats i den integrerade listan presenteras den standardtid som är satt för senaste återlämning. Det är möjligt att sätta en annan tid för knippan genom att göra val för datum och tid.
Det är även möjligt att lägga till flera Knippor på samma kvitto.
Kvittot som helhet får samma sista återlämningstid som den Knippa som har den senaste återlämningstiden.
OBS! För att färdigställa Kvitto för utlämning krävs att rutan Signerad bockas för. OBS!
Den Användare som är inloggad i systemet anges alltid automatiskt som utlämnare av Knippor till Kontakt.
När samtliga Knippor är tillagda för utlämning på det aktuella Kvittot tryck funktionstangenten Spara (diskett) i editeringsarean.
Det är möjligt att skriva ut kvitto på papper för underskrift via länken Visa Kvitto i editeringsarean. Då visas Kvittot i ett eget fönster där det längst ner finns en knapp för utskrift.
För att inte få ut sidhuvud och sidfot med uppgifter om varifrån utskrift skedde krävs att inställningar görs i Internet Explorer på den aktuella datorn som används. Detta görs via menyn Arkiv -> Utskriftsinställningar i fälten Sidhuvud och Sidfot.
Data under fliken Återlämning är inte möjliga att ändra innan ett Kvitto är signerat.
Data under fliken Utlämning är inte möjlig att ändra när ett Kvitto är signerat.
Återlämning
För återlämning krävs först att det aktuella Kvittot söks fram eller väljs i listarean.
Det är möjligt att söka på flera olika kriterium, men förslagsvis används Knippa identifierare för att med
säkerhet få rätt träff direkt. Är rutan Endast aktiva Kvitton markerad presenteras endast de Kvitton som har någon Knippa utlämnad i listan.
I listan under fliken Lista i listarean markeras det aktuella kvittot, som då blir möjligt att behandla i editeringsarean. Klicka på funktionstangenten Ändra (papper och penna) för att göra återlämning.
Data under fliken Utlämning är inte möjlig att ändra när ett Kvitto är signerat.
Klicka på fliken Återlämning för att möjliggöra återlämning. Det är nu möjligt att läsa in eller välja en Kontakt som genomför återlämningen. Det är även möjligt att markera rutan Återlämnad av Kontakt för att direkt ange att det är samma kontakt som fått Knippor utlämnade på Kvittot.
Nu är det dags att läsa eller välja Knippor som återlämnas. När uppgift lästs eller skrivits in i fältet Knippa identifierare blir denna Knippa automatiskt angiven som återlämnad i den integrerade listan nedtill i
editeringsarean. Det är även möjligt att direkt markera önskvärd Knippa i den integrerade listan utan att söka fram den. Ifall alla Knippor återlämas går det även att markera rutan Allt återlämnat för att direkt återlämna samtliga Knippor.
När samtliga Knippor är återlämnade på ett Kvitto blir detta automatiskt signerat (rutan Signerad markeras).
När återlämning är gjord på det aktuella Kvittot tryck funktionstangenten Spara (diskett) i editeringsarean.
Det är möjligt att skriva ut återlämningskvitto på papper för underskrift via länken Visa Återlämningskvitto i editeringsarean. Då visas Återlämningskvittot i ett eget fönster där det längst ner finns en knapp för utskrift.
För att inte få ut sidhuvud och sidfot med uppgifter om varifrån utskrift skedde krävs att inställningar görs i Internet Explorer på den aktuella datorn som används. Detta görs via menyn Arkiv -> Utskriftsinställningar i fälten Sidhuvud och Sidfot.
Administration
Via ikonen Administration ges möjlighet att:
- Ändra/Redigera Dokumenttext för Kvitto
- Registrera Lagring, det vill säga plats för lagring av icke elektroniska objekt - Ändra/Redigera Lagring
- Ta bort Lagring
- Registrera Färg för nyckelbricka - Ändra/Redigera Färg för nyckelbricka - Ta bort Färg för nyckelbricka
Dokumenttext
För att skapa Kvitto och Återlämningskvitto för utskrift krävs att detta byggs upp under ikonen Administration.
De redigeringar som görs sker på det språk som den aktuella inloggade användaren är inloggad med.
Det finns standardtexter inlagda på utskrifterna, men dessa kan med fördel förändras så att dessa stämmer överens med den egna verksamheten och de krav som ställs på dessa juridiska dokument.
När en text skall förändras väljs aktuell text i listarean för att åskådliggöras i editeringsarean.
Till vänster visas Typ och SpråkID, uppgifter som helst inte skall förändras. Till höger visas en beskrivning av vad fältet innehåller samt textens höjd i mm.
För att få en bra utskrift bör Texthöjd anpassas efter den text som skrivs in.
OBS! De förändringar som görs slår igenom på samtliga nya Kvitton som skapas efter att förändringarna är sparade. Kvitton som tidigare skapats bibehåller dock de texter som var aktuella vid tillfället då de
skapades. OBS!
Det som skrivs i den stora editeringsytan kommer ut på utskriften. Tryck funktionstangenten Spara (diskett) för att spara den aktuella texten.
OBS! Den fil (.gif)som anges för DocumentImage måste placeras i mappen
c:/Inetpub/wwwroot/PAAM.Axsor/Images/CustomImages på den maskin systemet installerats på. OBS!
OBS! I samband med ändring av texter är det viktigt att vara uppmärksam på formateringskommandon skilt från textinnehållet. Använd därför inte tecknen < eller > eller & i textinnehållet. OBS!
För att möjliggöra en bra utskrift krävs att mätningar görs på det aktuella bladet som skrivs ut med de standardtexter som finns.
Formatering av texter
Det är även möjligt att formatera texter på Kvitto med olika kommandon. Denna typ av kommandon finns inlagda på vissa texter som standard.
OBS! Samtliga kommandon måste omges av ”<” (vilket står för <) och ”>”(vilket står för >). OBS!
Exempel på kommandon är möjliga att använda:
Innan text Efter text
tag element tag tag element tag
Fet stil < b > < /b >
Understruket < u > < /u >
Kursiv stil < i > < /i >
Det är givetvis möjligt att kombinera dessa kommandon och även använda andra vedertagna kommandon för specialtecken, färger etcetera.
Förklaring till hur det fungerar och vilka möjligheter som finns går att få på bland annat följande hemsidor:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms533029(VS.85).aspx http://en.wikipedia.org/wiki/HTML_element
http://htmlhelp.com/reference/html40/alist.html
Lagring
För att ge möjlighet att välja en hemposition för en Knippa i det fall det inte rör sig om en elektroniskt övervakad Knippa som är placerad i en Anläggning måste platsen registreras under fliken Lagring.
Vid registrering av Lagring är det möjligt att lägga in såväl en vägbeskrivning till platsen som adress – för att ges denna möjlighet bockas önskvärd ruta för. När informationen är registrerad tryck funktionsknappen Spara (diskett) för att ge möjlighet att välja platsen under ikonen Knippa och fliken Placering.
Färg
För att ge möjlighet att välja färg för fältet Nyckelbricka under ikonen Knippa måste den aktuella färgen vara registrerad i detta värdeförråd.
Systemadministration
I detta avsnitt behandlas specifika detaljer som är systemövergripande.
Via ikonen Systemadministration ges möjlighet att:
- Registrera Lösenordstyper - Ändra/Redigera Lösenordstyper - Ta bort Lösenordstyper
- Ändra/Redigera Parametrar
- Registrera nya Egna Fält för Användare, Knippor och Nycklar - Ändra/Redigera Egna Fält för Användare, Knippor och Nycklar - Ta bort Egna Fält för Användare, Knippor och Nycklar
För generell information om registrering, ändring och borttag se avsnitt Generell objekthantering ovan.
Lösenordstyp
Via fliken Lösenordstyp ges möjligheten att registrera och ändra möjliga urvalet av Lösenord för Användare i systemet. Här väljs även hur uppgifterna skall hanteras av systemet.
OBS! Ändra inte inställningar för hur ett lösenord skall behandlas ifall du inte är helt säker på vad detta får för effekt i systemet då det kan påverka väsentlig funktionaliteten i systemet. OBS!
Parametrar
Under fliken Parametrar visas Parametrar som är editerbara för systemet som helhet i listarean. Dessa Parametrar styr främst hur data skall presenteras och inställningar för kommunikation.
När en Parameter skall ändras markeras den i listarean och det är möjligt att ange ett nytt värde. Samtliga Parametrar har min- respektive maxvärden alternativt fasta värden som inte får frångås.
Egna Fält
Det är möjligt att lägga upp Egna fält i systemet för objekten Användare, Knippor och Nycklar.
När ett Eget fält skapas måste Applikation anges som Användare eller Nyckelknippor (i och med att Nycklar ingår i egen modul). För det Egna fältet måste det även anges:
- Fältnummer - Fältnamn - Storlek
De angivna fälten presenteras under fliken Ext Info under respektive ikon i den ordning som angetts. Fälten är möjliga att söka i egen flik i listarean för det aktuella objektet.
Konfiguration
I detta avsnitt behandlas specifika detaljer som gäller inställningar för Anläggning.
Via ikonen Konfiguration ges möjlighet att:
- Ändra/Redigera Parametrar för Anläggning - Ändra/Redigera Ljud för Anläggning
Via denna ikon genomförs även:
- Service för Anläggning (detta behandlas dock inte i denna manual)
Parametrar
Under fliken Parametrar visas Parametrar som är editerbara för vald Anläggning i listarean. Dessa Parametrar styr hur data skall presenteras i Anläggningen och inställningar för Anläggningen.
När en Parameter skall ändras tryck funktionsknappen Ändra (papper och penna) och markera den önskade Parametern i listarean och det är möjligt att ange ett nytt värde i editeringsarean. Samtliga Parametrar har min- respektive maxvärden alternativt fasta värden som inte får frångås.
Ljud
Under fliken Ljud är det möjligt att stänga av och sätta på olika ljudtyper. Är en ljudtyp markerad kommer denna typ av ljud att låta i aktuell Anläggning – är ljudtypen avmarkerad låter inte aktuell ljudtyp.
Moduler
I detta avsnitt behandlas de tilläggsmoduler som finns tillgängliga för Axsor. Företrädesvis är det endast de delar av systemet som skiljer sig åt från gundinstallationen som presenteras.
Organisation (Organization)
I detta avsnitt behandlas specifika registreringsdetaljer rörande Organisation.
Via ikonen Organisation ges möjlighet att:
- Registrera nya Organisationer - Ändra/Redigera Organisationer - Ta bort Organisationer
Via denna ikon genomförs även:
- Upplägg av Organisationer i noder
Efter registrering under denna ikon är det möjligt att ange:
- Användares behörighet inom Organisationen - Objekts tillhörighet inom Organisationen
För generell information om registrering, ändring och borttag se avsnitt Generell objekthantering.
OBS! Det är mycket viktigt att den Organisation som skapas med Organisationsid ORG0001 är toppnoden i den totala Organisationen. OBS!
Vid skapande av ny Organisation krävs att organisationsbehörighet för Användare återigen sätts för denna specifika nod – med anledning av detta kan innebära mycket administration är det viktigt att så långt möjligt färdigställa hela organisationsträdet innan denna funktion tas i bruk.
Organisationsstruktur
När den första Organisationen är skapad och nästa Organisation registreras skall denna ges
organisationstillhörighet (placeras in i organisationsträdet). För en Organisation anges organisationstillhörighet till den Organisation som är moder till den aktuella Organisationen som registreras.
Genom att markera den ruta som är placerad till höger om den moder som gäller för den aktuella organisationen placeras Organisationen på rätt plats i organisationsträdet.
När Organisationen är sparad visas den i listarean tillsammans med den Organisation som är dess moder och på vilken nivå i organisationsträdet som respektive Organisation är placerad.
Vid omstrukturering i organisationsträdet följer samtliga objekts organisationstillhörighet och Användares organisationsbehörighet med den aktuella Organisationen, vilket innebär att endast de som tidigare hade tillhörighet och behörighet till aktuell Organisation även i fortsättningen har det.
Statussidan
Efter inloggning visas statussidan med organisationsträdet till vänster vid sidan om de ordinära rapporterna kring vad systemet som helhet har för aktuell status.
De olika rapporterna är länkar till färdiga rapporter. Dessa färdiga rapporter utgår från den Organisation som är i markerad i organisationsträdet till vänster.
Det är endast de Organisationer som den inloggade Användaren har organisationsbehörighet till som visas för som är möjliga att se rapporter och data för.
Organisationstillhörighet – Objekt
Samtliga objekt måste ges organisationstillhörighet för att kunna sparas – och därmed behandlas – i systemet.
Registrering av organisationstillhörighet visas nedan med hjälp av objektet Användare, men fungerar lika för samtliga objekt.
Organisationstillhörighet visar var inom Organisationen ett objekt har sin hemvist. Det är möjligt att sätta flertalet organisationstillhörigheter för varje objekt ifall objektet ifråga skall kunna behandlas av Användare som har organisationsbehörighet inom olika noder.
Organisationstillhörighet måste anges för objekten:
- Användare
OBS! Organisationstillhörighet har endast med administrationssystemet och webbapplikationen att göra och har därmed ingen påverkan på behörighet till Knippor och Anläggningar/Skåp. OBS!
OBS! Klargör för Användarna hur organisationstillhörighet skall anges i samband med registrering för varje enskilt objekt för just er Organisation. OBS!
Tänk på att de Användare som har organisationstillhörighet på samma nivå eller under sin organisationsbehörighet ges möjlighet att ändra sina egna uppgifter.
Vid omstrukturering i organisationsträdet följer samtliga objekts organisationstillhörighet med den aktuella Organisationen, vilket innebär att endast de som tidigare hade tillhörighet till aktuell Organisation även i fortsättningen har det.
Organisationsbehörighet – Användare
Det är endast Användare som har organisationsbehörighet i och med att denna koppling styr vad Användaren får se och ta befälet över för data i databasen.
OBS! Organisationsbehörighet måste anges för samtliga Användare som har möjlighet att använda webbapplikationen. OBS!
Organisationsbehörighet är möjlig att sätta i fyra olika status:
Visa Ger möjlighet att se objekt med tillhörighet inom eller under aktuell Organisation.
Ändra Ger möjlighet att ändra objekt med tillhörighet inom eller under aktuell Organisation.
Ny Ger möjlighet att skapa nya objekt med tillhörighet inom eller under aktuell Organisation.
Ta bort Ger möjlighet att ta bort objekt med tillhörighet inom eller under aktuell Organisation.
När en ruta markeras för en Organisation ärvs denna organisationsbehörighet nedåt i organisationsträdet.
Användare som ges Visa behörighet till en moderorganisation får automatiskt även Visa behörighet till de Organisationer som är placerade under aktuell moderorganisation.
OBS! Klargör för Användarna hur organisationsbehörighet skall anges i samband med registrering för just er Organisation. OBS!
OBS! För att minimera risken för dubbellagring är det viktigt att lägga Visa behörighet på rätt nivå i Organisationen. OBS!
Tänk på att de Användare som har organisationstillhörighet på samma nivå eller under sin organisationsbehörighet ges möjlighet att ändra sina egna uppgifter.
Vid omstrukturering i organisationsträdet följer samtliga Användares organisationsbehörighet med den aktuella Organisationen, vilket innebär att endast de som tidigare hade behörighet till aktuell Organisation även i fortsättningen har det.
Nycklar (Keys)
I detta avsnitt behandlas specifika registreringsdetaljer rörande objektet Nycklar.
Via ikonen Nyckelar ges möjlighet att:
- Registrera nya Nycklar - Ändra/Redigera Nycklar - Ta bort Nycklar
Via denna ikon genomförs även:
- Koppling mot Knippa
Via denna ikon är det även möjligt att:
- Koppla Ägare till Nycklar
- Koppla Mål för registrering av vad Nycklar öppnar - Se Historikhändelser för Nycklar
För generell information om registrering, ändring och borttag se avsnitt Generell objekthantering ovan.
Speciella fält för Nycklar
Under ikonen Nycklar kräver följande fält speciell förklaring:
Flik Fält Förklaring
Basinfo Nyckel Id Här anges unik identifikation av en Nyckel. Detta är ett av de få Id i systemet som inte automatiskt genereras i och med att denna identitet med fördel skall vara möjlig att spåra nyckeln med.
Extra Info Här visas de fält som registrerats av administratör som egna fält i systemet.
Ägare
Under fliken Ägare anges eventuell extern ägare till en Nyckel.
OBS! Den ägare som väljs måste finnas registrerad under ikonen Kontakt. OBS!
För att välja en ägare måste Nyckeln vara i läge för att editera (papper och penna).
Ägare anges genom klick på länken Välj Ägare. Denna koppling fungerar likt övriga kopplingar i systemet.
Vid klick på länken Välj Ägare öppnas två nya flikar i Listarean – Sök Kontakt och Välj Kontakt.
Då sök genomförts genom uppsättning av kriterier under Sök Kontakt visas resultatet under fliken Välj Kontakt.
Här bockas även önskvärd Kontakt för och denna kopplas då temporärt till den aktuella Nyckeln och visas i Editeringsvyn.
Först när Nyckeln sparas via klick på Funktionstangenten Spara (Diskett) verkställs kopplingen i databasen.
När Nyckeln är sparad och en Ägare finns kopplad syns denna information direkt i editeringsarean.
Mål
Under fliken Mål anges den eller de platser som aktuell Nyckel ger åtkomst till.
OBS! Den plats som skall valjas måste finnas registrerad under ikonen Administration och fliken Plats.
OBS!
För att välja ett mål (en plats) måste Nyckeln vara i läge för att editera (papper och penna).
Lägg till ett nytt mål genom att bocka för rutan och klicka på länken Välj Plats i den integrerade rutan i editeringsarean.
Då öppnas två nya flikar i listarean; Sök Plats och Välj Plats. När önskvärd Plats är vald flyttas registrerad information med upp till editeringsarean och det ges möjlighet att fylla i Tillägg (normalt i form av gatunummer, trappor etcetera).
Tryck därefter Spara (diskett) i den integrerade rutan i editeringsarean. Målet blir dock inte sparat förrän hela objektet Nyckel är sparat via funktionknappen Spara (diskett) i editeringsarean.
Efter att Nyckeln är sparad visas det eller de Mål som registrerats/kopplats i en lista under fliken Mål.
Historik Nyckel
Under fliken Historik är det möjligt att se vilka händelser som har skett med aktuell Nyckel. I listan visas händelser som skett med den/de Knippa/or som den aktuella Nyckeln varit kopplad till. Har Nyckeln flyttats mellan Knippor hanteras detta av systemet.
Administration – Mål/Plats
För att ge Användare möjlighet att välja Målför en Nyckel måste de platser som skall kunna väljas vara registrerade under ikonen Administration fliken Plats.
För att underlätta hanteringen av adresser kan aktuellt adressregister med fördel registreras i systemet.
I och med att det i samband med val av Mål under ikonen Nycklar ges möjlighet att anteckna gatunummer för aktuellt mål är det med fördel som detta inte skrivs ut vid registrering under ikonen Administration.