I kapitlet presenteras först fallföretaget för den aktuella studien samt en presentation av den aktuella produktionsflödet som studeras. Därefter presenteras nuläget i form av en värdeflödesanalys, där författarna
beskriver och analyserar varje del i flödet. Slutligen sammanfattas nuläget som råder på fallföretaget.
4.1 Företagspresentation
Xylem Water Solution AB är ett globalt koncernföretag som tillverkar tekniska lösningar för hantering och transport av vatten. Företaget startade år 1930 under namnet Flygt, efter att ha köpt upp ett gjuteri i Lindås, Sverige. Idag går företaget under namnet Xylem och har 17 000 anställda i omkring 50 länder, men verkar i mer än 150 länder på sex olika kontinenter. Största fabriken finns i Lindås med cirka 1 200 anställda och omsatte omkring 2 miljarder kronor år 2018. I Lindås-fabriken tillverkas främst vatten- och dräneringspumpar i olika varianter med varierande egenskaper. Produkterna som tillverkas levereras inte direkt till slutkund, utan går via olika
distributionscenter. I Europa finns det två distributionscenter; ett i Sverige, Lindås som ansvarar för Nordens kunder, och ett i Frankrike SDC-Metz, som ansvarar för övriga Europas kunder. Lindås-fabriken är uppdelad i fyra verkstäder efter produkternas egenskaper och tillverkning. En av verkstäderna är produktionsverkstad B (PVB) där finns det 12
monteringslinor med omkring 30 anställda.
För den aktuella rapporten studeras en lina på PVB som heter line 39. För att kunna se och få förståelse för hela flödet kring line 39 har information samlats in och sammanställts. Intervjuer har genomförts med
produktionschef, produktionsledare, produktionsplanerare, montörer, samordnare, anskaffare, orderbehandlare och huvudplanerare.
Intervjufrågorna som författarna har utgått ifrån har sammanställts i bilaga 1. Observationer har genomförts av författarna själva, genom tidtagning av cykeltider och visuell inspektion på line 39. Historisk data och dagsaktuell data har författarna samlat in från delar av företagets affärssystem IDMS och datalager Business Objects. Författarna har valt att samla in data från hela år 2019 och gjort avgränsningar mot kunder, leverantörer och produktfamilj. Linan tillverkar vattenpumpar i stora volymer på kort tid i förhållande till andra linor. Totalt tillverkades 14 511 produkter under år 2019.
Produktionsmixen består av 8 produktversioner i 135 olika produktnummer till totalt 28 olika distributionscenter världen över. Ett viktigt nyckeltal för linan, och hela Xylem, är leveransförmåga, On Time Delivery (OTD). Leveransförmåga beräknas från att ett distributionscenter lägger en order till dess att ordern är packad och redo att transporteras. Xylems mål är att upprätthålla en OTD på 90% för att uppnå hög kundnöjdhet. Problemet som line 39 står inför är att hantera variation i efterfrågan. I dagsläget skapar
variationen osäkerhet för kapacitetsplanering och leveransförmåga ut till kund.
4.2 Nuläge
I Figur 2 presenteras en karta för hur material och information flödar genom line 39 på PVB. Kartan beskriver Xylems produktionssystem på olika nivåer och hur de kopplas samman, där bland monteringslina, verkstad och företag. Kartan beskriver relationen mellan kund, leverantör, planering och
tillverkning. I nulägeskartan analyseras flödet mellan aktörerna och vart problemet uppstår.
Figur 2: Nulägeskarta över line 39, Xylem Water Solution AB
4.2.1 Kund, SDC-Metz
För att underlätta kartans uppbyggnad har endast en kund valts ut. Som Figur 3 visar är SDC-Metz den största kunden till line 39 och har därav stor påverkan på linans aktivitet. Av de 14 511 produkter som tillverkades under år 2019 beställde SDC-Mets 4 960 stycken, vilket motsvarar 34%.
Figur 3: Graf över fördelningen mellan kunder till line 39, år 2019
SDC-Metz beställer endast fyra av de totalt åtta produktversioner som tillverkas på linan. Monteringen på line 39 är i princip densamma oavsett produktnummer, därför har författarna valt att fokusera
nulägesbeskrivningen på alla fyra och anser att de tillhör samma produktfamilj. Under 2019 beställdes de fyra versionerna i 49 olika
produktnummer och kvantiteter. I Figur 4 visas fördelningen mellan de olika produktnummerna och det är tydligt att tre av dem kan ses som
“högvolymare”, alltså att de beställs i stora mängder. De produktnummerna är 2004.212.0002, 2008.212.0002 och 2008.281.0001 och beställdes i kvantiteterna 1 144, 764 och 744. Totalt beställde SDC-Metz 4 960 stycken produkter år 2019, vilket gör att högvolymarna utgör totalt 53% av det totala antalet beställda produkterna.
Figur 4: Graf över beställda produktnummer år 2019, SDC-Metz
SDC-Metz lägger order till deras egna orderavdelningen när de har slut på lager eller när en slutkund efterfrågar en specifik produkt. Av alla 49 produktnummer som beställs ingår 24 stycken i ett Basic Stock Lager (BSL). Det innebär att dessa produkter finns på lager hos SDC-Metz och anskaffas efter ett anskaffningssystem, som räknar ut aktuella volymer och analyserar behovet framöver. BSL kan beskrivas som ett säkerhetslager på färdiga produkter hos distributionscentret. Högvolymarna, som tidigare nämnts, utgör en stor del av BSL-lagret. I Tabell 3 presenteras
högvolymarna och vilka beställningspunkter SDC-Metzs lager har för respektive produktnummer. Enligt distributionscentret finns det ingen max-nivå för dessa produkter, istället kontrolleras lagermax-nivåerna månadsvis för att hålla en rimlig nivå. Produkterna har en hög åtgång och därför är SDC-Metz inte oroliga för att bygga lager stundvis. Dock är de försiktiga vid årsskiftet då lagernivåerna ska vara så låga som möjligt för att skapa ett bra bokslut med lågt bundet kapital. På BSL-lagret finns det också ett extra
säkerhetslager på högvolymarna, dock saknas information om antal produkter i säkerhetslagret under år 2019. Författarna har istället fått fram data om säkerhetslager från 20200512, vilket också visas i tabellen. Övriga produktnummer, som inte ingår i BSL, beställs först när en kund till SDC-Metz lägger en order. Anledning är att produkterna är ovanliga och därför inte bör lagerhållas. De produkterna passerar bara distributionscentret och skickas vidare till slutkund. Ledtiden från dess att en order skickas till Xylem till dess att den ska vara på plats i Metz är 13 arbetsdagar.
utlastningen 1 arbetsdag till att förbereda transport och slutligen tar transporten 2 arbetsdagar.
Tabell 3: Beställningspunkter för de olika högvolymarna och aktuellt säkerhetslager år 2020.
Produktnummer: Beställningspunkt: Säkerhetslager (2020):
2004.212-0002 179 101
2008.281-0001 134 84
2008.212-0002 109 57
Figur 5 illustrerar hur högvolymarna beställdes i olika kvantiteter under år 2019. Det finns markanta ojämnheter i beställningsmönstret. Enligt SDC-Metz läggs nya order när lagret är lika med eller under beställningspunkten. Deras affärssystem, GIM, räknar då ut ett förslag på orderstorlek.
Kalkyleringen är baserad på aktuell orderstock, flödesenheter och kundens efterfrågan. Anskaffningsansvarig hos SDC-Metz reglerar dock
orderförslagen ofta för att skapa ett jämnare orderflöde till Xylem. Det är tydligt att distributionscentret beställer mer under kvartal ett och två. Det beror på att SDC-Metz vill bygga upp ett lager som klarar av minskad kapacitet och fortsätta upprätthålla en stabil leveransförmåga under semesterperioden, då Xylem går ner på 70%. Under 2019 beställdes totalt 325 semesterprodukter och högvolymarna stod tillsammans för 240 utav dessa. Order för semesterprodukter kommer alltid till Xylem innan årsskiftet och ska vara tillverkade innan vecka 26. Under kvartal tre och fyra beställs mindre, för att det vanliga lagret ska minskas för att få ett bra bokslut.
4.2.2 Orderbehandling
Orderavdelningen tar emot order från olika distributionscenter, där bland SDC-Metz. På orderavdelningen granskas och behandlas order. De skickar även ut information om förseningar och ändrade förutsättningar.
Avdelningen har inte någon koppling till produktionsplaneringen, utan går direkt på de förfrågningar i form av order som kommer in. Av SDC-Metzs order hanteras endast kundorder, alltså produkter som inte ingår i BSL. Istället går BSL-order direkt till produktionsplaneringen utan att granskas av orderavdelningen. När en kundorder är kontrollerad och godkänd av
orderavdelningen skickas den till produktionsplaneringen på verkstaden.
4.2.3 Huvudplanering
Huvudplanerarens främsta uppgift är att ta in försäljningsprognoser från marknadsavdelningen och utifrån den data ta beslut om produktionstakt för Xylem. Produktionstakten bygger på analys av orderstock, historisk data, aktuella ledtider och kapacitet kring material och personal. Beslut om nya prognoser sker årsvis och bryts ner till nya takter varje månad. Produktionen anpassar material och personal efter takterna. Tanken med prognosbaserad planering är för att underlätta planering ute på verkstäderna och att företaget alltid ska ligga steget före med material och bemanning. Enligt
produktionschefen på PVB stämmer prognoserna bättre över ett helt år än månads- eller veckovis för line 39. Det stämmer även för år 2019, som visas i Figur 6 och 7, då skillnaden endast var 10% mellan prognos och verkligt utfall. Som mest skiljer det 44% månadsvis och 59% veckovis på linan. Efter analys av nuläget stämmer det att prognoser för ett helt år är säkrare än vid prognoser för månads- och veckovis. På line 39, där en stor mängd produkter flödar, innebär avvikande prognostisering problem för detaljplanering av personal och material. Det riskerar också att påverka företagets OTD negativt.
Figur 6: Graf över antal produkter, jämförelse mellan prognos och verkligt utfall, månadsvis, line 39
Figur 7: Graf över antal produkter, jämförelse mellan prognos och verkligt utfall, veckovis, line 39
4.2.4 Produktionsledning
Produktionsledaren ansvarar för att bemanna monteringen och det kräver nära kommunikation med produktionsplanering och materialanskaffning.
Kommunikationen är viktigt eftersom de tillsammans planerar för vad som ska och kan monteras. Det är totalt 28 personer som arbetar i monteringen varav 12 har kompetens att montera på line 39. Idag planeras linan utefter en kapacitetsdimensionering för medelbehov som utgår från huvudplaneringens produktionstakt. Det kan beskrivas som en behovsplanering över lämplig kapacitet månadsvis. Varje fredag görs en detaljplanering för kommande veckas produktionskapacitet som tar hänsyn till verklig efterfrågan. Detaljplaneringen bestäms under ett möte på 20 minuter där
produktionsledare, produktionsplanerare och samordnare deltar. När efterfrågan inte stämmer överens med behovsplaneringen krävs ökad eller minskad kapacitet, för att klara av det verkliga behovet. Vid ökad kapacitet behöver linan låna in personal från andra linor, verkstäder eller begära övertid. Det leder till onödiga kostnader samt att andra linor och verkstäder blir lidande och kräver omplanering. Företaget använder alltså kapacitet som en buffert för att hantera variationen på line 39.
Figur 8 visar bemanningen för line 39 under år 2019, både för planerat antal timmar och verkligt utfall. Prognosen är beräknad, största delen av året, till 144 timmar i veckan för line 39. Det motsvarar en kapacitet på fyra
montörer. Prognosen stämmer inte med det verkliga utfallet vilket har lett till omorganisering av personal. För kvartal ett hade företaget under vecka tio en ökad kapacitet på 33 timmar mot prognosens takt. Det motsvarar ungefär en extra montörs arbetsvecka. Däremot hade företaget, under vecka nio en minskad kapacitet på 26 timmar. Svängningarna visar tydligt att företaget använder bemanning som en buffert för att matcha verklig efterfrågan.
Med tanke på att företaget under semesterperioden har en kapacitet på 70%, reagerar författarna på att prognosen fortfarande planerades för 100%, vilket motsvarar 144 timmar. Hade prognosen planerats för en kapacitet på 70%, alltså 100 timmar, hade bemanningen stämt bättre överens och företaget hade undvikit stressig omplanering.
Figur 8: Graf över kapacitetsplanering, jämförelse mellan prognos och verkligt utfall, veckovis, line 39.
I Tabell 4 presenteras Xylems leveransförmåga (OTD) för line 39 under år 2019. Xylem beräknar OTD genom ettor och nollor, där ettor betyder att företaget har levererat i tid, alltså en OTD på 100%. Nollor betyder att företaget inte har levererat i tid och har då en OTD på 0%. Från tabellen framgår det att leveransförmågan varierar mellan de olika månaderna men till största del befinner sig inom godkänt resultat, vilket är minst 90%. Februari är den enda månaden då företaget inte klarade av att upprätthålla högt OTD. Enligt data från datalagret, Business Objects, berodde den låga leveransförmågan framförallt på bristande kapacitet i montering. Det innebär att företaget inte hade tillräckligt med personal för att klara antalet order och att orderingången överskred taktbeslutet. En analys författarna gör av
kapacitetsproblemet är att under perioden har många semester samt att det är vanligt med hög sjukfrånvaro. Vid vidare granskning av orderingång
framgår det också att SDC-Metz beställde stora volymer av högvolymarna, vilket kan ses i graf tre. Den höga orderingången i kombination med låg bemanning innebar planeringssvårigheter, vilket resulterade i låg OTD i februari.
Tabell 4: Leveransförmåga (OTD) för line 39, år 2019
Månader: 1:or 0:or Summa: OTD:
Januari 125 11 136 91,9%
Februari 116 42 158 73,4%
April 130 0 130 100,0% Maj 134 1 135 99,3% Juni 127 5 132 96,2% Juli 112 11 123 91,1% Augusti 92 8 100 92,0% September 106 0 106 100,0% Oktober 115 3 118 97,5% November 130 14 144 90,3% December 81 1 82 98,8% Totalt: 1407 104 1511 93,1%
Totalt sett hade Xylem en hög OTD under år 2019, vilket tyder på att de har kunna tillverka produkterna trots felberäknade prognoser. När prognosen är beräknad för en högre takt än det verkliga utfallet framgår det att företaget håller en fortsatt hög OTD och planerar om kapaciteten till andra linor. Det kan ses under sommarperioden, kvartal tre, då endast ett fåtal timmar arbetades på linan och företagets OTD var fortsatt hög. När
produktionstakten har räknat med en lägre efterfrågan än verkligt utfall har företaget lyckats lösa det genom att öka kapaciteten. Linan har då lånat in kapacitet från andra linor, verkstäder och beordrat övertid. Att företaget har klarat att hålla hög OTD vid lågt beräknad produktionstakt tyder också på att material inte har varit ett problem, då det har funnits på plats i tid.
4.2.5 Produktionsplanering
Planeraren ansvarar för att hålla montörerna sysselsatt och planera in order. Order kommer antingen från SDC-Metzs eller från Xylems
orderavdelningen och planeras för rätt lina. Vid planering av order kontrolleras om material finns tillgängligt och när produktionen har
kapacitet för montering. När antal order skiljer sig avsevärt från prognosen, är kommunikation med produktionsledare och anskaffare viktigt eftersom personal och material måste anpassas mot det verkliga utfallet. När
kapaciteten inte går att påverka behöver planeraren omprioritera order och försena, vilket genererar en lägre OTD. Målet är att alltid klara kundens önskade leveransdatum, så länge de håller sig till Xylems ledtider på produkter. För line 39 är standard ledtid tio arbetsdagar från att en order läggs tills den ska vara packad. Det ger inte mycket utrymme för planering och anpassning av kapacitet, vilket gör att kapacitetsplanering är väsentligt för utfallet. Under kvartal ett och två hade planeraren 325 semesterprodukter från SDC-Metz som skulle tillverkas innan vecka 26. Det fungerar på
liknande sätt varje år vilket innebär att planeraren har stort utrymme att planera in produkterna. Semesterprodukterna kan ses som
utfyllnadsprodukter som lättare kan anpassas efter produktionskapaciteten, dock endast under kvartal ett och två.
4.2.6 Anskaffning och leverantör
Anskaffaren ansvarar för att material och komponenter ska finnas
tillgängligt när montering av order ska påbörjas. Anskaffaren utgår också från de prognoser som huvudplaneringen tar fram. Det innebär att
anskaffaren lägger order till leverantörer utefter prognosen. Likt
produktionsplaneringen och -ledningen måste även anskaffningen agera snabbt när prognoserna inte stämmer överens med det verkliga utfallet. För att klara av en viss grad av svängningar har anskaffaren ett säkerhetslager på vissa viktiga komponenter som går till alla produktnummer, där bland kåpor. Säkerhetslagret medför en högre OTD, eftersom materialen alltid finns på plats. Det leder till minskad risk för förseningar av order.
Under 2019 skedde en stor förändring, då den största leverantören av kåpor, Mönsterås Metall AB, gick i konkurs. Det påverkade mycket eftersom leverantören hade ett VMI-lager på Xylem och leveranstiden på komponenterna var endast en dag. Efter konkursen bytte Xylem till en leverantör i norra Italien, Fonderie PL, vilket resulterade i förlängda leveranstider med större osäkerhet. Dock blev komponenterna billigare än tidigare. För att kompensera den förlängda leveranstiden använder Xylem ett säkerhetslager som har produkter som räcker för en till två veckors
produktion, i förhållande till prognoserna.
Allt material till produkterna på line 39 köps in av olika leverantörer. Det material som följs i nulägeskartan är kåpor. Valet av artikel kommer från diskussion med anskaffning, som menar på att materialet är viktigt för att linan ska vara igång. Detta eftersom kåporna går till alla produkter som monteras på linan. Den italienska leverantören, Fonderie PL, får beställning av kåpor från anskaffningen efter de taktbeslut som huvudplaneringen skickar ut. De levererar i snitt 336 komponenter varje vecka. Nya Mönsterås Metall AB, som startade upp efter Mönsterås Metalls konkurs, får ibland också en order på 336 stycken kåpor. Dessa beställs när säkerhetslagret behöver fyllas upp. Enligt anskaffaren görs detta för att hålla kvar Nya Mönsterås Metall som leverantör om något skulle hända med den italienska leverantören.
4.2.7 Samordnare och montering
Samordnarens roll är en balanseringstjänst som har till uppgift att beordra ut order som produktionsplanering har lagt ut för montering. Beordringen innebär att ett tillverkningskort och etiketter skrivs ut som samordnaren sammanställer till monteringen. Samordnaren förser även linan med material som behövs för montering. Detta för att montörerna aldrig ska behöva avbryta monteringen för att fylla på med material. Balanseringstjänsten
medför en minskad variation för hela processen och cykeltiderna hålls nere för line 39.
Monteringslinan har fyra stationer och är anpassad för fyra montörer. Dock varierar antalet montörer mellan en till fem beroende på hur mycket som finns att göra. Under en hel arbetsdag är en montör beräknad att montera 20 produkter, enligt ansvariga för planering. Produkterna tillverkas enligt ett FIFO-system, alltså i ett kontinuerligt flöde utan att lagras mellan de olika stationerna. Enligt författarnas observationer är linan uppbyggd med en hög processtabilitet, vilket innebär att det inte är särskilt stor risk att det blir fel i monteringsprocessen. På linan packas även produkterna och sätts på pallar innan de är redo för att skickas iväg. På en pall får det vanligtvis plats 12 eller 16 stycken produkter, beroende på vilken sorts produkt det är. För att underlätta packningen bör alla order vara på antingen 12, 16 eller ett antal som är delbart med dessa nummer.
Den normala arbetstiden i monteringen är 7:30-16:19 måndag till torsdag och 7:30-13:00 fredag, vilket också kallas för kärntid. Varje dag har
personalen en 20 minuters betald frukostpaus och måndag till torsdag måste anställda ta minst 40 minuters lunchrast. Dock finns det även en flextid för montörerna, men de allra flesta förhåller sig till den normala kärntiden. Det tas också hänsyn till kortare möten och personliga pauser under arbetsdagen som motsvarar 30 minuter. Den tillgängliga tiden som finns på line 39 blir då totalt 439 minuter under en hel arbetsdag, mellan måndag och torsdag. Det förekommer även avbrott och tillfälliga stopp, dock är det inte med i beräkningen av den tillgängliga tiden. Enligt företaget ska en montör tillverka 20 produkter på en arbetsdag, vilket innebär 22,0 minuter monteringstid per produkt. Dock visar det vid tidtagning av cykeltid att montering av en produkt, i ett flöde tog 1039 sekunder, vilket motsvarar 17,3 minuter.
4.2.8 Utlastning
Efter att produkterna har tillverkats och packats körs de till utlastning. Packade produkter som ska till SDC-Metz står maximalt en dag och väntar på att skeppas vid utlastningen, eftersom det går transporter varje dag. Utlastningen ansvarar för att boka transporter, skicka fakturor, hantera skeppningsdokument och sköta lagerredovisning.
4.3 Nulägesslutsats
Slutsatsen av nuläget är att Xylem har en hög variation mellan planerat antal produkter och verkligt antal produkter. Det leder till att produktionen tvingas planera om snabbt. Prognoserna görs på en huvudplaneringsnivå och
prognostiserar produktionstakten och behov för år, månader och veckor. Det är många inblandade i planeringsprocessen, såsom produktionschef,
produktionsledare, produktionsplanerare och anskaffare, vilket kräver god informationshantering och samarbete för att nå företagsgemensamma mål. Informationen måste tillhandahållas till rätt person, i rätt tid och i rätt mängd för att få ett fungerande flöde. I nuläget medför efterfrågevariationer en hög pisksnärteffekt för många delar i företaget, framför allt för planering av material och personal. Bemanning används idag som en kapacitetsbuffert för att hantera variationen och minska effekterna. Även säkerhetslager på komponenter finns också för att hantera osäkerheterna. Både varierande bemanning och ett stort säkerhetslager leder till höga kostnader för Xylem. I produktionen finns lean-implementering, där bland en balanseringstjänst och ett FIFO-system på linan. Eftersom monteringstiden är relativt kort, bör monteringen generera en låg kostnad för slutproduktens värde. Med hänsyn till att företaget har implementerat en del lean-verktyg och inte har några stora problem på monteringslinan borde detta inte vara en faktor som påverkar den variation som företaget har svårt att hantera.
Variation i efterfrågan är ett stort område att utmana men måste påbörjas någonstans. Genom att utmana planeringsprocessen och produktionstakten samt implementera en alternativ buffert för variationshantering kan företaget få större kontroll och säkerhet. Det innebär också säkrare OTD, minskad detaljplaneringstid och minskat säkerhetslager.