En första grov genomgång av förslagen utfördes av en mindre arbetsgrupp inom juryn, varvid konstaterades att två av förslagen hade allvarliga brister.
Ett tävlingsförslag hade inlämnats och innehöll 48 lägenheter istället för de maximalt angivna 36 lägenheter och ett annat tävlings- förslag hade inlämnats med en redovisad hyra på 1 189 kr i förhål- lande till den maximerade 1 100 kr per kvm och år.
Efter samråd mellan juryns ordförande och tävlingssekreterare skickades ett gruppmail med dessa två frågetecken med begäran om förklaring till samtliga förslagsställare. Eftersom förslagsställarna fortfarande var anonyma fanns inget annat sätt att kommunicera med kontaktpersonerna i entreprenadföretagen. Till första jury- sammanträdet hade endast ett kompletterande brev inkommit från en av förslagsställarna.
Juryn beslutade att det kompletterande brevet skulle öppnas och det kunde konstateras att förslaget med 48 lägenheter hade förändrats till 36 lägenheter utan att de ekonomiska förutsättningarna förändrats.
Vid juryns fortsatta genomgång konstaterades ytterligare brister av mindre och större slag. Exempelvis hade en av förslagsställarna utelämnat köksinredning och tvättutrustning, men också skrivit en motivering till detta.
Juryn fastlade i sitt utvärderingsarbete att det var viktigt att skilja på tävlings- och förupphandlingsmomenten. Vid utvärdering och bedömning av ingående kvaliteter och brister i förslagen skulle dessa inledningsvis noteras för samtliga inlämnade förslag. De brister som därvid upptäcktes, noterades och juryn beslutade först vid sitt slutsammanträde hur dessa brister skulle behandlas.
Juryn lade dock fast principen att för tävlingsmomentet med 100 000 kr i prissumma kommer endast de förslag i fråga, som upp- fyller samtliga uppställda krav.
En annan fråga som tävlingssekreteraren pekade på var att det förelåg behov av att ta in experthjälp för att kontrollera och titta närmare på förslagen inom vissa specialområden.
Juryn ställde sig positiv till att ta in sakkunniga för att kontrollera angivna ytor och de framräknade räntebidragen samt för att studera de redovisade energiberäkningarna. En viktig förutsättning för dessa konsultationer var att de skedde med samma krav på sekretess som det övriga juryarbetet.
Vid granskning av ytorna och räntebidragsberäkningar visade det sig att i flera fall fanns differenser mellan kontrollberäkningarna och de inlämnade uppgifterna. Av denna anledning beslutade tävlings- sekreteraren att skicka ut ett nytt gruppmail till samtliga förslagsstäl- lare med begäran om komplettering. Tävlingssekreteraren begärde in en sammanställning av hur räntebidraget räknats fram.
Företagen skulle även lämna in en bilaga utvisande vilka gemen- samma ytor i respektive hus som var uppvärmda och hur de för- delats vid beräkningar av räntebidrag.
Företagen fick en vecka på sig att utföra dessa kompletteringar och de inlämnade uppgifterna visade stor överensstämmelse med kontrollberäkningarna som utförts.
Beträffande de redovisade energiberäkningarna visade det sig svårt att jämföra de olika hustyperna eftersom husens utformning och byggmetoder blir avgörande för energiförbrukningen. Det material som inlämnats och kontrollerats, kom i första hand att användas i jämförelse mellan likvärdiga hustyper och resultatet vägdes in vid bedömning av ”Drift- och totalekonomi”.
Vid tredje sammanträdet började juryarbetet att ändra karaktär. Till de inledande mötena hade de enskilda juryledamöterna på förhand själva skapat sig en egen uppfattning på den punkt som skulle bedömas och gjort en egen poängbedömning. Det visade sig att det ibland blev mycket varierande uppfattningar. Ordförande i juryn noterade att diskussionen kring bedömningen uteblev och föreslog av den anledningen ett förändrat arbetssätt för juryarbetet. Vid de följande sammanträdena kom istället var och en att redovisa
vilka för- och nackdelar som de enskilda juryledamöterna såg i respektive förslag inom det område som skulle bedömas. Efter att samtliga redovisat sina synpunkter följde en stunds diskussion och de olika förslagen fick på detta sätt en bättre genomlysning.
Diskussionen avslutades med att juryn först enades om en gemensam värdering inom det område som skulle bedömas och sedan diskute- rade man i juryn fram vilken måluppfyllelse som de enskilda förslagen hade i förhållande till varandra. Metoden med dessa gemensamma samtal kring värderingsgrunderna gjorde att juryarbetet upplevdes som mer stimulerande och diskussioner blev mycket mer givande.
Resultatet
Juryn hade ett högt tempo i sitt arbete med i genomsnitt ett samman- träde per vecka och redan i mitten av juni hade man klarat ut att bedöma samtliga nio delområden som skulle genomlysas. De hittills gjorda bedömningar hade betraktats som preliminära och därför krävdes ett slutsammanträde. Vid detta gjordes en snabb genom- gång av samtliga delområden och ett antal mindre justeringar. De fyra förslag som hade erhållit flest poäng togs fram för att vara med i slutdiskussionen.
Efter slutsummering och överläggningar i juryn utsågs ”Det ljuva livet” till bästa förslag. Dessutom beslutade juryn att tilldela
”Kärnpunkten” ett hedersomnämnande som bra förvaltningsobjekt. Juryn beslutade också att betrakta bedömningsmatrisen med poäng- sättning som ett internt hjälpmedel, vilket den utnyttjat för att kunna jämföra de olika förslagen. Motiveringen var att juryns uppgift var att ta fram ett bästa förslag, vilket skulle få ett penningpris. Övriga förslag som uppfyllde förutsättningarna skulle ju företagen också ha möjlighet att förupphandla och representanterna från bostadsföre- tagen såg ingen anledning att inbördes värdera de olika förslagen.
Det beslutades att istället för att skicka ut bedömningsmatrisen så inbjöds var och ett av de tävlande entreprenadföretagen med sina samarbetspartners till ett samtal om förslagets för- och nackdelar. Dessa samtal skulle ske snarast efter att tävlingsresultatet var offent- ligt och efter att man erhållit eventuella kompletteringar inför upp- handlingen.
Juryn beslutade att sekretessbelägga resultatet i avvaktan på ytter- ligare kontroller av förslagen och beslutade att offentliggörande av juryns ställningstagande skulle ske först den 30 augusti i samband med prisutdelningen. Det delegerades till juryns ordförande och tävlings- sekreteraren att avgöra, när de inlämnade kuverten skulle brytas med hänsyn till utställningens planering och om ytterligare uppgifter behövde tas in från företagen med hänsyn till upphandlingen.