Pågående

I våra intervjuer har vi kunnat se att behovet av att skapa mening ständigt finns. Detta eftersom flera intervjupersoner berättade att Försäkringskassan är en organisation som

ständigt genomför förändringar. Exempelvis sade Intervjuperson 5 att “Försäkringskassan har varit i någon form av ständig förändring sedan jag började. Organisatoriskt har det skett förändringar hela tiden” (Intervjuperson 5). Det uppstår alltså hela tiden nya situationer eller händelser som intervjupersonerna behöver skapa mening i. Vi kan däremot inte se att den meningsskapande processen är pågående. Detta eftersom intervjupersonerna pratade om förändringen som att den hade en början när informationen om den kommunicerades ut och att den nådde sitt slut när det gick att se ett resultat av den. Vi upplever därför att Weicks förklaring av meningsskapandet som en ständigt pågående process är problematisk. Detta då vi i intervjuerna inte kunnat se hur den pågående egenskapen är av vikt för att

intervjupersonernas meningsskapande ska vara möjlig. Vi anser därför att egenskapen borde uteslutas ur den meningsskapande processen.

5.1.6 Ledtrådar

Samtliga intervjupersoner har tidigare erfarenheter av organisatoriska förändringar men enbart två personer pratar om dem i relation till den aktuella förändringen. Intervjuperson 1 berättade att under sin anställning har organisationen genomgått flera olika förändringar och sade att

”Det kan ju komma någon ny generaldirektör eller en ny chef eller någonting och de vill sätta sin prägel på verksamheten. Så lyfter de upp någon fråga. Jaa, det där var ju samma sak som vi jobbade med 1987” (Intervjuperson 1). Intervjuperson 1 upplevdes se likheter mellan olika förändringar i organisationen och beskrev dem som att ”… det är ju egentligen bara nya namn på det vi jobbade med då” (Intervjuperson 1). Detta är ett exempel på hur en individ kan använda sin redan existerande referensram för att hitta ledtrådar i det nya som sker. För Intervjuperson 1 utgörs ledtrådarna av specifika ord, begrepp eller fenomen som individen redan känner till eller har hört om förut. Dessa används för att skapa förståelse kring vad den nya förändringen innebär vilket visar betydelsen av egenskapen ledtrådar i meningsskapandet. I detta fall verkar förändringarna egentligen inte innebära någonting nytt, utan innehåller enbart nya ord på gamla sätt att arbeta på.

Intervjuperson 2 använde sig av ledtrådar på ett liknande sätt när medarbetarna informerades om att de skulle genomgå en utbildning i lean. Den första reaktionen för Intervjuperson 2 var ”Jaha, vad är lean?” (Intervjuperson 2). Under tiden som utbildningen pågick och

medarbetarna pratade med varandra och tillsammans försökte skapa en förståelse kring vad lean innebar ändrades förståelsen av det nya begreppet. Intervjuperson 2 berättade vidare att ”Nu när man vet lite mer vad det är så kan man kanske tänka att ja men det är ju ungefär som man gjorde och som man tänkte om man jobbade på ett annat ställe” (Intervjuperson 2). Citatet visar att under tiden förändringen pågår och individen ställs inför nya händelser genereras mer information. Denna information diskuteras med kollegor vilket ger individen än mer information kring det nya. När individen fått tillräcklig information kan detta användas för att relatera det nya till eller jämföra det med tidigare erfarenheter. Ledtrådar uppstår således av att medarbetare tillsammans pratar om den information som har tillkommit under förändringsprocessen. Eftersom att ledtrådar uppstår genom kommunikation kan vi se ett förhållande mellan ledtrådar och meningsskapandets sociala egenskap.

Intervjuperson 1 och Intervjuperson 2 är de enda vi upplevde använde sig av ledtrådar för att skapa mening i förändringen. Detta skulle kunna tyda på att ledtrådar inte är av stor vikt för intervjupersonerna i deras meningsskapande process. Det är däremot svårt att dra den slutsatsen då vi inte vet om det beror på att vi ställde fel frågor eller att denna egenskap av andra anledningar inte kom till uttryck under våra intervjuer. Vi har däremot sett att ledtrådar används i förhållande till egenskaperna socialt och rimlighet vilket tyder på att ledtrådar är av vikt för intervjupersonernas meningsskapande.

5.1.7 Rimlighet

Samtliga intervjupersoner framhävde vikten av tydlig information för att förstå vad en organisatorisk förändring innebär. Det framgick av flera intervjupersoner att det funnits en brist på tillräckligt tydlig information för att kunna förstå vad den aktuella förändringen innebar för dem. Intervjuperson 1 menade att det var svårt att veta vad införandet av lean innebar eller skulle tillföra och sade “Vad innebär det egentligen? För dig. Vad står det för egentligen? Kan du säga att det är någon förenkling och förbättringsresa, eller är det bara att du ska sätta post-it lappar och skriva A3:or, eller vad är det egentligen?” (Intervjuperson 1). Detta är ett exempel på en intervjuperson som inte fått tillräckligt tydlig information om lean för att uppleva det rimligt. För att kunna skapa mening i en ny händelse eller situation behöver intervjupersonerna kunna förstå vad den innebär, hur den kommer att påverkar deras arbete och vad de behöver göra för att agera enligt den.

I våra intervjuer kan vi se att samtliga intervjupersoner försökt hitta saker i informationen som kan förklara vad förändringen skulle innebära för dem och hur den kan komma att påverka deras arbete. Intervjuperson 4 hade svårt hitta saker i informationen som skulle underlätta förståelsen för förändringen och sade:

Det är svårt att ta till sig nånting när man känner att jag hittar inte nån, jag hittar ingen nytta, jag hittar inte nytta för kunden, jag hittar ingen nytta för mig. Ärendet går inte bättre att utreda, det blir inte en säkrare handläggning, besluten blir inte säkrare, inget, alltså vi kunde inte se var vinsten fanns nånstans och då är det svårt (Intervjuperson 4).

Detta är ett exempel på att vetskapen om varför en förändring ska genomföras eller vad den innebär för intervjupersonen är av betydelse för att skapa mening i den. Att

intervjupersonerna inte visste vad som förväntades av dem gjorde det svårare för dem att förstå och skapa mening i förändringen. När individer inte får information om vad som ska ske går situationen inte att relatera till något som redan är känt. Det försvårar möjligheten att hitta ledtrådar i den nya situationen, vilket i sin tur gör det svårt att uppleva den som rimlig. Här synliggörs ett förhållande mellan ledtrådar och rimlighet. Ledtrådar verkar som en förutsättning för att individerna ska kunna skapa rimlighet i meningsskapandet. Flera av intervjupersonerna upplevs däremot inte ha använt sig av ledtrådar vilket skulle kunna förklara varför de haft svårt att uppfatta förändringen som rimlig. Att intervjupersonerna inte uppfattat förändringen som rimlig har försvårat deras förståelse för förändringen. Rimlighet är

därför en viktig del av meningsskapandet då det förutsätter information kring det som sker vilket bidrar till förståelse.

5.2 Hur upplever medarbetarna att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen?

I detta avsnitt presenteras analysen av studiens resultat i frågan om hur medarbetarna upplever att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen. Flera intervjupersoner framhävde en brist på tydlig information från chefer och ledning gällande vad den organisatoriska förändringen innebar. På frågan om hur de önskar att information kommuniceras ut svarade Intervjuperson 8:

Information överhuvudtaget. För att man mår ju bättre när de går ut och säger att vi vet faktiskt inte, men vi jobbar på problemet. Ungefär som när det blir avbrott på Tv:n. Vi jobbar på det här. Vi vet inte riktigt vad det beror på men vi jobbar på det som sagt. Att man är medveten om de problem som faktiskt finns. Det gick ju en lång period, flera månader innan den här sommaren till exempel, där man hörde inte ett smack. Man fick ingenting liksom (Intervjuperson 8).

Intervjuperson 8 uttrycker här hur informationen från chefer och ledning varit bristfällig. Intervjupersonen menar att det inte spelar någon roll om informationen är positiv eller negativ, information överhuvudtaget är av vikt för att förstå vad som sker och varför. Detta går även att belysa med hjälp av Intervjuperson 3 som tyckte att det ska informeras om att ”Det här planerar vi nu att göra, liksom så här långt har vi kommit och det här är nästa steg” (Intervjuperson 3). Att informera om vad medarbetarna kan förvänta sig en tid framöver ser vi är av vikt för att medarbetarna ska kunna skapa förståelse för situationen. Att chefer och ledning kommunicerar ut information om förändringen är ett sätt att ge medarbetarna möjlighet till att skapa mening i den vilket visar vikten av den sociala egenskapen i den meningsskapande processen.

Trots att det upplevs vara brist på tydlig information framgick det av två intervjupersoner att chefer och ledning har arbetat med att kommunicera ut information kring förändringen. Exempelvis berättade Intervjuperson 6 att information delgivits genom att medarbetarna fått ta del av “… ett jättebildspel som vi skulle gå igenom tillsammans där det här

Intervjuperson 6 berättade att i videofilmen intervjuades generaldirektören som berättade om förändringen. Detta förstår vi som en meningsgivande process där chefer och ledning

medvetet arbetar med att styra medarbetarnas förståelse av förändringen i en viss riktning genom att delge en viss typ av information. Vilken information som intervjupersonerna fått ta del av samt hur informationen presenterades har påverkat hur de skapat mening i

förändringen. I våra intervjuer har vi sett att de som fick ta del av utförlig information om förändringen kunde beskriva orsaken bakom den samt vad den innebar. De som istället upplevde brist på information uttryckte svårigheter att förstå vad förändringen innebar och varför den skulle genomföras.

Meningsgivandet kan förstås som en social process vilken sker genom kommunikation mellan chefer, ledning och medarbetare. Det går därför att relatera meningsgivandet till den sociala egenskapen i meningsskapandet. Att kommunicera ut tydlig information är av vikt för att medarbetarna ska kunna hitta ledtrådar som i sin tur kan bidra till att de upplever rimlighet och förståelse i förändringen. Meningsgivandet blir således en betydande del i den

meningsskapande processen då den skapar förutsättningar för andra egenskaper som används för att skapa mening.

6. Slutsatser

Under denna rubrik redogörs för de slutsatser analysen lett fram till. Inledningsvis presenteras slutsatser av studiens första frågeställning och därefter slutsatser av studiens andra frågeställning. Slutligen redogörs för studiens sista frågeställning där vi med hjälp av resultatet utvecklar teorin om den meningsskapande processen.

6.1 Hur har medarbetarna skapat mening i den organisatoriska förändringen ”Vår gemensamma resa”?

Studiens syfte är att undersöka hur medarbetare skapar mening i den organisatoriska

förändringen ”Vår gemensamma resa”. Analysen visar att detta har skett genom sex av de sju egenskaperna som Weick diskuterar i sin teori om den meningsskapande processen.

Intervjupersonerna har använt sin identitet för att förstå sin omgivning och därmed kunna skapa förståelse för förändringen. De har gjort retrospektiva återblickar på förändringen och sett till resultatet för att avgöra vad förändringen bidrog till. Intervjupersonerna har till viss del varit med och skapat sin omgivning men menar att ytterligare delaktighet skulle öka deras förståelse för förändringen. Genom att interagera och kommunicera använder

intervjupersonerna den sociala egenskapen för att bekräfta sina upplevelser av förändringen med hjälp av andra kollegors upplevelser. Intervjupersonerna har inte använt den pågående egenskapen för att skapa mening i förändringen. Intervjupersonerna använder ledtrådar för att hitta delar i informationen de kan relatera till tidigare erfarenheter för att underlätta

förståelsen i det nya. Intervjupersonerna använder sig av dessa ledtrådar för att hitta

tillräckligt med rimlig information om förändringen för att kunna förstå och skapa mening i den.

6.2 Hur upplever medarbetarna att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen?

Studiens andra frågeställning handlar om hur medarbetarna upplever att chefer och ledning arbetat med meningsskapande i förändringsprocessen. Intervjupersonerna upplevde brist på tydlig information kring förändringen. De upplevde svårigheter i att förstå vad som skulle ske och i vilket syfte förändringen skulle genomföras. Det framgick däremot av två

intervjupersoner att chefer och ledning tilldelade information om förändringen genom att de visade ett bildspel och en video där förändringen förklarades. Detta är ett exempel på hur chefer och ledning arbetade med meningsgivande vilket innebär att de medvetet styr medarbetarnas förståelse av förändringen i en viss riktning. Chefer och ledning har haft

ansvar för vilken information som medarbetarna får ta del av samt hur informationen presenteras. Meningsgivandet sker genom kommunikation och kan därför förstås som ett uttryck för den sociala egenskapen i den meningsskapande processen.

6.3 Kan vi med hjälp av resultatet utveckla teorin om den meningsskapande processen?

Studiens tredje frågeställningar handlar om huruvida vi med hjälp av resultatet kan utveckla teorin om den meningsskapande processen. Med hjälp av analysen av resultatet har vi kommit fram till slutsatser som besvarar frågeställningen. Weicks teori kan inte utvecklas med hjälp av studiens resultat. Däremot kan vi fördjupa förståelsen för och tydliggöra den

meningsskapande processen. Detta gör vi genom att tydliggöra hur egenskaperna tas i uttryck, utesluta egenskapen pågående samt tydliggöra förhållandet mellan egenskaperna. Detta åtgärdar de brister vi uppmärksammat i Weicks teori. Med hjälp av vår studie kan vi således säga mer om hur den meningsskapande processen går till än vad som framgår av Weicks teori.

I våra intervjuer har vi sett vikten av flera av de egenskaper som Weick menar att den meningsskapande processen består av. Egenskaperna socialt samt medskapande i sociala miljöer har varit mest framträdande i intervjupersonernas meningsskapande då vi i vår analys kunnat se tydliga förhållanden mellan dem och övriga egenskaper. Detta då vi sett att

intervjupersonerna hade lättare att förstå förändringen genom att interagera, kommunicera och vara delaktiga vilket är uttryck för den sociala egenskapen respektive medskapande i sociala miljöer. Vi har inte kunnat identifiera nya egenskaper som intervjupersonerna använder sig av i sitt meningsskapande. Däremot har vi med hjälp av symbolisk interaktionism, normativt handlande, meningsgivande och empirin kunnat tydliggöra hur några av egenskaperna kan komma i uttryck vilket har presenterats i analysen av tidigare frågeställningar.

Genom att visa hur de olika egenskaperna kommer till uttryck kan vi tydliggöra hur meningsskapandet sker och således åtgärda den bristen vi sett i Weicks förklaring. Vi har däremot inte kunnat se hur den meningsskapande processen kan förklaras som pågående då den situation som mening ska skapas i både har en början och ett slut. Vi föreslår därför att egenskapen utesluts då vi inte kan identifiera dess funktion för meningsskapandet eller hur den förhåller sig till de övriga egenskaperna. Efter utvecklingen av den meningsskapande

processen består den därmed enbart av sex egenskaper; identitet, retrospektivt, medskapande i sociala miljöer, socialt, ledtrådar och rimlighet.

Vidare hjälper empirin oss att utveckla och tydliggöra hur egenskaperna i Weicks teori förhåller sig till varandra. Detta förhållande kan förklaras genom att identitet används för att förstå sin omgivning och skapas genom interaktion och kommunikation vilket i sin tur förstås av den sociala egenskapen. Genom interaktion och kommunikation har medarbetarna

möjlighet att vara delaktiga vilket förstås av medskapande i sociala miljöer. Genom att interagera och kommunicera utbyter medarbetarna erfarenheter och upplevelser av

förändringen varpå ledtrådar uppstår. Ledtrådarna används för att skapa rimliga förklaringar till det som sker. När en rimlig förklaring till en ny händelse eller situation skapats är det möjligt att förstå innebörden av den. När det är möjligt att sätta ord på händelsen eller situationen skapas mening vilket sker retrospektivt.

7. Slutdiskussion

I detta kapitel diskuteras studien i dess helhet. Inledningsvis diskuteras problematik med teorin och analysen samt hur det hanterats. Vidare diskuteras forskningsansatsen och ett eventuellt problem i intervjuguiden. Därefter diskuteras intervjuns roll i intervjupersonernas meningsskapande. Avslutningsvis presenteras tankar kring framtida forskning kring den meningsskapande processen.

Då teorins originalspråk är engelska fann vi tidigt svårigheter att översätta begreppen till svenska och samtidigt behålla dess innebörd. Engelskans sensemaking har vi översatt till meningsskapande och att skapa mening vilket har lett till ett problem gällande syftning av ordet mening. Att skapa mening i detta sammanhang handlar om att förstå och hantera en situation. Trots problem med språket valde vi att presentera den meningsskapande processen och dess egenskaper på svenska men har redovisat den engelska översättningen.

Beskrivningen av meningsskapandets egenskaper har däremot inte kommit att beröras av problemet med översättningen.

Under ett tidigt skede av analysen av intervjumaterialet fann vi även problematik i Weicks teori. Vi insåg att teorin inte fullständigt förklarar hur den meningsskapande processen går till. Weick redogör för vilka egenskaper som är av betydelse för den meningsskapande processen men brister i att förklara vad egenskaperna innebär, hur de uppstår samt hur de kommer till uttryck. Vi anser även att Weicks teori inte tydligt förklarar hur de olika egenskaperna förhåller sig till varandra. Exempelvis redogör Weick för identitetens betydelse för meningsskapandet men förklarar inte vad identitet betyder, hur den uppstår, kommer till uttryck eller förhåller sig till de övriga egenskaperna. Trots detta valde vi att fortsätta studien med Weicks teori som grund och i analysfasen kompletterades den med hjälp av andra teorier och begrepp vilka vi ansåg kunde förklara egenskaperna i Weicks teori på ett bättre sätt.

Den abduktiva forskningsansatsen innebar en möjlighet att pendla mellan empiri och teori i vår analys. Det har varit till hjälp för att handskas med problematiken i Weicks teori om den meningsskapande processen vilket bidrog till möjligheten att komplettera teorin. Ansatsen har således varit effektiv för att utveckla teorin genom att öka förståelsen för och tydliggöra den meningsskapande processen.

En annan tanke som uppkom under analysen var problemet med att belysa hur egenskapen ledtrådar togs i uttryck i vår empiri. Intervjupersonerna pratade om egenskapen men det framgick inte hur de konkret använde sig av den i sitt meningsskapande. Det skulle kunna bero på att intervjupersonerna inte använde sig av ledtrådar för att skapa mening men vi kunde ändå se dess betydelse i förhållande till egenskapen rimlighet. Att vi inte kunde se hur intervjupersonerna konkret använt sig av ledtrådar skulle även kunna bero på att vi ställde fel frågor under intervjuerna och därmed inte gav intervjupersonerna möjlighet att visa hur egenskapen kan uttryckas. För att förhindra detta hade vi kunnat ställa en riktad fråga om hur intervjupersonen använder sig av ledtrådar eller tidigare erfarenheter i sitt meningsskapande och således få svar på och kunna belysa egenskapen. Detta hade däremot gått emot syftet med intervjuguiden vilket var att hålla frågorna öppna och låta intervjupersonerna själva berätta om deras upplevelser av den organisatoriska förändringen. En riktad fråga hade heller inte gett oss förståelse för egenskapens betydelse i den meningsskapande processen då den kanske endast skulle uttryckas för att frågan ställdes.

En ytterligare aspekt vi funderat kring är intervjuns roll i intervjupersonernas

meningsskapande process. I tidigare kapitel har vi nämnt att exempelvis den retrospektiva egenskapen blev automatiskt framträdande eftersom medarbetarna under intervjuerna fick prata om något som redan ägt rum. Detta skulle kunna innebära att även andra egenskaper i den meningsskapande processen endast blev framträdande under intervjutillfället och

egentligen inte användes under intervjupersonernas meningsskapande. Vi kan däremot inte se vilka dessa skulle kunna vara men vi vill ta hänsyn till att risken finns. Vi kan därför inte med säkerhet veta hur medarbetarna skapat mening innan intervjun ägt rum och därmed inte veta den exakta betydelsen av de olika egenskaperna för den meningsskapande processen.