Projektplanen beskriver bland annat projektets syfte, mål och dess genomförande.
Planen är ett viktigt underlag vid bedömningen av medfinansiering från Flyktingfonden.
Utöver detta fungerar den som underlag vid uppföljning och utvärdering av projektets verksamhetsresultat. Projektplanen beskriver även de aktiviteter som återfinns i finansplanen i form av kostnader. Projektplan och finansplan är bilagor till kontraktet, varför alla ändringar eller tillägg som görs (t.ex. under tiden efter ansökan eller inför kontrakt) måste in i planen.
Nedan följer de rubriker som återfinns i mallen Projektplan. Under varje rubrik finns en beskrivning av vad avsnittet ska innehålla och ett antal exempel på frågeställningar som ska besvaras.
Europeiska flyktingfonden eller Europeiska återvändandefonden Ange från vilken fond projektet söker medfinansiering.
Ursprunglig version eller reviderad version
Ange om projektplanen är ursprunglig, dvs. den plan som lämnas i samband med ansökan eller om det är en reviderad version. Ange när planen upprättats eller reviderats. Om det är en reviderad version, ange vilken revidering det är
(nummer). Tänk på att projektplanen måste uppdateras vid relevanta förändringar och att dessa ska anmälas i förväg till fondenheten.
Projektets namn
Skriv namnet på projektet.
EF-nummer
Denna uppgift anges om projektet beviljats medfinansiering och redan tilldelats ett EF-nummer. EF-numret anges vid eventuella revideringar av projektplanen.
1. Bakgrund och syfte
Detta avsnitt ska ge en tydlig bild av varför projektet behövs och beskriva syftet med insatsen. Det är viktigt att beskrivningen har rätt perspektiv – är projektet på lokal nivå bör bakgrunden utgå ifrån lokala behov och förutsättningar. Av
bakgrunden ska det framgå vilka utvecklingsbehov som projektet är tänkt att tillgodose. Det är viktigt att komma ihåg att fonderna inte ger
medfinansiering till ordinarie verksamhet.10 Därför ska kopplingen till de nationella behov och mål som identifierats i det fleråriga programmet alltid anges.
Har projektet föregåtts av en förstudie, kartläggning eller liknande ska dessa anges i detta avsnitt. Det är viktigt att vara noga med dessa delar eftersom de får stor betydelse när beslut om eventuell medfinansiering fattas. Fondenheten kommer inte själva att hämta in den här informationen.
I bakgrunden ska även anges inom vilket prioriterat område projektet tillhör. Om ni anger att projektet är särskilt prioriterat enligt kommissionens riktlinjer ska detta motiveras. Fondens prioriteringar finns i Flyktingfondens fleråriga program och faktabladet som finns på Migrationsverkets webbplats. Ha alltid målgruppen i fokus i beskrivningarna så att medel söks inom rätt prioritering.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vilka behov eller problem ska lösas? Koppla behoven även till de nationella behov som framgår av det fleråriga programmet.
Har ni genomfört förprojektering innan ansökan, ange detta.
Hur ska de identifierade behoven eller problemen lösas?
Vilket är projektets övergripande syfte?
Hur ser nuläget ut? (Håll beskrivningen på en realistisk nivå!)
Vilket av kommissionens prioriterade områden tillhör projektet? Är projektet att betrakta som särskilt prioriterat i enlighet med kommissionens riktlinjer?
Motivera varför!
2. Projektmål och förväntat resultat
Detta avsnitt ska beskriva vad projektet ska ha uppnått när det är genomfört.
Projektmålet är den situation/förändring som ska råda efter att projektet är avslutat. En bra utgångspunkt när målet formuleras är att beskriva vilken förändring som ska uppnås för målgruppen. Det är viktigt att skilja på
genomförandet, dvs. vad som ska göras i projektet (processen) och det slutliga resultatet, dvs. det förväntade läget när samtliga aktiviteter är genomförda.
Mål och förväntat resultat ska relatera till indikatorerna i avsnitt 3.
Mål bör beskrivas både kvalitativt och kvantitativt. Dessutom ska varje mål vara SMART, dvs. Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. SMARTA mål kan också beskrivas som följande:
10 Se bilaga 1
Specifika – Handla om just det som projektet kan åstadkomma, inte om saker som ni hoppas ska ske genom utomstående krafter (undvika ambitionsglidning, dvs. hålla fokus). Målen ska alltså vara enkla och tydliga att arbeta med. Alla mål ska tydligt formuleras: det räcker inte att ange t.ex. siffror eller dylikt som rubrik för ett mål eller delmål.
Mätbara – Tydliga så att de tolkas på samma sätt av alla berörda och så att det går att följa upp dem, oavsett vem som genomför utvärderingen.
Accepterade av deltagarna – Förankrade hos dem som berörs av projektet.
Realistiska – Möjliga att uppnå med tilldelade resurser för projektet och de förutsättningar som finns runtomkring.
Tidsatta/tidsbegränsade – Möjliga att uppnå under tiden som projektet pågår.
Har projektet etapp- eller delmål ska dessa anges under detta avsnitt. Etapp- och delmål kan användas för att beskriva vägen till projektmålet. Eventuella delmål ska tillsammans bidra till att nå projektets övergripande mål. Eventuella etappmål ska alltid tidsättas. Tänk på att begränsa det totala antalet målsättningar.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vilket/vilka mål har projektet?
Vad är det förväntade resultatet för projektet?
Vilka etapp- eller delmål finns för att nå projektmålet? (Var klar och tydlig vid formulerande av mål!)
3. Indikatorer
Detta avsnitt ska beskriva hur projektets mål (som angivits i avsnitt 2) ska mätas och vilka indikatorer (kvantitativa och kvalitativa) som ska användas för att mäta måluppfyllelse och uppnådda resultat. Indikatorerna ska tydligt spegla valda mål och förväntade resultat.
Ange minst en kvantitativ indikator för varje mål. Ett mål kan ha både kvantitativa och kvalitativa indikatorer. Indikatorn bör vara så konkret att den anges i faktiska antal eller andelar i procent. Indikatorer kan t.ex. mäta resursanvändning och mäta vad som uppnåtts genom vissa insatser.
Indikatorer används för att bedöma vilken grad av förändring som projektet genererat. De kan även användas för att mäta hur långt projektet har kommit i förhållande till uppsatta mål. För att förändringen ska kunna mätas krävs att det finns ett ingångsvärde (nuläge vid projektstart) och ett slutvärde (nuläge vid projektslut). Val av rätt indikatorer är minst lika viktigt som val av mål och behöver anpassas till projektets storlek och kapacitet. Var noga med att beskriva mål och indikatorer så de lätt kan förstås. Oklarheter kan få avgörande betydelse när beslut om medfinansiering ska prövas och när kontrakt ska undertecknas från fondenhetens sida. Det är projektägaren, inte fondenheten, som ansvarar för att dessa delar är tydliga.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Hur ska måluppfyllelse och uppnådda resultat för ert projekt mätas?
Vilka indikatorer ska ni använda? Ange minst en kvantitativ indikator per projektmål och redovisa dem i punktform! Var klar och tydlig vid formulering av indikatorer!
Finns verktygen (t.ex. befintlig statistik) för att mäta måluppfyllelsen i projektet eller krävs det ytterligare arbetsinsatser (t.ex. enkäter eller intervjuer)?
4. Genomförande av projektet
Detta avsnitt ska beskriva hur projektet ska genomföras, dvs. hur man ska arbeta för att nå projektmålet. Val av strategi, metod och arbetssätt är beroende av flera aspekter, t.ex. behovet som föranleder projektet, projektets inriktning och målsättningen med projektet.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vilka metoder och arbetssätt kommer att användas för att genomföra projektet?
Varför är den valda metoden och arbetssättet den bästa för ert projekt?
Vilka utvecklingsaspekter och innovativa inslag finns i projektet?
Hur kommer samverkan med projektpartner att ske?
5. Aktivitets- och tidsplan
Detta avsnitt ska beskriva vilka aktiviteter som ska ingå i projektet, när dessa ska genomföras samt vem som ansvarar för aktiviteterna. Använd den mall som finns i projektplanen. Aktiviteter är medel/verktyg/metoder för att nå projektets mål, inte själva målet med projektet. De aktiviteter som medför kostnader ska kunna härledas i projektets finansplan. Som hjälp för att besvara denna del av
projektplanen kan man exempelvis använda ett GANTT-/flödesschema.
En realistisk tidsplan som är kopplad till aktiviteterna ska upprättas. I tidsplanen ska start- och slutdatum för aktiviteterna anges och när eventuella etapp- eller delmål ska vara uppnådda. Aktivitets- och tidsplanen ska även spegla projektets arbete som rör styrning, uppföljning, information och resultatspridning m.m. som beskrivs i projektplanens avsnitt 9–12. Tänk på att betydande förändringar i projektplanen ska anmälas till fondenheten och godkännas i förväg, så var därför noga och realistiska i er planering. Kom ihåg att det alltid är viktigt och bättre att meddela avvikelser under projektets gång, än att vänta till slutrapporten. På så sätt kan fondenhetens ge tips och råd som kan underlätta för dig som projektägare. I vissa fall leder avvikelser till återkrav om de inte är anmälda i förväg.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
När startar och avslutas projektet?
Vilka aktiviteter ska genomföras i projektet?
När ska aktiviteterna genomföras?
Vem/vilka ansvarar för respektive aktivitet?
När ska etapp- eller delmålen vara uppnådda?
Är aktivitets- och tidsplan realistiska i relation till projektets syfte och målsättning?
Finns det kostnader för aktiviteten? Ange kopplingen till finansplanen!
6. Målgrupp
Detta avsnitt ska svara på vem eller vilka som är projektets målgrupp, dvs. vilka projektet riktar sig mot och vilkas behov det är avsett att tillgodose.
Flyktingfondens målgrupper är som framgår i avsnitt 3.3 ovan asylsökande, personer som fått uppehållstillstånd som flyktingar och skyddsbehövande, anhöriga till flyktingar och skyddsbehövande samt vidarebosatta. Det ska framgå tydligt vilken eller vilka av dessa målgrupper som projektet omfattar.
Förtydliganden rörande målgruppen kan få betydelse när beslut om eventuell medfinansiering fattas. Det är därför viktigt att vara tydlig och realistisk. Allmänt hållna beskrivningar godtas inte., t.ex. ”invandrare”. Tänk också på att med begreppet ”flykting” avser fonderna personer som beviljats
uppehållstillstånd enligt 4 kap, § 1 Utlänningslagen. Tänk på att det kan leda till återkrav att stödja andra än dem som anges som målgrupper i projektplanen och att projektet kan behöva styrka målgruppens deltagande i aktiviteter.
Målgruppen kan vara direkt, den grupp vars behov projektet direkt syftar till att tillgodose, eller slutlig, den grupp vars behov projektet på sikt syftar till att tillgodose.
I detta avsnitt ska även projektets deltagare anges. Observera att deltagarna i projektet och projektets målgrupp inte alltid behöver vara samma individer.
Om projektet avser genomföra insatser för särskilt utsatta grupper inom fondens målgrupper ska projektet beskriva vilka grupper som avses i detta avsnitt. Tänk på att projektet måste kunna dokumentera detta i framtida redovisningar. Se därför till att skrivningarna i projektplanen blir realistiska. Det går inte att åberopa sekretessregler för att undgå dessa redovisningskrav.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vem/vilka är projektets direkta målgrupp, dvs. vem/vilka kommer att direkt påverkas av projektet?
Vem/vilka är projektets slutliga målgrupp, dvs. vem/vilka kommer att på sikt påverkas av projektet?
Vilka är projektets deltagare, dvs. deltar i projektets aktiviteter?
Riktas projektet till särskilt utsatta grupper inom fondens målgrupper – i så fall vilka?
Hur säkerställer projektet att det når målgruppen?
Hur får målgruppen nytta av resultaten?
7. Projektorganisation
Detta avsnitt ska beskriva vilka funktioner och personer som finns i projektet, exempelvis projektledare, projektekonom och övriga personer som ska medverka i projektets verksamhet och ansvara för dess genomförande. Projektpartner och medfinansiärer ska anges i detta avsnitt.
En bra styrning av projekt görs genom en styrgrupp som också ansvarar för projektets riskhantering. En tydlig och engagerad styrgrupp kan också underlätta införlivandet av goda projektresultat när det finns en tydlig mottagare. I
utvecklingsprojekt med fokus på förbättringar kan det vara lämpligt med en referensgrupp bestående av olika intressenter. Styr- och eventuella
referensgrupper ska anges i detta avsnitt, tillsammans med dess syfte, funktion och vilka som ingår.
Kostnaderna för projektets organisation (personalkostnader, konsulter, m.fl.) ska tydligt kunna härledas i finansplanen.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vilka styrande, ledande och utförande funktioner/personer finns i projektet?
Namn på dessa?
Vilken kompetens behövs i projektet? Hur tillgodoses detta behov?
Finns det en referensgrupp och/eller en styrgrupp för projektet? (Ange gruppernas funktioner och namn på deltagare.)
Vilka är projektets medfinansiärer och projektpartner?
8. Riskanalys
Detta avsnitt ska beskriva vilka risker som finns i projektet, dvs. risker att inte kunna fullfölja projektet, nå uppsatta mål och förväntade resultat samt hur dessa risker ska hanteras. Risker kan vara av både intern och extern karaktär, antingen lättare eller svårare att påverka.
Ett projekt innehåller alltid risker och det är därför viktigt att dessa lyfts fram och analyseras för att ha beredskap i det fall något inträffar som kan påverka mål och
resultat negativt. Vanligt förekommande risker är alltför optimistiska tidsplaner, otydliga eller orealistiska mål, att projektledaren eller andra nyckelpersoner slutar, förändringar i den projektägande organisationen eller i målgruppen, att
målgruppen inte kan nås. Under genomförandet ska projektet aktivt arbeta med riskanalysen genom kontinuerlig uppföljning av risker och revidering av riskanalysen.
Ange de risker som projektet identifierat i projektplanens mall. Analysera hur sannolikt det är att risken inträffar och vilken eller vilka åtgärder som ska vidtas samt vem som ansvarar för att detta sker. Använd tabbtangenten för att utvidga mallen och lägga till risker.
För gärna en dialog med fondenhetens personal om du är osäker på din riskanalys.
Riskanalysen finns också angiven i förordningen om intern styrning och kontroll.
Analyserna ska utformas så att de motsvarar förordningskraven.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vilka risker finns i projektet?
Hur troliga är de och hur allvarligt är det om de inträffar?
Vilka åtgärder vidtas för att förebygga och hantera riskerna?
Vem ansvarar för att hantera riskerna?
9. Uppföljning och rapportering
Detta avsnitt ska beskriva hur projektet ska följas upp, både under projekttiden men också efter projektslut. Löpande uppföljningar av både verksamhet och ekonomi görs för att säkerställa att projektet följer planen och arbetar i riktning mot uppsatta mål och förväntade resultat. En framgångsmodell har varit att projektpersonal för en s.k. projektloggbok. Koppla även till vad som beskrivs under avsnitt 5 Aktivitets- och tidsplan.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Hur kommer projektets genomförande och resultat att dokumenteras?
Hur kommer verksamhet och ekonomi att följas upp, internt och eventuellt externt, under pågående projekt?
Hur kommer projektets måluppfyllelse och resultat att mätas? Se även avsnitt 4 Indikatorer.
Ska projektet följas upp på längre sikt, efter projektslut?
10. Utvärdering
Detta avsnitt ska beskriva hur projektet ska utvärderas efter avslut. Utvärdering behövs bland annat för att bedöma projektets framgång och grad av
måluppfyllelse. Det är också av intresse för att kunna bedöma utfallet i förhållande till det fleråriga programmet. Det är viktigt att redan i
projektplaneringen fundera på vilken typ av utvärdering som ska göras och vem som ska genomföra den. För att öka utvärderingens tillförlitlighet bör en
oberoende, extern, utvärderare anlitas. För volymmässigt stora projekt är det ett
krav på extern uppföljning och det kan i dessa fall även komma att ställas krav på att en revisor anlitas för ekonomiuppföljningen. Tänk på att utvärderingstjänsten i många fall ska upphandlas. I de fall där upphandling av utvärderare är aktuell ska ni även beskriva när och hur upphandlingen ska genomföras. Observera att det i utvärderingsrapporten tydligt ska framgå att det rör sig om utvärdering av ett projekt som får stöd från fonden, genom att fondens logotyp placeras på samtliga sidor i rapporten.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Hur ska projektet utvärderas? Beskriv val av metod för utvärdering.
Vem ska utvärdera resultatet? Beskriv motiven till valet av utvärderare.
Om utvärderingen ska upphandlas, när och hur ska det ske?
11. Överföring till ordinarie verksamhet
Detta avsnitt ska beskriva hur och till vem projektresultatet ska överlämnas efter projektets avslut. En tydlig plan för hur projektet ska arbeta för att dess
verksamhet och lärdomar införlivas i ordinarie verksamhet ska anges.
Erfarenheter visar att det är viktigt att lägga ned betydande tid på att analysera och beskriva denna del i ansökan. Projektansökningar som inte tydligt beskriver detta i ansökan kommer med stor sannolikhet att få avslag. Bilaga 1 visar några aspekter som beaktas vid bedömningen av projektansökningarna.
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Vem ska projektresultatet överlämnas till när projektet är avslutat?
Hur ska förvaltning och/eller överföring av projektets verksamhet till ordinarie verksamhet ske?
Hur ska projektet arbeta för att dess lärdomar tas om hand efter projektets slut?
12. Erfarenhets- och resultatspridning
Detta avsnitt ska beskriva hur resultatet och erfarenheterna av projektet ska spridas till andra intressenter som kan ha nytta av projektets resultat.
I avsnittet ska även synliggörandet av EU-finansieringen anges. Samtliga projekt ska aktivt och i olika sammanhang synliggöra att de är medfinansierade av EU.
EU-logotypen ska därför placeras på all form av dokumentation och upprättat material, exempelvis rapporter, enkäter och kursmaterial som projektet producerar. Att projektet medfinansieras av EU ska även uppges om projektet kontaktas i samband med intervjuer och i artiklar (se avsnitt 2.7).
Detta avsnitt ska besvara frågeställningarna:
Hur kommer projektresultat och erfarenheter från projektet att spridas och till vilka?
Hur kommer projektet att synliggöra medfinansieringen från EU?