Personliga ombud

I dokument Kvalitetshandboken 0 (sidor 99-105)

2. Verksamheter

2.8 Personliga ombud

2.8.1. Om Personliga ombud

Personliga ombudsverksamheten i Blekinge riktar sig till personer som är över 18 år och som har en psykisk funktionsnedsättning som är betydande och långvarig både bakåt och framåt i tid. För att få stöd av Personligt ombud ska man ha sammansatta och omfattande behov av vård, stöd och service, rehabili-tering och sysselsättning. Det unika med uppdraget är att Personligt ombud är fristående från myndig-hetsutövning och arbetar på uppdrag av klienterna.

Det övergripande uppdraget är att stödja klienterna att bevaka sina lagliga rättigheter utifrån upplevda behov. I uppdraget ingår även att uppmärksamma och påtala systemfel/brister som verksamheten upptäcker i sitt dagliga arbete. Dessa rapporteras till ledningsgruppen för Personligt ombud. Lednings-gruppen är sammansatt med representanter för de myndigheter som i hög grad kommer i kontakt med samma klientgrupp som personliga ombuden. I styr-dokumentet för verksamheten finns riktlinjer för när en person ska få tillgång till Personligt ombud. Där finns också en prioriteringsordning vid händelse av kö. Cura står för vardagsledning, det vill säga arbets-ledning, arbetsplanering och arbetsgivaransvar.

Det finns fyra Personliga ombud i Blekinge. Dessa är fördelade på två kontor Karlskrona och Karls-hamn med två ombud på respektive kontor. Ombu-den verkar i samtliga av länets kommuner. Besöks-lokaler för klientbesök finns i varje kommun.

2.8.2 Uppdrag, mål och utvärdering

Uppdrag

De personliga ombudens övergripande uppdrag är att möta medlemskommunernas behov av stöd till personer med långvariga omfattande psykiska funkt-ionsnedsättningar. De Personliga ombuden ska också identifiera systemfel inom eller mellan de myndigheter och huvudmän som målgruppen har kontakt med.

Mål

 Vi ska erbjuda klienterna stöd i att få rätt typ av insatser i förhållande till upplevt behov och lag-liga rättigheter. Minst 90 procent av klienterna ska vid avslutad kontakt uppleva att de har fått stöd och hjälp utifrån inledande problemformule-ringar.

 Vårt arbete ska präglas av ett respektfullt bemö- tande. Minst 90 procent av våra klienter ska upp-leva att de fått ett respektfullt bemötande.

Utvärdering

 Vi utvärderar om klienterna upplever att de fått rätt insats i förhållande till sina behov genom att använda oss av en klientenkät vid avslutande kontakt.

 Vi utvärderar om klienterna upplever att de fått ett respektfullt bemötande genom att använda oss av en klientenkät vid avslutande kontakt.

2.8.3. Personella resurser

Personal

4 Personliga ombud, 100 %.

Utbildningskrav

Relevant högskoleutbildning för tjänsten.

2.8.4. Samordnare

Som samordnare för Personliga ombud ingår föl-jande ansvarsområden:

1. Ersätter ansvarig för Personliga ombuden 2. Samordna det dagliga arbetet

3. Externa kontakter 4. Inköp

5. Kompensationsledighet

1. Ersätter ansvarig för Personliga ombud Samordnaren ansvarar för Personliga ombud då verksamhetschef inte är närvarande.

2. Samordna det dagliga arbetet

Samordnaren ansvarar för arbetsplatsträffarna som genomförs en gång i veckan och skriver protokoll vid dessa möten. Samordnaren tar ansvar för att organi-sera verksamhetens arbete tillsammans med övriga personliga ombud. Gällande akuta situationer i kli-entarbetet organiserar samordnaren arbetet. Sam-ordnaren är ansvarig för att verksamhetsangelägna

frågor förs fram till verksamhetschef samt är kon-taktperson gentemot denne.

3. Externa kontakter

Gällande externa kontakter med till exempel kom-muner och landsting har samordnaren ett ansvar att se till att de genomförs tillsammans med övriga per-sonliga ombud. I samråd med verksamhetschef ut-ser samordnaren vem som ska representera Person-liga ombud i officiella sammanhang, såsom kontak-ter med media, föreläsningar med mera.

4. Inköp

Samordnaren beställer kontorsmaterial via Lyreco till kontoret i Karlskrona och till kontoret i Karls-hamn. Mindre utrustning till kontoren samt förbruk-ningsmaterial inhandlas via handkassan. När man ska bjuda på fika i samband med besök, tas detta från handkassan.

5. Kompensationsledighet

Se kvalitetssäkring Personliga ombud 11.2.

2.8.5. Personligt ombud

Som Personligt ombud arbetar man utifrån följande ansvarsområden:

1. Etablera klientkontakter 2. Klientarbete

3. Dokumentation/sekretess 4. Samarbetspartner 5. Marknadsföring

6. Personliga ombud i ledningsgruppen 7. Systembrister

8. Utvärdering/statistik 9. Regional samverkan

10. Kunskaps- och metodutveckling 11. Administration

12. Lokaler

13. Klagomål avseende Personliga ombud 14. Interna arbetsmöten

15. Akutsituationer 16. Postrutiner

1. Etablera klientkontakter

Klientkontakter kan etableras på olika sätt: klienten tar själv kontakt, anhöriga tar kontakt, myndigheter tar kontakt, annan person tar kontakt, annan Per-sonliga ombud-verksamhet förmedlar kontakt eller Personliga ombud etablerar kontakt via uppsökande verksamhet.

Klienten tar själv kontakt med PO via telefon, brev, e-post eller personligt besök. Personliga ombud gör en bedömning om klienten tillhör målgruppen och ger då klienten en tid för möte så snabbt som möj-ligt. I vissa fall hänvisas klienten direkt till annan in-stans. Anhöriga kan kontakta Personliga ombud och anmäla klientens behov av Personliga ombud. Be-dömning görs av Personliga ombud om klienten till-hör målgruppen samt om det finns ett samtycke från klienten till en första kontakt. Personliga ombud

kontaktar klienten och uppger den anhörige som re-ferent.

När en myndighetsperson eller annan person an-mäler en klients behov av Personliga ombud görs samma bedömning som beskrivs ovan och kontakt tas med klienten.

Vid överlämnande från annan Personliga ombud-verksamhet finns ett samtycke från klienten. Tid bo-kas för en första kontakt med klienten, företrädesvis tillsammans med överlämnande Personliga ombud-verksamhet.

Efter tips från anhörig, myndighet eller annan kan Personliga ombud söka upp personen ifråga för att se om hjälpbehov föreligger, om personen själv med-ger detta.

2. Klientarbete

Vid första mötet träffar Personliga ombud klienten på en plats som klienten föredrar, om detta inte är uppenbart olämpligt. Ombuden är alltid två, om inte mötet sker tillsammans med myndighetsperson eller annan personal/anhörig. Genom samtalet med kli-enten försöker Personliga ombud etablera ett förtro-ende och tillsammans med denne görs en behovsbe-dömning. Uppdraget och insatserna prioriteras enligt klientens önskemål. Som underlag i samtalet an-vänds en speciellt utformad enkät för första mötet.

Vid myndighetskontakter fungerar Personliga om-bud som ett stöd genom att förbereda möten till-sammans med klienten och följa med vid möten om klienten så önskar. Personliga ombud formulerar do-kument, brev och skrivelser, tillsammans med klien-ten. Med stöd av klientens medgivande kan Person-liga ombud agera för klientens räkning. Medgivandet ges skriftligen. Personliga ombud ser till att samord-nade möten och nätverksmöten kommer till stånd för klienten.

Personliga ombud ser till att klienten får kontakt med rätt instans och bokar, vid behov, tider för klien-tens räkning. I Personliga ombudens roll ingår att motivera klienten till insatser. I kontakt med myn-digheter och anhöriga hjälper Personliga ombud till att öka förståelsen för klientens situation samt infor-merar klienten om hur samhället fungerar och hjäl-per därmed klienten att ha rimliga förväntningar på insatser.

I uppdraget ingår att bygga upp formella och infor-mella nätverk kring klienten och se till att klienten får tillgång till rätt insats. Personliga ombud har en konsultativ funktion gentemot myndigheter och andra vilket kan sägas utgöra en indirekt form av kli-entarbete.

Personliga ombud för statistik över hur kontakten och insatserna i ärendet har sett ut och för in dessa då ärendet avslutas. Arbetet med klienten utvärde-ras fortlöpande både med klienten och tillsammans med övriga Personliga ombud vid arbetsplatsträffen.

Då ärendet avslutas får klienten en enkät där denne kan tycka till om Personliga ombuds insats.

Personliga ombud har ambitionen att se till att kli-enten får tillgång till rätt insatser av ansvarig in-stans. Vid det avslutande samtalet med klienten summeras insatserna och det görs en återblick av

vad som har hänt under kontakten med Personliga ombud. De minnesanteckningar och övriga skrivelser som har förvarats återlämnas, alternativt förstörs i dokumentförstörare, allt i enlighet med klientens önskemål. Klientens avidentifierade uppgifter förs in i statistikprogrammet.

3. Dokumentation/Sekretess

Personliga ombud har tystnadsplikt och är inte doku-mentations-skyldiga. Det innebär att Personliga om-bud inte upprättar handlingar som rör den enskildes personliga förhållanden. Personliga ombud för end-ast minnesanteckningar. Vid första kontakten an-tecknas vem som ringer, datum, ålder på klienten samt frågeställningar. All form av minnesanteck-ningar förstörs fortlöpande samt i samband med av-slutande av kontakt. De förvaras i låst skåp på kon-toret i Karlskrona eller Karlshamn. Om klientkontak-ten gäller råd och stöd förs inte minnesanteckningar.

I dessa fall dokumenterar Personliga ombud datum samt vilken typ av rådgivning som givits. Detta för den interna uppföljningen.

4. Samarbetsparter

4.1. Kommuner, Landsting och statliga myndigheter Samarbete sker via telefon, e-post samt personliga möten i samband med klientarbetet. Via lednings-gruppen för den personliga ombudsverksamheten, samarbetar Personliga ombud med kommunernas, landstingets, försäkringskassans och arbetsför-medlingens representanter när det gäller övergri-pande Personliga ombud-frågor samt frågor som be-rör målgruppen.

4.2. Intresseorganisationer

Intresseorganisationerna informerar Personliga om-bud om behov som föreligger för psykiskt funktions-nedsatta personer och utsatta grupper i samhället.

Personliga ombud adjungeras till vissa av intresseor-ganisationernas styrelsemöten samt medverkar ibland vid intresseorganisationernas medlemsmö-ten. Representant från intresseorganisationen RSMH (IFS-AP) finns adjungerad i ledningsgruppen för personliga ombud.

4.3. Anhöriga

Som tidigare sagts så händer det att anhöriga infor-merar och anmäler behov av Personliga ombuds in-satser. Personliga ombud strävar efter att göra anhö-riga delaktiga i arbetet kring klienten och stärka den-nes nätverk. Anhöriga kan även få råd och stöd av Personliga ombud, om klienten ger sitt medgivande.

4.4. Kyrkliga samt ideella organisationer

Personliga ombud samverkar med kyrkliga och ide-ella organisationer på det sätt som är lämpligt uti-från den enskilda klienten samt utiuti-från sitt arbete med marknadsföring (se Marknadsföring).

5. Marknadsföring

Personliga ombud tar fram en marknadsföringsplan en gång om året. Marknadsföringen genomförs se-dan i form av broschyrer som läggs i väntrum och andra offentliga lokaler. Personliga ombud blir inbju-den och bjuder in sig till olika former av personalmö-ten, konferenser och liknande hos samarbetspart-ners. Verksamheten synliggörs också genom kontakt med media samt via hemsidan. Ledningsgruppen är ytterligare ett forum för att nå ut med information om Personliga ombud-verksamheten.

I samband med att en ny plan tas fram utvärderas föregående års marknadsföringsplan genom att summera genomförda insatser.

6. Personliga ombud i ledningsgruppen

Personliga ombud är adjungerad ledamot i lednings-gruppen. I ledningsgruppen ingår chefer från psykia-trin, försäkringskassan, arbetsförmedlingen, primär-vården, kommunpsykiatrin, Individ- och familje-omsorgen samt ordföranden i IFS-AP, Curas verk-samhetschef och samtliga personliga ombud. Där lämnar Personliga ombud information och väcker frågor som berör gruppen. Vid varje sammanträde redovisar Personliga ombud systembrister.

Två gånger per år redovisar PO statistik för led-ningsgruppen.

7. Systembrister

Systembristerna kan vara till exempel brister i ruti-ner eller kompetens. Personliga ombud identifierar systembrister i det direkta klientarbetet, i samarbete med andra aktörer och genom egen reflektion.

Systembristerna analyseras utifrån tre nivåer: hand-läggarnivå, lokal nivå samt central nivå enligt de rap-porteringsunderlag som har tagits fram. Se bilagor.

Personliga ombud påtalar systembrister vid direkt kontakt med berörda där detta är lämpligt samt an-vänder i vissa fall ledningsgruppen som kanal för att påtala systembrister som upptäcks. Personliga om-bud har ansvar för att dessa systembrister följs upp vid kommande sammanträden.

I samband med att klienter initieras eller avslutas reflekterar Personliga ombud över eventuella systemfel. Dessa dokumenteras inom ramen för sta-tistikprogrammet samt som minnesanteckningar och förvaras i särskild pärm på respektive kontor.

8. Utvärdering/statistik

Som nämnts tidigare för Personliga ombud in avi-dentifierade klientuppgifter i enlighet med framta-gen webbaserad kvalitets och kvantitetsmodul via In-fosoc. Detta görs för varje ny klient och samtliga om-bud har eget ansvar för att tillföra de uppgifter i pro-grammet som krävs.

Ett av ombuden har ansvar för att, i samarbete med övriga ombud, sammanställa uppgifterna och göra en användarvänlig rapport till ledningsgruppen.

De sammanställda uppgifterna analyseras och sätts i relation till tidigare resultat. Statistiken redovisas vid första sammanträdet med ledningsgruppen på

vårterminen och på höstterminen redovisas halvårs-statistik. Ledamöterna i ledningsgruppen ansvarar för att huvudmannen får kännedom om rapporten.

Curas direktion får rapporten för kännedom.

9. Regional samverkan

Personliga ombud från Blekinge-, Kalmar-, Jönkö-pings- samt Kronobergs län träffas kontinuerligt. Syf-tet med träffarna är erfarenhetsutbyte, gemen-samma

utbildningsdagar, aktuell Personliga ombud-inform-ation samt gemensamma samhällspåverkande in-satser. En av regionen vald arbetsgrupp med Person-liga ombud från varje län har till uppgift att planera och stå som ansvariga för träffarna. Platsen för l träf-farna alternerar mellan länen och minnesanteck-ningar förs för hela regionen. Personliga ombud åter-för vissa frågor till ledningsgruppen där detta är på-kallat.

Samverkan sker även med Personliga ombud, Kris-tianstad kommun genom gemensamma träffar en gång per år.

10. Kunskaps- och metodutveckling En viktig förutsättning för kunskap och metodut-veckling är regelbunden handledning. Personliga om-bud har ärende och metodhandledning två timmar per tillfälle, tio tillfällen om året, med obligatorisk närvaro.

Behov av kompetensutveckling fångas upp i sam-band med utvecklingssamtal. Personliga ombud del-tar i externt och internt anordnade utbildningsinsat-ser. Arbetsgivaren ger stöd till fritidsstudier som är adekvata för Personliga ombuds arbete. Kompetens-utvecklingen utvärderas genom Curas lednings-grupps målenkät som genomförs en gång per år, i ja-nuari/februari.

Personliga ombuds kunskaper och metoder utveck-las genom ett kontinuerligt samarbete med kollegor, internt och externt. Personliga ombud deltar även i andra verksamhetsangelägna konferenser där detta är påkallat och efter samråd med verksamhetschef.

Personliga ombud tar fortlöpande del av informat-ion via nyhetsbrev på nätet, litteratur och tidskrifter i frågor som anknyter till Personliga ombud-verksam-heten. Ett ytterligare sätt att få information/kunskap är via Personliga ombuds ledningsgrupp.

11. Administration

11.1. Tjänstgöringsrapportering

Tjänstgöringsrapportering görs via webbaserat pro-gram, Heroma.

11.2. Semester och annan ledighet

Semesteransökan lämnas till verksamhetschef.

Samråd inför semester skall ske med samordnaren för Personliga ombud-verksamheten. Vid annan le-dighet till exempel i samband med förskjuten arbets-tid eller inarbetad arbets-tid skall även där samråd ske med samordnaren. Ledighet som uppgår till en dag eller mer ska meddelas verksamhetschef.

11.3. Bilar

Personliga ombud verksamheten disponerar två bi-lar. En är stationerad i Karlshamn och en i Karls-krona. Alla ombud ansvarar för skötsel av bilarna.

Personliga ombud har tre bensinkort.

11.4. Handkassa

Samordnaren ansvarar för handkassan i Karlskrona.

Ett av de personliga ombuden i Karlshamn ansvarar för handkassan där. Handkassan bokförs i särskild kassabok på respektive arbetsplats. Kopia på de kvitton som skall åtfölja inköpen, förvaras i anslut-ning till kassaboken. Moms skall framgå av kvittot.

Handkassan redovisas för ekonomiansvarig vid be-hov. Påfyllning av handkassan sker via ekonomian-svarig. Se även Centrala direktiv.

12. Lokaler

Personliga ombud har kontorslokaler i Karlshamn på Fridhemsgatan 27 och i Karlskrona på Holmgatan 9A.

Förutom kontoren finns även besökslokaler i Ron-neby på Fridhemsvägen 27 (Softcenter hus 5), I Sölvesborg på Västra Storgatan 33 (”Fattighuset”) och i Olofström på Bredgatan 28.

Besökslokalerna disponeras i enlighet med vad som överenskommits med respektive kommun.

13. Klagomål avseende PO-verksamheten

Personliga ombud ska ta emot klagomål, dokumen-tera klagomål, vidarebefordra klagomål samt åt-gärda klagomål avseende den personliga ombuds-verksamheten.

Se även Centrala direktiv, Klagomålshantering samt Styrdokument för verksamheten personliga ombud i Blekinge. Dessa förvaras på Personliga ombuds kon-tor.

14. Interna arbetsmöten

De personliga ombuden träffas tre förmiddagar per månad samt en heldag per månad för internt arbete.

Samordnaren är ansvarig för arbetsträffarna.

De personliga ombuden träffar verksamhetschef en gång per månad för gemensamma diskussioner och information. Personliga ombud inbjuds till ut-vecklingssamtal av verksamhetschef samt kan på eget initiativ initiera samtal. Verksamhetschef an-svarar för ombudens lönesamtal.

De personliga ombuden har samma verksamhets-chef som familjerådgivningen och familjehems- och utredningskonsulenterna.

15. Akutsituationer

I Curas verksamheter finns det stora risker för att hot och våld kan förekomma riktat mot både klienter och personal. Personalens agerande skall ske utifrån de centrala direktiv som finns i Curas handlingsplan i kris och katastrofsituationer. Lokalerna skall vara anpassade och utformade så att det finns en så låg

risk som möjligt att bli utsatt för våld och hot. Säker-hetsrutiner kring hot och våld finns också angivna i Centrala direktiv.

Personliga ombud är utrustade med personlarm som bör finnas med vid klientbesök. Larmen är kopplade till SOS alarm. Kontaktpersoner finns på Curas kansli. För övrigt har Personliga ombud sär-skilt utarbetade riktlinjer beträffande säkerhet för Personliga ombud vid klientarbete. Larmet testas två gånger per år i enlighet med gällande avtal. Test-ning sker vid första arbetsplatsträff i januari och au-gusti.

16. Postrutiner

Postadressen för Personliga ombud är:

Rådhuset, 374 81 Karlshamn.

Inkommande post vidarebefordras av kansliet till respektive kontor i Karlshamn eller Karlskrona Utgående post lämnas i utgående postlåda i arki-vet alternativt skickas direkt till mottagare.

2.8.5. Kvalitetsansvarig

Ansvarsområden 1. Kvalitetscirkel

2. Justera och uppdatera i kvalitetshandboken 3. Information till nyanställda, vikarier och praktikanter

4. Samarbete med övriga verksamheters kvalitetsansvariga

5. Sammanställning av enkätsvar 1. Kvalitetscirkel

Kvalitetsansvarig kallar till kvalitetscirkel två gånger per år: ett vårmöte och ett höstmöte. Vid behov kal-lar kvalitetsansvarig till extra möte. Alla ombuden deltar i kvalitetscirkeln. Kvalitetsansvarig ser till att kvalitetscirkeln gjort de ändringar och justeringar i kvalitetshandboken som gemensamt bestämdes på föregående kvalitetscirkel. Kvalitetsansvarig är stän-dig sekreterare vid kvalitetscirkeln och skriver proto-koll som sätts i pärm märkt Kvalitetscirkelprotoproto-koll.

Kopia skickas till verksamhetschef för kännedom och eventuellt beslut. Man kommer överens om ett datum när ändringarna ska vara utarbetade och kva-litetsansvarig för in dem i kvalitetshandboken.

2. Justera och uppdatera i kvalitetshandbok

Kvalitetsansvarig genomför de ändringar som ge-mensamt bestämts på kvalitetscirkelmötet. Ändring-arna görs på servern, papperskopia skriv ut och sätts in i kvalitetspärmen och en kopia skickas till verk-samhetschef och kvalitets- och utvecklingschef för kännedom och eventuellt beslut.

3. Information till nyanställda

Kvalitetsansvarig informerar nyanställda, vikarier och praktikanter om kvalitetsarbetet samt visar och går igenom kvalitetspärmen.

4. Samarbete med övriga verksamheters kvalitetsan-svariga

Kvalitetsansvarig har kontinuerliga träffar med öv-riga verksamheters kvalitetsansvaöv-riga där kvalitets-arbetet utvecklas och gemensamma dokument tas fram mm. Vid dessa möten sker också utbyte av in-formation mellan verksamheterna.

5. Sammanställning av enkätsvar

Kvalitetsansvarig sammanställer klientenkätsvaren gång om året.

2.8.6. Historik

Regeringen beslutade om statsbidrag för nationell uppbyggnad av verksamheter med personliga om-bud för personer med psykiska funktionsnedsätt-ningar. Bakgrunden var psykiatriutredningens slutbe-tänkande ”Välfärd och valfrihet” (SOU 1992:73) som föreslår att ”långvarigt och allvarligt psykiskt störda”

skall få rätt till personliga ombud. Försöksverksam-heten bedrevs under 1995-1998 på tio orter i landet med goda resultat.

Staten har, via Länsstyrelsen, beviljat Blekinges kommuner medel för uppbyggnad av verksamhet med personliga ombud i Blekinge. Kommunerna har valt att organisera de personliga ombuden genom Cura individutveckling (tidigare Vårdförbundet Blek-inge, VfB).

Den 18 mars 2002 startade Cura verksamheten personliga ombud för personer med psykiska funkt-ionsnedsättningar. Verksamheten startade med två ombud – en kvinna och en man. Det stod snart klart att två personliga ombud inte motsvarade de behov av insatser som fanns. Med stöd av statsbidrag från Länsstyrelsen utökades verksamheten i projektform med ytterligare två personliga ombud från och med september 2003. Utökningen fastställdes av med-lemskommunerna från och med januari 2005.

Idag är fyra personer anställda som personliga om-bud, en man och tre kvinnor. Tillsammans med led-ningen för Cura och en central ledningsgrupp fortsät-ter verksamheten att utvecklas. Cura står för var-dagsledning, det vill säga arbetsledning, arbetspla-nering och arbetsgivaransvar. Ledningsgruppens uppgift är att utöva en långsiktig strategisk ledning till exempel att ge uppdrag, formulera övergripande mål samt att göra avgränsning av målgrupp. Denna ledningsgrupp består av representanter för kommu-nerna, psykiatrin, primärvården, länsarbetsnämnden och försäkringskassan.

En annan viktig samarbetspartner och deltagare i ledningsgruppen är representanten för de lokala in-tresseorganisationerna. Denna företräder de psy-kiskt funktionshindrade i samhället.

Verksamheten har sina kontor i Karlskrona och i Karlshamn där två ombud finns på respektive kon-tor. De personliga ombuden verkar i hela länet.

Verksamheten har sina kontor i Karlskrona och i Karlshamn där två ombud finns på respektive kon-tor. De personliga ombuden verkar i hela länet.

I dokument Kvalitetshandboken 0 (sidor 99-105)