————————————————————————————————————————
31 kommunmedborgare är i centrum, det vill säga man kan inte minska antalet hemtjänstbesök bara för att rutterna kan bli mer effektiva. Ruttoptimeringen behöver således ta hänsyn till många faktorer för att kunna hitta den mest effektiva planeringen för respektive process. Det är viktigt att planeringen engagerar de anställda och ser till att tjänstens värde mot
medborgarna sätts i första hand.
Ruttoptimering av skolskjutsar Behovet av skolskjutsar förändras varje år i och med att transport-behovet påverkas av vilka barn som går i vilken skola. I många fall förändrar inte kommunen sin planering från år till år utifrån vad som är optimalt. I stället förlitar man sig på hur transporterna såg ut året innan och gör en viss anpassning utifrån tidigare år.
I Linköping har man aktivt arbetat med att minska kostnaderna inom skolskjutsrelaterad kollektivtrafik genom att optimera rutterna, men också planera bort peakar i trafiken.
Grunden i att planera rutterna finns i en längre planering som ser till skolans upptagningsområde och troliga förändringar i upptagnings-området beroende på ålderkullar och skolkapacitet. Detta görs för att sätta barnen i centrum och inte förändra vilken skola barnen går i från ett år till ett annat. Varje år utgår man då från årets behov och ser efter hur den optimala resrutten ser ut.
Men Linköping har genom att lägga till ytterligare en dimension uppnått större effekter. Skolorna i
kommunen börjar nämligen inte samtidigt. Genom att sprida ut tiderna när skolorna startar lyckas man undvika en stor peak. Istället sker skolskjutsarna under en längre period på morgonen. Effekten av detta innebär att Linköping sparar 7-8 miljoner kronor per år. Om 70 procent av Sveriges kommuner skulle kunna få motsvarande besparing så minskar de årliga kostnaderna för skolskjuts i Sverige med 1,2 miljarder kronor.
Ruttoptimering och arbetsplanering inom hemtjänst
Hemtjänstdistrikt kan tjäna både tid och körsträcka på att modernisera planeringen av hemtjänstens insatser enligt Vägverkets studie ”Bättre kommunala tjänsteresor – potentialberäkningar från sex kommuner”. Metodiken i potentialberäkningen för de sex kommunerna - Älmhult, Kalmar, Karlshamn, Ronneby, Sölvesborg och Tingsryd - har
Case 5 – Ruttoptimering av skolskjuts
Kommun
Linköpings kommun, 142 000 invånare Utmaning/beslut
För stor vagnpark, ojämnt utnyttjande över dagen, överbelastning vid skolans start och slut Åtgärd
Omfattande ruttoptimeringsprogram
• Justering av skolans start och sluttider
• Upphandling med miljökrav på fordon och drivmedel
• Utnyttjande av vagnparken till flera olika ändamål
Effekt
En investering på 3 miljoner ger en besparing på ca 7-8 miljoner per år utifrån en tidigare
driftsbudget på 27 miljoner per år
Effektivare vagnpark och jämnare utnyttjande över dagen
utarbetats utifrån erfarenheter från utredningar i Orust och Marks kommuner.
Hur mycket verksamheten kan effektiviseras beror bland annat på distriktets förutsättningar när det gäller geografi (tätort eller
landsbygd), hur brukarna är bosatta, nuvarande planeringseffektivitet, personalens arbetstider och upp-delning av arbetsuppgifter/
ansvarsområden. Distrikten i de undersökta kommunerna använder idag mellan 46 och 62 procent av arbetstiden till insatser, det vill säga den tid som personal finns på plats hos hemtjänstens brukare. Den andelen kan, enligt genomförda simuleringar, öka till mellan 67 och 78 procent samtidigt som kör-sträckan kan minska med 22 till 41 procent. Det innebär att hem-tjänstens kvalitet och personalens arbetsmiljö kan förbättras, samtidigt som kommunen sparar pengar.
I kartläggningen inför ett effektivi-seringsprojekt bedöms potentialen baserat på att antal olika parametrar.
• Insatstid - den faktiska tid som personalen är hos brukaren.
• Transporttid - all tid, oavsett transportsätt, som används för förflyttningar.
• Planeringstid - tid som dagligen används för planering av brukarbesök, avrapporteringar, vård- och brukarfrågor, nödvändiga förändringar i turer som kan ha uppkommit, inplanerade arbetsplatsmöten med mera.
• Kringtid - tid för hämtning och lämning av matväskor från centralköket, väntetider, vid samåkning och dubbelbemanning, hämtning och lämning av nycklar samt övrig ospecifi-cerad tid.
Effektivare logistik kan uppnås genom exempelvis effektivare rutter, att arbetsuppgifter som städning eller matleveranser bryts ur och hanteras för sig eller att distriktens gränser ändras för att undvika korskörningar med näraliggande distrikt. I Tingsryds kommun har man även sett vad minskad körsträcka och effektivare rutter innebär för antalet fordon. Det är, enligt simuleringarna, möjligt att klara verksamheten med fem bilar i stället för dagens åtta.
Case 6 – Ruttoptimering av hemtjänst
Kommun
Tingsryds kommun, 3 000 invånare Utmaning/beslut
Att öka insatstiden hos brukarna Att minska miljöbelastning och öka effektiviteten i resandet
Åtgärd
Tillämpning av Vägverkets optimering av tjänsteresor i hemtjänsten
Beräkning och optimering av planeringsprocess (tidsbesparing)
Beräkning och optimering transportmil (tids-, ekonomisk- och miljömässigbesparing) Beräkning av möjligbesparing av fordon Effekt
Möjlighet att öka insatstiden från 57 till 69 procent
Möjlighet att minska körsträckan med 22 procent
Minskning av bilbehov från åtta till fem bilar
33 Digitala lås i hemtjänsten – möjligheter att minska kringtiden ytterligare
Vägverkets potentialberäkning är omfattade, men inte heltäckande. Ytterligare en besparingspotential finns i användandet av digitala nycklar, som bland annat Uppsala kommun använder. Digitala nycklar innebär att omsorgstagarens dörr låses upp med en personlig digital nyckel som finns i mobiltelefonen. Varje nyckel är unik och kan bara aktiveras av den vårdgivare som har rätt att öppna en viss dörr. Vid varje besök registreras vem, var och när en insats genomförts, vilket också ger underlag för att kvalitetskontrollera och följa vilka insatser som görs och vilken insatstid som ges.
Ungefär sex procent av hemtjänstpersonalens arbetstid går åt till nyckelhantering och automatisk insatsrapportering medför utöver detta möjligheter till ytterligare fem procents tidsvinst. Intresset för digitala lås är stort och många kommuner är inne i eller planerar upphandling av lösningar för digitala lås. Inte minst är detta intressant eftersom insats-redovisningen kvalitetssäkrar insatser från fler utförarenheter och kan användas som rapporteringsunderlag från externa leverantörer av tjänsten.
Även om det är inom hemtjänsten som digitala lås fått störst förankring, så finns
mot-svarande behov i andra delar av kommunalt fastighetsbestånd. Det kan exempel gälla lokaler som olika föreningar eller musikskolan använder. Tillämpbarheten av digitallås och
tidsredovisning av lokalutnyttjande kan spara betydande pengar för kommunerna.
Parkeringsavgifter
Parkeringsavgifter är en intäktskälla för många kommuner, men hanteringen av mynt-automater kan göras billigare och säkrare med IT. Administrationen kring myntmynt-automater beräknas grovt att utgöra 25 procent av intäkterna. Samtidigt finns en betydande miljö-belastning i form av att tömma mynt och fylla på biljetter. Sedan flera år har kommuner arbetat med att ersätta myntautomater med kortautomater, men i och med att kontokorts-företagen för närvarande byter till nya kontokort med chip behöver många kommuner ersätta kortautomaterna med nya dyrare biljettautometer som kan hantera de nya kontokorten.
Ett komplement till kontokortsbetalning, till exempel från Easypark, har varit integrerade lösningar där de som parkerar betalar genom sin mobiltelefon och deras betalning registreras i en databas. Parkeringsvakterna kan sedan via sina handterminaler säkerställa att bilisterna har betalt.