Projektet är ett nationellt projekt och tillämpliga lagar, förordningar och praxis avseende bokföring och redovisning som gäller i Sverige gäller även projektet. God
redovisningssed ska följas.
Projektets kostnader ska vara rimliga och klart kopplade till projektverksamheten.
Kostnaderna ska ha uppstått i Sverige, eller annan medlemsstat inom EU, och inom den överenskomna kontraktsperioden. De ska också vara betalda för att vara
stödberättigande. Kostnader som redovisas får endast innehålla faktiska utgifter.
Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet.
Redovisade kostnader ska i regel både vara en utgift och en kostnad, de ska alltså både ha uppstått inom kontraktsperioden och motsvaras av faktiska utbetalningar. Observera att kostnader som är betalda före kontraktsperioden inte är stödberättigande även om kostnaden uppstått inom kontraktsperioden.13 Undantaget är inventarier då
avskrivningarna är stödberättigande.
Samtliga projektkostnader och intäkter liksom samtliga in- och utbetalningar ska kunna styrkas och redovisas och vara möjliga att kontrollera.
Projektets redovisning ska ske i ett elektroniskt datasystem. Den ekonomiska läges- och slutrapporteringen till fondenheten ska lämnas i de mallar som tillhandahålls på
Migrationsverkets webbplats. Endast de aktiviteter och budgetposter som finns med i projektets projekt- respektive finansplan berättigar till stöd. Aktiviteter och kostnader som inte finns upptagna godkänns normalt inte. Därför är det viktigt att skriftligt ansöka till fondenheten om planerna behöver ändras, se avsnitt 4.6.
13 Den grundläggande rättsakten Artikel 35(3)
7.1.1 Projektbokföring
Projektets redovisning ska kunna särskiljas från den ordinarie redovisningen. Ett eget kostnadsställe eller motsvarande för projektet ska läggas upp i projektägarens och projektpartners egna redovisningssystem.
Tips: Lägg i redovisningssystemet upp koder som motsvarar budgetrubrikerna i
projektets finansplan (A personal, B resor osv.). Om ni direkt från redovisningssystemet kan skriva ut färdiga rapporter som summerar utgifterna rubrik för rubrik blir
slutrapporteringen enklare att göra.
7.1.2 Fakturarutiner
Fakturor som förekommer i projektet ska vara ställda till projektet (projektägare eller projektpartner). Det ska tydligt framgå att utgiften tillhör projektet och vad kostnaden avser. En budgetansvarig person ska finnas utsedd och ska också vara den person som skriver under fakturorna. Fakturor ska i övrigt uppfylla villkoren som anges i bl.a.
bokföringslagen och mervärdesskattelagen.
Tips: Ta för vana att anteckna detaljer om vad utgiften avser direkt på fakturan. Tänk på att uppgifterna kan komma att granskas långt efter projektets genomförande och att alla utgifter då ska kunna förklaras.
7.1.3 Dokumentation och arkivering
Verifikationer (kvitterade fakturor, kvitton, skattehandlingar och andra
räkenskapshandlingar av lika bevisvärde) ska upprättas, bokföras, numreras och förvaras av projektägaren i 10 år efter projektets upphörande enligt bokföringslagen.
Beslut avseende personal knuten till projektet ska också arkiveras (dessa efterfrågas ofta vid revison).
All dokumentation som styrker att projektet har bedrivits, till exempel
minnesanteckningar, annonser och deltagarlistor från möten och seminarier, ska också sparas i 10 år.
Projektägaren ansvarar för att det finns bestyrkta kopior på alla underlag från projektpartners redovisning, om sådan ingår, i den ekonomiska rapporten.
Tips: Spara bestyrkta kopior på all ekonomisk dokumentation i projektet på ett ställe.
Förvara handlingarna sorterade på budgetrubrik efter hur de redovisas i den ekonomiska slutrapporten. Tänk på att projektet kan bli föremål för granskning långt efter
genomförandet och att alla utgifter då ska kunna styrkas och förklaras.
7.1.4 Territoriella villkor
Projektkostnader måste ha uppstått i EU:s medlemsländer. Undantag är projekt som handlar om vidarebosättning då kostnaden även kan ha uppstått i värdlandet.14
Projektpartner och projektägare måste vara registrerade och etablerade i EU eller vara en internationell organisation. Organisationer från länder utanför EU kan medverka i genomförandet av projektet, men får inte ta del av finansieringen. De kostnader som dessa organisationer har är inte ersättningsgrundande. Organisationerna kan dock bidra till projektet med kontant finansiering.
14 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, I.6
7.1.5 Internfakturor
Internfakturor som förekommer i projektet får endast innehålla faktiska utgifter.
Schabloner och vinstmarginaler får inte användas i projektet. Det fakturerade beloppet ska kunna styrkas med underlag som betald faktura, lönespecifikationer, avtal,
tidredovisning, beräkningsunderlag osv. Underlagen ska bifogas fakturan.
7.1.6 Mervärdesskatt (moms)
Moms är en stödberättigande kostnad bara om den utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren enligt mervärdesskattelagen. Kontrollera med Skatteverket vad som gäller i det enskilda fallet. Om moms tas upp i rapporteringen ska projektägaren till finansplanen lämna ett intyg med en förklaring till varför mervärdesskatten är en slutlig kostnad.
7.1.7 Kostnader som inte är stödberättigande Stöd kan inte utgå för följande:15
Moms, om inte stödmottagaren kan visa att denne inte kan få tillbaka momsen.
Kapitalavkastning, amorteringar och räntor på upplåning, skuldräntor, valutaväxlingsavgifter och -förluster, avsättningar för framtida förluster eller skulder, skuldräntor, osäkra fordringar, böter, ekonomiska påföljder,
processutgifter och överdrivna eller mindre välbetänkta utgifter.
Representationskostnader som uteslutande avser projektpersonal. Vad som är tillåtet är rimliga utgifter för sociala tillställningar som är motiverade i projektet, t.ex. vid projektets avslutning eller möten i projektets styrgrupp.
Kostnader som deklarerats av den slutliga stödmottagaren och omfattas av ett annat projekt eller ett annat arbetsprogram som beviljats gemenskapsbidrag.
Markinköp.
Personalkostnader för befattningshavare som bidrar till projektets genomförande genom att utföra uppgifter som utgör en del av deras normala arbete.
Bidrag in natura.
Orimligt höga resekostnader, se avsnitt 7.3.2.
Orimligt höga lönekostnader. Organisationens normala lönenivåer ska gälla även för personal anställd i projekten.
7.1.8 Upphandlingsbestämmelser
Har en aktör beviljats medel ur Flyktingfonden eller Återvändandefonden genom fondenheten har aktören, om den är ett offentligt organ, alltid ett ansvar enligt lagen (2007:1091) om offentligt upphandling (LOU) för de upphandlingar som den eller dess partner genomför med dessa medel. Mer information om de bärande principerna för upphandling återfinns under avsnitt 2.9. I avsnitt 8.1.9 redovisas vilka dokument som är relevanta för fondenhetens granskning av upphandlingar.
15 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, III