Inte särskilt tydligt vad uppgifterna används till
Bilden av om verksamhetsutövarna vet varför de rapporterar in är något tvetydig. Att tillsynsmyndigheterna använder uppgifterna i sin tillsyn är relativt klart för de flesta. Det framgår dock att respektive tillsynsmyndighets arbetssätt påverkar om rapporterna spelar en roll i relationen mellan dem och verksamhetsutövarna eller inte. Exempel på arbetssätt är i vilken utsträckning man valt att prioritera miljörap- porten som underlag i tillsynen eller andra prioriteringar som påverkar tillsynsarbe- tets organisation och vilken roll tillsynsbesöken har.
Även i denna fråga stärker resultaten från SMP-enkäten de intervjuades svar: Den stora andelen vet hur deras tillsynsmyndighet använder sig av miljörapporten. Sam- tidigt är det en relativt stor del som bara delvis eller inte alls har kännedom om
21
Frågan har avgränsats till att endast omfatta själva rapporteringen, dvs. den tid den ansvarige för miljörapporteringen lägger inför inrapportering.
detta. I jämförelse med övriga frågor syns här en större spridning i svaren. Se figur 9. 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Instämmer helt Instämmer till största del
Instämmer delvis Instämmer inte alls
Figur 9. Verksamhetsutövarnas inställning till påståendet ”Det är tydligt för mig hur mitt företags uppgifter i miljörapporteringen används av tillsynsmyndigheten” – i procent.
De flesta intervjuade uppger att de vet att en del av uppgifterna används till interna- tionell rapportering, men kan inte säga i vilket sammanhang och varför. En verk- samhetsutövare nämner föreskrifterna med ”medborgarredovisningskraven”. Ett antal vet inte alls hur uppgifterna används.
Verksamhetsutövare från två branscher (lantbruk och avloppsreningsverk) uttryck- er skepsis till hur uppgifterna från emissionsdeklarationen egentligen kan användas och ställer sig frågande till hur de faktiskt används. Båda branscherna rapporterar in data som är tekniskt svåra att mäta. De analyser som krävs enligt beprövade metoder är dessutom mycket kostsamma. Verksamhetsutövarna ställer sig frågande till om det finns någon insikt om denna problematik hos tillsynsmyndigheten, på länsstyrelsen, på Naturvårdsverket och även ännu längre upp i kedjan. En verk- samhetsutövare uttrycker problematiken så här:
”Detta är ett exempel på osäkerheten i data. Då kan man tänka sig att om det behand- las av byråkrater nere i Bryssel som en sanning, så är det ju ingen sanning egentligen.”
Tillsynsmyndigheterna förstärker bilden av att kännedomen om var uppgifterna tar vägen är dålig. De tror inte att verksamhetsutövarna vet vad uppgifterna i miljörap- porten används till. Några menar dock att företagen kanske vet eller tror sig veta att uppgifterna är till för EU, kunskap som de kan ha fått genom att de rapporterar in via SMP.
Många företag har själva nytta av uppgifterna
Flertalet av de intervjuade verksamhetsutövarna menar att uppgifterna som rappor- teras in i SMP används av företaget internt. Miljörapporten fungerar för flera som en uppslagsbok, som ett årsbokslut i miljöfrågor eller som stöd vid exempelvis miljöledningsrevisioner. Man uppger också att miljörapporten är ett bra underlag
för informationsspridning utåt, till exempel via informationsmaterial eller när all- mänheten kommer med frågor.
Vid tillsynsmyndigheterna diskuteras också frågan om huruvida verksamhetsut- övarna använder uppgifterna till annat än miljörapporterna. Fem tillsynsmyndighe- ter menar att detta är vanligare i de större företagen. Här tas exempelvis upp att vissa verksamhetsutövare har interna krav på miljöredovisning till sina moderbolag eller ren internredovisning. Det gör att de kan plocka uppgifter till miljörapporte- ringen från sina egna system. Tillsynsmyndigheterna är relativt samstämmiga i att framför allt de större företagen ändå har uppgifterna lätt tillgängliga. De menar att nyttan med miljörapportering också kan vara att det ger verksamhetsutövaren möj- ligheten att ”reagera när de får fram siffror i miljörapporten som de inte förväntat sig”, dvs. det blir ett stöd i egenkontrollen.
Miljörapporteringens bidrag till verksamhetsutövarnas egenkontroll svårtolkad
När det gäller egenkontrollen och miljörapportens roll i den så är bilden ganska komplex. En stor del i det hela verkar vara de ytterst olika bilderna av vad egen- kontrollen egentligen består av. Flera verksamhetsutövare menar att egenkontrollen är så mycket större än miljörapporteringen, vilket gör att frågan om huruvida miljö- rapporteringen i sig påverkar egenkontrollarbetet blir märklig. För dessa är hellre frågan om de verkar åt samma håll. De flesta intervjuade anser dock att egenkon- trollen kan dra nytta av miljörapporteringen, eller att miljörapporteringen åtminsto- ne inte är ett separat system som motarbetar egenkontrollen. En verksamhetsutöva- re ställer sig frågande till hur kopplingen dem emellan egentligen är tänkt, då det inte finns någon hänvisning mellan föreskrifterna för miljörapport och förordning- en för egenkontroll.
Följande citat får visa på spridningen i perspektiv i denna fråga:
Vi har ju en massa rutiner kors och tvärs och alla rutiner ingår i egenkontrollen på nå- got sätt. Egenkontrollen är ju lite svävande för allt miljöarbete är ju någon typ av egen- kontroll. - - - Att vi följer våra villkor det anser jag är själva egenkontrollen, lika så att man håller reda på nya lagar och följer dem, och olika rapporter om det blir tillbud. Föl- jer man villkoren så blir det en miljörapport.
Egentligen påverkar inte miljörapporten egenkontrollen, det är tvärt om. Miljörapporten blir en ganska enkel grej tack vare att vi har bra system, den blir som ett naturligt av- slut.
Det är högst relevant att man har både miljörapport och egenkontroll och de stöttar ju varandra på det sättet att miljörapporten är en sammanställning över året, dem har vi sparat över åren så de kan man kan gå tillbaka och titta på.
Hos oss är miljörapporteringen en uppsummering av hur egenkontrollen gick under året. Miljörapporten fyller egentligen inget syfte i vår egenkontroll som styrinstrument. Våra rutiner ligger i vårt ledningssystem. Miljörapporten påverkar inte egenkontrollen, utan vår egenkontroll ger input till miljörapporten.
Det finns absolut en koppling mellan egenkontrollen och miljörapporten. Den rutin som talar om hur miljörapporten ska skrivas ligger bland våra egenkontrolldokument. Då har vi definierat efter hand vilka miljöprestandaindikatorer som ska tas med, det finns i den rutinen. Så för mig är miljörapporten ett tillfälle till egenkontroll.
Relationen egenkontroll – miljörapport, den är ju ganska enkel på ett sätt, vi redovisar i miljörapporten vilken egenkontroll vi gör. Den frågan är inte så utförlig i miljörapporten. Det är i mångt och mycket miljöledningssystemet som styr.
Flera av de verksamhetsutövare vi intervjuat är ISO 14000-certifierade eller har andra typer av miljöledningssystem. Övervägande delen har integrerat de krav som miljörapporteringen ställer i sina system. Några andra menar att de enkelt kan plocka uppgifter ur ledningssystemet inför miljörapporteringen. En verksamhetsut- övare pekar på att det är villkoren i tillståndet som är basen för egenkontrollen i första hand. De flesta anser dock att miljörapporteringen och egenkontrollen i stora drag drar åt samma håll, eller åtminstone inte motverkar varandra. När det gäller emissionsdeklarationen höjs dock några röster – att uppgifterna som ska in där ligger helt på sidan om och blir därför mycket av en pålaga:
Det är väl emissionsdeklarationen som ser ut som den gör bara för att det står så i fö- reskriften. Vi har egentligen ingen direkt nytta av den för egenkontrollen.
Enkätresultaten visar dock att det stora antalet som svarat på enkäten tycker att miljörapporteringen är ett stöd för egenkontrollen: Hela 36 procent av verksam- hetsutövarna instämmer helt i påståendet, vilket är långt högre än för något annat av de påståenden de fått ta ställning till. En nästan lika stor del instämmer till störs- ta del. Ytterligare en knapp tredjedel instämmer delvis eller inte alls i påståendet. Se figur 10. 0 5 10 15 20 25 30 35 40
Instämmer helt Instämmer till största del
Instämmer delvis Instämmer inte alls
Figur 10. Verksamhetsutövarnas inställning till påståendet ”Miljörapporteringen är ett stöd för mitt företags egenkontroll” – i procent.
Tillsynsmyndigheterna ser att miljörapporten kan gynna egenkontrol- len
De tillsynsmyndigheter som anser att rapporteringen har betydelse för egenkontrol- len menar att detta i så fall blir tydligare i de större företagen: ”de vill gärna se trender och det kan hjälpa dem i deras egenkontroll”. Dock uttalar sig fler än hälf- ten av tillsynsmyndigheterna med skepsis angående kopplingen mellan miljörap- porten och verksamhetsutövarnas egenkontroll. De menar att det inte finns ett tyd- ligt samband mellan dem. Möjligtvis har miljörapporten en ”pedagogisk uppgift” för att få verksamhetsutövarna att ”åtminstone en gång om året fundera över punkterna 10 till 16 i förordningen”.
Tillsynsmyndigheterna tar också upp att små företag kan se miljörapporteringen som en belastning ”de tycker att det stjäl mycket tid från dem”. Samtidigt pekar man på det faktum att miljörapporteringen kan vara den enda egenkontroll som görs, och att det ändå inte är tillräckligt. Vid en myndighet reflekteras över detta utifrån perspektivet att ”en fungerande egenkontroll inte ska bygga på att den väcks till liv i slutet av mars varje år”. En annan tillsynsmyndighet menar att det finns en tydligare koppling mellan egenkontrollen och periodiska besiktningar och kontrollprogram än mellan egenkontroll och miljörapportering.
Flera tillsynsmyndigheter menar att miljörapporten ändå är en viktig signal på hur egenkontrollen fungerar generellt. En beskriver funktionen så här: ”Miljörapporten är jättebra för deras egenkontroll och för mindre företag är det bra, att det finns krav på en årlig rapport, det är lättare för dem att följa upp sin egenkontroll då.” Trots dessa något delade meningar tycks en större andel av tillsynsmyndigheterna som svarat på enkäten i SMP anse att miljörapporten har betydelse för egenkontrol- len. I påståendet instämmer 65 procent helt eller till största del i, mot 20 procent som instämmer delvis eller inte alls. Det är också intressant att notera att 13 pro- cent uppger att de inte vet vad verksamhetsutövarna anser om detta. Se figur 11.
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Instämmer helt Instämmer till största del Instämmer delvis Instämmer inte alls Vet ej
Figur 11. Tillsynsmyndigheternas inställning till påståendet ”Miljörapporterna är ett bra stöd för verksamhetsutövarna i sin egenkontroll” – i procent.
Miljörapporten är ett stöd i tillsynsarbetet
Samtliga intervjuade myndigheter är överens om att miljörapporten fungerar som ett verktyg i tillsynsarbetet.
De flesta menar att rapporten ger en god överblick över året, den fungerar som avstämning och gör det möjligt att finna brister hos verksamhetsutövaren. Alla är dock inte lika nöjda: ”Förenkling har det blivit men det kan bli svårare för oss att utföra tillsyn. Det här är ju gjort för EU-lagstiftningen..”
Flera berättar att de utgår från miljörapporten vid tillsynsbesöken och menar att den utgör ett bra diskussionsunderlag för exempelvis identifierade brister. Det är fram- för allt textdelen som används och i förekommande fall kan även vissa siffror i emissionsdeklarationen vara till nytta. Vidare nämns nyttan med miljörapporten när det gäller att identifiera trender och för att få en helhetsbild av verksamheten. Samtidigt nämns också att de större företagen i regel har bättre kvalitet på sina rapporter – och att de små företagens rapporter inte alltid räcker som instrument för tillsyn. Men även större företag kan ha skiftande kvalitet i sina rapporter – vilket i sin tur ger myndigheten en fingervisning om hur tillsynsmyndigheten ska fördela sina resurser:
”Jag sitter just nu med miljörapporten från två kemikalieföretag och den ena står det absolut ingenting i, då får jag be om komplettering och ser att det finns anledning att granska företaget lite mer. Det andra företaget har en utförlig, kortare men bra beskriv- ning som jag tycker man kan vara nöjd med. Från de större företagen så får man ofta bättre material.”
När det gäller resultaten från enkäten, visar de att tillsynsmyndigheterna har en övervägande positiv bild av miljörapporternas roll i tillsynen. Enligt figur 12 in-
stämmer 70 procent helt eller till största del i påståendet att miljörapporterna ger ett bra stöd för tillsyn, 25 procent instämmer bara delvis och ett par procent inte alls.
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Instämmer helt Instämmer till största del
Instämmer delvis Instämmer inte alls
Figur 12. Tillsynsmyndigheternas inställning till påståendet ”Miljörapporterna ger ett bra stöd för tillsyn” – i procent.
Företagens bild av miljörapportering och tillsyn
Liksom i frågan om miljörapportens koppling till egenkontrollen, är bilden av före- tagens syn av dess roll i tillsynsarbetet något splittrad. Det verkar som om tillsyns- myndigheten använder miljörapporteringen på olika sätt i sin tillsyn. För vissa verksamhetsutövare är miljörapporten den logiska länken till tillsynsmyndigheten, tillsynsbesökens innehåll relateras till den och mycket av kommunikationen dem emellan är relaterad till den. För andra berörs knappt rapporten, utan kontakterna med tillsynsmyndigheten rör andra frågor. En verksamhetsutövare beskriver bety- delsen så här:
”Det (miljörapporteringen) är tillsynsmyndighetens huvudverktyg för att kontrollera att vi uppfyller villkor och lagstiftning. - - - Det är ju ett slags självdeklaration vi gör. Det är ett bra system tycker jag.”
Några menar att de får bra kommentarer på sin miljörapport från tillsynsmyndighe- ten, konkreta saker som de kan bygga vidare på och utveckla, vilket upplevs som sporrande. En annan uppger att de inte får mer feedback på rapporten än ett kvitto på att den mottagits och att något tillsynsbesök inte genomförts på företaget under en rad år. Några andra menar att miljörapporten i sig inte är så viktig, då man gör kvartalsvis rapportering till tillsynsmyndigheten. Dessa har större betydelse. En ser miljörapportens betydelse i att de och tillsynsmyndigheten får samma bild av verk- samheten.
En verksamhetsutövare menar att tillsynsarbetet verkar ha påverkats av ett ökat fokus på miljörapporteringen: ”Miljörapporteringen har gjort att det blivit kortare men intensivare tillsynsbesök.”
De flesta uttrycker tydligt att de anser att det är viktigt att de får konkret respons på sin miljörapport från tillsynsmyndigheten. Utan denna minskar motivationen att rapportera. En menar att de inte längre får respons på miljörapporten, vilket gör att det blir en obalans mellan dem och tillsynsmyndigheten.