Remiss, översyn av påverkanskanaler

I dokument Kallelse Föredragningslista Demokratiberedning Demokratiberedning (sidor 41-50)

Sammanfattning

Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och

demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler i syfte att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för

kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen resulterade i ett antal förslag till förändringar som kultur och fritidsnämnden nu ges möjlighet att lämna synpunkter kring.

De påverkanskanaler som ingått i översynen är:

- ViVill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag

- Ris och Ros ( synpunktshantering) - Frågepanelen

- Ungdomsfullmäktige

- Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning

I rapporten framgår att syftet med översynen var att undersöka vilket syfte de olika påverkanskanalema har, vilka målgrupper som nås, hur de används, samt omfattning och resultat ur ett medborgarperspektiv. Från kommunorganisationens perspektiv har man också undersökt nyttan och kostnad för de olika påverkanskanalema. För att undersöka hur kultur och fritid ställer sig till förslagen i rapporten har samtal förts med chefer vars verksamheter ofta tar emot ris och ros, tjänstemän som ofta handlägger och utreder medborgarförslag samt tjänstemän som har förvaltningsövergripande tjänst med administrativ inriktning

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, kultur och fritidsförvaltningen 20 16-09-06 Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 2016-05-25

Protokollsutdrag, demokratiberedningen 2016-05-13

Rapport- Översyn av påverkanskanaler, kommunledningskontoret 2016-04-27 Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret 2016-04-27

Justerandes signatur Utdrags bestyrkande

Protokollsutdrag

Kultur och fritidsnämnden

2016-09-22

Förvaltningens förslag till beslut

Kultur och fritidsnämnden lämnar följande reflektioner som svar på remissen

l. Det är positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att tydliggöra kanalemas syfte och vad medborgaren kan förvänta sig från

respektive kanal.

2. Det är bra att utveckla det systematiska arbetet med medborgardialog och det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka

arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna för dialog.

3. Det är viktigt att säkerställa principen om likvärdighet mellan

ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning.

4. Genom påverkanskanalen Ris och ros ges medborgare möjligheten att på ett enkelt sätt framföra beröm, missnöje eller lämna förslag på förbättringar;

anonymt eller med kontaktuppgifter och namn. Informationen och förslag på förbättringar är viktig vid genomförandet av enklare utveckling av

verksamheten. På kultur och fritid fungerar rutinerna kring ris och ros bra.

5. Kultur och fritidsnämnden tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället för att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarförslag, då arbetssättet är resursineffektivt och påverkansgraden låg. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte, kan inte nämnden ta ställning till.

Förslag till beslut på mötet

Monica Bang Lindberg, (L), Niklas Moe (M) och Anibal Rojas Jourquera (KD) föreslår att ersätta förslaget i handlingama med följande:

Alliansen (M, L, KD, C) föreslår att för ett tydligare och bättre resultat ur

medborgarperspektiv skall "en dörr in" utvecklas och anpassas efter behov och resurs.

Medborgarna skall inte behöva fundera på vilket sätt de skall skicka sina förslag. Detta ger en resurseffektivisering på alla plan, inte minst ekonomiskt utan också

förtroendegivande mellan kommun och medborgare.

Caroline Henriksson (UP) och Thommy Carlin (SD) föreslår bifall till Bang Lindbergs (L) m fl. förslag till beslut.

Beslutsgång

Ordförande ställer förvaltningens förslag till beslut mot Bang Lindbergs (L) m. fl. förslag till beslut och finner att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut.

Omröstning begärs.

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden

2016-09-22

Nämnden godkänner följande beslutsgång:

Ja-röst för förvaltningens förslag

Nej-röst för Bang Lindbergs (L) m.:fl. förslag

Omröstningsresultat

Beslutande: Parti Ja Nej

Annelie Högberg, ordförande

s

x

Niklas Moe M x

Monica Bang Lindberg FP x

Ewa Tillarrder

c

x

Anibal Rojas Jourquera KD x

Thommy Carlin SD x

Josef Sannholm

s

x

Asa Noord

s

x

David Skälegård MP x

Christer Johansson

v

x

Lars Eide Andersson MP x

Summa 6 5

Med 6 ja-röster mot 5 nej-röster finner ordförande att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag till beslut.

Beslut

Kultur och fritidsnämnden lämnar följande reflektioner som svar på remissen

Avstår

l. Det är positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att tydliggöra kanalernas syfte och vad medborgaren kan förvänta sig från

respektive kanal.

2. Det är bra att utveckla det systematiska arbetet med medborgardialog och det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Protokollsutdrag Kultur och fritidsnämnden

2016-09-22

arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna för dialog.

3. Det är viktigt att säkerställa principen om likvärdighet mellan

ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning.

4. Genom påverkanskanalen Ris och ros ges medborgare möjligheten att på ett enkelt sätt framföra beröm, missnöje eller lämna förslag på förbättringar;

anonymt eller med kontaktuppgifter och namn. Informationen och förslag på förbättringar är viktig vid genomförandet av enklare utveckling av

verksamheten. På kultur och fritid fungerar rutinerna kring ris och ros bra.

5. Kultur och fritidsnämnden tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället får att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarförslag, då arbetssättet är resursineffektivt och påverkansgraden låg. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte, kan inte nämnden ta ställning till.

Reservation

Monica Bang Lindberg (L), Niklas Moe (M), Anibal Rojas Jourquera (KD), Thommy Carlin (SD) och Caroline Henriksson (UP) reserverar sig mot beslutet till förmån för sitt förslag.

Ajournering

Under handläggningen av detta ärende ajournerade sig nämnden kl. 9.30-9.34 Protokollsanteckning

(M), (L), (KD) och (C) gruppen villlägga följande anteckning till protokollet:

Alliansen (M, L, KD, C) föreslår att för ett tydligare och bättre resultat ur

medborgarperspektiv skall "en dörr in" utvecklas och anpassas efter behov och resurs.

Medborgarna skall inte behöva fundera på vilket sätt de skall skicka sina förslag. Detta ger en resurseffektivisering på alla plan, inte minst ekonomiskt utan också

fortroendegivande mellan kommun och medborgare.

Vid protokollet Anna-Helena Wiechel

Justerat 2016-09-27

Annelie Högberg, David Skälegård

Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan 2016-09-27 intygar Anna-Helena Wiechel

Expedierat 2016-09-28 Kommunfullmäktige

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Tjänsteskrivelse

Kultur och fritid

1(5)

2016-09-06 D nr KFN 2016/00067

Handläggare

Utvecklare Sofie Ludvigsson

Telefon 0522-69 60 00

sofie.ludvigsson@uddevalla.se

Remiss, översyn av påverkanskanaler

Sammanfattning

Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och

demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler i syfte att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för

kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen resulterade i ett antal förslag till förändringar som kultur och fritidsnämnden nu ges möjlighet att lämna synpunkter kring.

De påverkanskanaler som ingått i översynen är:

- Vi Vill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag

- Ris och Ros ( synpunktshantering) - Frågepanelen

- Ungdomsfullmäktige

- Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning

I rapporten framgår att syftet med översynen var att undersöka vilket syfte de olika påverkanskanalerna har, vilka målgrupper som nås, hur de används, samt omfattning och resultat ur ett medborgarperspektiv. Från kommunorganisationens perspektiv har man också undersökt nyttan och kostnad för de olika påverkanskanalerna. För att undersöka hur kultur och fritid ställer sig till förslagen i rapporten har samtal förts med chefer vars verksamheter ofta tar emot ris och ros, tjänstemän som ofta handlägger och utreder medborgarförslag samt tjänstemän som har förvaltningsövergripande tjänst med administrativ imiktning

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, kultur och fritidsförvaltningen 2016-09-06 Protokollsutdrag, kommunstyrelsen 2016-05-25

Protokollsutdrag, demokratiberedningen 2016-05-13

Rapport- Översyn av påverkanskanaler, kommunledningskontoret 2016-04-27 Tjänsteskrivelse, kommunledningskontoret 2016-04-27

Förslag till beslut

Kultur och fritidsnämnden lämnar följande reflektioner som svar på remissen

l. Det är positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att

Tjänsteskrivelse

Kultur och fritid 2016-09-06

tydliggöra kanalernas syfte och vad medborgaren kan förvänta sig från respektive kanal.

2. Det är bra att utveckla det systematiska arbetet med medborgardialog och det är viktigt att det tydligt framgår på vems initiativ dialog tas och vilka

arbetsmetoder inom organisationen som finns knutet till de olika formerna för dialog.

3. Det är viktigt att säkerställa principen om likvärdighet mellan

ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning.

4. Genom påverkanskanalen Ris och ros ges medborgare möjligheten att på ett enkelt sätt framföra beröm, missnöje eller lämna förslag på förbättringar;

anonymt eller med kontaktuppgifter och namn. Informationen och förslag på förbättringar är viktig vid genomförandet av enklare utveckling av

verksamheten. På kultur och fritid fungerar rutinerna kring ris och ros bra.

5. Kultur och fritidsnämnden tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället för att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarförslag, då arbetssättet är resursineffektivt och påverkansgraden låg. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte, kan inte nämnden ta ställning till.

Ärendebeskrivning

Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen och

demokratiberedningen att genomföra en översyn av kommunens övergripande påverkanskanaler i syfte att skapa tydliga och effektiva arbetssätt både för

kommunmedborgare och för kommunorganisationen. Översynen med förslag till ändringar av de olika påverkanskanalerna beslutade kommunstyrelsen 2016-05-25 att skicka ut på remiss till samtliga nämnder, ungdomsfullmäktige, kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning, samt till partier representerade i

kommunfullmäktige med sista svarsdag 2016-09-30.

De påverkanskanaler som ingått i översynen är;

- ViVill i Uddevalla! (e-petitioner) - Medborgarförslag

- Ris och Ros ( synpunktshantering) - Frågepanelen

- Ungdomsfullmäktige

- Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning

Översynens övergripande frågeställningar var att undersöka vilket syfte de olika påverkanskanalerna har, vilka målgrupper som nås, hur de används, samt omfattning

2(5)

D nr KFN 2016/00067

Tjänsteskrivelse

Kultur och fritid

3(5)

2016-09-06 D nr KFN 2016/00067

och resultat ur ett medborgarperspektiv. Från kommunorganisationens perspektiv har man också undersökt nyttan och kostnad för de olika påverkanskanalerna. I rapporten presenteras ett antal förslag till förändringar som kultur och fritidsnämnden ombeds ta ställning till;

-Utveckla det systematiska arbetssättet med medborgardialog

- Tydliggöra respektive kanals syfte och vad medborgarna kan förvänta sig från respektive kanal.

- Principen "En dörr in" bör vidareutvecklas så att medborgama inte behöver fundera på vilken kanal de ska använda till vilken ändamål.

-Avskaffa medborgarförslag från och med l januari 2017 och istället utveckla ViVill som har ett större utrymme för att utvecklas utifrån organisationens behov och

önskemål.

- Avskaffa frågepanelen mot bakgrund till den låga aktiviteten i kanalen och det faktum att det finns enklare sätt att kontakta förtroendevalda i Uddevalla kommun.

-Vidareutveckla Ris och Ros. Någon form av synpunktshantering behöver kvarstå för att uppfylla de krav som ställs genom lagstiftning, och i samband med att "En dörr in"

principen utvecklas tydliggöra vilka frågor som hanteras inom ramen för synpunktshantering.

- I samband med att ungdomsfullmäktige revideras säkerställa likvärdighet mellan ungdomsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning.

Demokratiberedningen beslutade 2016-05-13 att lägga till ett förslag;

-att avvakta med att avskaffa medborgarförslag och ViViii i Uddevalla! tills om och när folkmotion införs.

För att undersöka hur kultur och fritid ställer sig till förslagen i rapporten har samtal förts med chefer vars verksamheter ofta tar emot ris och ros, tjänstemän som frekvent handlägger och utreder medborgarförslag samt tjänstemän som har

förvaltningsövergripande tjänst med administrativ inriktning.

Generella reflektioner och synpunkter

Kultur och fritids verksamheter bygger på medborgamas frivilliga deltagande och deras lust och vilja att ta del av kultur och fritidsutbudet A v den anledningen är det mycket viktigt att medborgarperspektiven tillvaratas med möjligheter att påverka och delta i utformningen av våra verksamheter. Det är därför positivt att en översyn av kommunens gemensamma påverkanskanaler genomförts och att förslagen till förändringar till stor del poängterar vikten av att tydliggöra kanalemas syfte, vad medborgaren kan förvänta sig från respektive kanal och att arbeta systematiskt med medborgardelaktighet

Kultur och fritid ser att medborgarpåverkan kan åstadkommas genom att kommunen använder sig av olika metoder för att tillvarata medborgamas åsikter och initiativ.

Möjlighet att påverka ges till medborgare på kommunorganisationens initiativ genom exempelvis medborgardialog. Medborgarpåverkan sker också genom de forum där medborgare och kommunorganisation har ett delat initiativ, exempelvis brukarråd eller

Tjänsteskrivelse

Kultur och fritid

4(5)

2016-09-06 Dnr KFN 2016/00067

samråd i verksamheterna. Påverkan sker också genom initiativ från medborgaren själv, exempelvis genom medborgarförslag eller förslag till förbättringar i ris och ros.

Inom kultur och fritid används generellt begreppet medborgardialog som de

arbetsmetoder och riktlinjer som finns kopplade till när kommunalorganisationen tar initiativ till dialog, genom att arbeta med delaktighetstrappans fyra steg; information, tycka, göra och bestämma. Vidgar man begreppet medborgardialog till att även

innefatta olika sätt som medborgaren kan ta eget initiativ till påverkan, så är det viktigt att de arbetsmetoder, rutiner och förhållningssätt som finns inom respektive område tydliggörs. När en medborgare använder sig av ris och ros ges möjligheten att lämna synpunkter och ge förslag till förbättringar anonymt, vilket försvårar en dialog (i bemärkelsen samtal). Samtidigt är det värdefullt att det finns möjlighet att lämna synpunkter anonymt då vissa synpunkter, av olika anledningar kan kännas svåra att framföra. Det är sådana typer av gränsdragningar mellan vad som kan betraktas som en dialog och inte, som är viktiga att tydliggöra, samt att kornmunorganisationen har tydliga riktlinjer för hur informationen, synpunktema och ideema ska tas emot och behandlas inom respektive område.

Ris och ros är en viktig kanal för att inhämta synpunkter och förslag till förbättringar i verksamheterna från medborgare och besökare. Hanteringen av ris och ros sker enligt en mycket tydlig arbetsrutin och fungerar bra på kultur och fritid. Försvinner

möjligheten att lämna förslag till förändringar genom ris och ros, så återstår enbart möjligheten att ge berörn eller uttrycka missnöje. Det kan i sig medföra att det blir något svårare att använda informationen som ett underlag i verksamhetsutveckling och för konkreta förbättringar.

För kultur och fritid är det mycket viktigt att säkerställa att ungdornars initiativ, ideer, engagemang och vilja tillvaratas och bejakas. Många av verksamheterna organiserar ungdornar och existerar för att göra deras fritid mer meningsfull. Förslaget att

säkerställa likvärdighet mellan ungdornsfullmäktige och råden för äldre och personer med funktionsnedsättning är därför en princip som kultur och fritid tycker är mycket viktig.

Avskaffande av medborgarförslag och demokratiberedningens tillägg En central fråga i översynen handlar om medborgarförslagen och hur man

kornmunövergripande ska arbeta med den påverkan som sker på medborgarens eget initiativ till ideer och förslag. Kultur och fritid får många medborgarförslag vilket kan uppfattas som att det finns ett stort engagemang och intresse från medborgama i kultur-och fritidsfrågoma. Många förslag som kornmer in handlar om en relativt specifik fråga och att förslagsställaren vill att någonting nytt som inte finns eller erbjuds i kommunen ska tillföras. Utmaningarna kring medborgarförslagen handlar bland annat om att nämnden får en del förslag som inte berör deras ansvarsområde och att det ibland är svårt att se en koppling mellan förslaget och nämndens imiktningar vad gäller strategier och prioriteringar.

Tjänsteskrivelse

Kultur och fritid 2016-09-06

Upplevelsen på förvaltningen är att medborgarförslagen tar mycket tid i anspråk vad gäller handläggning och utredning. Att forslagen mycket sällan realiseras gör också att påverkansgraden blir väldigt låg. Förslagen kan däremot fungera som en indikator på vad medborgama efterfrågar och mer långsiktigt påverka olika beslut och prioriteringar, speciellt i de fall där många medborgarförslag som berör samma eller liknande fråga kommer in. Ett sådant exempel är beslutet att bygga en aktivitetspark

Översynen som kommunledningskontoret gjort visar att medborgarförslagen och de lagstadgade arbetssätt som finns kring dem är resursineffektiva och att påverkansgraden är låg. Förslaget i rapporten är istället att utveckla Vivill, som då blir en digital form av e-petition där personer kan skriva under olika medborgares förslag. Efter ett visst antal underskrifter tas frågan upp för handläggning och politisk beredning. Kultur och fritid tycker att det är bra att hitta alternativa lösningar istället för att fortsätta arbeta med nuvarande medborgarforslag. Huruvida medborgarförslagen borde avskaffas vid årsskiftet eller inte är svårare att ta ställning till.

Eftersom påverkanskanalerna Frågepanelen och Vivill är direkta kanaler till de politiska representanterna, kan inte kultur och fritidsförvaltningen lämna några synpunkter kring dem.

Katarina Hansson Kultur och fritidschef

Expediera till kommunstyrelsen

Sofie Ludvigsson Utvecklare

5(5)

D nr KFN 20 16/00067

Uddevalla 2016-09-09

I dokument Kallelse Föredragningslista Demokratiberedning Demokratiberedning (sidor 41-50)