7.3.1 Budgetrubrik A: Lön till personal16
Avser endast utbetalda faktiska lönekostnader för anställd personal som spelar en central och direkt roll i projektet. Kostnader för projektledaren och andra personer som enligt skriftligt beslut ingår i projektorganisationen och som är direkt inblandade i planeringen och/eller genomförandet av projektet får tas upp här. I lönekostnaden får medräknas semesterersättning och lönebikostnader som arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande.
Eventuella arbetsgivarstöd så som lönebidrag ska räknas bort alternativt tas upp som intäkter i projektet.
16 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.1
Särskilda krav för offentliganställd personal17
Lönekostnader för offentliganställd personal som genomför projektet anses bara vara direkta stödberättigande kostnader i följande fall:
En person som är direkt rekryterad för att uteslutande arbeta i projektet.
En redan anställd person som är avdelad till uppgifter som är specifikt kopplade till genomförandet av projektet och som normalt sett inte tillhör den anställdes arbetsuppgifter (vilket styrks av ett dokumenterat beslut av organisationen), och en annan person ersätter den förstnämnde i dennes ordinarie uppifter. Om ingen ersättare har rekryteras kan kostnaden fortfarande tas upp, men då som en särskilt finansierad lönekostnad (budgetrubrik L).
En person som utför uppgifter specifikt kopplade till genomförandet av projektet på mertid/övertid.
Personal med stödjande funktioner
Kostnader för andra medlemmar i personalen i projektägarens och/eller projektpartners organisation och som bara innehar en stödjande roll (exempelvis administrativ chef, redovisningsstöd, stöd vid upphandlingar, personalstöd, it-stöd, administrationsassistent, receptionist osv.) är inte stödberättigande som direkta kostnader och anses vara
indirekta kostnader (budgetrubrik I).
Särskilt redovisningskrav
För offentliganställd personal med tillsvidareanställning gäller att:
det ska finnas ett dokumenterat beslut att personen är frikopplad från ordinarie arbetsuppgifter för att arbeta i projektet.
det ska finnas dokumenterat vem som rekryteras som ersättare för att utföra de tidigare ordinarie arbetsuppgifterna.
För alla organisationer gäller att utgifterna ska kunna styrkas med utdrag ur bokföringen, anställningsavtal, lönespecifikation eller liknande liksom bevis på utbetalningar, inbetald arbetsgivaravgift och andra avgifter.
Deltid i projektet
Lönekostnaden för personer som arbetar endast en del av sin tid i projektet är bara stödberättigande för den del som motsvarar arbetad tid i projektet. I sådana fall ska kostnaden kunna styrkas bland annat med beslut om tjänstgöring och tidredovisning. En tidsmall för tidredovisning finns att ladda ned på Migrationsverkets webbplats. Timlön beräknas normalt som 1/165 av månadslönen. Tidrapporter för varje enskild person behöver inte skickas in vid rapportering, om inte annat är överenskommet. Istället ska en särskild mall för sammanställning av tidrapporter användas. Mallen kan laddas ner från Migrationsverkets webbplats.
7.3.2 Budgetrubrik B: Resor18
Avser kostnader för främst projektpersonalens resor. Här ingår kostnader för biljetter, hotellrum, korttidshyra av bil, milersättning vid resa med egen bil samt traktamente enligt Skatteverkets regler (eller gällande kollektivavtal som normalt tillämpas av
17 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.1.2
18 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.2
organisationen). Resekostnader för den personal som inte är projektpersonal ska särskilt motiveras om kostnaden ska kunna godkännas som stödberättigande.
Billigaste färdsätt ska användas (ekonomibiljetter). Resor med flyg är i regel stödberättigande endast vid resor över 800 km såvida inte kortare flygresor kan motiveras som kostnadseffektivt. Resor med taxi och resor som inte är i ekonomiklass ska kunna motiveras med exempelvis samåkning eller obekväma tider (för taxiresor) eller ingen tillgång till ekonomiklassbiljetter.
Kostnader som uppstår utanför EU:s medlemsländer är stödberättigande enbart i projekt som handlar om vidarebosättning.
Observera att resekostnader för personal under budgetrubrik L Särskilt finansierade offentliga löne- och resekostnader ska tas upp under den rubriken i finansplanen.
Resekostnader för offentliganställd projektpersonal som inte är nyrekryterad eller ersatt får alltså inte tas upp under budgetrubrik B.
Ta upp resekostnader för transnationellt samarbete under rubrik G Transnationellt samarbete, aktiviteter.
Om en projektpartner finansierar sina egna resor som en del av den nationella medfinansieringen tas resorna upp under budgetrubrik J Av projektpartner särskilt finansierade direkta kostnader.
Särskilt redovisningskrav
Kostnader ska kunna styrkas med betalda fakturor/kvitton, reseräkning m.m. Tänk på att det ska framgå vem som rest och syftet med resan. Vid flygresor ska ombordstignings-korten sparas. Vid användning av bil ska körjournal föras med datum, sträcka, resans syfte, orter och vilka som rest. Ersättningen ska vara utbetald till den som tillhandahållit bilen, vilket ska kunna styrkas.
7.3.3 Budgetrubrik C: Tjänster – Konsulttjänster och övriga tjänster
Avser främst köpta konsulttjänster, till exempel en extern utvärderare. Även kostnader för personal från bemanningsföretag redovisas här.
Kostnaden för en viss tjänst ska inte överstiga marknadsvärdet och tjänsten ska upphandlas på ett affärsmässigt sätt genom att exempelvis offerter från flera olika firmor jämförs. Lagen om offentlig upphandling gäller givetvis för offentliga
organisationer. Upphandlingar och affärsuppgörelser ska kunna kontrolleras och ska vara skriftligt dokumenterade.
Upprättade avtal för de tjänster som projektet köper in, liksom dokumentation rörande upphandlingen ska finnas med i den ekonomiska dokumentationen.
Expertis
Utomstående expertis får anlitas för avgränsade uppgifter knutna till projektet förutsatt att kostnaden är motiverad i jämförelse med det mervärde som tillförs projektet.
Utläggande på entreprenad19
Som generell regel måste projektägaren tillsammans med projektpartner själv ha förmågan att utföra de verksamheter som berör projektet. Utläggande på entreprenad måste därför vara begränsat och får inte överstiga 40 procent av de direkt
stödberättigande kostnaderna för ett projekt, såvida de inte vederbörligen motiverats och godkänts i förväg av fondenheten. Uppgifter som avser den övergripande förvaltningen av projektet får inte läggas ut på underleverantörer.
7.3.4 Budgetrubrik D: Inköp av varor – Inkl. tryckkostnader och avskrivningar Avser kostnader för inköp av förbrukningsmaterial som är nödvändiga för projekts genomförande inklusive kostnader för tryckning. Inköp direkt riktade till målgruppen tas upp här. För inventarier får endast avskrivningskostnaden tas upp.
Kontorskostnader som kontorsutrustning inklusive datorer, pennor, papper, telefon- och internetabonnemang osv. betraktas som indirekta kostnader (budgetrubrik I) om de inte ställs direkt till målgruppens förfogande.
Inventarier avser utrustning som inte har obetydligt värde och livslängd, så som tekniska apparater, maskiner och möbler. Vid anskaffning av inventarier är det i första hand kostnaden för hyra eller leasing som är stödberättigande (redovisas under rubrik E Hyra av lokaler och utrustning).
Om hyra eller leasing inte är något bra alternativ, på grund av den korta projekttiden eller den snabba värdeminskningen, så kan avskrivningskostnaden för nya inventarier vara stödberättigande och redovisas under budgetrubrik D. Inköpspriset ska inte överskrida marknadsvärdet och värdet får avskrivas i enlighet med de skatte- och
bokföringsprinciper projektägaren normalt tillämpar. Kostnaden för inventarier delas till exempel normalt upp på 36 månader. De avskrivningar som görs under den tid då maskinen används i projektet är stödberättigande (1/36 av inköpspriset per månad).
Inköp av begagnade inventarier är stödberättigande endast under följande villkor:
Kostnaden ska kunna styrkas med intyg från säljaren. Intyget ska visa varifrån inventariet kommer samt bekräfta att det inte har köpts med hjälp av bidrag från EU.
Kostnaden ska inte överstiga marknadsvärdet och ska vara lägre än kostnader för liknande ny utrustning.
7.3.5 Budgetrubrik E: Hyra av lokaler och utrustning
Avser direkta kostnader för lokaler och utrustning. För att hyra av lokaler och utrustning ska vara en direkt kostnad i projektet ska dessa användas särskilt för projektets
verksamhet och inte till någon del i projektägarens ordinarie verksamhet. Särskilda hyresavtal för projektet ska finnas med i projektets ekonomiska redovisning. Tänk på att endast kostnader inom ramen för projekttiden får belasta projektet. Alla kostnader som är direkt förknippade med lokalerna kan tas upp här, t.ex. hyra av möbler, städkostnader och flyttkostnader. Reparationer betraktas normalt som en indirekt kostnad.
Kostnader för lokaler och utrustning som även används i stödmottagarens ordinarie verksamhet betraktas som en indirekt kostnad (budgetrubrik I).
19 Tillämpningsföreskrifter Bilaga 11, II.1.6
7.3.6 Budgetrubrik F: Möten, seminarier och konferenser
Här ska direkta kostnader för seminarier och konferenser redovisas, exempelvis hyra av konferenslokal, arvode till föreläsare, resor samt eventuell logikostnad för de som inte tillhör projektets personal (resekostnader för projektpersonal tas upp under rubrik B Resor).
Skriv deltagarlistor för alla möten och seminarier inom projektets ram.
Representationskostnader för enbart projektets personal är inte stödberättigande.
Rimliga kostnader vid sociala tillställningar som är motiverade i projektet, t.ex. vid projektets avslutning, konferenser eller för möten med projektets styrgrupp, är tillåtna.
Syftet med representationen måste tydligt gagna projektet och kan till exempel vara evenemang vid projektslut. Representation ska präglas av restriktivitet och gott omdöme.
Deltagare och syfte måste alltid anges på fakturan och nota ska bifogas vid representation.
7.3.7 Budgetrubrik G: Transnationellt samarbete, aktiviteter
Avser kostnader för aktiviteter i samband med transnationellt samarbete med flyktingfondsprojekt i andra EU-länder.
7.3.8 Budgetrubrik H: Övriga kostnader
Här kan kostnader som inte passar in under någon annan rubrik tas upp. Utgiften ska vara specificerad i budgeten, någon budgetpost för oförutsedda utgifter får inte förekomma.