5 Sammanfattning
5.1 Sektorn för socialtjänst
Vår konsultrapport från år 2003 har lett till att sektorn för socialtjänst under år 2003 upprättat en retroaktiv ansökan om särskild ersättning (perioden 1998-2002). Rättelserna avser verksamheterna för vård och omsorg samt funktionshinder (köpt vård inom daglig verksamhet, hemsjukvård, personlig assistent,mm). Utbetalning från skattemyndigheten uppgår till cirka 1 mkr.
Vår revisionsrapport från år 2005 har lett till att sektorn för socialtjänst under år 2005 upprättat en ansökan om momsreglering (1999-2005 =ingående moms) för verksamheten vård och omsorg samt en ny retroaktiv ansökan om särskild ersättning (2003-2005) för verksamheten individ och familjeomsorg. Den sammanlagda utbetalningen från
skattemyndigheten uppgår till cirka 1 mkr.
De synpunkter som framförts i tidigare granskningar och kontroller har på ett nöjaktigt sätt åtgärdats med ett undantag. Detta gäller vår rekommendation att sektorn inför och
skriftligen dokumentera en rutin för intern kontroll som syftar till att säkerställa att sektorn söker särskild ersättning för alla ersättningsberättigade fakturor. En sådan kontroll skulle kunna utföras genom exempelvis regelbunden efterkontroll av redovisningen baserat på särskilt framtagna verifikationslistor.
Lokalrevision AB har på kommunens uppdrag begärt omprövning för vissa år gällande särskild ersättning för så kallade ”sociala lägenheter” till ett belopp om cirka 1 mkr.
Ärendet har fått avslag hos skatteverket med hänvisning till att det i biståndsbeslut saknas hänvisning till Sol 5:5 eller Sol 5:7 . Frågan har därefter drivits vidare av Lokalrevision AB genom överklagande till Länsrätten i Falun. Utgången av de olika
omprövningsbesluten bör bevakas av sektorn för socialtjänst för den händelse kommunen vinner framgång vid den rättsliga prövningen.
I vår aktuella granskning har vi utrett frågan om huruvida det finns förutsättningar att söka särskild ersättning för de nya boende med särskild tillgänglighet som inrättas för i första hand äldre människor i Härryda kommun. Vad vi kan finna så saknas i dessa fall
förutsättningar till momskompensation då detta kräver biståndsbeslut enligt Sol 5:5 andra stycket eller Sol 5:7 tredje stycket. I aktuella fall har biståndsbeslut lämnats enligt Sol 4:2.
Vi har som ett led i aktuell periodisk granskning av den interna kontrollen vad gäller rutiner för ansökan om särskild ersättning också gjort analyser av verifikationer inom sektorn för socialtjänst baserat på verifikationslistor för redovisningsåret 2008. Vid kontrollen noterades tre missade fakturor inom verksamheten för vård och omsorg som kan sökas retroaktivt till ett belopp om cirka 7 000 kr.
Vid vår kontroll noterades också återigen missar i ansökan om särskild ersättning inom verksamheten för individ och familjeomsorg (IFO). De ersättningsberättigade fakturor som vi noterade som missade inom IFO var beloppsmässigt av mindre omfattning men eftersom vår granskning baseras på stickprov så bör sektorn ändå göra en fördjupad kontroll.
Anledningen till ovanstående misstag inom verksamheten IFO uppges vara att aktivitets-kodning inte har utförts på rätt sätt och enligt systemansvarig har detta sin förklaring i att ett nytt datasystem med nya rutiner för kontering införts från och med sommaren 2008.
5.1.1 Synpunkter till sektorn för socialtjänst
• En genomgång av redovisningen och en retroaktiv ansökan om särskild ersättning för år 2008 bör göras för verksamhet vård och omsorg samt för individ och familjeomsorg och då särskilt för perioden efter att ett nytt datasystem med nya rutiner för kontering införts.
• Vi ser det som mycket angeläget att sektorn för socialtjänst upprättar en skriftlig rutin för intern kontroll i syfte att säkerställa att sektorns ansökan om särskild ersättning är korrekt och komplett. I en sådan rutin bör det utses personer som har ansvar för att med jämna intervall utföra efterkontroller med hjälp av
verifikationslistor.
• En anvisning för kodning av ersättningsberättigade fakturor upprättades vid granskningstillfället till berörda assistenter inom verksamheten IFO. En anvisning och information om ersättningsberättigade fakturor bör också upprättas för den personal inom för verksamheten vård och omsorg samt funktionshinder som sköter kontering av fakturor i syfte att undvika missar i ansökan om särskild ersättning.
• Vi har vid vår granskning noterat att sektorn för socialtjänst inte utnyttjar
möjligheten till att fördela momskompensationen på lokaler och driftskostnad och därmed söka särskild ersättning med 18% respektive 5 %. Om lokalkostnadens andel av det totala fakturabeloppet överstiger 8% så är denna fördelningsgrund mer fördelaktig. Det kan finnas skäl för sektorn att analysera denna möjlighet samt det ekonomiska utfallet vid en uppdelning av momskompensationen inom samtliga verksamheter i de fall det finns förutsättningar att få lokalkostnaden specificerad från berörda företag.
5.2 Sektorn för utbildning och kultur
Vår revisionsrapport från år 2005 har lett till att sektorn för utbildning och kultur
tillsammans med ekonomikontoret upprättat en retroaktiv ansökan om särskild ersättning för perioden 2003-2005. Från skattemyndigheten har sedan utbetalats cirka 150 000 kr.
De synpunkter som framförts i tidigare granskningar och kontroller har på ett nöjaktigt sätt åtgärdats med ett undantag. Detta gäller vår rekommendation att sektorn inför och
skriftligen dokumenterar en rutin för intern kontroll som syftar till att säkerställa att sektorn söker särskild ersättning för alla ersättningsberättigade fakturor. En sådan kontroll skulle kunna utföras genom exempelvis regelbunden efterkontroll av redovisningen baserat på särskilt framtagna verifikationslistor.
Sektorn för utbildning och kultur har vad vi kan bedöma nu ett specificerat underlag för lokalkostnader från berörda friskolor vid ansökan om 18 % ersättning som uppfyller de krav som skattemyndigheten för närvarande ställer i dessa sammanhang. Sektorn bör emellertid vara observant på att ytterligare skärpning i kravet på specifikation av lokalkostnader har aviserats av skattemyndigheten.
Vi har som ett led i periodisk granskning av den interna kontrollen vad gäller ansökan om särskild ersättning gjort nya stickprov av verifikationer inom sektorn för utbildning och kultur. Den aktuella kontrollen har baserats på verifikationslistor för redovisningsåret 2008. Vid denna stickprovskontroll noterades återigen missar i ansökan om särskild ersättning inom sektorn för utbildning och kultur.
De missade ersättningsberättigade fakturor som påträffats i vårt aktuella stickprov
bedömer vi kan uppgå till ett totalt fakturabelopp på över 3 mkr varav tre fakturor från den Internationella Skolan i Göteborgsregionen (ISGR) uppgår till cirka 1 mkr.
Förutsatt att den analys som vi utfört tillsammans med ekonom på sektorn för utbildning och kultur är korrekt (ytterligare analyser av eventuella ombokningar skall utföras av ekonom) skulle detta innebära att sektorn retroaktivt skulle kunna söka en retroaktiv ersättning med 6 % för år 2008 om cirka 180 000 kr.
Beloppet kan blir större vid en fördelning av kostnader för lokaler och drift och en
uppdelning på 5% respektive 18% vilket tillämpas inom sektorn för utbildning och kultur.
5.2.1 Synpunkter till sektorn för utbildning och kultur.
• Mot bakgrund av att sektorn för utbildning och kultur enligt vårt stickprov kan ha missat att söka kompensation för ersättningsberättigade fakturor under år 2008 samt att sektorn även under tidigare perioder missat att söka ersättning så anser vi att det kan finnas skäl för sektorn att göra en kontroll av redovisningen för
räkenskapsår 2006-2008 samt innevarande räkenskapsår 2009. Sektorn bör
därefter upprätta en retroaktiv ansökan om särskild ersättning för missade fakturor.
• Vi ser det som mycket angeläget att sektorn för utbildning och kultur upprättar en skriftlig rutin för intern kontroll i syfte att säkerställa att sektorns ansökan om särskild ersättning är korrekt och komplett. I en sådan rutin bör det utses personer som har ansvar för att med jämna intervall utföra efterkontroller med hjälp av verifikationslistor.