• No results found

Syftet med denna uppsats är att öka kunskapen om outsourcing av ekonomifunktionen i följande avseenden: vi vill identifiera de faktorer som bidrar till att outsourcing av en ekonomifunktion blir framgångsrik. Vidare vill vi beskriva de negativa aspekter respektive de fördelar som kan vara förknippade med outsourcing av ekonomifunktionen.

Vilka faktorer kan bidra till att outsourcing av en ekonomifunktion blir framgångsrik för kundföretagen?

De faktorer som är väsentliga för att outsourcingen ska bli framgångsrik är att leverantören tillhandahåller kunden tillräcklig och högkvalitativ information. En annan viktigt aspekt för framgången är att de tjänster outsourcingföretaget levererar håller hög kvalitet. Vidare är det viktigt att leverantören hela tiden har den specifika kunden i fokus och att outsourcingföretaget är flexibelt och anpassningsbart efter kundens behov och önskemål. Det är även viktigt att kunden känner till sitt företags behov och därigenom kan beställa rätt tjänster.

Den slutsats som kan dras är att relationen och kommunikationen mellan kund och leverantör är det avgörande i samarbetet för att få en framgångsrik outsourcing av ekonomifunktionen. Dialog är ett måste för att kunna lösa problem som eventuellt uppstår. Leverantören måste ha kunden i fokus och hitta den lösning som passar den enskilda kunden bäst för att outsourcingsamarbetet ska bli framgångsrik. Alla kunder är olika och har olika behov och således gäller det för leverantören att vara flexibel mot kunden. Relationen mellan kundföretaget och leverantören måste byggas på tillit och delade åtaganden för att outsourcingen ska vara så framgångsrik som möjligt. Tillit leder till att kunden känner trygghet i samarbetet.

Slutligen är det av yttersta vikt att outsourcingföretaget hela tiden arbetar för att förbättra kvaliteten på tjänsterna och för att tillfredställa kundernas behov.

Vilka fördelar kan outsourcing av ekonomifunktionen föra med sig (ur ett kundperspektiv)?

Genom den tidsbesparing som outsourcing av ekonomifunktionen leder till möjliggörs en ökad fokus på kärnkompetensen i företaget. Denna ökade fokus leder i sin tur till att företagets konkurrenskraft kan ökas och därigenom kan företagets lönsamhet förbättras. Kundföretaget får tillgång till spetskompetens inom den outsourcade delen av ekonomifunktionen och därigenom ökas kvaliteten på den kritiska ekonomifunktionen. Då ekonomifunktionen är en betydelsefull del av ett företags värdekedja är det viktigt att den håller hög kvalitet i och med att värdekedjan är en väsentlig del av företagets konkurrenskraft.

Outsourcing kan leda till kostnadsreducering bland annat då kundföretaget kan lossa på överflödig personal och därmed undvika onödiga personalkostnader. Kundföretaget kan också få bättre struktur på ekonomi och redovisning.

Vilka negativa faktorer kan det finnas vid outsourcing av en ekonomifunktion?

Den mest kritiska punkten är just att företag outsourcar sin ekonomifunktion. I denna studie har det framgått att ekonomifunktionen är en högst kritisk funktion. Det beror till stor del på att den påverkar företagets konkurrenskraft då den är en del av värdekedjan.

En annan väldigt negativ faktor är den eventuella kontrollförlusten som kunden kan uppleva med outsourcingsamarbetet. Det är av största vikt för leverantören att arbeta med att förebygga denna känsla av kontrollförlust, genom tydlig information och att leverantören tillhandahåller avtalade tjänster.

Det är vanligt att kunderna upplever att svarstiderna är för långa. Detta är således en negativ faktor som leverantören bör arbeta med att förbättra. Den oförmåga att leverera i tid som kunderna upplever beror till stor del på bristande kommunikation med leverantören. Trots att kunderna efterfrågar vissa upplysningar så har outsourcingföretaget inte kunnat leverera detta inom för kunden skälig tid.

Ett problem är att outsourcingföretagets tjänstemän har ett flertal olika klienter och att de därigenom inte kan vara fullständigt insatta i den specifika kundens verksamhet. På grund av detta är det till stor del på kundens ansvar att kunna beställa rätt tjänster av outsourcingföretaget. En vanlig anledning till att outsourca ekonomifunktionen är att kunden inte har eller vill lägga pengar på den kompetens som skulle behövas inhouse för att sköta ekonomifunktionen. Avsaknaden av denna kompetens kan göra det svårt för kunden att beställa rätt tjänster.

Slutligen är det viktigt att tydliggöra för kunden innan outsourcingavtalet görs att allt ansvar och all risk inte kan läggas över på leverantören. Kunden kommer alltid ha ett visst ansvar i form av exempelvis en attestfunktion vilket uppfattas som besvärande för vissa kunder. Ansvar är alltid förknippat med en viss risk.

7 Diskussion

Vi anser generellt att risken med att outsourca ekonomifunktionen är relativt liten förutsatt att leverantören kan tillhandahålla de tjänster som avtalats och att dessa håller hög kvalitet. Dock instämmer vi i respondenternas uppfattning om att ekonomifunktionen i volatila verksamheter inte bör outsourcas, men dessa branscher är sällsynta.

Förutsättningarna för att ett outsourcingsamarbete ska bli framgångsrikt anser vi även vara att kunden och leverantören kan hantera de negativa faktorer som uppstår. Om parterna övervinner dessa kritiska faktorer kan alltså samarbetet få en mer framgångsrik utgång.

Vidare tror vi att företagsstorlek och bransch eventuellt påverkar utkomsten av outsourcingsamarbetet. Det största företaget i vår studie omsätter 100 miljoner kronor och detta faktum innebär att ekonomifunktionen bör bli så pass omfattande att den fyller en heltidstjänst. Det finns visserligen ingenting som hindrar de mindre företagen att anställa någon på deltid men det är en stor fördel för mindre bolag att kunna omvandla fasta kostnader till rörliga kostnader, vilket är en följd av outsourcing. Frågan är dock om outsourcing är så kostnadsbesparande som respondenterna har hävdat. Outsourcingföretaget ska inte bara betala lön och arbetsgivaravgifter utan även gå med vinst. Således är en person på outsourcingföretaget dyrare per timme. Däremot får kunden tillgång till spetskompetens inom

hela ekonomifunktionen genom outsourcing.

Att företagets bransch påverkar framgången av outsourcingen anser vi vara tydligt. Oppboga och H&J verkar inom branscher som kräver snabba beslut och således krävs snabbare svarstid om exempelvis företagets finansiella ställning. I dessa fall kan det vara en fördel att ha ekonomifunktionen inhouse för att få direkta svar. MK tillhör en bransch med relativt jämna flöden. I en sådan bransch anser vi det vara relativt riskfritt att outsourca ekonomifunktionen förutsatt att leverantören håller hög kvalitet.

En av de nackdelar som anförs i studien är att man samarbetar med människor och det finns alltid risk att problem uppstår som beror på den mänskliga faktorn. Detta anser vi inte vara ett hållbart argument på grund av att om ekonomifunktionen skulle vara inhouse skulle det fortfarande vara en mänsklig faktor inblandad. Detta argument förkastas tills diskussionen rör människor kontra teknologi.

Företag som outsourcar ekonomifunktionen får tillgång till en personalstab på outsourcingföretaget som tillsammans kan mycket om mycket. Detta på grund av att studerad leverantör arbetar i funktioner där personalen specialiserar sig på mindre delar av ekonomifunktionen. En hos kundföretaget anställd person som ska sköta hela ekonomifunktionen måste däremot kunna lite om mycket.

Vi är övertygade om att den ekonomiska outsourcingbranschens framtid är ljus. Det är en relativt ny bransch vilket leder till att den hela tiden måste anpassa sig efter marknaden och dess efterfrågan. Det innebär vidare att outsourcingföretagen måste arbeta med kvalitetsförbättringar och därigenom blir outsourcing allt mindre riskfyllt. Kombinationen av att de ekonomiska outsourcingföretagen anpassar sig efter den efterfrågan som finns och att riskerna med outsourcing minimeras leder till att ekonomifunktionsoutsourcingen kommer att dra till sig allt fler kunder.

Referenslista

Litteratur

Adermalm, Lars., Sjöberg, Hans & Wedin, Torkel (1998) Faktorer som påverkar insourcing-

och outsourcingbeslut. Illustrationer från Scania och Hifab International. Uppsala

universitet: Centrum för Internationella Företagsstudier. Företagsekonomiska institutionen. Augustson, Magdalena & Bergstedt Sten, Viveca (1999) Outsourcing av IT-tjänster. Stockholm: Industrilitteratur

Bengtsson, Lars, Berggren, Christian & Lind, Johnny (2005) Alternativ till outsourcing. Malmö: Liber

Burkholder, Nicholas C (2006) Outsourcing the Definitive View, Applications, and

Implications. Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.

Chapman, Robert B & Andrade, Kathleen (1998) Insourcing after the outsourcing: MIS

survival guide. New York: American Management Association.

Denscombe, Martyn (2004) Forskningens grundregler. Samhällforskarens handbok i tio

punkter. Lund: Studentlitteratur.

Eriksson, Lars Torsten (2006) Att utreda, forska och rapportera. Malmö: Liber.

Eriksson, Lars Torsten & Wiedersheim-Paul, Finn (2001) Att utreda, forska och rapportera. Malmö: Liber Ekonomi.

Holme, Idar Magne & Solvang, Bernt Krohn (1997) Forskningsmetodik om kvalitativa och

kvantitativa metoder. Lund: Studentlitteratur.

Greaver II, Maurice F (1999) Strategic outsourcing. A Structured Approach to Outsourcing

Decisions and Initiatives. New York: AMACOM.

Jacobsen, Dag Ingvar (2002) Vad, hur och varför? Om metodval i företagsekonomi och andra

samhällsvetenskapliga ämnen. Lund: Studentlitteratur.

Lundahl, Ulf & Skärvad, Per-Hugo (1999) Utredningsmetodik för samhällsvetare och

Merriam, Sharan B (1994) Fallstudien som forskningsmetod. Lund: Studentlitteratur.

Porter, Michael E (1985) Competitive Advantage Creating and Sustaining Superior

Persormance. New York: The Free Press.

Saunders, Mark., Lewis, Philip., Thornhill, Adrian (2003) Research methods for business

students. Harlow: Financial Times/Prentice Hall.

Saunders, Mark., Lewis, Philip., Thornhill, Adrian (2007) Research methods for business

students. Harlow: Financial Times/Prentice Hall.

Thurén, Torsten (2007): Vetenskapsteori för nybörjare. Malmö: Liber Avhandlingar

Greve, Jan & Karlsson, Börje, (1994) Att utöva inflytande med lokala ekonomisystem. Lic. avhandling. Uppsala universitet.

Vetenskapliga artiklar

Arnold, Ulli (2000) New dimensions of outsourcing: a combination of transaction cost

economics and the core competencies concept. European Journal of Purchasing & Supply

Management 6 s. 23-29.

Costonis, Michael (2007) A New Beginning. Best's Review, Vol. 107 No. 9 s. 42

Eisenhardt, Kathleen M & Martin, Jeffrey A (2000) Dynamic capabilities: what are they? Strategic Management Journal Oct/Nov 2000; 21, 10/11 s. 1105-1121 ABI/INFORM Global. Friedman, Debbie & Giber David (2007) Making or Breaking Outsourcing Success. T + D; Sep 2007; 61, 9; ABI/INFORM Global.

Gilley, Matthew K & Rasheed, Abdul (2000) Making More by Doing Less: An Analysis of

Outsourcing and its Effects on Firm Performance. Journal of Management. Vol. 26 No. 4 s.

763-790.

Hawkins, David (2007) Make outsourcing compatible. Supply Management, Mar 29; 12, 7. Holcombe, Richard J (2007) Outsourcing Friend or Foe? SGB, Jun 2007; 40, 6.

McIvor, Ronan (2000) A practical framework for understanding the outsourcing process. Supply Chain Management: An International Journal. Vol. 5, No 1, s. 22-36.

McLoughlin, Don (2007) Best Practices for Succesful Outsourcing. Accounting Technology, Mar 2007; 23, 2.

Quinn, James Brian (1999) Strategic Outsourcing: Leveraging Knowledge Capabilities. Sloan Management Review, Summer 1999; 40, 4; ABI/INFORM Global s. 9-21.

Quinn, James Brian (2000) Outsourcing Innovation: The New Engine of Growth. Sloan Management Review, Summer 2000; 41, 4; ABI/INFORM Global s. 13-28.

Teece, David J, Pisano, Gary & Shuen Amy (1997) Dynamic capabilities and strategic

management. Strategic Management Journal, Vol: 18:7, s. 509-533.

White, Tom (2001) Finance & accounting outsourcing: The solution for the new economy. Afp Exchange, Vol. 21, No. 1, s. 50- 52

Elektroniska källor www.businessweek.com/print/smallbiz/content/jun1998/sb19980610_476.htm. 2007-11-12 kl. 12.05. www.ne.se 2007-11-28 kl.14.08. http://www.accenture.com/Countries/Sweden/About_Accenture/Newsroom/pressmeddelande n66.htm 2007-12-08, kl. 11.34. Muntliga källor

Berndtson, Lars, Mariebergs Kakelugnsmakeri AB, 2007-12-07

Jansson, Joakim, Öhrlings PricewaterhouseCoopers Transaktionscenter AB, Örebro, 2007-12- 11

Jungander, Sven-Erik, Hedén & Jungander AB, 2007-12-05 Larsson, Lennart, Oppboga Bruk AB, 2007-12-10

Åhr, Anna, Öhrlings PricewaterhouseCoopers Transaktionscenter AB, Uppsala, 2007-12-07

Bilaga 1

Intervjufrågor till kundföretag

1. Berätta lite om Er organisation? 2. Vad är kärnan i Er verksamhet?

3. Vilka delar av verksamheten har Ni valt att outsourca?

4. Har Din yrkesroll/Dina arbetsuppgifter förändrats i och med att Ni valt att outsourca delar av Er verksamhet? I så fall på vilket sätt?

5. Jämförde Ni olika potentiella outsourcingföretag (leverantörer) innan Ni valde den leverantör Ni har idag?

6. Varför valde Ni just Öhrlings PricewaterhouseCoopers Transaktionscenter AB (Ekonomifabriken AB/Svefak AB)?

Innan outsourcingbeslutet tagits

7. Vilken/vilka är anledningen/anledningarna till att Ni valt att outsourca?

8. Anser Ni att det finns några andra förändringsverktyg som Ni skulle kunna använda Er av istället för outsourcing? Övervägdes andra alternativ?

Målet med outsourcingen

9. Vilka är Era primära mål med att outsourca Er ekonomifunktion? Outsourcingens negativa faktorer

10. Vilka negativa faktorer anser Ni att det fanns i samband med att hanteringen av Er ekonomifunktion lades över på leverantören?

11. Anser Ni att det fortfarande finns negativa faktorerna i samarbetet med leverantören? I så fall vilka?

Förlorad kontroll

12. Har Ni upplevt att Ni tappat en del av kontrollen i och med outsourcingen? Om ja, på vilket sätt, vad är det som Ni känner att Ni inte har kontroll över? Om nej, vad tror Ni är anledningen till detta?

13. Känner Ni en trygghet i hur hanteringen sköts?

14. Får Ni kontinuerligt information och rapporter som är tillförlitliga? Relationen med leverantören

15. Hur upplever Ni relationen med outsourcingföretaget? Hur väl överensstämmer den

upplevda relationen med den önskade?

16. Hur upplever Ni den kommunikation Ni har med leverantören? 17. Vilka kvalifikationer ska finnas hos en bra leverantör enligt Er? 18. Vad är Er leverantörs styrka?

19. Känner Ni att leverantören kontinuerligt arbetat för förbättring? I så fall hur? 20. Känner Ni tillit till Er leverantör? Om ja, vilka faktorer bidrar till detta. Slutligen

21. Vilka råd skulle Ni ge till ett företag som tagit beslutet att outsourca sin ekonomifunktion?

Kompletterande intervjufrågor

1.1 Har Ni haft ekonomifunktionen inhouse?

1.2 Vad anser Du att ekonomifunktionen har för betydelse för Er verksamhet?

Bilaga 2

Intervjufrågor Öhrlings PricewaterhouseCoopers Transaktionscenter AB

1. Vilken är Din nuvarande befattning och vilka är Dina arbetsuppgifter? 2. Vilka outsourcingtjänster erbjuder Ni?

3. Vilken är Er affärsidé?

4. Vilka motiv har de kunder som outsourcar sin ekonomifunktion till Er?

5. Har Ni identifierat några risker (för kunden) som är förknippade med outsourcing av ekonomifunktionen?

– Hur arbetar Ni för att förhindra dessa risker?

6. En av huvudfrågorna vid outsourcing är att kundföretaget, även om de fortfarande har inblick i ekonomin, riskerar att förlora en del av kontrollen över företaget.

– Hur ser Du på detta, behöver det vara så?

– Arbetar Ni för att motverka en eventuell kontrollförlust? Vilka åtgärder vidtas? – Om det är så att kontrollen övergår från kundföretaget till Er, anser Du att detta kan få positiva/negativa konsekvenser för kunden? I så fall vilka?

– Vilka delar riskerar kunden förlora kontroll över?

7. Hur behandlar Ni eventuella problem som kan uppstå i samarbetet med kundföretaget? 8. Hur viktigt anser Du att det är med en nära relation/bra kommunikation med kundföretaget samt att kunden känner tillit till Er som leverantör?

9. Hur hanterar Ni kundföretagets konfidentiella material? (Exempelvis för att detta inte ska nå Era andra klienter?)

10. Hur ser Ni på Er kompetens/förmåga att leverera det kunden efterfrågar på ett för kunden tillfredsställande sätt?

11. Vad anser Ni vara Er styrka i egenskap av leverantör? (Vad skiljer Er verksamhet från Era konkurrenters?)

13. Hur anser Du att framtidsutsikterna ser ut, både för Er verksamhet och för hela outsourcingbranschen?

14. Vilka råd skulle Du ge till ett företag som överväger att outsourca sin ekonomifunktion?

Kompletterande intervjufrågor

1.1 Vad anser Du att ekonomifunktionen har för betydelse?

Related documents