I dokumentet Stabsinstruktion Länsstyrelsen i Västmanlands län – utkast (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020) (hädanefter omnämnd enbart som
stabsinstruktionen) anges stabens uppgifter samt hur ansvar och roller är för-
delade inom stabsorganisationen2.
Stabsinstruktionens omfattning är 15 A4-sidor.
Undvika kända problem
Stabsmetodiken beskrivs som avgörande för att undvika kända problem som ”handlingsförlamning, bristande informationsdelning, diversifierade läges-
bilder och målsättningar” (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020, s. 9).
Snabbt, effektivt, aktivt och flexibelt
Vidare anges att länsstyrelsens stabsarbete ska ”kännetecknas av snabb upp-
start, effektivt inledningsskede, aktiv informationsinhämtning, aktivt och flex- ibelt förhållningssätt samt tillämpning av stabsmetodiken i vardagen” (Läns-
styrelsen i Västmanlands län, 2020 s. 9).
Arbete ska bedrivas i fyra steg
Stabsmetodiken bygger på fyra steg: 1. Samlad lägesbild
2. Värdering och förståelse av läget 3. Bedömning och inriktning 4. Planering och samordning
2 Länsstyrelsen i Västmanland har under hösten 2020 uppdaterat det utkast till stabsinstruktion
som föreliggande utvärdering har utgått ifrån (Länsstyrelsen i Västmanland 2020). Den nya stabsinstruktionen är fastställd av landshövdingen 2020-12-28, dnr 452-6006-20. Utvärderaren fick ta del av den uppdaterade versionen först den 15 mars 2021 och har således enbart förhållit sig till det utkast som varit aktuellt för den tidsperiod som utvärderingen rör.
I ett mejl från Länsstyrelsen den 15 mars 2021 påtalar Länsstyrelsen: ”I rapporten nämns och
hänvisas konstant till (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2016) och (Länsstyrelsen i Västman- lands län, 2020). Underlaget är endast ett UTKAST som vid uppstarten av stabsarbetet inte passerat landshövdingen och inte är något formellt eller gällande underlag. […] Den felaktiga beskrivningen av ansvarsfördelningen har ändrats i den beslutade versionen. Den stora anled- ningen att MDH fick del av utkastet var för det var på beskrivet vis i utkastet till stabsinstruktion som staben organiserade sig och den metodik som staben tillämpade.”
14
Utifrån dess ovan listade fyra steg i instruktionen har länsstyrelsens mötes- struktur för stabsmötena skapats (se En uppdelad mötesstruktur, s. 24 ff.) (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020). Länsstyrelsen har valt att under pandemin tillämpa stabsmetodikens fyra olika steg genom tre olika stabs- möten och ett möte med beslutsfattaren.
I det första steget, samlad lägesbild, görs genom att funktionerna skickar in sin lägesbild till funktionen lägesbild och genomförande (L3). Lägesuppdate- ringsmötet (LUM) användes för att gå igenom den samlade lägesbilden. I det andra steget, värdering och förståelse av läget, görs först i funktionerna som sedan lämnar sin värdering på värderingsmötet (VM) (Länsstyrelsen i Väst- manlands län, 2020). Värderingsmötet kan enligt stabsinstruktionen hållas en- skilt, i respektive funktion eller i stab. I det tredje steget, bedömning och in- riktning, hålls möte med beslutsfattaren som gör inriktningsbeslut eller beslut i stort. I det fjärde och sista steget, planering och samordning, sker en genom- gång av uppgifter som tas upp i stabsarbetsplanen, resurs, samverkans- och informationsbehov på ett så kallat koordineringsmötet (KM) (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020).
Beslutsfattande chef
Länsledningen, det vill säga landshövding och länsråd, är enligt instruktionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020) de som är beslutsfattande chef i kri- sen och de som fattar inriktningsbeslut för stabsarbetet3. Länsledningen är
också enligt instruktionen ansvarig för ledningen av den dagliga verksamheten som måste fungera även i kris (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020).
I enlighet med Landshövdingens beslut den 5 mars (se Tidslinje över hän-
delseutvecklingen, Vecka 10, s. 38) fick den krisledande chefen, länsrådet, de-
legation att agera som beslutande chef i hantering av pandemin. I ett nytt tids- begränsat beslut fattade Landshövdingen den 15 april beslut om att 3 medar- betare kan förordnas till krisledningschefer (se Tidslinje över händelseutveckl-
ingen, Vecka 16, s. 42, , s. 23 ff.; s. 46 ff. ; Ledning av stabens arbete, s. 61 ff.
och Fotnot 11, s. 4 och 14, s. 9).
3 I ett mejl från Länsstyrelsen den 24 februari 2021 på talar de att följande är den ”korrekta”
beskrivningen av beslutsfattandet i staben: ”Landshövdingen i egenskap av myndighetschef, är
ytterst ansvarig för länsstyrelsens krishanteringsarbete. Myndighetschefen är också ytterst an- svarig för den övergripande ekonomin samt fattar beslut om igångsättning och inriktningsbe- slut för stabsarbetet. Myndighetschefen kan sedan i sin tur delegera till chefer och medarbetare i sin organisation att få ansvar för att besluta och driva verksamheten framåt.”
15
Beslutsfattande chef ska enligt instruktion (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020, s. 3):4
• leda och ta besluta som föranleds av eller kan komma att påverka länsstyrelsens ansvar kopplat till samhällsstörningen
• avge övergripande beslut (beslut i stort (BIS)), ramar, riktlinjer och målbild för länsstyrelsens ansvar i samhällsstörningen.
• utarbeta operationsplan med stöd av staben.
• ansvara för hela operationen, insatsen eller händelsen, vilket omfat- tar såväl pågående som kommande verksamhet och inriktar verk- samheten på sikt (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020, s. 3).
Stabschef
Stabschefen leder krishanteringsorganisationen på den strategiska nivån. För att säkra uthållighet utses en eller flera biträdande stabschefer. För att säkra uthållighet utses en eller flera biträdande stabschefer (Länsstyrelsen i Väst- manlands län, 2020)5.
Stabschefen ska enligt instruktion (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020):
• planera, leda, fördela, samordna/koordinera, kontrollera och kvali- tetssäkra stabens arbete.
• värna det geografiska områdesansvaret.
• verkställa beslut från ledningen och ansvarar för målbilden.
• Säkerställa att efterfrågade och nödvändiga beslutsunderlag tas fram till ledningen.
• kontrollera att fattade beslut och information når ut till rätt motta- gare.
• vidmakthåller stabens uthållighet och fördelar personal. Beslutar om stabsberedskap och skiftgång.
• upprättar erfarenhetsberättelse (dokumenterar och omhändertar er- farenheter) (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020).
4 I den nya stabsinstruktionen är fastställd av landshövdingen 2020-12-28, dnr 452-6006-20 har
krisledande chef följande arbetsuppgifter: leder och beslutar (de beslut som föranleds av eller kan komma att påverka Länsstyrelsens ansvar kopplat till samhällsstörningen), fattar övergri- pande och inriktande beslut (BIS, ramar, riktlinjer och målbild för Länsstyrelsens ansvar kopp- lat till samhällsstörningen, utarbetar övergripande plan (med stöd av exempelvis stabschef, chef för funktion L3 och chef för funktion L5), ansvarar för hela insatsen eller händelsen, vilket omfattar såväl pågående som kommande verksamhet och inriktar verksamheten på sikt.
5I ett tidsbegränsat beslut fattade Landshövdingen den 15 april beslut om att 4 medarbetare på
Länsstyrelsen kan förordnas till stabschefer (se Tidslinje över händelseutvecklingen, Vecka 16, s. 42).
16
Stabsassistent
Vid behov av administrativt stöd kan enligt instruktion (Länsstyrelsen i Väst- manlands län, 2020) en stabsassistent (även kallad statssekreterare i stabsin- struktionen) utses som ett administrativt stöd som kan avlasta de sakkunniga eller handläggare som arbetar inom funktionens område och därmed säkra ut- hållighet för funktionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020). Stabsassi- stenten kan stötta både stabschef, funktionschef eller funktion med doku- mentation och minnesanteckningar, föra lägeskartor, tablåer och loggar samt biträda vid utarbetande av olika underlag samt stötta med bokningar, inbjud- ningar och utskick (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020).
Olika stabsfunktioner
I stabsinstruktionen beskrivs även respektive funktions 1–10 olika arbets- uppgifter och ansvarsområden. Expertfunktionen, L10, saknar dock en vi- dare beskrivning i instruktionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020).
Stabsarbetsplanen
Stabsarbetsplanen ska används för att planera stabens eget arbete och är ett verktyg för stabschefen samordning och redovisning av stabens arbete. I pla- nen ska det framgå vilka verksamheter som stabschefen prioriterar och vilka delar av staben som kan disponeras med hänsyn till rådande arbetsbelastning. I stabsarbetsplanen kan stabsmedlemmarna följa stabschefens styrningar och arbetsfördelning. Varje gång som staben beslutar om en ny uppgift bör den föras in i stabsarbetsplanen, med uppgift om vem som ska utföra den och när den ska vara färdig (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020).
17