Fullmäktige har gett kommunstyrelsen och nämnderna uppdrag som ska
genomföras och återrapporteras. Uppdragen har givits i Mål och budget 2020-21 eller fortsätter från 2018, 2017 eller 2016 års Mål och budget. För varje uppdrag är kommunstyrelsen eller en nämnd ansvarig för att uppdraget genomförs, följs upp och att resultaten rapporteras tillbaka till fullmäktige.
Det finns totalt 16 uppdrag som har följts upp och återrapporteras. Av dessa är det tre uppdrag har blivit klara sedan föregående uppföljning och slutrapporteras i denna delårsrapport. Ett uppdrag som handlar om föreningsstöd inväntar besked från förvaltningsrätten efter att ett fullmäktigebeslut överprövas.
Uppdragen är av olika karaktär och spänner över ett brett område. De uppdrag som fortsätter handlar om utvärdering av kommunens tjänstemannaorganisation, att framtidssäkra seniorbostadskön, alternativ för att lösa vikariefrågan i
grundskolan, frågan om personer som uppbär försörjningsstöd skulle kunna erbjudas en visstidsanställning i kommunen m.m.
Så här ser bedömningarna av status i rapporten med symboler ut:
2021 KS 1. Utvärdera om dagens struktur för kommunens tjänstemannaorganisation är optimal
Kommunstyrelsen uppdras att genomföra en förstudie som utvärderar om strukturen på dagens tjänstemannaorganisation är optimal för kommunens fortsatta utveckling och återkomma med möjliga förslag som bidrar till att höja
tjänstemannaorganisationens effektivitet och skapa en framtidssäkrad tjänstemannaorganisation
Kommentar: Påbörjad
Utredningen som syftar till att se över hela organiseringen av
tjänstemannaorganisationen har påbörjats. Målet är att presentera förslag på eventuella förändringar under november månad 2021.
Flera andra åtgärder har genomförts eller pågår:
• En av de åtgärder som vidtagits är att granska kommunens olika
avtalsförhållanden. Denna granskning har gett ett bra faktaunderlag för att stärka de ekonomiska processerna som behöver prioriteras.
Lokalförsörjningsprocessen har setts över som visade att styrningen inte efterlevs och att den formella styrningen behöver uppdateras. Det handlar exempelvis om styrdokumentet investeringsprocess för ny-om och
tillbyggnad av egna verksamhetslokaler och processer för in- och uthyrning som förverkligar politiska intentioner med
lokalförsörjningsstrategin.
• Utveckling av tillväxtportföljen fortsätter med fokus på STUPen-området.
Behovet av ökad synkronisering av tillväxtprojekt är stor i hela kommunen men det blir extra tydligt i genomförandet av den politiska viljan så som den är beslut i ÖP och Stadsutvecklingsplanen (STUP).
• Utveckling av ett utvecklat lednings- och styrningssystem håller också på att implementeras. Det kommer leda till mer sammanhållen
koncernplanering samt ge tydlighet i vad och när saker skall genomföras, allt i syfte att öka tjänstemännens förmåga att leverera på den politiska viljan.
• Under hösten sker en omvärldsanalys med syfte att öka kunskapen i effekten av en annan modell av tjänstemannaorganisationen. Leder annan organisation till högre effekt i vardagen av den politiska viljan? Resultatet planeras presenteras för den politiska ledningen under senare delen av året.
Ett arbete med att centralisera ett antal funktioner har också genomförts. Syftet med samordningen är primärt att förbättra kvaliteten inom funktionerna arkiv, registratur och nämndsekreterare för att skapa gemensamma processer och rutiner samt minska personberoende. Denna centralisering och samordning har också genomförts inom trygghet och säkerhet.
2021 KS 2. Utreda hur seniorbostadskön kan framtidssäkras och organiseras (KS, ÄN)
Kommunstyrelsen uppdras att tillsammans med äldrenämnden utreda hur seniorbostadskön kan framtidssäkras och organiseras på ett mer effektivt och rättssäkert sätt än idag.
Kommentar: Påbörjad
Utredningen genomförs av kommunstyrelseförvaltningen i samarbete med social- och äldreförvaltningen. Arbetet förväntas vara klart för återrapportering i slutet av 2021 eller i början av 2022.
2020 KS 1. Kommunstyrelsen får i uppdrag att se över kostnaderna för att bygga verksamhetslokaler
Kommentar: Färdig
Kommunstyrelseförvaltningen och Tornberget har genomfört översynen som utmynnat i en rapport samt ett ekonomiskt nuläge avseende byggkostnader för konceptförskolor.
Genom att den tidigare versionen av framtagen konceptförskola setts över av utbildningsförvaltningen, kommunstyrelseförvaltningen och Tornberget har flertalet åtgärder kunnat vidtas för att sänka investeringskostnaderna men ändå bevara funktionaliteten både för berörda verksamheter samt förvaltningen av fastigheten.
Bedömningen är att investeringsnivån för dagens konceptförskola kan anses skälig utifrån idag kända förutsättningar. För att framöver kunna hålla nivån på aktuell investeringsnivå krävs ändamålsenliga tomter att bygga på.
Kommunstyrelsen godkände rapporten 29 mars 2021. Uppdraget bedöms som färdigt.
2020 KS 3. Gemensam registratur samt nämndsekreterare
Kommentar: Färdig
Under våren fattades beslut om att samordna arkiv-, registrators- och
nämndsekreterarfunktioner från samtliga förvaltningar till en ny enhet inom kommunstyrelseförvaltningen. Den nya organisationen trädde i kraft den 1 maj 2021 vars uppdrag är att, bland annat, genomföra ett utvecklingsarbete för att ta fram gemensamma rutiner och processbeskrivningar inom enhetens
ansvarsområde. Under hösten implementeras ett nytt ärende- och
dokumenthanteringssystem vilket stöttar utvecklingsarbetet genom ökade möjligheter till digitalisering och automatisering.
Uppdraget bedöms som färdigt.
2020 KS 4. Upphandling och inköpsbeteende
Kommunstyrelsen ges i uppdrag att föreslå förändringar som kan leda både till prissänkningar i upphandlingar och till kostnadsminskningar vid inköp.
Kommunstyrelsen ges i uppdrag att utreda hur kommunen säkerställer att de större inköp/investeringar som görs i respektive förvaltning är rätt prioriterade, inte bara för respektive förvaltning utan även för Haninge kommun.
Kommentar: Påbörjad
Vad avser kostnadseffektivisering vid upphandling och inköp kommer detta uppdrag att realiseras genom olika åtgärder. Kommunens upphandlingar och inköp kommer strategisk att utvecklas vid revidering av gällande styrdokument för upphandling och detta sker som ett led i översynen av Södertörns
upphandlingsnämnd (SUN 2.0).
Ett nyckeltal som mäter köp från avtal har beslutats och detta gäller för alla förvaltningar och bolag. Nyckeltalet kommer att följas över tid.
Kommunstyrelseförvaltningen har även initierats en pilotmätning avseende avtalstrohet som innebär att ett eller flera avtalsområden specialgranskas i syfte att undersöka hur kommunens inköpsmönster ser ut och hur verksamheten tillämpar ingångna avtal.
Vad avser prioritering av större inköp/investeringar så pågår ett internt arbete med att försöka skapa en process och/eller forum som kan stödja att rätt prioriteringar genomförs samtidigt som verksamheten kan fortlöpa i vardagen.
2020 KS 6. Kommunstyrelseförvaltningen ska fortsätta trygghetssatsningen Kommentar: Påbörjad
Arbete med trygghetskommissionen fortlöper. Kommunstyrelseförvaltningen samordnar arbetet med trygghetskommissionen. En särskild styrgrupp, med representation från tre förvaltningar har inrättats. Resultat av insatser beskrivs under trygghetskommissionen under mål 3, I Haninge ska medborgarna vara trygga oavsett skede av livet.
2020 GFN 4. Nämnden ges i uppdrag att utreda alternativa lösningar för att hantera vikariefrågan vid frånvaro
Kommentar: Påbörjad
Verksamheterna har under 2018 haft inhyrd personal för ca 25 mkr och hittills under 2019 drygt 12 mkr. Nämnden ges i uppdrag att utreda alternativa lösningar för att hantera vikariefrågan vid frånvaro, exempelvis vikariepool, för att på sikt minska kostnaderna och öka kvaliteten.
Arbetet fortsätter med det förslag som togs fram föregående år. Förslaget handlar om att förvaltningen kan arbeta med frånvaro av ordinarie personal genom en kombination av gemensamma rutiner, en vikariepool och ett digitalt stödsystem.
Under arbetet har även förvaltningen börjat utreda om det är möjligt att samarbeta med social- och äldreförvaltningens Bemanningscenter och upphandling av ett gemensamt stödsystem. Planen är att närmare utreda förutsättningarna för ett samarbete med social- och äldreförvaltningen under början av hösten 2021 och att eventuellt genomföra en upphandling av ett gemensamt stödsystem i slutet av året som implementeras under år 2022.
För närvarande pekar arbetet på att kostnaderna för vikarier och den tid organisationen lägger på vikarieanskaffning kan minskas. Vidare tros arbetsmiljön för chefer förbättras, kvaliteten i verksamheten stärkas och
lösningen tros kunna bli en del i kompetensförsörjningen genom att uppmuntra de högskolestudenter som gör sin verksamhetsförlagda utbildning (VFU) i kommunens verksamheter att ingå i vikariepoolen.
Andra insatser som förvaltningen arbetar med som träffar området för uppdraget är att förskolorna sedan 2020 arbetat med närvarohanteringssystemet Tempus.
Detta har medfört att förskolorna kunnat planera och fördela personella resurser mer effektivt utifrån hur det faktiska barnantalet ser ut dagligen. I grundskolan har ett samarbete, ”klustergrupper”, mellan enheter utvecklats där behovet av personella resurser hanterats kontinuerligt. Arbetet har visat goda effekter men kan utvecklas.
Uppdraget beräknas vara klart under år 2022.
2020 SN 2: Sammanslagning SOF och ÄF
Uppdraget är från reviderad Mål och budget 2020-2021.
Kommentar: Färdig
Från den 1 januari 2020 är tidigare socialförvaltningen och äldreförvaltningen ersatta av social- och äldreförvaltningen. Sammanslagningen har inneburit ökade möjligheter till samverkan och samnyttjande av resurser. Sammanslagningen innebär förutsättningar för effektivare kommunikationsvägar i ärenden som berör olika verksamhetsområden, och förenklar ett enhetligt arbetssätt såväl vad gäller verksamhetens kvalitetsutveckling som i det löpande arbetet.
2020 SN 1. Socialförvaltningen ska ta i beaktande om personer som uppbär försörjningsstöd skulle kunna erbjudas en visstidsanställning i kommunen eller hos annan arbetsgivare inom kommunen
Kommentar: Påbörjad
Arbetsmarknadsenheten har tagit fram möjlighet till visstidsanställningar som riktar sig till personer som uppbär ekonomiskt bistånd. Det är inom både
kommunal verksamhet och näringslivet, nedan finns lista över möjliga platser för visstidsanställningarna.
• Vårdbiträde inom äldreomsorg och hemtjänst
• Resursassistenter inom grundskolor
• Ungdomsjobbare
• Serviceassistenter inom vård och omsorg
• Bygg – rivning/logistik
• Marina näringar/båtvarvs-medarbetare
• Housekeeping på turistanläggning
2019 KS 7: Inventera kulturhistoriskt intressanta byggnader
Kommentar: Väntar
Inventeringen av kulturhistoriska byggnader har genomförts. Därefter har en översyn gjort kring kostnader och hyresintäkter för befintliga objekt samt
kostnadskalkyler för att bibehålla byggnader samt åtgärder för att ge byggnaderna
en uthyrningsbar status. Underlagen har analyserats och ett förslag om vidare hantering har tagits fram.
Fullmäktige tog ställning till rapporten ”underlätta och demokratisäkra för föreningslivet” vid sammanträdet 2021-05-30. Rapporten innehåller flera
utredningsförslag som senare kan leda till effektivisering. Ett av förslagen var ” Se över förvaltningen och hyressättningen av lokaler till föreningar. Uppdraget kan samordnas med utredningen av kulturhistoriska fastigheter”. Fullmäktige
beslutade att ge kommunstyrelsen i uppdrag att inleda ett arbete om hur detta praktiskt kan genomföras, med hänsyn taget till ett införande senast till årsskiftet 2021/2022.
Beslutet i kommunfullmäktige överklagades till förvaltningsrätten. Förvaltningen avvaktar förvaltningsrättens ställningstagande. Status på uppdraget har därför ändrats till "väntar".
2019 KS 9: Ta fram skolstrukturplan för Haninge
Kommentar: Påbörjad
Kommunstyrelseförvaltningen (KSF) leder arbetet som görs i samarbete med utbildningsförvaltningen. Det finns fler osäkerhetsfaktorer som försvårar elevprognoser både för hela kommunen, för olika åldrar och geografiska områden. Förändringar i befolkningsdemografi, bostadsutvecklingen och in-/utflyttningsstatistik är mycket svåranalyserade i nuläget.
De strategisk volymprognoser är grunden för skolstrukturplanen, och
kommunstyrelseförvaltningens förslag är förslag till skolstrukturplan flyttas fram och integreras med lokalresursplanen. Det innebär att datum för färdigställande blir februari 2022.
Mer information
Förutom detta fullmäktige uppdrag om skolstrukturplan finns i den politiska plattformens område ”Ett Haninge som fortsätter att utvecklas” , åtgärden att Kommunen ska identifiera platser för skolutbyggnad i Handen.
Kommunstyrelseförvaltningen (KSF) leder arbetet som görs i samarbete med utbildningsförvaltningen. Arbetet med att analysera bostadsprognoser och de faktiska förändringarna i befolkningsdemografin pågår och är just nu oerhört svåranalyserade. KSF har konstaterat att från november 2020 till februari 2021 minskar antalet nyfödda barn påtagligt med mellan 24,5 - 51,6 procent per månad. Mars månad motsvarade nivån för tidigare år, medan prognosen för april pekar mot en minskning i intervallet 10 – 20 procent.
Utvecklingen är inte jämt fördelad i kommunen, utan i vissa kommundelar ökar antalet nyfödda barn medan andra områden minskat mer än angivet intervall.
Antalet inflyttade individer i åldern 1-15 år är kraftigt begränsat jämfört med samma period 2020. Nyproduktionen av bostäder har en fortsatt förskjutning framåt i tid jämfört med prognosen som presenterades i november 2020.
Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att ovanstående bidrar till öka
osäkerheten för de strategiska volymprognoserna som utgör underlag för den nya skolstrukturplanen. Underlaget utgör också en stor del av den strategiska och långsiktiga lokalresursplaneringen.
Förvaltningens förslag är att
• Skolstrukturplanen utgör en del av en årliga kommungemensamma lokalresursplanen.
• Datumet för färdigställande flyttas fram till februari 2022. Tidplanen förutsätter att bilden av den pågående befolkningsutvecklingen stabiliserats till denna tidpunkt.
Planering 2022
Om ovanstående förslag godkänns, att skolstrukturplanen med platser för skolutbyggnad ingår i lokalresursplanen, att redovisas i februari 2022.
2019 KFN 4: (IFN) Utreda 11-manna konstgräsplan i Vega
Kommentar: Påbörjad
Kultur- och fritidsförvaltningen har länge kommunicerat behov av att en 11-spelsplan byggs i Vega. Frågan om placering av en konstgräsplan för 11-spel är dock inte en fråga som förvaltningen råder över, då marken ägs av
kommunstyrelseförvaltningen. Plan för 11-spel kräver en stor och relativt platt yta, vilket är problematiskt att hitta i området. Förvaltningen kommer att
fortsätta bevaka frågan i de fortsatta diskussionerna som förs. Utöver behovet att bygga en 11-spelplan i Vega är det viktigt att andra möjligheter för rörelse och rekreation byggs och utvecklas i området för att möjliggöra rörelse och fysisk aktivitet.
Frågan ägs av kommunstyrelseförvaltningen. Kultur- och fritidsförvaltningen fortsätter därmed att avvakta besked om plats för att etablera en fotbollsplan i den nordvästra delen av Haninge. När placering är klar påbörjar förvaltningen etableringen av en plan.
2019 SN 1: Digitaliseringsarbete t ex genom robotisering
Kommentar: Påbörjad
Det har pågått ett arbete för att införa e-tjänst och robotiserad handläggning inom ekonomiskt bistånd. Införandeprocessen har tagit tid och bromsades in under våren 2020. Planerade lösningar var mycket tidskrävande och för komplexa för att etablera i kommunens befintliga IT-miljö.
Under 2020 handlades ett nytt verksamhetssystem upp. Det nya
verksamhetssystemet, Lifecare införs 2021-2022 och erbjuder e-tjänster och automatisering som tilläggstjänster. Tilläggstjänsterna robotiserad handläggning och e-tjänst inom ekonomiskt bistånd införs i slutet av 2021.
2018 KS 7: Ta fram plan för investeringar i och underhåll av kommunens idrottsplatser och -hallar för alla kommundelar
Kommentar: Färdig
Det finns en fastställd plan för investeringar och underhåll av kommunens idrottsplatser och -hallar. Planen har tagits fram av kultur- och
fritidsförvaltningen, kommunstyrelseförvaltningen och Tornberget. Planen är fastställd av förvaltningschef. Planen används som underlag i budgetprocessen.
Den politiska ledningen har givit förvaltningar två uppgifter som båda handlar om planering av underhåll och investeringar i kommunens idrottsplatser och – hallar. Förutom detta uppdrag så finns en åtgärd i den politiska plattformen. I den politiska plattformen för att nå Ett Haninge som håller ihop finns åtgärden att ”idrottshallar och idrottsplatser i hela kommunen ska få en genomgång där en plan för underhåll ska säkerställas”. Idrotts- och friluftsnämnden ansvarar för detta.
Mer information
Uppdraget till kommunstyrelsen samordnas av kommunstyrelseförvaltningen.
Kompetensen i att ta fram underlagen finns hos kultur- och fritidsförvaltningen samt Tornberget.
Behov av nyinvestering och underhållsinvesteringar ingår i kommunens strategiska planering. I mål och budget fastställs investeringsbudget för de kommande åren till IFN. Ett underlag för arbetet är underhållsplan för idrottshallar och –platser.
Kultur- och fritidsförvaltningens underhållsplan för idrottshallar och
idrottsplatser är en del av det kontinuerliga, löpande arbetet. Förvaltningens underhållsplan innehåller vad som ska göras det kommande året, insatser inom tre år samt insatser inom fem år. Underhållsplanen revideras årligen.
Tornberget har genomfört de planerade underhållsarbeten och reinvesteringar av idrottshallar och idrottsplatser. Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för att revidera underhållsplanen, och arbetet görs i nära samarbete med
kommunstyrelseförvaltningen och Tornberget.
Den årliga revideringen har nyligen genomförts och fastställts av förvaltningschef för kultur och fritid. Gällande version av underhållsplanen är faktaunderlag för nämndernas strategiska planering och behov av investeringsmedel äskas inom ramen för budgetprocessen.
Arbetet med underhållsplaner är underlag i budgetprocessen, genomföra
underhållet ingår i grunduppgifterna för Tornberget och revideringar är årligen återkommande arbete för berörda förvaltningar och Tornberget.
Arbetet med underhållsplaner är således integrerade i löpande verksamhet och budgetprocessen. Resultat av arbetet följs upp inom ordinarie uppföljning och utvecklas genom systematiskt förbättringsarbete.
Därför bedömer berörda förvaltningar att fullmäktiges uppdrag till kommunstyrelsen respektive plattformens åtgärd som Idrotts- och friluftsnämnden ansvarar för, som färdiga. Arbetet fortsätter i löpande verksamhet.
2018 KDN: Öka kulturhusets funktion som attraktiv mötesplats mellan människor
Kommentar: Påbörjad
Förvaltningen presenterade Cedervalls förslag till lokalprogram för kultur- och demokratinämnden i juni. Cedervalls utredning visar att kulturhuset har behov av utökade och förändrade lokaler om cirka 1 100 kvadratmeter – från dagens cirka 3 400 kvadratmeter till cirka 4 500 kvadratmeter. Cedervall har tagit fram ett
utbyggnadsscenario för att dels göra en kostnadsbedömning av en utbyggnad,
dels för att åskådliggöra de organisatoriska förändringar i byggnaden som en utbyggnad kan leda till. De konstaterade behoven hos verksamheterna och deras stödfunktioner resulterar i en utveckling av lokalerna vilket leder till att
kostnaderna kommer överskrida den preliminära budget som finns avsatt för projektet. Den preliminära kostnadsberäkningen bedömer investeringskostnader om cirka 166 miljoner kronor
2017 KS 6: Utveckla kulturstråk mellan Kulturparken och Rudans friluftsområde, förutsättningar att utveckla Kulturpark
Kommentar: Påbörjad
Utvecklingspaket för kulturmiljöer i centrala Handen
Det finns flera uppdrag som handlar om att vidareutveckla kulturområden och kulturmiljöer i centrala Handen samt att utveckla Rudan. Uppdragen har paketerats till ett bredare, gemensamt utvecklingsarbete. Syftet med
utvecklingspaketet är bland annat att bibehålla, levandegöra och tillgängliggöra kulturmiljöer, skapa ett levande gång- och cykelstråk. Kulturstråket ska bli en del av helheten i Haninges stadskärna
I Mål och budget 2017-2018 fick kommunstyrelsen i uppdrag att utveckla kulturstråk mellan Kulturparken och Rudans friluftsområde. Kulturstråket är en förutsättning för att i nästa steg utveckla Kulturparken. I Mål och budget 2019-2020 fick kommunstyrelsen ett annat uppdrag, att inventera kulturhistoriska byggnader i kommunen. Inventeringen är slutförd och innefattar bland annat Mellanbergs gård i Kulturparken.
Det finns fler politiska beslut som avser stadsbyggnadsnämnden om
strandpromenad vid Rudan och högkvalitativa parker i stadsmiljö samt skapande av ett lek- och rekreationsområde vid Mellanberg och Dammträsk.
I den politiska plattformen betonas inriktningen att Haninge ska utvecklas och hålla ihop. Plattformen innehåller två konkreta åtgärder avseende kultur i
centrumkärnan. Det är att utveckla Kulturparken i Handen och att fram en plan för att utveckla och tillgängliggöra Rudans naturområde.
Planerat arbete och resultat 2021
Kommundirektören har gett stadsbyggnadsförvaltningen i uppdraget att samordna utvecklingspaketet. Stadsbyggnadsförvaltningen har upphandlat en förstudie gällande kulturstråket som inkluderar platserna Rudan, Kulturparken och Mellanbergs gård. Att tillgängliggöra Rudan innebär att få till en gång- och cykelväg från Rudan till kulturparken, och att få en trevligare miljö längs denna väg.
Förstudien förväntas ge ett underlag under hösten. Underlaget ska i sin tur samordnas och processas i samverkan med berörda förvaltningar för att utforma tre förslag till utveckling med kostnadsuppskattning för respektive förslag.
Förslagen ska utgöra beslutsunderlag för politiska beslut som kan läggas fram under kvartal 2 2022.
I budget 2021 har 2,5 mnkr avsatts för utredningen (förstudien). Det finns 10 mnkr avsatt för investeringar för kulturstråket.