Svenskt Näringsliv – en intelligent organisation?

Till sist skulle jag vilja applicera Chun Choos modell Information Management Cycle på organisationen Svenskt Näringsliv och se om det är ”en intelligenta organisation”. En av utgångspunkterna för Choo är att information är en strategisk resurs. Och inte bara vilken produktionsresurs som helt; det är en metaresurs som samordnar andra produktionsfaktorer för maximal prestation. Den ”intelligent organisationen” är den som bygger på rätt skapad, rätt införskaffad, rätt förvarad, rätt analyserad och rätt återanvänd information. Detta gör att organisationen har förmåga att ständigt vara beredd att anpassa sitt beteende och sin verksamhet till en föränderlig värld. Choos modell har sex steg och jag tänker här koppla ihop hans modell med hur jag uppfattar att Svenskt Näringsliv fungerar inom respektive steg. 165

7.3.1 Informationsbehov

Choo: Alla medlemmar i en organisation har ett ansvar att definiera sina informationbehov, det är inte enbart ett ansvar som ligger på informations-specialisterna. När informationsbehoven inom en organisation ska kartläggas

164

Choo, 2002, s 30.

165

måste man också ta hänsyn till en enskilde individens verklighet, förutsättningar och hur han eller hon kommer att använda informationen.166

Svenskt Näringsliv: Alla experterna inom organisationen har ett eget ansvar för att bevaka sitt sakområde och förse sig med rätt information. De känner sina områden väl och är medvetna om sina informationsbehov. Eftersom de ofta är en del av hela kommunikationsprocessen – från uppkommet behov till färdig informationsprodukt – har de också en god känsla och kompetens för att formulera sina informationsbehov.

7.3.2 Informationsförvärv

Choo: Valet av informationskällor måste, i antal och karaktär, motsvara den verklighet som de ska rapportera om. En strategisk informationsgranskning, exempelvis Informations Audit, bör regelbundet utföras.167

Svenskt Näringsliv: Svenskt Näringsliv täcker en stor del av det svenska samhällslivet. Detta ställer stora krav på informationsresurserna och sätten att förvara och förvalta informationen. Min undersökning av informationsresurserna visar att det finns en mycket stor bredd och variation på de informationsresurser som används inom organisationen och att de i stor utsträckning täcker de befintliga informationsbehoven. En del av informationsresurserna administreras internt och ibland med hjälpa av externa underleverantörer. Andra informations-resurser hanteras av en var och en av medarbetarna utifrån dennes specifika behov. En annan informationsresurs är seminarier, konferenser och andra typer av möten. Dessa har betydelse så till vida, att de förutom att förmedla kunskap, är tillfällen för nätverksbyggandet och ”underhåll” av de sociala kontakterna. Jag hade dock förväntat mig att de skulle vara ännu viktigare än vad intervju-personerna menade att de var. Möjligen beror detta på att just de expertområdena jag kommit i kontakt med, i synnerhet ett av dem, inte är så ”personberoende”; förhållanden ändras inte nödvändigtvis i och med att nya personer tillträder tjänsterna.

Svenskt Näringsliv reviderar kontinuerligt sin kommunikationsverksamhet. Dock har det inte förekommit någon regelrätt Information Audit gällande informationsresurserna.

7.3.3 Informationslagring

Choo: Varje organisation måste ha fungerande rutiner och regelsystem för förvaring och arkivering och systematisering av data. Hanteringsprocessen och förvaringen måste anpassas efter typen av information, både strukturerad och

166

Choo, 2002, s 26.

167

ostrukturerad. Det som Choo kallar ostrukturerad information innebär exempelvis anteckningar, foto, korrespondens, reklammaterial; det som ibland kallas ”organisationens minne”. Detta material är mycket viktigt för organisationens identitet och synnerligen viktig i tider av förändring och föryngring.168

Svenskt Näringsliv: Infocenter hanterar och arkiverar stora mängder doku-ment som på något sätt rör Svenskt Näringsliv, och gör dem sökbara. Inom organisationen finns skriftliga policys för arkivering och dokumenthantering. För arkivering av delar av ”organisationens minne” samarbetar man med en extern partner, Centrum för Näringslivshistoria, vars verksamhetsidé är just att till eftervärlden (och företagen och organisationerna själva, naturligtvis) bevara allt från reklamfoldrar och patenthandlingar till delar av inredningar från styrelserum. (Ett ämnesområde och forskningsobjekt väl värt en kandidat- eller masteruppsats i ABM).

7.3.4 Informationsprodukter och tjänster

Choo: När det gäller informationsprodukter menar Choo att syftet är att tillföra den processade informationen ytterligare värde för användaren. Fokus ska också flyttas från frågor till att indikera lösningar på problem. Huvudprincipen ska vara rätt information till rätt person i rätt tid och informationsprodukten ska utgå ifrån användaren och inte informationsproducenten.169

Svenskt Näringsliv: Kanske är det inom detta område som man tydligast kan se hur Svenskt Näringsliv arbetar med sin information. Eftersom kommunikation är så viktig för hela verksamhetsidén läggs det också mycket resurser här i form av ett strategiskt tänkande och kompetens. I princip ska allt som händer inom Svenskt Näringsliv förses en kommunikationsstrategi som löper längs verksamhetsmålens riktlinjer. Alla kommunikationsaktiviteter ska planeras väl och ska genomföras enligt fastlagda principer och riktlinjer som rör grafisk profil, målgrupps- och marknadsanalyser.

Att indikera lösningar och inte bara ge färdiga svar är också en av huvudprinciperna i Svenskt Näringsliv verksamhetsidé. Man vill inte bara peka på lösningar på problem, utan skapa förståelse för företagsamheten i allmänhet och företagarna i synnerhet. En av informationsresurserna, Ekonomifakta, är ett exempel på detta; här vill man ”förse allmänheten med statistik så att de själva kan bilda sig en uppfattning om hur förhållanden är och bör vara”.170

168 Choo, 2002, s 33 ff. 169 Choo, 2002, s 38 f. 170 Intervju nr 2 [2008-03-11].

7.3.5 Informationsspridning

Choo: Även när det gäller spridning av extern informationen inom organisationen är det användarens behov som styr. Utformning och distributionskanalerna bör anpassas så mycket som möjligt utifrån mottagaren och dennes behov och förutsättningar.171

Svenskt Näringsliv: Den externa informationens väg in i organisationen Svenskt Näringsliv sker på många olika sätt. Ett exempel är förmedlingen av nyheter. Här består informationsresurserna dels av tidningen vid frukostbordet hemma, sammanfattningar via mobiltelefonen, scanning av nätupplagorna i datorn vid arbetsdagens start, sammanställningar av nyheter som rör Svenskt Näringsliv ute i regionverksamheten, löpande nyhetsbevakning via nyhetsbrev och ”flashar” från omvärldbevakningsföretag. De har olika tidshorisonter, de presenteras på olika sätt, i olika media och med olika syfte för att tillfredsställa olika behov.

7.3.6 Informationens syfte

Choo: Informationen har tre syften: att skapa identitet och gemensam kontext, att utveckla kunskap och förmågor och att möjliggöra beslutsfattande för organisationens bästa.172

Svenskt Näringsliv: Betraktar man Svenskt Näringsliv utifrån Choos resone-mang om informationens syfte kan man konstatera att experterna arbetar med information som representerar samtliga syften. Resultatet av deras arbete och informationsprocessande bidrar till att Svenskt Näringsliv når sina mål, dvs. ökar kunskapen och förståelsen för företagsamhet och därmed öka den. De arbetar även med ”knowledge making”, dvs. medarbetarna utvecklar ny kunskap och ökar kompetensen genom olika former av samspel och samarbete inom organisationen. Det Choo kallar ”sense making” är också aktuellt för experterna på Svenskt Näringsliv. ”Sense making” innebär avkodning och tolkning av information från omvärlden som sedan sätts i relation till egna verksamheten. Omvärldsbevakning är här ett tydligt exempel. Denna typ av information kännetecknar även kommu-nikationschefens arbete. Hon har ett ständigt ”öra mot marken” för att kunna uppfatta och fånga upp vad i omvärlden som har relevans för Svenskt Näringsliv och vad det innebär i aktivitet och handlande från deras sida. Ett tydligt exempel på ”knowledge making” är nätverksträffarna som kommunikationschefen arran-gerar. Deras syfte är att just att öka kunskap, kompetens och uppmuntra till ökad kreativitet och nyskapande.

Baserat på ovanstående vill jag påstå att Svenskt Näringsliv är, vad Choo kallar, en ”intelligent organisation”. Genom ett strategiskt tänkande, goda resurser

171

Choo, 2002, s 42 ff.

172

och en utvecklad kompetens är Svenskt Näringsliv en organisation som hanterar sin information på sådant sätt att det klart bidrar till att nå organisationens mål. De tycks involvera hela organisationen och låter tillgången och hanteringen av information bli en framgångsfaktor.

… och till sist

Jag kan, så här allra sist i uppsatsen, inte låta bli att reflektera över att denna uppsats troligen kommer att bli en del av Svenskt Näringslivs informations-hantering. Ja, den kanske till och med blir en informationsresurs.

Som jag tidigare nämnde i en reflektion i metodkapitlet har jag, i alla mina kontakter med organisationen, blivit mycket korrekt och trevligt bemött. Min poäng är att det är inte bara finns en allmänmänsklig aspekt på vår relation; utan även en strategisk. Arbetar man genomtänkt och strategiskt med sin infor-mationshantering och sin kommunikation, där varumärket är en del, är man mån om hur varumärket framställs och behandlas. Men det hjälper inte att bara lägga resurser på hur det framställs. Organisationen (och varumärket) måste i sig innehålla substans och mening, oavsett hur den framställs. Och vad är ”substans och mening” om inte information och kunskap?